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優(yōu)化我國干部人事檔案管理工作的策略論文
干部人事檔案記載的是干部職工的個人經(jīng)歷、政治思想、工作實(shí)效等內(nèi)容,它是組織人事等部門對干部職工進(jìn)行選拔和任用的重要依據(jù)。當(dāng)前我國干部人事檔案管理工作中還存在許多問題,需要找出措施對其優(yōu)化。
一、我國干部人事檔案管理工作中存在的問題
隨著我國人事制度的不斷改革,干部人事檔案的管理工作也在隨之不斷發(fā)展變化。目前,我國干部人事檔案管理工作的突出問題表現(xiàn)在以下幾個方面:
(一)管理制度不完善。干部人事檔案管理工作的有效開展需要健全的制度做保障,完善的規(guī)章制度可以確保干部人事檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。目前,我國的干部人事檔案管理制度還不健全,檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出的審批手續(xù)不完善,缺乏相應(yīng)的工作制度和借閱制度。有些部門雖有制度,但是管理人員并不按照制度開展工作,把現(xiàn)有制度當(dāng)作擺設(shè),在進(jìn)行檔案管理時隨心所欲。檔案管理制度的不健全不完善,會直接導(dǎo)致檔案管理工作無章可循,缺乏依據(jù)。
(二)缺乏檔案意識。檔案管理人員、干部職工和相關(guān)職能部門只有在工作中相互配合、在思想上提高對檔案管理的認(rèn)識,才能做好干部人事檔案管理工作。就現(xiàn)階段我國干部人事檔案管理現(xiàn)狀來看,還存在許多不和諧的現(xiàn)象:部分部門有關(guān)人員晉升、晉職的報表不能及時提交到干部人事檔案管理部門;檔案管理人員不能及時把資料接收整理,造成資料遺失;部分干部職工不重視自己的檔案資料,把其作為自己的私有財產(chǎn),不及時上交到檔案管理部門等等,這些都對實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的有效管理起到了抑制作用。
(三)檔案材料缺乏完整性。干部人事檔案材料是選拔任用干部的重要依據(jù),它需要對干部的情況和歷史全面的反映。但目前我國干部人事檔案資料完整性的缺乏主要體現(xiàn)在:第一,檔案材料內(nèi)容不完整。主要體現(xiàn)在檔案材料缺乏干部職工提升、晉職、參加培訓(xùn)、進(jìn)修的相關(guān)記載,入黨相關(guān)材料的缺失,工作調(diào)離的材料不完整等等;第二,檔案材料手續(xù)不完備。干部職工的檔案材料具有相對獨(dú)立性,每份材料的內(nèi)容都由幾部分組成,可在干部職工的人事檔案中普遍缺乏不同類型的手續(xù)。
(四)檔案材料缺乏真實(shí)性。干部人事檔案具有原始性、唯一性和真實(shí)性等特點(diǎn),是對干部職工最原始的記錄。干部人事檔案的核心是材料的真實(shí)性,它是干部人事檔案賴以生存的前提條件,政府機(jī)關(guān)部門在選拔、任用干部時,只有保障材料的真實(shí)可靠,才能為干部隊伍建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。材料的真實(shí)可靠是指干部職工的檔案材料在時間上要具有連續(xù)性,前后內(nèi)容相一致,不能出現(xiàn)矛盾的現(xiàn)象。但是目前干部人事檔案的實(shí)際情況是檔案材料嚴(yán)重缺乏真實(shí)性,出生日期、工作時間、入黨入團(tuán)時間隨便填寫,各個表中體現(xiàn)的內(nèi)容不一致,并且還出現(xiàn)了工齡越填越早,學(xué)歷越填越高的現(xiàn)象,這些都嚴(yán)重背離了檔案材料真實(shí)性的原則。
(五)檔案材料缺乏規(guī)范性和嚴(yán)肅性。干部人事檔案材料關(guān)系到每個干部和職工的切身利益,它是相關(guān)部門進(jìn)行人事決策的重要依據(jù),這就要求檔案材料的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。但我國現(xiàn)階段的干部人事檔案材料在規(guī)范性和嚴(yán)肅性上出現(xiàn)了許多問題:首先,檔案材料用紙不規(guī)范。檔案材料用紙缺乏統(tǒng)一性,各類型的紙張都有,并且裝訂規(guī)格也不一樣,材料看起來雜亂無章;其次,內(nèi)容書寫不規(guī)范。對檔案材料進(jìn)行書寫時,各種類型的筆都有,不能按照規(guī)定使用統(tǒng)一的碳素筆,并且年號的填寫也普遍采用縮寫;再次,檔案材料填寫不嚴(yán)肅。部分干部職工表格內(nèi)容的填寫很隨意,用字不規(guī)范;最后,材料轉(zhuǎn)進(jìn)不嚴(yán)肅。干部職工的材料遞交過程中,存在由他人代交的現(xiàn)象,并且材料缺乏嚴(yán)密包封,缺少相關(guān)單位的公章或密封簽。
二、我國干部人事檔案管理工作優(yōu)化策略
面對我國干部人事檔案管理工作存在的眾多問題,須找出科學(xué)合理的解決對策,從根本上做好干部人事檔案管理工作。
(一)高度重視,提高檔案管理水平。干部人事檔案是組織提升選拔干部的重要依據(jù),只有確保它的重要地位,才能有效做好干部人事檔案的管理工作。檔案管理水平的提高,必須要使領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作,這就要求干部人事檔案管理部門保持向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理情況的經(jīng)常性,使其切實(shí)了解檔案管理工作中存在的問題,幫助檔案管理工作人員提高管理水平。
(二)加大宣傳力度,強(qiáng)化檔案管理意識。干部人事檔案管理水平的提升,不僅需要檔案管理人員技能水平的提升,還需要廣大干部職工從根本上提高自身的檔案意識,要不斷把干部人事檔案的重要性向全體干部職工進(jìn)行灌輸,使其充分掌握干部人事檔案管理的有關(guān)常識,避免檔案材料填寫時出現(xiàn)弄虛作假、偷工減料的現(xiàn)象。通過提高干部職工的檔案思想,才能保證檔案材料按要求提交給檔案管理部門,同時檔案管理的工作人員才會按照規(guī)章制度妥善管理好干部職工的檔案材料。檔案管理規(guī)章制度的宣傳要通過多種形式、多種媒介,提高干部職工的學(xué)習(xí)積極性,最終達(dá)到干部職工檔案管理意識的強(qiáng)化。
(三)完善檔案管理制度,規(guī)范檔案管理程序。干部人事檔案管理工作的前提是制度的建立與完善。檔案管理是一項(xiàng)冗雜的工作,只有建立完善相關(guān)的管理制度,才能從根本上保證檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行。相應(yīng)管理制度的建立主要要做到:第一,建立并完善檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,檔案管理人員的日常工作必須嚴(yán)格按照規(guī)章制度科學(xué)合理的開展;第二,嚴(yán)厲處罰檔案材料遞交不及時、亂涂亂改、虛假填寫的行為;第三,檔案材料的用紙用筆必須嚴(yán)格統(tǒng)一,填寫要規(guī)范,禁止使用諧音字、同音字、簡化字。
(四)做好檔案材料收集工作,對檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。檔案材料能夠反映干部職工的全貌,只有對干部人事檔案材料進(jìn)行完整、全面的收集,才能達(dá)到“檔即其人”的良好效果。檔案材料的完整收集是干部人事檔案管理的基礎(chǔ)工作和重要環(huán)節(jié),保證檔案材料的完整性、真實(shí)性和嚴(yán)肅性,需要對檔案材料及時、全面、準(zhǔn)備的收集。檔案管理人員必須嚴(yán)格按照工作要求把檔案材料收集全,為下一步的檔案管理工作打好基礎(chǔ)。同一人的檔案材料要收集到一起,及時裝入到個人檔案之中。對有疑問的材料,檔案管理人員要認(rèn)真審查,通過干部職工的確認(rèn)修改之后才可歸檔。同時檔案管理人員還需嚴(yán)格按照檔案鑒別歸檔要求,幫助干部職工把檔案材料填寫詳實(shí)、手續(xù)準(zhǔn)備充分。
(五)提高檔案管理人員綜合素質(zhì),保證檔案管理質(zhì)量。干部人事檔案管理工作的根本保證是工作人員強(qiáng)烈的責(zé)任感和較高的思想政治素質(zhì)。檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜繁重的工作,工作人員長時間的與文字、表格相處,難免會感到寂寞、枯燥,這就需要檔案管理人員具有無私奉獻(xiàn)的精神,工作認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)。由于干部人事檔案資料是對干部職工選拔、提升的重要依據(jù),關(guān)系到每一個干部職工的切身利益,這就需要檔案管理人員樹立正確的人生觀、世界觀、價值觀,對自己工作的重要性具有深刻的認(rèn)識,做到淡泊名利、愛崗敬業(yè),為檔案材料的保管和開發(fā)做出自己的貢獻(xiàn)。
綜上所述,干部人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣的工作,關(guān)系到每一個干部職工的切身利益,各部門領(lǐng)導(dǎo)需要加大對檔案管理的重視,社會各界要做好檔案管理的宣傳工作,同時還要建立健全檔案管理制度,做好檔案材料收集工作,提高檔案管理人員綜合素質(zhì),只有這樣才能提高我國檔案管理的質(zhì)量,使其更好地為社會服務(wù)。
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