- 相關(guān)推薦
信息時(shí)代檔案管理的發(fā)展方向研究論文
摘 要：隨著近年來(lái)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代這已經(jīng)成為無(wú)可厚非的實(shí)事。在信息時(shí)代，人們的檔案儲(chǔ)存方式也發(fā)生了前所未有的變化，對(duì)檔案管理的方式也提出了新的要求。本文以信息時(shí)代為檔案管理提供的新條件以及檔案管理出現(xiàn)的新特點(diǎn)為切入點(diǎn)，重點(diǎn)對(duì)信息時(shí)代檔案管理的發(fā)展方向進(jìn)行了一定的探討。
關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；發(fā)展方向
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，人們的生活和工作方式也發(fā)生了前所未有的變化。在信息化時(shí)代，檔案管理也逐漸改變了傳統(tǒng)的管理方式，無(wú)論在管理特點(diǎn)還是在發(fā)展要求和方向上都發(fā)生了深刻的變革。那么在信息化時(shí)代的影響下，檔案管理到底發(fā)生了什么變化，出現(xiàn)了什么新的特點(diǎn)，在這些基礎(chǔ)上，信息時(shí)代又對(duì)檔案管理發(fā)展的方向產(chǎn)生了什么樣的影響，檔案管理到底會(huì)朝那個(gè)方向發(fā)展。這些問(wèn)題都成為業(yè)內(nèi)人士所關(guān)注的焦點(diǎn)。本文主要針對(duì)信息時(shí)代檔案管理的發(fā)展方向進(jìn)行一定的探討，以期對(duì)相關(guān)工作以及研究人員提供些許幫助，同時(shí)起到拋磚引玉的作用，從而促進(jìn)這一領(lǐng)域的研究和發(fā)展。
一、信息時(shí)代檔案管理的新條件以及出現(xiàn)的新特點(diǎn)
在信息網(wǎng)絡(luò)這一大環(huán)境中，檔案的信息資源變得越來(lái)越豐富，人們通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)各種檔案信息的檢索也變得更加方便、快捷。無(wú)論是在信息資源的儲(chǔ)存還是檢索上，都可以使用更快更先進(jìn)的途徑和方法，從而一方面增加了檔案信息內(nèi)容的豐富程度和廣度，另一方面又增強(qiáng)了檔案所提供信息的完整程度以及準(zhǔn)確性。此外，用戶(hù)檢索起來(lái)也更加方便和快捷，不再受到時(shí)間和空間的限制，同時(shí)還可以通過(guò)使用打印等方式輕松獲得和查閱有關(guān)信息。
在信息時(shí)代，檔案管理出現(xiàn)了一系列的新特點(diǎn)。首先是在檔案信息的收錄、編目、檢索等方面都電子化，從而提高了檔案的利用率。其次則是工作程序上的變化。使用電腦進(jìn)行立卷程序，刪除不具有保存價(jià)值的文件，對(duì)不同的文件注明不同的保管期限，同時(shí)也可以及時(shí)修改和補(bǔ)充新的檔案信息。這樣一來(lái)，由于使用計(jì)算機(jī)可以隨時(shí)迅速地對(duì)單份文件進(jìn)行各種主題的分類(lèi)，并對(duì)文件的各種信息有詳細(xì)表現(xiàn)，便有效節(jié)省了因?yàn)槿斯し诸?lèi)整理檔案帶來(lái)的人力物力。再次在檔案的整理方面，一是省去了卷宗的整理任務(wù)，檔號(hào)只需保留全宗號(hào)及文件號(hào)即可，另一方面就是在檔案的分散性上更加靈活，因?yàn)槭褂秒娔X可以快速查找檔案來(lái)源，從而便于檔案的保管和使用。最后，在檔案的保管上，由于電子檔案的占用空間小，同時(shí)存儲(chǔ)載體的信息容量又相當(dāng)巨大，所以對(duì)于電子檔案庫(kù)存的管理就相對(duì)來(lái)說(shuō)方便得多。
二、信息時(shí)代檔案管理的發(fā)展方向及要求
在信息時(shí)代中，檔案管理的各種發(fā)展的前提是觀念上的轉(zhuǎn)變，有一定的時(shí)代感，管理觀念跟得上時(shí)代的變化和信息時(shí)代的發(fā)展進(jìn)程。具體的發(fā)展方向以及在繼續(xù)發(fā)展中提出的各種要求主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
�。ㄒ唬┘訌�(qiáng)管理權(quán)限，增強(qiáng)保密措施
由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的匿名性以及許多信息的共享性，使網(wǎng)絡(luò)下相關(guān)信息的保密成為許多人關(guān)注的一個(gè)焦點(diǎn)。尤其是檔案信息豐富，涵蓋了政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科技等各種秘密，如本單位的檔案資料就是屬于國(guó)家秘密范疇，這些也都是需要保護(hù)的。因此就需要對(duì)用戶(hù)的使用權(quán)限進(jìn)行一定的措施進(jìn)行保密，從而保證這些信息被合法、合理的使用。依次表現(xiàn)為：注冊(cè)保密、受托權(quán)保密、目錄保密以及屬性保密。這些都可以對(duì)用戶(hù)的使用權(quán)限進(jìn)行一定的限制和規(guī)范，從而保證檔案不會(huì)被濫用，保護(hù)各方面的利益，使信息環(huán)境下的檔案可以健康發(fā)展。另外，檔案管理者還需要針對(duì)使用者的使用權(quán)限進(jìn)行一定的限制，使用網(wǎng)絡(luò)限度功能，防止非法刪改、復(fù)制或銷(xiāo)毀等現(xiàn)象的出現(xiàn)，從而更有效地保護(hù)好檔案資源，防止泄露秘密。
�。ǘ┱蠙n案資源，做到專(zhuān)業(yè)特色
與傳統(tǒng)的檔案獲取方式不同，現(xiàn)在用戶(hù)可以足不出戶(hù)，使用電腦在各檔案部門(mén)的公開(kāi)網(wǎng)頁(yè)查找自己所需信息。一方面以往大量繁重需要人工完成的工作如今只需要電腦自動(dòng)完成，人力可以解脫出來(lái)進(jìn)行技術(shù)鉆研，為用戶(hù)提供更多、更好的檔案信息服務(wù)；另一方面，在信息環(huán)境下，如果各檔案部門(mén)的信息重復(fù)，只講求豐富，沒(méi)有自己的特色，那么就會(huì)造成檔案信息重復(fù)，不僅不利于用戶(hù)查詢(xún)自己所需要的資源和信息，還會(huì)造成資源浪費(fèi)，同時(shí)檔案信息也很難做深、做細(xì)。所以，各檔案部門(mén)要形成自己的檔案信息資源特色，建立起獨(dú)具特點(diǎn)的網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源，這樣才做到節(jié)省資源優(yōu)化資源，將本檔案部門(mén)的信息資源結(jié)構(gòu)整合得更加合理，相關(guān)特色信息也更加完善和深入，從而更受用戶(hù)的喜愛(ài)和青睞。
（三）大力推進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新
在信息時(shí)代，檔案管理一定要跟上時(shí)代的進(jìn)程，完成向信息化的跨越。首先需要檔案管理系統(tǒng)跟上其他計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的升級(jí)和功能發(fā)展速度。其次就是要求將紙質(zhì)檔案信息向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變過(guò)程作為一項(xiàng)重要任務(wù)來(lái)完成，這樣才能使檔案館獲得長(zhǎng)足的發(fā)展。另外還需要充分利用互聯(lián)的各種功能，選擇合適的工具和方式，對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行一定的加工和整理，開(kāi)發(fā)相關(guān)主題，從而更加有利于相關(guān)信息的儲(chǔ)存和使用。如作者所在的佛山市三水區(qū)國(guó)土信息中心，就是通過(guò)聘請(qǐng)有資質(zhì)的科技有限公司，對(duì)本中心的檔案信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行技術(shù)改進(jìn)和升級(jí)，以進(jìn)一步優(yōu)化和整合國(guó)土檔案資源，以最快捷、最便民的信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)群眾。
（四）構(gòu)建檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境
眾所周知，使用電腦保存檔案材料的一個(gè)突出隱患就是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)升級(jí)或遭受hacker攻擊的時(shí)候，有可能造成檔案材料的流失和缺失。這對(duì)保護(hù)各種包含國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案材料帶來(lái)了極大的安全隱患。為了減輕安全風(fēng)險(xiǎn)，建議各檔案部門(mén)必須做好預(yù)防措施，制訂出現(xiàn)各種安全隱患的應(yīng)急方案，構(gòu)建本單位的檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境。作者所在單位也充分考慮這方面的因素，對(duì)全部錄入電腦的檔案材料進(jìn)行電子刻錄和書(shū)面留檔案的雙重備份，以應(yīng)對(duì)影響網(wǎng)絡(luò)安全的應(yīng)急事件發(fā)生。
綜上所述，信息時(shí)代不僅為檔案管理提供了新條件和新的發(fā)展契機(jī)，同時(shí)加速了檔案管理在新環(huán)境下的發(fā)展和改進(jìn)，從而為檔案管理的發(fā)展提出了新的方向。
參考文獻(xiàn)：
[1]胡海連．現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案工作的四個(gè)變化[J]．科技檔案，2006(4) ．
[2]梁衛(wèi)．羅憶．我國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化面臨的三個(gè)難點(diǎn)[J]．湖北檔案，2000(5) ．
[3]朱秀宇．淺析創(chuàng)新思考對(duì)現(xiàn)代檔案管理的重要意義[J]．黑龍江科技信息，2009（20）．
【信息時(shí)代檔案管理的發(fā)展方向研究論文】相關(guān)文章：
信息時(shí)代檔案管理創(chuàng)新研究論文10-09
信息時(shí)代檔案管理論文10-11
信息時(shí)代科技檔案管理工作論文10-09
信息時(shí)代事業(yè)單位的檔案管理建設(shè)探析論文10-09
醫(yī)院照片檔案管理研究論文10-10
人事檔案管理研究思考論文10-10