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檔案管理畢業論文

知識管理的檔案價值探究論文

時間:2022-10-08 23:05:17 檔案管理畢業論文 我要投稿
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知識管理的檔案價值探究論文

  【摘要】在知識經濟時代背景下,知識管理逐漸成為管理發展的主要趨勢。檔案作為知識資產的主要組成部分,具有知識價值。在知識管理中,檔案價值得以凸顯。現針對知識管理中的檔案價值,展開論述分析,意在加深人們對檔案價值的認識。

知識管理的檔案價值探究論文

  【關鍵詞】知識管理;檔案價值;資源

  現階段,人們處于知識時代背景下,知識作為一種具有無限挖掘潛在價值的寶貴資源,對于各行各業的發展都起著決定性的作用,而檔案管理同樣具有重要地位。從實際情況來說,部分管理者對于檔案價值的認識程度不夠,在管理工作中,注重對人的管理,忽略了檔案的價值,難以有效提升管理水平。在強調知識流轉的環境下,檔案價值有了新的特質,在知識管理中,發揮著重要的作用。

  1知識管理背景下檔案價值特性和體現

  傳統意義上的檔案價值特性,依托檔案業務流轉,體現了檔案的記錄性特性。經過相關部門篩選后,用作資料使用,檔案的實用性價值才得以體現。在知識管理背景下,檔案價值發生了變化,如圖1所示,具有以下特性:①集成性和靈活性。檔案價值主要體現實用性方面,當主體利用檔案來解決相應的問題時,檔案才具備了使用價值。知識管理背景下,強調全過程管理,為循環往復的管理過程。不僅轉變了檔案使用價值實現的模式,也改變了檔案價值呈現的模式,使得檔案價值貫穿于知識流轉的全過程,具有集成化和靈活性特點。②多元化和共享性。在知識資源共享的背景下,檔案知識也具有開放性和共享性特點。對于檔案的利用,不再是單一的模式,多元化模式,能夠為不同的利用主體,提供相應的服務。利用主體按照自身的實際需求,來獲取相應知識,實現知識共享。依托知識共享,檔案價值的實現擺脫了時間和空間的限制,便利了使用者,實現了資源共享。③顯性化和增值性。知識具有顯性和隱性區分,檔案是顯性知識,能夠促進檔案增值,檔案價值的增值性可以加速檔案價值的顯性化。④知識化和永久性。知識管理背景下,檔案價值是以知識為著眼點,注重知識屬性,促使檔案價值體現。基于價值鏈分析,通過知識管理,實現價值鏈和知識鏈的無縫對接。如圖2所示,組織內外部知識均為知識獲取的主要來源和保障,通過獲取和處理利用等,形成知識鏈體系。檔案作為組織內外部知識固化的信息記錄,是隱性知識經過價值鏈的循環運動轉化為顯性知識的表現,所以說,組織內外部知識的流轉運動與檔案價值的實現密不可分,檔案參與知識管理,其價值體現在知識循環體系的各個環節。

  2知識管理中檔案價值的形成機理

  2.1檔案的社會需求

  檔案價值遵循“沒有使用價值的事物是沒有價值的”規律,從知識價值角度來說,持有檔案價值二元論的研究學者認為,知識價值的實現是基于使用價值的實現,知識價值的實現載體為檔案價值。基于此,若想實現檔案價值,需要符合社會需求。當實物檔案被應用時,才能夠具備檔案價值,在此之前僅具備知識自身的價值,屬于非需求性價值。知識管理背景下,此規律被無限放大。隨著社會需求的變化,推動著檔案電子化和管理系統化發展。基于此,為了實現檔案價值,要從社會需求出發,滿足社會應用要求。

  2.2檔案價值構成因素的相互作用

  檔案主體、檔案以及檔案實踐活動為檔案價值實現的主要因素,處于檔案實踐環境下,各種因素的相互作用,實現了檔案價值。檔案實踐環境因素作用于檔案要素,若社會環境變化,檔案管理理論發生變化,則上述三要素也會發生改變,此類變化具有系統性,屬于全面塑造,對檔案價值理論,有著極大的沖擊影響。知識管理興起后,為了更好適應環境變化,檔案保管理論發生了變化,出現了電子化檔案保管模式。電子化檔案保管模式包括新來源觀、知識服務以及宏觀鑒定部分構成,通過優化檔案保管以及管理流程,更好的發揮知識價值。

  2.3檔案主體的技術和技能

  在檔案實踐活動中,檢驗檔案主體技術以及技能為檔案價值形成的檢驗性因素。從某種角度來說,檔案實踐活動相當于檔案使用和服務民眾的過程。在具體實踐的過程中,檢驗檔案主體技術技能,要以便捷和有效為基準。檔案價值的實現和具體體現,貫穿于檔案實踐活動,是否可以滿足檔案使用主體的需求,達到其使用期望,是檔案價值的核心部分。基于二元論觀點,可以將檔案價值分為信息價值、工具價值。檔案價值的體現在于其使用以及使用價值[1]。

  3知識管理中檔案價值的發揮

  3.1加強檔案管理部門建設

  (1)做好人才隊伍建設。在知識管理中檔案價值的充分發揮,首要任務是做好檔案管理工作。基于此,需要加強檔案管理部門建設。在具體工作中,要做好檔案管理人員把關。檔案管理工作人員要具有較強的責任意識,能夠高效的完成檔案管理工作,認識到檔案的價值,充分發揮檔案的價值。(2)做好人員培訓。隨著檔案價值實現環境的改變,使得檔案價值的體現和實現,有了新的變化,這需要檔案管理人員能夠不斷更新檔案管理知識體系,樹立終身學習的意識,積極學習新技術和新知識,更好的適應檔案管理以及服務工作。在具體工作中,要注重組織檔案管理人員進行業務培訓,使其能夠掌握電子化檔案管理以及應用相關知識,進而充分發揮檔案價值[2]。(3)要建立獎懲機制。檔案價值的實現,在于其使用價值的實現。基于此,為了發揮出檔案價值,要從檔案采集和處理等全過程入手,做好嚴格的把控。這需要檔案管理人員具有責任心,能夠積極投入,參與檔案管理工作。因此,發揮獎懲機制的作用,對于工作表現較好的人員給予相應的獎勵,反之給予一定的懲罰,進而調動其工作積極性。(4)要加大資金投入力度。知識共享時代下,若想提高檔案資源的利用率,提升其利用價值,實施電子化管理模式,已經成為發展的必然。基于此,需要加大信息化建設,購置檔案管理必須的自動化設備以及用品,提高檔案管理工作的效率以及質量,進而提高服務質量。

  3.2實施全過程管理

  知識管理背景下,強調全過程管理,因此為了實現檔案價值,發揮其最大價值,實施全過程管理,有著必要性。以電子化檔案制作為例,要做好加工全過程的管理,保證加工的效果[3]。開展數字化加工,其具體工作包括檔案分類管理以及圖像處理等工作,在具體落實方面,要明確工作責任和內容,分工協作,保障檔案數字化加工得以有效開展。參與數字化檔案加工的全體人員,要嚴格按照技術標準以及工作規則,保證操作方法的規范性,進而保障檔案數字化加工的質量。當完成檔案數字化加工后,要從檔案接收、登記和掃描等環節入手,進行質量檢查。在檢查的過程中,要認真核對數據的錄入和關聯等,做好檔案質量的把關。只有保證了檔案資料的真實性,及時做好檔案收集和整理,實現即時調閱,才能夠提升檔案的使用價值,進而實現檔案價值。基于此,要做好檔案的全過程管理,保證其價值的實現。

  3.3做好安全管理

  知識管理中,檔案價值的實現,要保證信息的安全。若檔案管理出現安全問題,會降低檔案的價值,甚至會造成巨大的損失。基于此,做好安全管理,有著必要性[4]。在具體工作中,要完善檔案管理措施,健全數字化檔案審批制度,合理運用數字化技術,嚴格執行質量控制程序,按照規范要求,移交檔案成果,保證檔案原件以及數字化檔案資料信息的安全性。從檔案管理的全過程出發,做好嚴格的把控。落實安全措施,保證檔案資料的安全性。依托計算機技術,采取網絡監測以及鎖定控制等措施,保證信息服務的安全性。檔案管理人員要及時備份信息,做好數據加密。需要注意的是,要做好檔案分類標識,便于檔案資料的使用以及管理。只有檔案被使用了,其使用價值才能夠實現,進而實現其價值。

  3.4營造良好的實踐環境

  檔案價值的實現,需要良好的環境,通過檔案價值實現三要素的相互作用最終達到價值目標。基于此,在檔案實踐活動中,要注重營造良好的環境。檔案實踐環境的不同,對檔案使用者的要求也不同,檔案使用活動也不同,實現的價值自然差異。檔案主體的檔案技術應用水平,直接影響著檔案使用的效果,而檔案客體的具體形態以及狀態會影響主體檔案使用,因此為了提升檔案價值,檔案主體和客體均需要不斷地完善,同時還需要做好檔案自身的管理,提升檔案自身的價值[5]。

  4結束語

  綜上所述,知識管理背景下,檔案價值具有靈活性和共享性等特性。檔案價值的實現,是基于社會需求,依靠檔案使用的技能和技術,挖掘檔案自身的價值,開展檔案實踐活動最終實現。為了實現檔案價值,需要營造良好的檔案實踐環境,做好檔案管理工作。

  參考文獻

  [1]霍燕.基于知識管理的企業檔案價值研究[D].天津師范大學,2016.

  [2]王潔.基于知識管理的企業檔案信息開發和利用模式研究[D].山西大學,2016.

  [3]張海韻.基于知識管理的企業科技檔案信息資源開發利用研究[D].廣西民族大學,2015.

  [4]肖文.知識管理理念觀照下高校檔案信息服務研究[D].黑龍江大學,2015.

  [5]梅曉艷.基于知識管理的企業檔案競爭情報價值研究[D].廣西民族大學,2011.

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