高校人事檔案管理信息化建設(shè)策略論文

　　摘要：本文首先分析了高校人事檔案管理信息化建設(shè)的意義，其次闡述了我國高校人事檔案管理存在的問題，最后提出了加強(qiáng)我國高校人事檔案管理信息化建設(shè)的策略。

　　關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；高校人事檔案管理；信息化建設(shè)

　　一、高校人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

　　高校人事檔案管理信息化建設(shè)在多個方面具有重要意義。一是滿足人事工作發(fā)展的基礎(chǔ)需求。檔案管理是人事工作的重要內(nèi)容，人事檔案包含了大量的數(shù)據(jù)信息。人事工作目標(biāo)是服務(wù)于人才工作，從人事檔案中能夠了解詳細(xì)的人才信息，根據(jù)人才不同的能力和專長進(jìn)行合理的人才配置，為人才提供合適的崗位。二是滿足人事檔案發(fā)展的必然需求。隨著時代的發(fā)展，檔案載體發(fā)生了很大變化，從古代的竹簡、紙，到現(xiàn)在的光盤、照片和錄像等，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔�檔案，大大提升了檔案管理的效率。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，對高校人事檔案管理提出了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理模式不能滿足當(dāng)代信息化的要求，必須進(jìn)行管理手段的改革，推動信息化建設(shè)。

　　二、我國高校人事檔案管理存在的問題

　　（一）缺乏信息化管理意識，管理模式單一

　　大數(shù)據(jù)時代信息化進(jìn)程不斷加快，但我國高校人事檔案還未全面普及信息化管理，檔案管理人員缺乏信息化管理意識和先進(jìn)的管理模式。當(dāng)前許多高校的人事檔案管理依舊為沒有改變傳統(tǒng)的管理方式，沒有跟隨時代的進(jìn)步運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，導(dǎo)致管理效率遲遲未能提升，在管理的經(jīng)濟(jì)性和科學(xué)性上沒有有效改善。造成這種情況的重要原因之一就是檔案管理人員的信息化意識太薄弱，認(rèn)為人事檔案管理只是信息的收集和整理或者數(shù)據(jù)的記錄，對實(shí)際工作沒有太大意義和價值。由于先進(jìn)管理意識的缺乏導(dǎo)致管理模式?jīng)]有得到有效改善，人事檔案管理僅流于形式，管理的目的僅僅是資料的查找和登記以及資料的保存和信息咨詢等，沒有發(fā)揮人事檔案管理的真正作用。管理方法上使用的依然是手動檢索，耗費(fèi)人力物力和時間，效率極低。部分高校已經(jīng)嘗試了使用檔案管理的信息化建設(shè)，但是沒有配置足夠的硬件設(shè)施，還是難以脫離傳統(tǒng)的管理模式，無法達(dá)到信息資源的共享，檢索不具有時效性，檔案依舊以實(shí)體為主缺乏數(shù)字化建設(shè)，使得高校人事檔案管理工作不能從根本上得到優(yōu)化管理。

　　（二）檔案硬件設(shè)施落后，人員數(shù)量不足

　　要想加強(qiáng)高校人事檔案管理的信息化建設(shè)，就要投入資金和人力。但是當(dāng)前高校沒有重視檔案管理的信息化建設(shè)，缺乏資金和人員的投入，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后。許多高校的檔案室面積過小，缺乏先進(jìn)硬件設(shè)施，檔案管理人員的管理意識不足，未具備良好的職業(yè)素質(zhì)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，降低了人事檔案管理的效率，使得信息化管理模式難以應(yīng)用和普及，很大程度上阻礙了信息管理系統(tǒng)的建設(shè)。許多高校使用的管理系統(tǒng)是自身研發(fā)的管理軟件，技術(shù)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，功能不完善，僅僅能夠?qū)崿F(xiàn)信息登記和編輯等簡單功能的信息化，系統(tǒng)存儲量小，提供的服務(wù)范圍狹窄，無法體現(xiàn)人事檔案管理對人才管理的重要意義，難以滿足大數(shù)據(jù)時代對信息管理的高要求。

　　（三）缺乏信息安全意識，容易造成信息泄露

　　當(dāng)前我國部分高校管理人員的信息安全意識淡薄，在使用信息的過程中容易造成信息丟失。在大數(shù)據(jù)時代，信息的安全性普遍降低，需要加強(qiáng)有力的手段對人事檔案進(jìn)行保護(hù)，降低信息丟失的風(fēng)險，否則一旦受到不法分子的篡改和竊取，會對高校人事檔案管理造成損失。采取信息化手段則能提升信息管理的效率，簡化管理流程，為檔案管理創(chuàng)造多方面的便捷，為高校人事變動提供可靠的保障。人事檔案對保密性有很高的要求，如果忽視信息管理的安全性導(dǎo)致信息泄露，可能會發(fā)生嚴(yán)重的信息安全事故甚至違法行為。

　　三、我國高校人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

　　（一）加強(qiáng)宣傳，提升檔案信息化意識

　　對于高校人事檔案管理，人們?nèi)菀缀雎云渲匾�性，對管理目的有所誤解，認(rèn)為檔案管理的內(nèi)容就是信息的存取和查閱，忽視了人事檔案管理對人才培養(yǎng)和選拔的依據(jù)作用。在大數(shù)據(jù)時代，要加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的宣傳，向人們傳播現(xiàn)代化的信息管理意識，明確管理目標(biāo)及其對高校人才配置的作用，讓人們重視人事檔案管理的信息化建設(shè)。而且，信息化建設(shè)并不僅僅是先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)和操作，要著眼于信息共享和提升資源的利用率，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，全面推動高校人事檔案管理的信息化進(jìn)程，促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型和科技發(fā)展。因此，在高校人事檔案管理中要運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)由實(shí)體檔案向信息檔案轉(zhuǎn)型，加大科技的普及，充分利用人事檔案資源，為高校人事工作提供有效的依據(jù)。

　　（二）完善信息化管理系統(tǒng)建設(shè)

　　高校人事檔案管理的信息化建設(shè)是一個長期、系統(tǒng)的工程，要從基礎(chǔ)工作開始逐步推動信息化建設(shè)發(fā)展。原始數(shù)據(jù)是人事檔案最重要的第一手資料，要全面收集和審核第一手資料，用科學(xué)的手段檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的真?zhèn)危�保證原始數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，為檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)提供重要的基礎(chǔ)。要實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)必不可少的就是數(shù)據(jù)庫的建立，將完整的人事檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫進(jìn)行統(tǒng)一編輯和管理，便于進(jìn)行人事檔案的檢索和調(diào)用，并且要定期進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的維護(hù)以防數(shù)據(jù)篡改和丟失的情況發(fā)生。建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫，可以大大提升檔案利用率，保障檔案的安全和完整，為高校人事調(diào)整和人才利用提供極大的便利。

　　（三）提升檔案管理人員素質(zhì)，改善管理手段

　　當(dāng)前部分高校的檔案管理人員技術(shù)水平較低，不具備綜合管理能力，不能滿足大數(shù)據(jù)時代對復(fù)合型人才的要求。因此，高校要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，為其提供必要的崗位培訓(xùn)以提升檔案管理信息化意識和崗位責(zé)任，并建立完善的管理制度對檔案管理人員的工作行為進(jìn)行約束和規(guī)范。檔案管理人員的管理素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平對高校檔案管理的效率有著直接的影響，因此應(yīng)提升檔案管理人員的技術(shù)水平和責(zé)任意識，及時引進(jìn)符合管理要求的綜合型人才，能夠促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的穩(wěn)定進(jìn)行。在大數(shù)據(jù)時代背景下，我國高校人事檔案管理在許多方面有待完善，面臨新時代的高要求和新壓力，要不斷加強(qiáng)高校人事檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息資源的高效利用，創(chuàng)新管理模式，加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)和技術(shù)培訓(xùn)，全面服務(wù)于檔案管理信息化建設(shè)，從而為高校的人事調(diào)整提供可靠的保障，充分發(fā)揮高校人才培養(yǎng)和優(yōu)勢，促進(jìn)高校綜合實(shí)力的提升，為社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步作出貢獻(xiàn)。

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