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大數(shù)據(jù)背景下科研檔案管理變革探討論文
隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，各類信息數(shù)據(jù)正在以前所未有的速度增長(zhǎng)，大數(shù)據(jù)時(shí)代正在到來(lái)并深刻影響到社會(huì)的方方面面。近年來(lái)，各國(guó)政府、學(xué)界和企業(yè)都已開始高度關(guān)注大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用和研究，我國(guó)政府也深刻意識(shí)到大數(shù)據(jù)的巨大作用。2015年8月31日，國(guó)務(wù)院印發(fā)《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動(dòng)綱要》，2015年黨的十八屆五中全會(huì)通過的“十三五”規(guī)劃提出“實(shí)施國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，推進(jìn)數(shù)據(jù)資源開放共享”，大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略已經(jīng)逐步上升為國(guó)家意志和行為。可以預(yù)見的是，在不久的將來(lái)，大數(shù)據(jù)的研究和應(yīng)用將涵蓋經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展各個(gè)領(lǐng)域，成為新興驅(qū)動(dòng)力。毫無(wú)疑問，大數(shù)據(jù)時(shí)代下科研創(chuàng)新活動(dòng)將更加日新月異，在此背景下科研檔案的規(guī)模和類型也將發(fā)生深刻變化，進(jìn)而對(duì)傳統(tǒng)的科研檔案管理工作造成巨大挑戰(zhàn)，但同時(shí)也給科研檔案管理創(chuàng)新帶來(lái)重要機(jī)遇。為此，深入思考和研究大數(shù)據(jù)背景下如何推進(jìn)科研檔案管理變革，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，更好地發(fā)揮科研檔案的功能作用是當(dāng)下檔案人面對(duì)的一項(xiàng)前瞻性課題。
一、大數(shù)據(jù)背景下科研檔案及其特征
在大數(shù)據(jù)背景下，隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、社交新媒體、電子商務(wù)等的迅猛發(fā)展，科研檔案數(shù)字化建設(shè)全面推進(jìn)，作為科研創(chuàng)新活動(dòng)真實(shí)記錄的科研檔案也初步具備了大數(shù)據(jù)特征。
1.科研檔案數(shù)據(jù)規(guī)模巨大，增長(zhǎng)迅速。當(dāng)前，科研檔案數(shù)據(jù)資源正呈現(xiàn)爆炸性增長(zhǎng)，這主要源于“增量科研檔案電子化和存量科研檔案數(shù)字化”兩個(gè)原因。一方面，隨著信息化的推進(jìn)，特別是OA辦公及各種信息管理軟件的廣泛應(yīng)用，大量的科研檔案歸檔方式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)電子雙軌歸檔制；另一方面，通過掃描、翻拍紙質(zhì)科研檔案、照片等新興技術(shù)，館藏科研檔案數(shù)字化進(jìn)程正如火如荼地推進(jìn)著。目前，科研檔案數(shù)據(jù)資源呈幾何速度增長(zhǎng)，科研檔案大數(shù)據(jù)在逐步形成之中。
2.科研檔案數(shù)據(jù)種類繁雜，多元異構(gòu)。在大數(shù)據(jù)背景下，隨著數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)和挖掘技術(shù)的不斷發(fā)展，科研檔案資源將廣泛地存在于不同的信息系統(tǒng)中，呈現(xiàn)出結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)相融合的發(fā)展態(tài)勢(shì)。從總體上看，有以下幾大類科研檔案數(shù)據(jù)。第一類是科研文書檔案，主要指的是各種有關(guān)科研活動(dòng)的政策、法規(guī)、通知等文件材料；第二類是科研項(xiàng)目檔案，主要指的是科學(xué)技術(shù)研究人員在基礎(chǔ)理論研究、技術(shù)研究、應(yīng)用研究和軟科學(xué)研究等方面的具體科學(xué)研究檔案；第三類是科研成果檔案，主要指的是科研活動(dòng)中形成，作為科研成果上報(bào)，具有保存價(jià)值的各種載體的材料歸檔后形成的檔案材料；第四類是科研人員檔案，主要指的是從事科研活動(dòng)的科研人員自身有關(guān)材料，主要包括學(xué)術(shù)背景、研究方向、科研項(xiàng)目、研究成果、科研獲獎(jiǎng)等相關(guān)檔案。基于這四類科研檔案形成的大數(shù)據(jù)具有明顯的異構(gòu)性，對(duì)數(shù)據(jù)處理能力提出了更高的要求。
3.科研檔案數(shù)據(jù)潛在價(jià)值大，但開發(fā)利用率低。作為國(guó)家和社會(huì)精心保存的歷史記錄，科研檔案是一種最正式、最可靠、最具權(quán)威性與憑證性的原生信息資源，其中蘊(yùn)藏著巨大的潛在價(jià)值。但是，長(zhǎng)期以來(lái)，科研檔案數(shù)據(jù)管理水平有限，重保存輕利用，總體開發(fā)利用水平很低，造成巨大的數(shù)據(jù)資源浪費(fèi)。原發(fā)改委副主任張曉強(qiáng)表示，我國(guó)科技成果轉(zhuǎn)化率僅為10%，遠(yuǎn)低于發(fā)達(dá)國(guó)家40%的水平[1]。這樣低的轉(zhuǎn)化率與大多數(shù)科研成果進(jìn)入了檔案室（館）作為檔案保存起來(lái)，成為“獨(dú)享”的內(nèi)部資料有一定的關(guān)系。這種落后的管理模式容易導(dǎo)致信息不對(duì)稱局面：一方面企業(yè)對(duì)先進(jìn)科研成果的需要十分迫切；另一方面大量科研成果被“鎖”在檔案柜里，無(wú)人知曉。科研院所檔案館承擔(dān)的服務(wù)社會(huì)的責(zé)任根本無(wú)法體現(xiàn)，科研檔案信息共享利用不容樂觀。2014年，中辦、國(guó)辦發(fā)布《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，對(duì)檔案工作的新要求：利用檔案，服務(wù)民生，服務(wù)群眾。在大數(shù)據(jù)背景下，對(duì)海量的科研檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行高效地開發(fā)、為資政參考、服務(wù)企業(yè)、造福民生提供更加多元化、個(gè)性化的服務(wù)，已經(jīng)成為擺在檔案人面前的全新課題。
二、大數(shù)據(jù)背景下科研檔案管理變革
大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)已經(jīng)成為重要的戰(zhàn)略性資源，正在對(duì)社會(huì)管理的思維方式、管理行為、決策模式等各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生不可思議的影響，同樣，對(duì)于科研檔案管理形成的沖擊和挑戰(zhàn)自然也不言而喻。
1.收集。推進(jìn)科研檔案大數(shù)據(jù)化。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，要樹立大數(shù)據(jù)理念，積極推進(jìn)科研檔案數(shù)字化向科研檔案大數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型，積極建設(shè)科研檔案大數(shù)據(jù)這一核心資產(chǎn)。第一，要樹立科研檔案大數(shù)據(jù)理念，普及科研大（泛）檔案觀和科研檔案大服務(wù)觀。一方面，樹立科研大（泛）檔案觀，即將科學(xué)研究創(chuàng)新活動(dòng)中一切具有保存價(jià)值的文件、數(shù)據(jù)、視頻和實(shí)物等都視為科研檔案，并經(jīng)過加工處理成為科研檔案數(shù)據(jù)；另一方面，普及科研檔案大服務(wù)，即科研檔案管理的理念由傳統(tǒng)的“保藏”為主要目的轉(zhuǎn)變?yōu)橐浴袄谩睘橹饕康模瑥馁Y料管理收藏轉(zhuǎn)變?yōu)榭萍贾R(shí)的管理和服務(wù)，形成大數(shù)據(jù)背景下科研檔案大服務(wù)新格局。
第二，要加強(qiáng)科研檔案數(shù)據(jù)立法。國(guó)家主管部門應(yīng)將科研檔案數(shù)據(jù)開發(fā)和利用作為國(guó)家推進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略一部分，盡快制定和實(shí)施有關(guān)大數(shù)據(jù)的法律法規(guī)，通過法律手段和行政手段，先強(qiáng)制、后自覺地逐步?jīng)_破部門、行業(yè)、領(lǐng)域、學(xué)科、專業(yè)之間的藩籬和壁壘，不斷規(guī)范和推動(dòng)科研檔案大數(shù)據(jù)的建設(shè)、開放、共享與利用。同時(shí)要充分考慮到知識(shí)產(chǎn)權(quán)、數(shù)據(jù)安全、隱私保護(hù)等有關(guān)問題，為科研檔案大數(shù)據(jù)的開發(fā)利用創(chuàng)造良好的法律和社會(huì)環(huán)境。
第三，要積極擴(kuò)充科研檔案的數(shù)據(jù)類別和總量。繼續(xù)落實(shí)科研檔案“存量數(shù)字化，增量電子化”要求，健全完善科研文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、科研項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、科研成果檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、科研人員檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，推進(jìn)科研檔案管理由傳統(tǒng)紙質(zhì)館藏模式向現(xiàn)代數(shù)據(jù)存儲(chǔ)模式轉(zhuǎn)變，推動(dòng)科研檔案數(shù)字化向科研檔案大數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型。
2.管理。建立科研檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)。在云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)的背景下，各類相關(guān)科研檔案數(shù)據(jù)得以有效存儲(chǔ)、整合、共享、利用和分析，從而形成一個(gè)包含大數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、新型知識(shí)服務(wù)模式、智能決策支持系統(tǒng)等在內(nèi)的科研檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)，這一平臺(tái)能夠?yàn)榭蒲袡n案管理提供全流程、動(dòng)態(tài)化管理和服務(wù)，科研人員可以處理和共享海量的科研數(shù)據(jù)，社會(huì)公眾可以獲取有關(guān)科研活動(dòng)信息和知識(shí)，科研管理者也可以動(dòng)態(tài)跟蹤監(jiān)管科研活動(dòng)的全過程。科研檔案管理大數(shù)據(jù)平臺(tái)的建立，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及技術(shù)實(shí)施、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、共享機(jī)制、數(shù)據(jù)安全、產(chǎn)權(quán)保護(hù)、管理制度等一系列問題，而數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、共享機(jī)制和數(shù)據(jù)安全是其中尤為重要的三個(gè)問題。
第一，建立統(tǒng)一的科研檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系。當(dāng)前，由于科研檔案數(shù)據(jù)本身種類繁雜，結(jié)構(gòu)多元，再加上科研檔案數(shù)據(jù)化缺乏全局性的統(tǒng)籌規(guī)劃和監(jiān)督管理，并且科研檔案本身具有保密性和科研人員共享意愿的不足，導(dǎo)致了不同科研機(jī)構(gòu)在研發(fā)或引進(jìn)科研檔案管理系統(tǒng)時(shí)各自為政，所使用的數(shù)據(jù)庫(kù)、程序開發(fā)語(yǔ)言、檔案數(shù)據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和檔案軟件支撐平臺(tái)都各不相同，科研檔案管理軟件的通用性較差，從而形成了大量的“數(shù)據(jù)孤島”，為科研檔案數(shù)據(jù)共享埋下了重大隱患。因此，要建設(shè)科研檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)，當(dāng)務(wù)之急要建立一個(gè)統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系。可以從科研檔案數(shù)據(jù)的采集標(biāo)準(zhǔn)、科研檔案數(shù)據(jù)加工標(biāo)準(zhǔn)、科研檔案數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)、科研檔案數(shù)據(jù)化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面入手，針對(duì)當(dāng)前的科研管理需求和科研檔案開發(fā)利用需求加以補(bǔ)充完善，形成一個(gè)各級(jí)科研檔案部門可以共享的統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系和有效的區(qū)域共享平臺(tái)，從而更好地推進(jìn)各類科研檔案數(shù)據(jù)的共享利用。
第二，構(gòu)建科研檔案協(xié)同聯(lián)動(dòng)共享機(jī)制。一方面，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)單一的科研檔案管理模式為科研項(xiàng)目組、科研管理部門、檔案館“三位一體”的科研檔案協(xié)同管理新模式。科研檔案的協(xié)同管理，就是對(duì)科研檔案的管理要素、管理結(jié)構(gòu)、管理職能及其內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行創(chuàng)造性的整合重構(gòu)，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理各要素的最優(yōu)配置和整體部署，形成“三位一體，統(tǒng)一規(guī)范，各司其職，資源共享，相互促進(jìn)，協(xié)同高效”的科研檔案協(xié)同管理模式，從而對(duì)科研檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用全過程進(jìn)行有效的管理和控制[2]。另一方面，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過對(duì)全方位、多結(jié)構(gòu)化的實(shí)時(shí)科研檔案數(shù)據(jù)和歷史科研檔案數(shù)據(jù)，特別是隱藏于表象數(shù)據(jù)之后行為特征數(shù)據(jù)的在線收集和實(shí)時(shí)分析，為科研人員及科研管理者進(jìn)行全局性的管理及決策提供支持。
第三，維護(hù)科研檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)的數(shù)據(jù)安全。首先，要建立統(tǒng)一的科研檔案數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)，建立嚴(yán)格的針對(duì)科研檔案管理的分級(jí)保密制度，有重點(diǎn)、有區(qū)分地對(duì)部分涉及機(jī)密級(jí)重要科研成果的檔案，嚴(yán)格限制其傳播范圍，確保其安全性和保密性。其次，要建立科研檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)數(shù)據(jù)安全制度，防止出現(xiàn)非法傳播、盜用等侵權(quán)行為，注明各類檔案的保密級(jí)別和相應(yīng)的使用范圍。最后，不斷提高科研檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)安全技術(shù)水平，嚴(yán)格定期維護(hù)和升級(jí)，確保科研檔案數(shù)據(jù)不受非法侵犯、攻擊和泄露，切實(shí)維護(hù)科研檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)的數(shù)據(jù)安全[3]。
3.利用。科研檔案服務(wù)智能化。大數(shù)據(jù)時(shí)代是信息社會(huì)發(fā)展的更高階段，科學(xué)研究創(chuàng)新活動(dòng)的方式也將發(fā)生翻天覆地的變化。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的科研檔案服務(wù)方式已不能適應(yīng)時(shí)代的新要求，而是要基于科研檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)大力推動(dòng)科研檔案服務(wù)智能化。
第一，科研推送精準(zhǔn)化。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以幫助人們從海量的科研檔案數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)科學(xué)研究活動(dòng)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，尋找到科學(xué)研究活動(dòng)的基本規(guī)律和發(fā)展走向，還可以通過個(gè)人移動(dòng)終端或社交媒體，收集、儲(chǔ)存、整理、分析科研項(xiàng)目和科研人員的有關(guān)信息，甚至可以關(guān)注每個(gè)科研項(xiàng)目的進(jìn)展程度和每一個(gè)科研人員的態(tài)度、能力和思維方式，從而幫助管理者及時(shí)、準(zhǔn)確地為科研人員提供所需要的各種資源、指導(dǎo)和幫助，使科研檔案管理服務(wù)真正實(shí)現(xiàn)個(gè)性化的精準(zhǔn)推送服務(wù)。
第二，科研選題科學(xué)化。運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以對(duì)科研檔案大數(shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘和研究，從而推進(jìn)科研選題更加科學(xué)化、合理化。一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以幫助挖掘出社會(huì)對(duì)科學(xué)技術(shù)的實(shí)際需求情況，使得科研選題更加具有針對(duì)性、科學(xué)化和合理化；另一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)通過數(shù)據(jù)共享可以協(xié)助科研機(jī)構(gòu)與社會(huì)企事業(yè)單位開展聯(lián)合選題和開展科研工作，使不同實(shí)體能夠聯(lián)合起來(lái)共享資源、共同發(fā)展。
第三，科研成果轉(zhuǎn)化及時(shí)化。現(xiàn)今科研工作從選題開始就將研究團(tuán)隊(duì)已有的研究基礎(chǔ)作為基本立足點(diǎn)，科研機(jī)構(gòu)與科技成果需求群體之間缺乏必要的溝通和交流，這往往就導(dǎo)致科研成果與社會(huì)實(shí)際需求相互脫離，科研成果轉(zhuǎn)化率長(zhǎng)期處于不高狀態(tài)。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，大數(shù)據(jù)技術(shù)大量應(yīng)用于科研檔案大數(shù)據(jù)的開發(fā)共享，可以使科研成果與社會(huì)需求之間實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，從而促進(jìn)科研成果的及時(shí)有效轉(zhuǎn)化，最大化發(fā)揮科研成果的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。
第四，科研評(píng)價(jià)體系客觀化。長(zhǎng)期以來(lái)，由于科學(xué)活動(dòng)的復(fù)雜性，以及科研評(píng)價(jià)理念和方法的偏差，從科研項(xiàng)目的立項(xiàng)到科研成果的鑒定都帶有濃厚的主觀色彩，很難實(shí)現(xiàn)科研成果評(píng)價(jià)的客觀公正。大數(shù)據(jù)背景下，基于科研檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)的科研評(píng)價(jià)體系，可以使科研成果評(píng)價(jià)從結(jié)果評(píng)價(jià)走向全過程動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)，從而實(shí)現(xiàn)主觀評(píng)價(jià)向客觀評(píng)價(jià)的轉(zhuǎn)變。首先，對(duì)于科研成果的評(píng)價(jià)方式不再是傳統(tǒng)的主觀經(jīng)驗(yàn)判斷方式，而是通過海量科研檔案數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)分析，量化反映出研究成果所具有的地位和作用。其次，通過科研檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)可以對(duì)科研成果進(jìn)行多向評(píng)價(jià)和多方評(píng)價(jià)，優(yōu)化科研成果評(píng)價(jià)的指標(biāo)權(quán)重，拓展科研成果評(píng)價(jià)參與主體范圍。最后，通過科研檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)可以使科研成果的評(píng)價(jià)跳出結(jié)果評(píng)價(jià)的困境，真正實(shí)現(xiàn)過程動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)，切實(shí)反映科研成果的轉(zhuǎn)化利用水平。大數(shù)據(jù)時(shí)代正在悄然到來(lái)，云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)正在深刻改變經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展面貌，同時(shí)也深刻改變著人們的思維方式、工作方式和生活方式。毫無(wú)疑問，大數(shù)據(jù)不僅改變著科研創(chuàng)新活動(dòng)方式，也正在顯著改變傳統(tǒng)的科研檔案管理模式。
近年來(lái)，隨著科研檔案管理信息化程度不斷提高，初步奠定了科研檔案大數(shù)據(jù)管理的前期基礎(chǔ)，可以說(shuō)，當(dāng)前科研檔案已初步具備大數(shù)據(jù)的時(shí)代特征：規(guī)模巨大，增長(zhǎng)迅速；種類繁雜，多元異構(gòu)；數(shù)據(jù)價(jià)值大，但開發(fā)利用率低。大數(shù)據(jù)背景下，科研檔案管理需發(fā)生變革，一是在科研檔案收集上需要加快推進(jìn)檔案信息大數(shù)據(jù)化進(jìn)程，二是在科研檔案管理上需要統(tǒng)籌建立大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)；三是在科研檔案利用上需要推進(jìn)服務(wù)智能化。
綜上，在大數(shù)據(jù)背景下，如何將海量的、分散的科研檔案數(shù)據(jù)收集歸檔完善；如何管理、開發(fā)、共享和利用多元異構(gòu)的科研檔案數(shù)據(jù)，解決科研檔案“數(shù)據(jù)孤島”“數(shù)據(jù)割據(jù)”問題；如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)深度挖掘科研檔案數(shù)據(jù)潛在價(jià)值，推動(dòng)科研檔案服務(wù)智能化，將是檔案學(xué)界今后很長(zhǎng)一段時(shí)間需要深入研究和探討的重要課題。
參考文獻(xiàn)
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