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高校檔案管理信息化建設路徑論文
【摘要】信息時代的到來預示著信息化將進駐各個行業，高校自然也不會例外，從教學活動、課程設置、學生活動組織，乃至檔案管理都需要信息化的支持。目前，各高校越來越重視檔案管理工作，因為檔案管理工作是高校的基礎工作之一，檔案館的資料復雜多樣，行之有效的管理措施是檔案管理工作特別需要的。本文詳細指出了高校加強信息化檔案管理的意義，分析了高校檔案管理信息化建設的現狀，針對現在高校檔案管理存在的問題提出了幾點具體的措施，希望能夠成為各高校可以借鑒的素材和資料。
【關鍵詞】高校；檔案管理；信息化；措施策略
一、高校加強檔案管理信息化建設的意義
信息化檔案管理指的就是在實際檔案管理工作中將信息技術、網絡技術充分運用，用現代化的科技手段和網絡支持完善檔案管理工作，對檔案資源重新進行排列和整合，充分利用現有資源完善高校校園管理體制。檔案管理工作是學校基礎工作的一部分，所有管理制度、招生資料、教職工資料、學生資料、后勤資料等等，都在檔案管理的范疇，整個檔案內容龐大，系統眾多，分門別類工作著實給檔案管理人員帶來很大壓力，所以如何利用現代的信息化技術完善檔案管理顯得尤為必要。檔案管理信息化可以提高檔案資料檢索的工作效率。例如利用網絡資源，將資料分門別類，將存放位置、年份等等信息全部輸入電腦，管理人員查閱時只要輸入部分信息檢索，便會輕而易舉地找到該資料。檔案管理信息化可以加強信息資料的整合與處理。檔案管理信息化建設逐步完善，使資料信息盡在管理員掌握之中，能有效完成資料信息的收集、加工、處理。檔案信息化建設是高校發展的必然需求，是評判高校管理水平的一個指標，在當今這個信息化時代，不利用信息化資源，是對網絡技術資源的浪費，現在如何加強檔案管理信息化建設成為擺在我們面前的具體問題。
二、高校檔案管理信息化建設現狀
1.部分高校對檔案管理不夠重視，信息化建設雖有一定基礎，但還很薄弱。高校管理層首先要重視檔案管理工作，提高檔案管理意識，充分發揮檔案資源的功能，實現資源的合理配置。2.一些高校的檔案管理硬件設施不齊全或落后。信息化建設要求高校在檔案管理設備設施上加大投入，給與一定的資金支持，簡單來說，想要信息化檔案管理，不具備網絡終端是不可能實現的。部分高校信息化設備十分有限，這就限制了檔案管理工作的有效性，信息資源共享難度大，信息檢索繁瑣復雜，浪費時間，效率較低。3.檔案管理人員技術水平低，專業技能有待提高。一些高校在人才隊伍建設上不夠重視，導致檔案管理人員素質不高，專業性不強，即使有信息化設備，但操作不得當，依然影響檔案管理的工作效率，甚至檔案管理中出錯的現象屢屢發生，所以培養一支精干、高效的管理隊伍很有必要。
三、檔案管理信息化建設的路徑探索
1.加強檔案管理意識，高校管理層加強重視程度，將檔案管理工作列入校園管理工作的重點之一。從高校高管到實際操作的檔案管理人員首先要從思想上轉變觀念，不要認為檔案管理工作無足輕重，盡管一些陳年資料多年無人問津，但一旦需要時立刻檢索成功便會大大縮短時間。高校要多次組織相關人員制定詳盡的檔案管理計劃，增加他們的重視程度，同時對檔案管理工作定期抽檢情況，了解本校檔案管理的實際情況，要明晰檔案管理信息化對校園管理的重要意義和作用，從根本上將檔案管理工作提到和其他管理工作一個層面上來。2.高校要加大信息化建設力度，對設備機器進行資金支持。信息化檔案管理依托于現代的機器設備，包括電腦、打印機、掃面議、光學儀器、檢索機器等等。硬件設施能否達到標準是檔案管理工作能否順利進行的關鍵點，利用機器和網絡建立電子化信息管理平臺，通過學校的站穩步推進信息化建設的發展。信息化平臺要包含以下幾種功能，涵蓋信息收集、整理、檢索、編碼等項目，同時要與其他數據庫建立連接，方便信息的更新與交換。建立好信息平臺后，要建立相關的安全防護，比如在信息化系統里建立防火墻，避免非管理人員擅自查閱檔案信息，除一些公布在校園網站上的信息外，其它保密檔案要通過網絡設置安全防護防止別人盜取相關信息。3.加強檔案資料的規范化管理。利用網絡資源管理，檔案管理資料形成無數的電子文件，這些電子文件檔案管理人員要做到集中管理，同意存錄，做好備份工作，一旦系統崩潰或網絡平臺出現問題能夠找到備份資料有效恢復數據庫，不至于造成信息丟失和錯亂的情況發生。此外，高校要制定合理規范的檔案管理制度，是檔案管理工作有據可依，規范指導檔案管理工作，使檔案管理工作朝著標準化的方向發展。4.建立一支高效、精進、專業的檔案管理隊伍。目前，高校檔案管理工作存在一些弊端，很大原因在于檔案管理人員專業素質不強，技術知識不到位，沒有經過系統的培訓，甚至一些檔案管理員是通過關系留在高校檔案館工作，這都是制約檔案管理工作的一些因素。高校要本著為學生負責的態度，聘用人員時注重專業素質的考核，上崗前做好檔案管理培訓工作，定期檢查工作情況，上崗后定期考核，對檔案管理人員嚴格要求，相信檔案管理工作會有所轉變。其次，檔案管理人員要學會信息化平臺的操作和使用，網絡平臺建立，需要有人使用和維護，如果做不到這一點，那檔案管理信息化形同虛設，沒有任何意義，只有真正利用信息化設備資源充分做好檔案管理工作，才算將檔案管理信息化建設落到實處。結語高校的校園建設包括很多層面，物質建設、環境建設、校園文化建設，檔案管理信息化建設也可以說是其中一個重要的組成部分，檔案是記錄一所學校從建立之初到后來的發展軌跡，很多資料與校園建設息息相關，一些資料甚至成為一所學校發展的指導信息，所以檔案管理工作必須被放到非常重要的位置上去。
參考文獻：
[1]王常虹.淺談信息公開條件下的高校檔案管理[J].中國校外教育,2010(3):8.
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