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勘察設(shè)計單位工程設(shè)計檔案的特點及管理措施論文
一、勘察設(shè)計單位工程設(shè)計檔案的特點
1.工程設(shè)計檔案具有綜合性。綜合性主要指的是一個工程項目設(shè)計形成的材料以及載體的多樣性，在建設(shè)項目中，設(shè)計檔案的主要內(nèi)容包括有設(shè)計過程中的報告、方案以及項目建設(shè)相關(guān)專業(yè)的計算書等文件材料以及各種圖紙。地質(zhì)勘查工程項目的設(shè)計檔案，還產(chǎn)生著大量的專業(yè)電子文件，這些都是在施工的過程中形成的，是整個施工過程的重要原始記錄。
2.工程設(shè)計檔案具有階段性。根據(jù)不同的設(shè)計階段形成的設(shè)計檔案，分為設(shè)計依據(jù)以及設(shè)計成果。設(shè)計前期，項目的批文、任務(wù)書、合同書以及設(shè)計過程中相應(yīng)的條件和要求、地勘報告等文件，都是設(shè)計依據(jù)。而在設(shè)計過程中形成的方案設(shè)計、初步設(shè)計以及相應(yīng)的設(shè)計計算書、概算書、預(yù)算書、圖紙校審資料和施工設(shè)計圖等都是設(shè)計成果。
3.工程設(shè)計檔案具有專業(yè)性。在項目建設(shè)的過程中，每個階段的設(shè)計文件都是和相應(yīng)的專業(yè)相連接的，可以說，設(shè)計工作是一項專業(yè)化的活動，而設(shè)計文件資料則既具有項目建設(shè)總體特點，又具有本專業(yè)的特點。在設(shè)計的過程中，每個專業(yè)之間是相互獨立的，但又存在著必然的聯(lián)系。
4.工程設(shè)計檔案數(shù)目多。通常情況下，項目建設(shè)前期的準備階段較長，但是形成的檔案數(shù)量較少。在設(shè)計階段會產(chǎn)生較多數(shù)量檔案，尤其是大型的工程項目，圖紙會多達幾百張。因此，在進行檔案管理的過程中必須要認真，不允許出現(xiàn)錯誤。同時需要注意，一個工程項目在設(shè)計的時候會由不同的人接手，有時會出現(xiàn)幾個設(shè)計人員共同設(shè)計的情況，這樣在設(shè)計檔案的收集和整編過程中就會出現(xiàn)一定程度的混亂，加之數(shù)目較多，會容易出現(xiàn)問題，要引起注意。
二、勘察設(shè)計單位工程設(shè)計檔案管理措施
1.實現(xiàn)工程設(shè)計檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理�？辈煸O(shè)計單位的工程設(shè)計檔案對項目的建設(shè)有著重要的意義，是日后項目設(shè)計的重要參考。由于工程設(shè)計檔案的年度跨度較大，且規(guī)格不一，加之數(shù)量較多，在管理過程中難免會出現(xiàn)疏漏。
為了提升管理質(zhì)量和管理效率，需要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和自動化管理。為此，勘察設(shè)計單位內(nèi)部需要提供檔案自動化和網(wǎng)絡(luò)化管理的硬件設(shè)備，滿足工程設(shè)計檔案管理要求的計算機設(shè)備和輔助設(shè)備作用的發(fā)揮。同時，要有符合工程設(shè)計檔案信息化管理的相關(guān)軟件，并保證軟件運行的安全性。
為了提升管理質(zhì)量，軟件需要具備數(shù)據(jù)管理、視頻管理、實體管理、檢索查詢以及系統(tǒng)維護等基本功能，并要能夠覆蓋工程設(shè)計檔案管理的接收、管理、鑒定以及應(yīng)用的整個環(huán)節(jié)。為了更好地實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和自動化管理，還需要建立起工程設(shè)計檔案信息管理數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建起設(shè)計檔案的目錄庫、原件庫以及多媒體信息庫等基礎(chǔ)性的數(shù)據(jù)庫，便于更好地管理。同時，在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建成之后，還需要在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)數(shù)據(jù)的整合，形成各種專題數(shù)據(jù)庫，便于各種專業(yè)設(shè)計方案的管理，提升工程設(shè)計檔案信息的利用效率。
2.實現(xiàn)工程設(shè)計檔案的延續(xù)性管理。在工程設(shè)計檔案管理的過程中，要想更好地突出檔案的作用，必須要實現(xiàn)延續(xù)性管理。這就要求管理人員在實際操作的過程中要提前介入到工程設(shè)計檔案文件的管理工作中，根據(jù)文件的具體情況并結(jié)合實際應(yīng)用狀況制定出每個層面工程設(shè)計檔案的文件夾，分類別對文件的形成、收集歸檔以及應(yīng)用進行全過程的監(jiān)督和控制，確保文件的完整性和延續(xù)性。為了確保工程設(shè)計檔案的延續(xù)性，在管理的過程中還需要做好與項目相關(guān)的檔案信息的分析與整合工作，使其能夠有效地應(yīng)用。
3.做好工程設(shè)計檔案后續(xù)歸檔工作。由于建設(shè)工程項目的施工周期長、分項較多，會形成很多的設(shè)計檔案，對檔案進行管理，必須要做好后續(xù)的歸檔工作，否則檔案容易出現(xiàn)混亂。工程設(shè)計檔案不僅在項目建設(shè)的過程中會產(chǎn)生，在項目竣工之后也會有后續(xù)的相關(guān)檔案產(chǎn)生。在管理的過程中不能夠忽視這些檔案，要根據(jù)其特性進行分類管理，并確保檔案之間的聯(lián)系，做好歸檔工作，在歸檔的時候需要注明這些檔案和相關(guān)檔案的參見號。
4.實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，提升管理意識�？辈煸O(shè)計單位傳統(tǒng)的檔案管理方式已不適應(yīng)當前的要求，必須要不斷創(chuàng)新管理理念，增強管理意識。要求管理人員必須要具有大局意識，在工作開展的過程中需要緊緊圍繞工程設(shè)計檔案這一中心，及時準確地提供檔案管理服務(wù)。同時要具有開放意識和超前意識，管理人員要能夠從傳統(tǒng)的封閉的框架中走出來，積極投入到工程設(shè)計檔案信息資源的開發(fā)之中，并增強設(shè)計檔案管理服務(wù)的預(yù)見性，能夠有針對性地適應(yīng)新形勢，創(chuàng)新檔案管理的方法和途徑。
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