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高校檔案信息化管理綜述論文
摘 要：高校無(wú)紙化辦公及教學(xué)模式的改革發(fā)展，促進(jìn)了高校數(shù)字化校園建設(shè)的節(jié)奏，檔案信息化管理是其極為重要的一部分，高校檔案管理只有數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，才能高效便捷、優(yōu)質(zhì)保量地服務(wù)于高校的快速建設(shè)與發(fā)展。當(dāng)前一些高校檔案管理存在手段落實(shí)制度
關(guān)鍵詞:高校檔案;信息化管理;措施
高校檔案是高校從事科研教學(xué)、黨政管理及其余各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程中形成的對(duì)社會(huì)和學(xué)校具有一定保存價(jià)值的各種文字記錄、影像資料、圖標(biāo)資料等不同存儲(chǔ)類型的歷史記錄，是高校進(jìn)步發(fā)展的歷史見(jiàn)證，也是衡量一所高校教育教學(xué)質(zhì)量是否提高、科研學(xué)術(shù)水平和管理水平是否取得長(zhǎng)足進(jìn)步的重要尺度，在高校發(fā)展中起著舉足輕重的作用。隨著高校無(wú)紙化辦公、數(shù)字化教學(xué)以及科技網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)在高校檔案管理過(guò)程中發(fā)揮了極其重要的作用，加之?dāng)?shù)字化校園建設(shè)的提出，也要求高校充分利用信息技術(shù)，不斷獲取信息、更新信息、及時(shí)有效的傳遞信息和應(yīng)用信息，不斷向社會(huì)提供更多具有重要意義的檔案信息。高校檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，無(wú)疑能有效快捷、保質(zhì)保量地為我國(guó)高等教育科研管理事業(yè)服務(wù)。
1高校檔案管理工作中存在的不足
1．1管理形式落后、意識(shí)淡薄
現(xiàn)如今我國(guó)諸多高校的高層管理者認(rèn)為高校的當(dāng)務(wù)之急是緊抓、狠抓教育教學(xué)質(zhì)量和科研學(xué)術(shù)水平，忽視檔案管理工作，致使高校檔案管理工作地位不高、責(zé)任不明，在一定程度上影響了高校檔案管理工作的順利開(kāi)展，甚至滯緩了學(xué)校的高效建設(shè)與快速發(fā)展。一些管理者認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的記錄和保管，工作任務(wù)簡(jiǎn)單，無(wú)需專業(yè)人士負(fù)責(zé)管理，采取其他工作人員兼職或改行或者聘用離退休人員從事檔案管理，致使管理人員素質(zhì)參差不齊，專業(yè)知識(shí)水平欠佳，工作中疏漏百出，如各類檔案分類不清、歸檔范圍不明，導(dǎo)致各類檔案收集不齊全;加之，缺乏檔案管理的理論指導(dǎo)，使得整理檔案時(shí)文件先后順序顛倒，案卷標(biāo)題擬定不準(zhǔn)確，保管期限寬嚴(yán)劃分不一，組卷水平整體不高，嚴(yán)重影響高校檔案管理質(zhì)量。更有甚者，很多高校在檔案管理與建設(shè)過(guò)程中投入資金不足，使得創(chuàng)新管理工作開(kāi)展受阻，庫(kù)房和辦公設(shè)施落后，加之長(zhǎng)年累積在檔案管理上的故步自封，使得繁雜工作得不到優(yōu)化，形成惡性循環(huán)進(jìn)而阻礙了檔案管理的建設(shè)發(fā)展［1］。
1．2管理制度不完善、體制不健全
普通高等學(xué)校檔案管理工作起步較晚，制度不完善，體制不健全，對(duì)檔案的日常管理與建設(shè)工作不重視，以致檔案資料建設(shè)不齊全，相當(dāng)一部分檔案存于個(gè)人或者沒(méi)有及時(shí)收集整理歸檔。如各學(xué)院每學(xué)期都有教師外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)，卻無(wú)具體實(shí)施過(guò)程中的文字記錄，也無(wú)培養(yǎng)計(jì)劃與總結(jié);各院系實(shí)驗(yàn)室每天對(duì)學(xué)生開(kāi)放實(shí)驗(yàn)，但沒(méi)有詳細(xì)的使用記錄和改進(jìn)意見(jiàn)統(tǒng)計(jì)，均對(duì)高校的教育改革和建設(shè)形成一定阻礙。在教學(xué)和科研工作中，雖然各職能部門(mén)管理者傾注了大量的心血，細(xì)致工作，詳實(shí)記錄，但部分工作出于種種原因當(dāng)時(shí)未能全面、及時(shí)的記錄或材料零星記錄或分散存放，加上無(wú)專業(yè)人士管理負(fù)責(zé)，幾經(jīng)易手容易導(dǎo)致資料丟失、混亂。這樣一來(lái)，在日后學(xué)校建設(shè)或改革中需要相關(guān)材料時(shí)，不得不重新添補(bǔ)、整理，花費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，造成了巨大損失的同時(shí)給學(xué)校的日常教學(xué)管理和教學(xué)工作帶來(lái)一定程度上的影響。
1．3檔案使用效率低下、功能單一
高校檔案是高校發(fā)展歷程的見(jiàn)證，也是高校改革發(fā)展的寶貴財(cái)富。但是，檔案只有經(jīng)過(guò)開(kāi)發(fā)利用才能成為有效資源，其價(jià)值才能被很好地發(fā)掘和利用，才能很好的服務(wù)于高校的建設(shè)發(fā)展中。然而，當(dāng)前高校由于疏忽了檔案管理工作，缺乏檔案宣傳，使得檔案信息資源的重要性得不到重視。而且，檔案檢索系統(tǒng)缺乏或不完善、不科學(xué)，不能及時(shí)準(zhǔn)確地為使用者提供向?qū)Ш筒樵兯栀Y料;檔案編研工作力度不足，不能及時(shí)有效的對(duì)信息進(jìn)行編輯加工或形成各種編研成果，信息分散削弱了檔案信息資源的高效性;硬件建設(shè)不足，設(shè)備更新緩慢也是阻礙檔案利用效率的重要因素。因此，高校管理者需提高檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，保障檔案設(shè)施的先進(jìn)性，只有這樣才能使得檔案信息資源在科研教學(xué)、行政管理等工作中得到很好的利用。
2檔案信息化管理建設(shè)的必要性
高校是一個(gè)信息化高度發(fā)展及應(yīng)用極為普遍的教育機(jī)構(gòu)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在這里得到快速發(fā)展和應(yīng)用，并給日常教學(xué)科研及行政管理等工作中帶來(lái)極大的便利。作為高校資源建設(shè)的重要部分，檔案的信息化管理也受到越來(lái)越多的關(guān)注和支持，從而開(kāi)展檔案信息化管理也是響應(yīng)學(xué)校信息化發(fā)展號(hào)召的需求，保障學(xué)校信息資源及時(shí)有效地記錄、更新及傳播［2］。
2．1檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的需求
高等學(xué)校是傳播文化、傳承文明的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，它的文化沉積與文化理念是高等學(xué)校發(fā)展和辦學(xué)的重要內(nèi)涵。檔案管理部門(mén)是負(fù)責(zé)收集、記載、保管和研究并提供這些相關(guān)資料、信息的部門(mén)，在高等學(xué)校文化底蘊(yùn)與文化積累過(guò)程中，具有舉足輕重的作用。教育體制的不斷深入革新，高校的全面快速發(fā)展使得交往活動(dòng)與教學(xué)科研管理等相關(guān)工作門(mén)類眾多、內(nèi)容多彩，相應(yīng)的檔案門(mén)類和信息數(shù)據(jù)急劇增長(zhǎng);另外一方面，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，高校發(fā)展也進(jìn)入信息化時(shí)代，電子政務(wù)使辦公自動(dòng)化程度得到提高及普及，檔案載體類型也由最初單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展成為圖片、聲像、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等多種載體檔案，載體信息容量大，不穩(wěn)定因素多，因此，需要對(duì)載體信息實(shí)施信息化管理。
2．2檔案工作人員素質(zhì)提升的需求
隨著教育事業(yè)的快速發(fā)展，科技的迅猛進(jìn)步，高校教育越來(lái)越綜合性與專業(yè)化，齊頭并進(jìn)，互為推動(dòng)，使得教育人才更加特色化和精英化。這也就意味著從事檔案管理的工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)專一、管理模式獨(dú)具特色，才能更好的順應(yīng)高校獨(dú)具特色的信息化快速發(fā)展的需要。此外，無(wú)紙化自動(dòng)辦公也加快了檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程，電子文件等新載體檔案已取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也就使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足新載體檔案管理的需求，也對(duì)新時(shí)期高校檔案管理人員的知識(shí)水平和專業(yè)技能提出新的要求。更具專業(yè)特色和管理技能的檔案管理人員的出現(xiàn)也必然會(huì)除舊革新，使得檔案管理進(jìn)入信息化時(shí)代。
2．3檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的需求
隨著高校信息化的深入發(fā)展，檔案信息資源備受人們的廣泛關(guān)注，學(xué)校師生及社會(huì)人士對(duì)檔案信息的依賴程度也日趨漸長(zhǎng)，這就要求更加系統(tǒng)、更加完善和更加精準(zhǔn)的檔案信息服務(wù)。檔案信息化本來(lái)就是一項(xiàng)全新的工作，是一個(gè)極其系統(tǒng)的工程，也是檔案管理模式一次質(zhì)的飛躍。電子檔案以其輕巧便捷、存儲(chǔ)容量大、使用壽命長(zhǎng)、易傳播復(fù)制等特點(diǎn)已逐步取代了過(guò)去的紙質(zhì)檔案。加之，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息化時(shí)代的發(fā)展，人們對(duì)檔案信息的系統(tǒng)全面、及時(shí)有效的更新服務(wù)提出了更高的要求。檔案管理者就要在門(mén)類眾多、內(nèi)容多彩、信息量龐大的檔案信息資源中精簡(jiǎn)加工、汲取精華，及時(shí)有效的提供信息化服務(wù)。
3檔案信息化管理舉措
高校檔案信息化是以國(guó)家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展要求為導(dǎo)向，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，信息資源建設(shè)為核心，擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用為目標(biāo)，同時(shí)以檔案信息化人才隊(duì)伍為依托，以政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、管理制度等為保障體系的信息化工作。
3．1檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)
檔案信息化管理離不開(kāi)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求，只有規(guī)范管理形式，將管理模式形成制度化標(biāo)準(zhǔn)，才能逐漸向現(xiàn)代化信息管理方向發(fā)展。高校檔案信息內(nèi)容豐富、形式多樣，應(yīng)建立統(tǒng)一科學(xué)的檔案管理目錄標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度，合理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)管理和查詢規(guī)范等方式快捷準(zhǔn)確的為查詢者提供檔案資料。甚至可以結(jié)合各大高校的自身情況，建立符合自身發(fā)展的信息資源庫(kù)，在符合國(guó)家信息化和檔案管理的有關(guān)方針政策下，兼具綜合性、可操作性和向?qū)裕瑓^(qū)分不同情況，科學(xué)、有序地制定檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系和完善的管理和運(yùn)行制度［3］。
3．2檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)與管理軟件應(yīng)用
全球信息化建設(shè)加快各大高校之間數(shù)據(jù)庫(kù)的銜接，使得各大高校之間的信息資源共享更為便捷快通。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息在數(shù)字化和信息化的發(fā)展模式下，已經(jīng)嚴(yán)重滯后于高校的發(fā)展需求，各大高校就必須借鑒成功高校的辦學(xué)理念和經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身發(fā)展特點(diǎn)，建立極具特色的、同時(shí)附有專業(yè)性、共享性、規(guī)律性和多樣性的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于各大高校之間的網(wǎng)絡(luò)交流和資源共享。在數(shù)字化檔案建設(shè)與管理中，遵循“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，加大檔案管理軟件的實(shí)施力度，努力提高檔案管理技術(shù)與操作應(yīng)用水平，確保為檔案信息交換和資源共享提供便利條件［4］。
3．3檔案管理人員自身素質(zhì)的專業(yè)化建設(shè)
隨著高校教育事業(yè)的現(xiàn)代化和信息化的逐步推進(jìn)，高校檔案信息化管理工作需要必須注重引進(jìn)或培養(yǎng)一批專業(yè)知識(shí)技能過(guò)硬、計(jì)算機(jī)操作及相關(guān)軟件應(yīng)用嫻熟的復(fù)合型人才。同時(shí)注重營(yíng)造學(xué)習(xí)高新技術(shù)知識(shí)的良好環(huán)境，加強(qiáng)檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德培訓(xùn)，逐步提高現(xiàn)有管理人員的信息意識(shí)、專業(yè)知識(shí)和管理技能，確保高校檔案信息化工作管理的順利推進(jìn)。另外，高校加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理建設(shè)工作過(guò)程中的指導(dǎo)和監(jiān)督工作，同時(shí)要求各部門(mén)各院系在紙質(zhì)文件歸檔的時(shí)候也應(yīng)完成電子文件的歸檔任務(wù)，確保紙質(zhì)文件與電子文檔的齊全完整，從而更好地為高校師生服務(wù)［5］。
參考文獻(xiàn):
［1］馬玉杰．本科教學(xué)評(píng)估與高校檔案管理工作研究［J］．檔案學(xué)研究，2006(6):22－26．
［2］梁晶晶．淺談檔案信息化管理的必要性［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2015(6):38．
［3］張學(xué)．淺談高校檔案管理信息化建設(shè)［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2013(21):145－146．
［4］譚春霞．高校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對(duì)策研究［J］．科技資訊，2015(11):144．
［5］王艷玲．淺談高校檔案管理信息化建設(shè)［J］．現(xiàn)代情報(bào)，2007(6):63－67．
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