關于基層工會檔案管理的論文

　　基層工會檔案是各級機關、企事業單位檔案的一個重要組成部分。基層工會檔案工作是對工會組織發展歷史軌跡的體現，也是對工會組織自身形象和價值觀追求的重要反映，對進一步促進工會工作的發展具有十分重要的借鑒和參考價值。當前，隨著經濟的發展和新科學技術的不斷應用，我國社會的現代化水平不斷提高，基層工會中的傳統檔案管理方法已不能滿足工作的實際需要，因此， 工會檔案管理工作必須實現現代化、以適應工會事業和信息化社會的發展。

　　基層工會檔案管理現代化不僅涉及新的技術裝備、新的技術手段的運用，而且涉及檔案事業管理思想、管理方法的現代化問題，涉及檔案干部隊伍素質的現代化以及檔案工作的標準化等諸多問題。可以說，基層工會檔案管理的現代化關系到整個工會檔案工作的方方面面，其基本內容包括以下幾方面：

　　（一）基層工會檔案工作管理技術手段的現代化

　　檔案管理工作的實質是文獻信息的處理開發工作。要建立一個現代化的基層工會檔案文獻信息處理系統，關鍵要解決檔案信息的收集、整理、鑒定、保管、檢索與利用服務等的現代化，所以電子計算機技術、縮微復制及其他聲像技術的運用尤為重要。

　　1、電子計算機技術的運用。電子計算機技術的運用對整個社會產生了巨大影響。檔案工作運用電子計算機技術可以說是一次重大的技術革命。計算機技術在基層工會檔案管理工作中具有十分廣泛的用途，其前景十分誘人。

　　2、縮微復制技術的運用。在檔案工作中運用縮微復制技術主要是解決檔案實體的保管和貯存問題。隨著縮微技術的發展，其存貯密度越來越大，而且規格統一，記錄檔案原文準確，檢索方便，且價格比較便宜。

　　3、激光光盤技術的運用。激光光盤系統是比縮微復制技術更加先進的現代化存貯手段，比計算機磁盤的存貯量也大得多。每張5英寸光盤可存貯2萬頁a4紙文件。通過激光束讀、寫的檔案信息，存貯在光盤中，不僅便于保存，而且可以與計算機聯網，實現高速檢索。

　　4、靜電復印技術的運用。靜電復印技術是電攝影方法的一種。將光敏半導體附著在適當的基體上制成感光版，經過充電曝光，在感光版表面形成電荷潛影，再經過顯影定影取得復印副本。其特點是操作簡便，應用范圍廣，圖像耐久性強，在基層工會檔案工作中的運用相當普遍。

　　5、聲像技術的運用。錄音、錄像、攝影等技術，在基層工會檔案工作現代化進程中也占有一定的地位，具有獨特的作用。

　　（二）基層工會檔案工作組織管理現代化

　　檔案工作從本質上看是一項管理工作，不僅要管理檔案，也要管理檔案機構。檔案管理人員只有運用科學的思想、方法對檔案工作進行組織管理，才能達到檔案工作的目標。

　　1、加強管理思想的現代化。檔案管理人員，尤其是組織領導者應根據社會發展和基層工會檔案工作的實踐，從指導思想上認識檔案管理現代化的重要意義，拋棄傳統管理中不科學、不合理的因素，代之以科學的組織管理思想。

　　2、注意管理方法的科學化。積極采用現代管理方法的優秀成果，改變單純以行政手段進行管理的做法。在管理方法中把經濟方法、法律方法、社會心理方法、政治教育方法等有機結合起來。

　　3、 強化組織機制，提高組織管理效率。應根據基層工會檔案工作實際，按照科學的組織理論對檔案組織的體制、設置原則、內部機構、人員編制、運轉程序、決策過程等進行有效管理，通過必要的措施和手段保證組織機構的效率，充分發揮檔案的社會效益和經濟效益。

　　（三）基層工會檔案干部隊伍的知識化

　　在基層工會檔案工作現代化進程中，現代化的設備、現代化的技術方法都需要具備現代化思想的人去掌握運用。就目前的狀況來看，在基層檔案工作技術裝備上實現全面的現代化仍是比較困難的，而且即使裝備現代化了，以目前工會檔案干部隊伍的知識素質也不能充分發揮其作用。國內一些檔案部門的現代化裝備沒有充分發揮作用，甚至被閑置起來，其關鍵是人員素質問題。所以，建設一支具有較高知識素質的檔案干部隊伍是基層檔案工作現代化的根本保證，否則，現代化將無從談起。

　　（一）檔案管理現代化意識淡薄

　　檔案管理現代的首要內容是管理思想的現代化。由于工會的工作性質，很多領導認為工會的工作就是慰問、發放福利以及舉辦文體活動，和單位的發展以及效益的提升沒有太大關系，所以對工會檔案管理工作沒有充足的認識，在工作中經常會出現資料收集不全以及保管不善的問題使得一些現有工會資料沒有實現其真正的利用價值。多年來，檔案管理現代化是人們探討的熱門話題，但由于檔案意識薄弱，大多數單位也僅僅是把它停留在話題上，由此出現了領導不重視，資金投入不足，設備陳舊落后，對檔案管理現代化進程中出現的新情況、新問題缺乏深入研究和具體解決方法等若干問題，嚴重影響了檔案管理的現代化進程。

　　（二）檔案管理人員業務素質亟待提高

　　檔案管理現代化的主要內容和核心就是計算機技術的應用。這就要求基層檔案工作人員不僅具備圖書、情報、檔案學的專業知識，還需具備現代信息技術應用能力和信息加工處理能力等。但是，當前，很多基層工會干部變動頻繁，加上大部分檔案管理人員身兼數職，不能將全部精力投入到檔案工作。一些工會組織的檔案管理人員沒有經過專業知識培訓，基本業務水平和能力低，很多時候只是在檔案管理工作中應付；有的甚至沒有配備專職負責檔案管理的干部，致使工會工作的信息資料白白流失。上述這些將成為制約基層工會檔案管理現代化的瓶頸問題。所以，加快培養和造就一批信息化建設的管理型、技術型和復合型人才是當前工會檔案管理工作的當務之急。

　　（三）檔案管理工作不規范

　　這主要表現在：

　　第一，檔案管理相關制度不完善，沒有對資料進行妥善保管。很多基層工會對檔案的收集、歸檔、保管以及借閱等方面建立完善的制度，檔案管理人員缺少相應的責任心，資料收集不健全，沒有及時進行整理，有些工會組織檔案保管條件比較差，時間久了檔案資料就找不到了，資料丟棄現象十分嚴重。

　　第二，執行制度不嚴格，組卷混亂現象嚴重。有些檔案管理人員并沒有按照相關要求對文件進行歸納，大部分案卷缺少卷內目錄，組卷混亂現象比較嚴重，沒有進行簡單的分類，甚至把各種資料混在了一起。上述現象不僅影響了工會組織的形象，也制約了工會檔案管理現代化的發展。

　　（四）檔案管理基礎設施薄弱

　　由于經濟條件的限制，部分工會檔案部門不能在檔案管理現代化方面投入足夠的資金，使得在檔案管理軟硬件配備和基礎設施上，大多采取因陋就簡、因地制宜的原則。很多工會因為辦公條以及經費的限制，沒有建立專門的檔案室，而是和工會辦公室在一起，辦公、閱檔、保管為一室。這樣不僅不能正常辦公，還會對檔案管理造成影響。

　　（一）更新觀念，增強檔案管理現代化意識

　　在實現基層工會檔案管理現代化的進程中，首先要提高領導干部的現代化認識，他們掌握著地區或單位檔案工作現代化的命運和前途。其次基層工會檔案管理人員也要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立與時代同步的檔案意識，克服對檔案管理現代化的片面認識，切實轉變對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，進而有計劃、有步驟、積極而穩妥地開展基層工會檔案現代化建設。

　　（二）加強基層工會檔案人員的培養，提高業務能力

　　要牢固樹立人才資源是第一資源的思想，抓好基層工會檔案人才的培養，不斷提高檔案人員的自身素質，以人力資源開發推動工會檔案管理現代化進程。首先要提高工會檔案人員的基礎素質，樹立標準意識。其次加強對信息技術應用能力的培訓，學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理知識、外語知識等，從理論和實踐上認真解決檔案專業與各種現代化管理專業相結合的問題，提高工會檔案管理人員的業務素質，以滿足基層工會檔案管理現代化發展的需要。

　　（三）加強工會檔案管理制度建設，實現檔案管理的制度化、規范化與科學化

　　工會檔案管理制度是工會檔案管理現代化的制度保證。第一，建立健全工會檔案管理相關規章制度，主要包括：制定歸檔范圍、歸檔時間、歸檔實施等辦法；制定檔案資料保管期限和借閱等方面的規章制度；制定各級工會檔案資料收集、管理細則和呈報要求；制定工會檔案管理人員崗位職責；制定檔案管理人員基本素質能力要求等。第二，對工會檔案工作的相關程序進行嚴格管理，，確保檔案收集、匯總和歸檔工作的順利開展，同時還要定期對這一工作做好檢查、指導和督促，一旦發現問題就要及時解決，是制度真正成為工會檔案管理現代化建設的制度保證。第三，建立工會檔案管理工作的相關考核機制，實行動態管理，推動工會檔案管理工作實現制度化、規范化與科學化。

　　（四）加快軟硬件設施建設，實現技術和裝備的現代化

　　這是實現基層工會檔案管理現代化的物質基礎和保障。要加強工會檔案管理的現代化建設，首先就要加強軟硬件建設，尤其是基礎設施建設，加大資金投入的力度，及時配備計算機、掃描儀、光盤刻錄儀、互聯網設備等現代化辦公設備，提高計算機、網絡技術的應用程度，充分發揮現代科技、縮微技術在工會檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。其次，要建設和完善局域網，特別是單位內網，使各項工作都實現網絡化，這將大大加快工會檔案管理的規范化和信息化，實現檔案資源、服務對象與需求的擴大化。

　　總之，基層工會檔案管理現代化是一項復雜的系統工程，對工會工作的開展有著極為重要的作用，需要充分調動各方面的積極性，相互配合，共同努力，使工會檔案管理工作形成一個科學、規范、合理的現代化管理體系，真正實現工會檔案管理的智能化、自動化，提高工會檔案管理的整體水平，推動工會檔案工作的持續發展，使之更好地為經濟社會建設服務。

　　參考文獻：

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　　[4]王莉、淺談檔案管理現代化[j]、圖書與檔案、2014（11）

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