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疾控中心檔案數字化管理的重要性論文
疾病預防控制機構(簡稱疾控中心)是由政府舉辦的實施國家疾病預防控制與公共衛生技術管理和服務的公益事業單位，在防止疾病傳播流行、保護人民健康、維護社會穩定和促進經濟發展等方面起著重要作用。工作職能涵蓋傳染病、慢性病、地方病等疾病的防控、突發公共衛生事件的應急處置、實驗室檢測分析、健康危害因素監測等。其檔案是疾控工作的原始記錄，尤其疫情數據更是保密資料，需要長期完整保存，這些資料有著重要的科學研究價值，它對于提高疾病預防控制工作的整體水平、保障人民的健康有著重大的意義。而檔案的規范化數字化管理則能夠大大提高檔案管理水平和利用率，更好地為疾控事業的可持續發展提供有力支持，為維護廣大群眾身體健康做出積極貢獻。
一、疾控機構檔案管理現狀
目前，多數疾控部門的檔案仍采用傳統的、煩瑣的、人工的方式進行管理，并且分科室進行資料的收集、整理、存放。沒有專人負責全中心的檔案管理，單位內部業務考核和上級各部門的考核需要查閱相關資料時，都要到具體科室翻閱審核紙質檔案，電子版資料也存放在各自科室的計算機中，非常零散不便查找。沒有做到統一的規范化、信息化管理，資料整合利用率低下，已不適應現在疾控工作發展的需要。
二、實施檔案規范化數字化管理的必要性
（一）國家自2009年實行疾控機構績效考核，對檔案管理的標準和要求提高了，資料分類要求更加細化。疾病預防控制工作績效考核操作手冊（2009版）考核指標體系中，省級機構34個項目77個指標，設區市級35個項目104個指標，縣級機構35個項目101個指標，主要包括日常工作記錄、監測數據、檢測結果現行的信息管理系統數據、有關專業的專項調查資料等，需要收集信息數以萬計。面對著日常工作中產生的海量數據，疾控檔案數字化規范化管理已是勢在必行。
（二）辦公設備自動化、信息化技術應用的不斷發展，以及大數據時代的到來，為疾控檔案管理提供了技術平臺。以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，實現規范化數字化檔案管理，可以確保檔案及時收集整理、統一保管，不但高效、安全，而且能夠及時提供利用，實現資源共享，必將使疾控檔案管理模式發生巨大轉變。
（三）實現檔案規范化數字化管理的具體措施。
1、加強檔案管理人員培訓,增強業務人員專業技能。定期對檔案管理人員開展專業培訓，內容主要有計算機基礎知識，數據庫技術、數字檔案信息存儲、管理、索引等，以及網絡安全、電子檔案保密等相關知識與技能。培訓可以采用“請進來，走出去”等多種方式，定期請行業專家到疾控中心進行專題講座，派出專業人員到檔案管理先進單位進修學習。通過專業化、系統化培訓，檔案管理人員能夠及時了解檔案的最新發展動態及信息，并實現日常電子檔案的維護、管理與利用，不斷提高疾控中心檔案管理人員的業務水平。
2、加大投入，逐步完善檔案管理的軟硬件設施。疾控中心首先要整合各科室現有資源，將目前的檔案信息采集設備、存儲設備等集中歸中心檔案室管理使用，檔案室配備專職人員具體負責，在此基礎上再購進一些高端的掃描儀、計算機、服務器、關盤等設備，更好地完成紙質檔案的數字化轉換、存儲、檢索、統計等功能。
3、各業務科室檔案管理員對本科室紙質檔案進行數據錄入、全文添加、目錄整理、圖片掃描等，將整理后的資料設為共享，由中心檔案室專職人員負責將各科室的檔案進行統一編目、標引，在計算機上進行文檔一體化管理，本單位局域網用戶都能查閱，方便文件的檢索，可以大大提高了疾控中心檔案管理質量與效率。
4、建立疾控中心的檔案信息網站，將必要的檔案信息網聯入互聯網或公眾信息網，不但可以實現本單位部門間的信息交流和資源共享，而且使異地檔案信息資源傳輸和利用成為可能，更加突出疾控檔案工作社會化服務的時效性、廣泛性。
5、嚴格控制電子檔案的質量，中心檔案專職人員定期對業務科室的檔案數據錄入情況進行抽查，對數據的年號、卷宗號、卷內目錄順序、保管期限等內容是否準確無誤，掃描的圖片是否清晰完整、目錄與文件、圖像的對應、保密資料是否加密等內容重點檢查，發現問題及時處理，確保電子檔案的準確性、完整性和規范性。
三、建議
我國的檔案管理工作已進入網絡信息時代。疾控機構專用的檔案信息管理系統操作方便，數據輸入方式靈活，易于升級和維護，業務處理高度智能化，信息自動識別分類歸檔，資料檢索查詢快速而準確，且可實現系統功能的增加及調整，國家應采取必要措施在疾控機構盡快推廣使用，以提高了檔案的整體利用率。總之，檔案數字化規范化管理已成為疾控機構檔案發展的必然趨勢，疾控部門要在工作實踐中不斷創新與完善，提高檔案管理水平和檔案的利用率，更好地為疾控工作服務，為群眾健康服務。
參考文獻
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