檔案知識管理模式的構建探討論文

　　摘要：

　　本文從檔案管理角度，結合本單位檔案管理發展的三個階段，聯系檔案信息化程度和檔案工作者素質，分析了檔案管理邁向知識管理模式的過程，對構建檔案知識管理模式提出了發展策略。

　　關鍵詞：

　　檔案管理；知識管理；信息化；管理模式

　　伴隨著信息技術的飛速發展，人類社會邁入知識經濟時代。傳統的檔案管理模式——單一庫房實物保管已跟不上時代的發展的步伐，無法使檔案價值得以充分利用。旨在為航天科研生產和經營管理提供更高效、更優質的服務，航天企業檔案管理體制不斷變革，檔案管理方式不斷創新，逐步形成了新時期檔案知識管理模式。

　　1、檔案知識管理的定義

　　“檔案知識管理”是一種以“知識管理為導向的檔案管理”與“以檔案管理為基礎的知識管理”相結合的檔案管理模式。通俗地說，就是將圖書、情報、檔案這些信息資源進行有效整合、加工、提煉，并經電子化處理，使其系統化、綜合化、知識化，并通過信息化手段進行傳遞，在符合保密規定的前提下，更利于共享和交流。

　　2、航天企業檔案管理模式的發展歷程

　　航天企業檔案管理在檔案工作者的不懈努力下一直不斷完善和發展著，先后經歷了實體管理、信息管理、知識管理三個階段。

　　2.1實體管理階段

　　實體管理是檔案管理的最初模式，基于當時的社會發展程度，在傳統的檔案觀念的束縛下，檔案工作的主體——檔案管理者的職責就是保管檔案；檔案工作的客體就是被定義為歷史記錄的紙質檔案；實施檔案管理的場所就是檔案庫房。檔案管理者對庫房中檔案的存放有著清晰的紙質賬目，當使用者要利用檔案時，管理者憑借這些賬目和個人經驗到庫房中查找檔案供使用者借閱。

　　這一階段的特點是由檔案的本質屬性決定的，管理活動是圍繞檔案實體展開的。檔案實體是信息賴以存在的物質基礎，而檔案在數量、質量、結構上的優化則成為衡量管理效率的重要尺度，經驗的承襲是改進管理的主要方法，信息技術只是在錄入、打印檔案賬目中對檔案管理起到了輔助作用。

　　2.2信息管理階段

　　20世紀末，為提升檔案管理質量和效率，航天企業自主研發檔案管理軟件，并應用到檔案管理工作中，為檔案管理帶來了根本性變革。檔案管理的流程更加的系統化、信息化，檔案工作者可直接在檔案管理系統中錄入、整理、編排、提取案卷、文件的基本信息，檔案借閱更加快捷、方便、準確。

　　這一階段的特點是檔案電子信息作用得以發揮，突破了實體檔案的物理局限，直接對電子信息進行相對獨立的管理和利用。信息技術轉化成提升檔案管理效率最直接的要素，以網絡為基礎的檔案信息共享平臺初步建立。借閱者可通過檔案工作人員直接在檔案管理系統中檢索到要借閱的檔案基本信息，因此這時的檔案管理弱化了對檔案工作者經驗的依賴，強化了對其計算機應用技能的要求。

　　2.3知識管理階段

　　進入21世紀，航天企業進行了組織機構調整，對檔案管理模式進行了深入的研究和思考，提出了知識管理的發展思路，并在實踐中取得了豐碩的成果。

　　2.3.1檔案知識管理的定位

　　知識管理階段是檔案管理的高級階段，是對前兩種管理形式的拓展與延伸。知識管理階段在組織形式上具有高度集成性，它管理的對象不僅僅限于檔案信息，而是集檔案、情報、圖書于一體，并對零散、粗略的信息進行集中的、精細的加工、整合，并依據使用者的要求提供相應的服務形式。

　　2.3.2航天企業檔案知識管理的成功案例

　　航天企業在對檔案知識管理模式的探索中，有過很多成功的案例。其中北京精密機電控制設備研究所拓展檔案知識管理方式，在以下幾方面實現知識管理。

　　一是檔案編研。檔案編研是在檔案信息的基礎上，對其進行分析、研究、整編和重組，形成滿足企業各項實際工作需要的企業文獻。本單位已成功組織完成40余項檔案成果的編研工作，題材覆蓋科研生產和經營管理的多個方面，為今后的發展留下寶貴的知識財富。其中，通過單位辦公自動化管理系統中的“成果分享模塊”實現全所范圍內的可視化瀏覽，并設立評論留言板塊，共同參與編研成果利用與改進。

　　二是情報翻譯。突破基本的情報搜集、管理模式，依據使用部門對情報信息的需求方向，對多篇情報資料進行分析、提煉，并翻譯成使用者要求的語言。對情報信息進行加工、轉化，通過信息化手段主動推送到使用者辦公自動化平臺，實現更精煉的信息價值和更直接的使用價值。

　　三是展室建設。展室是展示科研生產和文化成果的最優平臺，通過提煉、加工科研生產和文化成果資料中的精華，以最直接的感官模式與外界進行共享和交流，并對員工起到宣傳教育的作用。因此，展室成為本單位信息資源知識化的重要表現形式。

　　3 、優化檔案知識管理模式的策略

　　航天企業檔案知識管理模式雖已初步形成，但還有其廣闊的發展空間。影響其發展的基本因素有兩個：硬件因素和軟件因素。數字化、網絡化等信息技術是檔案知識管理模式中的硬件因素，檔案人員的素質是檔案知識管理模式中的軟件因素，它們共同影響著這一模式的發展。下面以北京精密控制設備研究所為例進行分析。

　　3.1檔案知識管理信息系統的現狀和發展方向

　　檔案管理信息系統的構成和發展直接影響著檔案管理知識化的程度。而檔案管理系統和辦公自動化系統的關系反映著檔案管理信息化的發展程度。

　　3.1.1檔案信息化程度

　　本單位采用辦公自動化系統（OA）和瀚海檔案管理系統（AM）相連接的模式。OA作為行政事務管理系統，最核心的功能是公文的辦理和流轉。AM可實現文件從現行到檔案的全生命周期管理，支持多維視圖檢索、多媒體數據管理、離線數據檢索，具有開放的通用數據接口，支持國產數據庫。系統采用插件管理，便于功能的組合與擴充。因此現行文件的管理、文件歸檔、檔案分類、電子組卷、檔案檢索等工作得以高效開展。OA系統與AM系統之間設有接口，數據可以從OA系統直接導入AM系統，其關系如圖1所示。這種檔案管理適應了網絡環境的要求，但還是存在兩大問題：第一，沒有對文件檔案進行一體化的全過程管理。AM系統對檔案的管理始于文件歸檔環節，而無法前端控制文件的形成、流轉過程，只能被動接受從OA系統導入的文件，甚至電子文件歸檔（導入）不是實時、聯機的進行。第二，檔案信息的網絡化服務功能較弱。AM系統一般都是基于網絡環境構建的，能實現檔案信息的網絡查詢、檢索和瀏覽。但是，該系統只能實現在線檔案信息目錄級查詢、檢索和瀏覽，不能實現全文瀏覽。

　　3.1.2檔案知識管理信息系統的發展方向

　　檔案知識管理系統應覆蓋文檔的生成、利用、維護、基礎分析等過程。這時的AM系統與OA系統是所屬關系，如圖2所示：AM系統內嵌于OA系統，AM系統對電子文件、電子檔案采取一體化、集成化管理，并能對文件、檔案實行前端控制，檔案利用者可進行網絡檢索、履行借閱審批手續后，網上查看檔案全文信息。

　　綜上所述，檔案管理系統的發展方向是AM系統作為OA系統的子系統，實現文件、檔案一體化、集成化管理。

　　3.2檔案人員的素質分析

　　檔案人員的素質直接影響著檔案知識管理的發展，合格的檔案工作者首先要具備良好的身體素質，諸如每年的文書檔案整理中都包括對上千份文件的著錄、編目、鑒定、編頁、蓋章、電子組卷等工作，所以具備良好的身體素質是進行檔案工作的前提。其次，檔案工作的特點要求檔案人員要有廣博的文化知識和較高的語文基礎知識、歷史知識，所以檔案工作者應具備基本的文化素質。最后，檔案工作是一項專業性很強的工作，它具有特定工作對象。檔案人員必須具備檔案專業知識，掌握檔案工作的理論原則和技術方法。這就要求檔案工作者具備一定的專業素質。表1為北京精密機電控制設備研究所檔案工作人員基本情況。

　　基于以上數據，目前本單位檔案從業人員中35歲以下年輕人占的比重為24%，擁有本科以上學歷的人員占總人數的62%，檔案專業畢業人員占總人數的14%。由此可見，調動青年檔案工作者的積極性，發揮年輕檔案工作者的能力，強化檔案工作者的專業素質是檔案知識管理模式優化的必經之路。

　　4、結論

　　航天企業檔案管理工作在歷史發展的潮流中，檔管理機制不斷完善，管理模式不斷提升，管理手段不斷創新，工作者素質不斷提高。在新時期檔案知識化的歷史潮流中，在集團、院檔案館的指導下，北京精密控制設備研究所憑借多年的檔案知識管理探索實踐，正逐步構建檔案數字化管理體系，為構建新時期檔案知識管理機制而努力。

　　參考文獻：

　　[1] 趙躍，周耀林.知識管理視閾下的檔案信息資源合作開發模式探析[J].檔案學研究，2015（5）：66- 73.

　　[2] 徐擁軍.企業檔案知識管理模式：基于雙向視角的研究[M].中國檔案出版社，2009.

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