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水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的幾個(gè)問題論文
水利工程在其工程準(zhǔn)備、建設(shè)實(shí)施、施工過程及竣工驗(yàn)收時(shí)會(huì)產(chǎn)生數(shù)量較多的文件資料,該類文件資料即水利工程檔案,其載體形式十分豐富,包括文字、圖片、音像制品、單據(jù)、憑證等。由于其是伴隨著工程建設(shè)的過程而產(chǎn)生的,其內(nèi)容記錄了建設(shè)活動(dòng)的各項(xiàng)內(nèi)容,包括活動(dòng)、業(yè)績(jī)、施工經(jīng)驗(yàn)、出現(xiàn)的各類問題及原因,能夠直接反映出工程建設(shè)的具體過程。因此其的真實(shí)性、全面性、及時(shí)性對(duì)于工程在投產(chǎn)使用后的管理工作、日常維護(hù)、工程的擴(kuò)建或者改造等,均有著較為深遠(yuǎn)的影響,因此需要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的管理。
1 水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的問題
由于水利工程一般規(guī)模較大,其信息資料也相對(duì)數(shù)量較多且十分繁雜,在管理中也出現(xiàn)了許多問題,具體有以下幾點(diǎn):①檔案資料收集不及時(shí)、資料的全面性及真實(shí)性不佳工程的參與單位會(huì)由于各種原因在建設(shè)的過程中未完全收集相關(guān)資料或者信息,而是在竣工驗(yàn)收時(shí)才開始進(jìn)行該項(xiàng)工作,或者僅僅為了應(yīng)對(duì)驗(yàn)收才進(jìn)行檔案的管理事宜,資料收集不及時(shí),會(huì)直接造成資料的不全面、完整性不佳,真實(shí)性無法保障;②人員對(duì)檔案工作的意義沒有深刻的認(rèn)識(shí),許多管理人員僅僅注重工程的施工質(zhì)量,而認(rèn)為檔案管理是工程的附屬工作,對(duì)其不重視,管理態(tài)度也較為隨意,僅僅為了應(yīng)對(duì)檢查而采取突擊整理的方式,給檔案的管理工作造成了較大的阻礙與困難;③管理水平較低,設(shè)備落后檔案管理部門的設(shè)備較為落后,計(jì)算機(jī)性能不佳,無法適應(yīng)現(xiàn)代工程建設(shè)的發(fā)展,使得許多檔案的分類、管理等存在許多漏洞,管理水平較低;④管理人員的技能素質(zhì)有限許多單位由于人員配置及人力資源管理的原因,許多單位并沒有配備專業(yè)的檔案管理人員,由其他部門的人員進(jìn)行該項(xiàng)工作,事實(shí)上,該類人員并不具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)及技能,或者對(duì)于資料并不熟悉,降低了檔案整理的效率及質(zhì)量[1]。
2 相應(yīng)管理措施
2.1 完善檔案管理制度
根據(jù)工程項(xiàng)目的各種情況及基本管理規(guī)律,制定出完整的檔案管理制度,檔案管理的各項(xiàng)均受到該制度的有效約束,貫穿整個(gè)檔案管理的過程,包括信息的收集、整理、建立檔案、分類管理、檔案的使用、安全保密等。在一個(gè)工程竣工驗(yàn)收完畢后,即將該項(xiàng)目的各種檔案資料歸檔,并建立專門的項(xiàng)目,使水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化,提高檔案管理水平,并制定相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制,如建立專門的監(jiān)督小組,對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查,或者不定期核查檔案等,保障制度的落實(shí)到位,使之能夠真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用[2]。
2.2 明確各個(gè)單位職責(zé)范圍
水利工程項(xiàng)目需要在各個(gè)單位的共同努力與協(xié)調(diào)配合下才能完成,水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案也是來自于該類參與單位,因此對(duì)其的管理也需要各個(gè)單位一同參與,做好四納入工作,完善檔案管理工作的責(zé)任制度。先根據(jù)工程項(xiàng)目的各項(xiàng)信息及所屬關(guān)系,將檔案管理工作根據(jù)其形成的環(huán)節(jié),包括信息收集、資料整理、核查、鑒別、歸檔、分類管理等,將責(zé)任細(xì)化,分別劃分至行政人員、項(xiàng)目經(jīng)理、財(cái)務(wù)人員、質(zhì)量監(jiān)督人員、工程技術(shù)人員、建設(shè)資料專門管理人員等各個(gè)部門工作者的工作范圍,并將該責(zé)任直接收作項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同書的條款內(nèi)容,建立完善的檔案工作責(zé)任制度,從責(zé)任機(jī)制上來提高檔案管理工作的水平,保障工程檔案的質(zhì)量。
2.3 保持檔案管理工作與工程建設(shè)工作的同步性
由于水利工程的形成特點(diǎn),其是在工程建設(shè)的工作過程中產(chǎn)生的,且其各類信息會(huì)隨著水利工程建設(shè)工作的發(fā)展而不斷更新,因此在落實(shí)好水利工程檔案管理工作的四納入,保障檔案信息的全面性及真實(shí)性的基礎(chǔ)上,使工程的檔案管理工作與工程的建設(shè)工作保持一致,有利于保障各類信息的及時(shí)性,為了達(dá)到上述目標(biāo),需要進(jìn)行一系列的保障措施,具體有以下幾種:①準(zhǔn)備階段的管理要求在項(xiàng)目進(jìn)行籌備時(shí),即應(yīng)該直接提出各類文檔信息材料的收集要求,并做好思想工作。在項(xiàng)目的設(shè)計(jì)階段,應(yīng)將相關(guān)設(shè)計(jì)圖紙、計(jì)劃方案等文件妥善保存;在施工監(jiān)理、招標(biāo)投標(biāo)階段需要將各項(xiàng)要求納入合同條款或者協(xié)議內(nèi)容,包括各項(xiàng)資料的產(chǎn)生、保存、積累、建檔的規(guī)章制度等;②施工階段的管理要求在施工中一般需要對(duì)施工進(jìn)度、施工質(zhì)量等進(jìn)行檢測(cè),可以在該過程中加入各項(xiàng)文件材料產(chǎn)生情況的檢查,不僅能夠保障檔案形成的合理性,兩項(xiàng)工作同步進(jìn)行也能提高管理工作的效率;③竣工驗(yàn)收后的措施項(xiàng)目在施工完畢后,竣工驗(yàn)收時(shí),也需要將工程檔案的核查編入工作范圍。
2.4 引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)
社會(huì)在不斷進(jìn)步,各項(xiàng)科學(xué)技術(shù)也在不斷的更新?lián)Q代,現(xiàn)代水利工程項(xiàng)目的檔案管理也需要適應(yīng)新的社會(huì)形勢(shì),達(dá)到使用者的要求而與時(shí)俱進(jìn)的利用新型的管理技術(shù)管理各種檔案資料,更加方便于檔案資料的使用,使之能夠快速的發(fā)揮其基本功能。檔案管理部門應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備,如性能優(yōu)越的電腦,檔案管理系統(tǒng)等,并開展各項(xiàng)工作,推行電子文件檔案、縮微檔案、磁介質(zhì)檔案等檔案形式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化、信息化,并能夠更好的開展檔案管理工作的監(jiān)督工作,規(guī)范檔案的產(chǎn)生、收集、整理及分類等工作,并保持上述工作與電子檔案的一致性,提高檔案的全面性及準(zhǔn)確性。
2.5 定期組織人員培訓(xùn)
在引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備的同時(shí),還需要相應(yīng)的提高人員的技能素質(zhì),便于掌握相關(guān)設(shè)備及系統(tǒng)的操作方法,不斷的提高工作效率及質(zhì)量。檔案管理部門應(yīng)定期組織人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng),如知識(shí)講座、進(jìn)修、外派學(xué)習(xí)等活動(dòng)。學(xué)習(xí)的內(nèi)容不僅需要涵蓋檔案管理工作的基本理論、計(jì)算機(jī)及管理系統(tǒng)的操作技巧、常見問題及注意事項(xiàng),還需要包括英語學(xué)習(xí)、檔案管理工作的積極及重要性,不斷將管理人員的知識(shí)面擴(kuò)寬、完善知識(shí)結(jié)構(gòu)閉關(guān)提高其在、思想覺悟,深刻認(rèn)識(shí)到自身工作的意義及作用。
3 結(jié)束語
我國(guó)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展,國(guó)家對(duì)于公共建設(shè)事業(yè)的重視程度逐步加深,建設(shè)工程的數(shù)量及規(guī)模都有了較大的提升。水利工程建設(shè)作為其中重要的組成部分,其在建設(shè)的各個(gè)階段均會(huì)產(chǎn)生的各種形式的信息資料,其即為水利工程的檔案。其作為水利工程建設(shè)、投產(chǎn)使用、今后的管理、日常維護(hù)等活動(dòng)的重要依據(jù),對(duì)于工程質(zhì)量及后期的安全使用有著重要意義,因此進(jìn)行科學(xué)有效的管理措施是十分有必要的。在實(shí)際的管理工作中,管理人員需要全面把握工程的各項(xiàng)要素,如性質(zhì)、規(guī)模、人員結(jié)構(gòu)、管理水平、組織形式等,探索出適合實(shí)際工程的檔案管理辦法,提高管理水平,保障建設(shè)工程的質(zhì)量、今后的安全使用及日常管理維護(hù),實(shí)現(xiàn)更大的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益。
參考文獻(xiàn)
[1]張艷鈴.淺析水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì).2011,21(10):133-135.
[2]魏軍霞.加強(qiáng)水利工程檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化[J].科技資訊.2009(15):154.
作者簡(jiǎn)介:趙光明(1986-),男,漢族,內(nèi)蒙古赤峰市人,助理工程師,主要從事水利工程項(xiàng)目建設(shè)管理,涉水企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理等工作。
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