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試論高職院校檔案管理與信息化建設論文
摘要:高職院校檔案管理對于促進高職院校教育和管理具有極為重要的作用,是建設先進性高職院校的一項基礎性工作。為了使高職院校檔案管理更加科學化、規范化,更好地為各項工作服務,必須加強高職院校檔案管理與信息化建設。
關鍵詞:高職;檔案管理;信息;措施
高職院校檔案是指高職院校在教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中直接形成的,對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。高職院校檔案管理工作是建設先進性高職院校的一項基礎工作,是學校發展歷史的縮影和真實寫照,是高職院校管理不可缺少的重要環節,也是衡量高職院校教育教學質量、人才培養水平和管理水平的一個重要標志。
檔案信息化是以網絡、計算機、信息技術為手段,以檔案資源為對象,以檔案工作為依托,以檔案管理學最新理論為指導,按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求、開展檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。
一、高職院校檔案的重要性
1.高職院校檔案凝結了高職院校的良好校風,是進行德育教育的模范讀本。這些檔案所反映的內容是長期辦學實踐中形成的,是大家共同遵守、自我約束、自覺追求的準則。各個高職院校的檔案無論是教學檔案、科研檔案還是管理類檔案無不滲透著表現出各個學校的良好校風。
2.高職院校檔案匯集了高職院校教學、科研的最新成果,是師生學習知識的鮮活教材。高職院校是知識傳播地,是教學和科研的主要陣地。廣大教學、科研人員在實踐中產生的教學研究成果,這些成果每年隨時進入高職院校檔案之中,成為高職院校檔案管理中數量最大、內容最豐富的門類。
3.高職院校檔案是促進高職院校不斷發展的重要資源。檔案的服務功能是高職院校檔案管理工作的出發點和落腳點。完整的檔案資料在教學科研、黨政管理、文化建設及基本建設等方面發揮著重要的無可替代的作用。通過對學校檔案的查找和利用,可以清楚地看到學校的歷史發展情況,看到在各個時期所取得的成績和榮譽;同時,也可以從中發現不足,以便總結經驗教訓,更好地做好工作。
二、加強高職院校檔案管理工作及信息化建設的措施
1.明確管理責任、建立高職院校檔案管理領導體制。高職院校領導首先應該認識到檔案工作的重要性,加強對檔案工作的領導力度,將其納入學校整體發展的計劃中來,促進檔案工作建設與學校其他工作協調發展,根據檔案工作的主要特點建立科學管理的層次體系和檔案工作網絡體系。完善檔案管理規章制度,依法治檔。高職院校應按照教育部和國家檔案局頒布的《高等學校檔案管理辦法》有關要求,建立與學校辦學規模相對應的、專門的檔案管理部門,統一、集中管理學校的各類檔案。
2.實現高職院校檔案管理電子化和文檔一體化。文檔一體化是實行檔案信息化建設的基本原則,是辦公自動化對檔案管理提出的必然要求。計算機電子技術是檔案信息化建設的硬件保障。現在已經到了計算機普及的時代,高職院校都已開始使用計算機管理檔案,還沒有使用計算機管理檔案的高職院校,要創造條件,逐步到位,使檔案信息化工作與辦公自動化同步發展,以實現文檔一體化管理。
3.編制出適合高職院校改革和發展的檔案編研資料,以加強檔案信息資源的開發與利用。
一要建設數字化檔案室,首先要用現代信息處理技術對檔案室中存儲的檔案包括紙制檔案、照片底片檔案、錄音、錄像(視頻)檔案等各種載體的檔案和現行文件進行數字化處理和存儲。
二是信息資源庫的建設。充分運用計算機電子技術,加快檔案目錄數據庫建設,提高檔案檢索利用服務質量。
三是積極推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設。
對各種類型檔案進行數字化管理,積極建設相關的全文數字庫和多媒體數據庫,盡快實現檔案全文信息查詢,不斷提高服務效率和質量。四是加強電子文件歸檔管理。檔案室要根據檔案管理的要求,加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導,保證各部門產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法,制訂電子檔案管理辦法。實現檔案信息處理電子化,信息存儲數字化,信息采集實時化,信息服務利用網絡化。
參考文獻:
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