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高校試卷檔案規(guī)范化管理體系探討論文
摘要：高校試卷檔案對教學質(zhì)量的監(jiān)控和教學改革的決策有重要意義，但是規(guī)范化管理的研究不系統(tǒng)。為此文章構(gòu)建了試卷檔案規(guī)范化管理的指標體系框架，并對指標進行了詳細的討論和思考，以期為高校試卷文檔的建設(shè)和管理提供參考。
關(guān)鍵詞：試卷檔案；規(guī)范化管理；指標體系
試卷檔案是高校教學檔案的重要組成部分，優(yōu)質(zhì)的試卷檔案對教學質(zhì)量監(jiān)控、深化教學改革和管理決策有重要意義，規(guī)范化管理是構(gòu)建教學試卷檔案體系的關(guān)鍵[1]。文獻上來看，多側(cè)重于考試過程的質(zhì)量控制或側(cè)重于試卷的卷面分析，對于試卷檔案的綜合性管理分析和評價還不夠深入。
一、試卷檔案的價值體現(xiàn)
（一）試卷檔案自身的價值
試卷是由命題人根據(jù)教學內(nèi)容及教學過程，根據(jù)一定的原則設(shè)計，并用于測試學生對知識的掌握程度和獲取學生行為樣本的重要載體，是教師為實現(xiàn)教學目標做出科學判斷和決策的依據(jù)。試卷檔案用作教學判斷或決策時，才能充分體現(xiàn)其價值。試卷檔案的價值體現(xiàn)在三個方面，首先試卷成績的真實性和結(jié)果反映了對學生的評價，為指導學生做出判斷；其次是試卷的命題、成績分析結(jié)果體現(xiàn)教學質(zhì)量，為了檢測教學效果做出判斷；應試環(huán)境和評閱標準，為管理提供決策依據(jù)。試卷檔案管理的科學化和規(guī)范化也正是教與學的重要保障，為有效的教學質(zhì)量提供支持。
（二）院級教學管理評價的組成部分
院級教學管理是學校教學管理的重要組成部分，在實現(xiàn)教學目標的前提下，建立相應的教學管理評價體系以評估院系的管理水平，是實現(xiàn)目標管理、精簡放權(quán)、管理重心下移的重要手段。試卷檔案是院系教學檔案的縮影，可以集中反映院系教學管理的工作狀態(tài)。院系也把試卷檔案建設(shè)作為指導教學的基本規(guī)范，引導教師尤其是青年教師豐富教學理論、提高教學技能、強化教學基本功訓練；通過院系之間、年度之間的比較可以查缺補漏，促進管理水平的提高。
（三）試卷檔案的社會功能體現(xiàn)
試卷檔案體現(xiàn)的是學校教學工作中最基礎(chǔ)的內(nèi)容和最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，是教學活動的真實記錄和客觀反映，通過試卷檔案的利用和共享，參考、借鑒其他高校的經(jīng)驗可以少走彎路，有利于高校之間建立良好的社會公共關(guān)系。不僅如此，高校具有社會背景的大規(guī)模考試受到政府、社會的格外重視，試卷檔案的真實、完備承載著社會的期望，客觀上要求加強管理和規(guī)范。
二、構(gòu)建規(guī)范化管理的指標體系
試卷檔案如何管理才夠規(guī)范，如何評價？評價的標準是管理的依據(jù)，評價有標準管理才能有章可循，而管理通過指標來執(zhí)行標準，因此構(gòu)建指標是規(guī)范化管理的中心環(huán)節(jié)。
（一）指標體系建立的原則
試卷檔案質(zhì)量管理指標需包含從試卷的命題、印刷、執(zhí)行到檔案的收集、整理、立卷歸檔、編研、開發(fā)利用的全過程，指標的設(shè)計應該符合全面性的原則。其次，指標之間要存在著一定的邏輯關(guān)系，指標之間能互相呼應，過程和結(jié)果呼應，每一部分之間也存在密切的聯(lián)系，可以從不同的角度反映出試卷檔案的狀態(tài)和特征。最后是可操作性，可操作性主要是指指標項目有關(guān)數(shù)據(jù)收集的可行性以及指標體系本身的可行性，離開了可操作性，再科學合理、系統(tǒng)全面的評價指標體系也是枉然。
（二）指標體系的初步框架
按照構(gòu)建指標體系的原則和試卷檔案形成利用的過程，設(shè)計了試卷質(zhì)量、歸檔整理和檔案利用三個一級指標。試卷質(zhì)量是做好檔案質(zhì)量的第一步，只有好的試卷質(zhì)量才有更大的利用價值；歸檔整理指的是對辦理完畢的試卷檔案的整理和保存；檔案利用指的是單位或個人通過閱覽、復制和摘錄等形式利用試卷檔案的行為。
1.試卷質(zhì)量
試卷質(zhì)量指標包含試卷命題、印刷質(zhì)量和評閱分析三個二級指標。試卷命題從題量、覆蓋面、難易程度等方面把握，要求命題規(guī)范、符合教學大綱的要求，教師因材施教，難易程度與授課對象水平相當，試題以基礎(chǔ)性題目為主，也包含高水平的靈活運用知識、綜合性和提高性的題目。印刷質(zhì)量要求試卷紙張平滑、吸墨性好，文字完整清晰，印跡牢固，無糊字、無缺筆斷畫等印跡失真的現(xiàn)象，插圖或表格工整、輪廓清晰、墨色均勻、層次分明，無色調(diào)、階調(diào)失真，試卷無錯誤，試卷裝訂訂位正確、平整。試卷評閱分析包括試卷的評分標準、閱卷、試卷結(jié)構(gòu)分析、教學效果分析、存在問題及改進措施，要求評分標準科學、合理、規(guī)范，閱卷嚴格、公正、無誤，試卷結(jié)構(gòu)分析全面，涵蓋試卷整體難易程度、覆蓋面、題型題量等，教學效果分析涵蓋成績構(gòu)成、分布、學生掌握程度、錯誤率較高的知識點分布等，存在問題及改進措施要求實事求是、針對性強。
2.歸檔整理
歸檔整理包含試卷收集、立卷歸檔兩個二級指標。試卷收集涉及到考試管理程序。收集要求保密嚴格，交接手續(xù)完備，歸檔材料材質(zhì)統(tǒng)一，資料完整齊全、真實。收集內(nèi)容可以包含試卷、平時成績及支持材料、課程成績單、成績分析報告、參考答案及評分標準、考場記錄等，內(nèi)容可以裝訂成冊，要求封面光滑平整、無皺折，裝訂牢固。立卷歸檔指的是將試卷按照一定規(guī)律分類、組合、排列和編目，高校一般以課程班為單位做試卷的歸檔，同時做好文檔的標識和索引目錄，例如學年學期、院系、專業(yè)年級、課程名稱、課程代號、修讀方式、考試方式、任課教師、考試時間和考試人數(shù)等，便于檔案的查找和利用。另外需要明確檔案的保存時間、期限。裝訂成冊的案卷，要在封面上寫清案卷標題，標題應該簡明確切、體式一致，案卷分年度、分標示、分保管期限入庫。
3.檔案利用
檔案利用包括查閱制度、查檢服務(wù)和編研三個二級指標。檔案的利用首先應建立完備的保密和查閱制度，[2]經(jīng)同意辦理手續(xù)后方可查、借閱，要求查閱手續(xù)完備，審批嚴格；檔案的查檢是根據(jù)整理標準的文檔標識，方便快捷地查出，并提供檔案信息以便查閱、摘錄、復制、開具證明等，因此要求檔案的整理規(guī)范、標識和索引清楚；試卷檔案的編研是提高利用率的有力手段，試卷是一手的原始資料，加工成系統(tǒng)的、主題突出的、適合需要的成果資料可以真正把死檔案變成活信息，編研工作還要注重借鑒其他資料，多家資料對比編研，適度吸納社會文化資料作為補充，以求編出更完整、系統(tǒng)的文化產(chǎn)品。
三、對指標框架的思考
試卷檔案的管理跨度大、環(huán)節(jié)多、難度大，直線型管理方式容易掛一漏萬，指標體系能較全面的反映檔案管理的規(guī)范化程度，借助這種管理的工具和標準可以加強檔案的管理。正因為如此，指標體系很容易成為檔案工作的指揮棒，是一項牽一發(fā)而動全身政策性又很強的工作，即：評價體系指向哪里，檔案工作就轉(zhuǎn)向哪里，偏重什么指標，實際工作就偏重什么內(nèi)容；如果遺漏了某項重要指標，則可能造成實際應該去做但沒有積極性去做的現(xiàn)象發(fā)生。因此，在實施之前必須組織檔案管理專家進行研究、設(shè)計和論證，并通過試點進行檢驗、修正，以保證實施方案的科學性和可行性。以上指標體系是一般的模型，具體到某一種類型的試卷、某一范圍的規(guī)范化管理，還要根據(jù)實際情況設(shè)置體系。例如，電子類試卷的規(guī)范化管理，其歸檔整理的標準與紙質(zhì)載體試卷就存在很大的差別；課程單一數(shù)量大的試卷與課程種類多樣數(shù)量少的試卷立卷歸宗的程序不同；另外不同學科特殊的考試形式形成的文檔也不能強行按一套指標來評價。指標體系是實現(xiàn)規(guī)范化管理的手段，最終目標是提高檔案利用率，真正體現(xiàn)其價值。提高試卷檔案利用率需要開發(fā)和擴展利用的途徑，不能局限于借閱、復制品、咨詢服務(wù)和開具檔案證明，利用傳統(tǒng)途徑充分開發(fā)便捷檢索，進行信息挖掘編研檔案成果，促進高校之間檔案信息的共享，對學校的管理決策無疑具有重要價值。
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