會議接待方案范例【15篇】

　　為了確保工作或事情能高效地開展，通常會被要求事先制定方案，方案屬于計劃類文書的一種。那么應當如何制定方案呢？下面是小編幫大家整理的會議接待方案，歡迎大家分享。

會議接待方案1

　　一、接待時間：20xx年12月4日—12月8日

　　二、接待地點：

　　接送機地點：廣州白云國際機場

　　下榻酒店：廣州香格里拉五星級酒店

　　會議地點：廣州香格里拉五星級大酒店會議廳

　　三、接待對象：

　　嘉賓等一行人及其陪同人員

　　四、接待負責人員：

　　總負責：接待辦

　　跨部門接待小組：相關領導，秘書組，行政組，宣傳組，保衛組

　　五、接待前期準備工作：

　　1．制發邀請函，邀請嘉賓，協調時間

　　2．食宿安排，提前預定

　　3．迎接車輛安排

　　4．迎賓（嘉賓到達前20分鐘，相關人員需做好迎賓工作）

　　5. 相關接待人員，負責相關接待工作

　　六、機場接待

　　1．機場一層到達廳內設接待處人員，根據來客乘坐的航班到達情況持“熱烈歡迎XX貴賓”牌，在一層到達電梯口等候，接到嘉賓后負責引導至接待處（簽到臺桌子規格1.8×0.5×0.75）。接待組由此將客人集中帶出乘車。

　　2．在廊橋出口、候機廳二層到達電梯口及接待處放置簡易歡迎標語牌（80×180cm以下易拉寶）。

　　3．由服務科按照按正常要客接待程序接待。

　　4．對于重要領導等特殊客人，由團省委提出要求，機場團委負責申請辦理有關接待人員通行證，安排相關人員協助在廊橋出口處迎接。

　　硬件附注：易拉寶2個（其中1個2米），接待處牌子和桌子，筆若干支，迎賓牌，授帶10條……

　　七、酒店入住

　　1.確定嘉賓入住時間，通知酒店接待人員提前做好相關準備，確定房間住宿安排。

　　2.嘉賓到達酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候，攝像記錄組安排攝像拍照。

　　3.進入酒店后，由接待人員的引領下入住提前安排好的房間。

　　4.如飯后休息需要安排人員將嘉賓帶領回房間。餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。

　　八、用餐（早餐、中餐、晚餐）

　　1.由接待人員引領嘉賓在入住酒店進行用餐。由客房服務人員進行相關服務。

　　2．餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。

　　九、會議前的籌備工作

　　1．選擇會議廳。根據會議參加人員的人數確定會議廳規模。

　　2．會場布置。根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的`輕松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統一

　　3.會議前的接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關接待工作。

　　4.會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

　　十、會議接待

　　1．歡迎詞（電子屏幕）提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位XX貴賓蒞臨我公司考察指導”

　　2.會場整理及布置

　　1）提前30分鐘清潔并布置會場，保持會場整齊有序，空氣清新

　　2）擺放會場物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統一，香煙可交于陪同人員級別最高者代為分發，調試投影儀，音響等設備，放映相關資料。

　　3.聯系陪同人員，講解員。根據客戶考察目的及需要，確定陪同人員并及時告知其準備事宜，以便順利溝通：會談開始前1小時，再次提醒相關人員

　　4．領導嘉賓到達會議廳，由禮儀引入會場就座。

　　十一、座談

　　1．企業宣講（集團，產業宣傳片，企業介紹PPT）

　　2．技術交流（技術人員PPT講解，互動）

　　3. 會場服務（每20-30分鐘添加茶水或視情況而定）

　　4. 拍照（依重要程度，進行拍照留檔）

　　5. 攝像（依重要程度，進行攝像留檔）

　　十二、會后服務準備

　　做好會后服務的準備。提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影準備。會后用車在會議結束前妥善安排。

　　十三、會后服務

　　會議結束，攝影師做完攝影工作后，由接待人員負責將領導嘉賓送回入住酒店。

會議接待方案2

　　一、會前

　　與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需服務項目。

　　提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預案書給會議方。

　　派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。

　　確定方案，簽訂合同，預付定金。

　　二、會中

　　會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

　　會前準備：準備好會議所需要的'會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。

　　會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

　　會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

　　會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（xx）的確認。

　　會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。

　　會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

　　會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。

　　三、會后

　　1、結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳。

　　2、資料：會議后的資料收集，根據客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。

　　3、合影：會議期間參會人員集體合影，會議結束前沖印出來分發給每位與會人員以做留念。

會議接待方案3

　　為了安排好xx公司的代表來上海與本公司洽談合資設廠事項的工作和各事項，順利進行談判工作，特制定以下接待方案：

　　一、接待時間：

　　20xx年10月27—29日

　　二、接待地點

　　接機地點：xx

　　接待酒店：xx

　　地址：xx參觀地點：xx

　　三、接待對象：

　　xx公司談判代表以及陪同人員

　　四、接待負責人員

　　總負責：xx（負責整個行程的指揮和協調工作）接待組：xx（翻譯人員，禮儀小姐，解說員，接待員）秘書組：xx（負責接待和談判會議的相關文件起草文件資料）后勤組：xx（負責行程和會議談判的酒店安排，會場布置和保安等相關工作）

　　談判組：xx（主談，決策人，銷售顧問，法律顧問，技術顧問，公關經理）

　　合計人員：24人

　　五、接待前期準備工作

　　1、來回機票預定

　　2、食宿安排

　　3、迎接車輛安排

　　4、會場接待

　　5、會場整理及布置

　　六、后期工作

　　1、談判會議資料整理

　　2、經費報銷

　　3、總結及信息反饋

　　七、經費預算

　　雙程飛機票（xx）+酒店住宿費（xx）+餐費（8000）+租車費用（650）+觀光費用（2500）+會議雜務費（1000）+后備費用（5000）總計：xx元（人民幣）

　　八、注意事項

　　1、接待外賓的.禮儀注意事項

　　2、應急方案的準備

　　3、控制經費預算

　　4、做好整個行程以及談判會議的記錄工作。

會議接待方案4

　　一、會議概況：

　　(一)會議時間：

　　(二)會議地點：

　　地址：

　　電話：

　　聯系人：

　　(三)參加會議人員

　　東北九城市公安局主管政治工作局長、政治部主任、政治部秘書處處長、干部處處長，特邀佳木斯市公安局有關領導與會，約50人。

　　二、活動日程(見日程安排表)

　　三、工作分工

　　成立會議籌備領導小組

　　組長：×××

　　副組長：×××

　　領導小組下設辦公室，負責人×××，具體負責整個會議期間的各項工作。

　　成員單位：政治部各處、機關黨委、指揮部宣傳處、行政處、后勤保障中心、朝陽分局、凈月分局、錦程分局、巡警支隊、交警支隊領導各1人。

　　辦公室下設材料組、會務組。

　　(一)材料組

　　負責人：×××

　　成員：秘書處有關人員

　　職責：

　　1.領導講話、主持稿、論文集

　　2.代表報到、登記，制定花名冊、通訊錄

　　3.會議須知、日程表

　　4.代表、工作人員住宿、餐飲分配表

　　5.制做文件袋、配記事本、筆、相冊

　　6.材料裝袋、印制代表證、工作人員證、桌簽

　　7.乘車編號及分配代表、工作人員乘坐車輛

　　(二)會務組

　　負責人：×××

　　成員：交警支隊、巡警支隊、政治部各處、行政處、后勤保障中心、指揮部宣傳處、機關黨委。

　　職責：具體負責請領導參加開幕式、聯系開、閉幕式會議室、會議接站、食宿、宴請、各項活動統籌安排、紀念品的.購買發放、后勤保障及各項協調工作。

　　1.車輛

　　負責人：×××

　　(1)會議抽調政治部秘書處轎車3臺、干部處2臺、組織處2臺、老干部處2臺主要用于迎接代表團。行政處2臺轎車主要用于會務。

　　(2)會議抽調行政處、后保中心、巡警支隊豐田面包車各1臺，交警支隊前導車1臺。主要用于參觀、游覽。

　　(3)各單位抽調公務車于8月9日上午8：30分到名門飯店會務組報到，接受任務;交警前導車、3輛中客8月10日11：30到名門飯店會務組報到。

　　(4)聯系交警支隊，確定具有長春特色參觀路線。游覽期間，沿線主要街路由交警安排勤務。

　　(5)各單位抽調的車輛要做到整潔干凈、無故障、無灰塵。

　　(6)車輛市內用油由各出車單位自行解決。

　　(7)聯系各代表團鐵路定票，為代表自帶車輛加油及送站工作。

　　2.接站

　　負責人：×××

　　8月9日，各代表團報到當天，由政治部有關領導及政治部各處處長負責迎接。對坐車來的代表，派車在高速公路出口處迎接;對乘火車來的代表，派車到車站迎接(由責任單位自制接站牌)。

　　具體分工：秘書處負責迎接沈陽、哈爾濱、佳木斯代表;干部處負責迎接鞍山、大連代表;組織處負責迎接吉林、撫順代表;老干部處負責迎接大慶、齊齊哈爾代表。

　　3.紀念品

　　負責人：×××

　　(1)用于登長白山準備雨衣60件，秘書處負責統計會議代表服裝號，于8月10日發到會議代表及工作人員手中。

　　(2)奧迪A6車模60輛，由秘書處購買并在會議代表入住時送到房間。

　　(3)準備給白山市局紀念品10份，以表感謝。

　　4.住宿

　　負責人：×××

　　(1)住宿：會議代表統一住名門飯店。各市局主管政工局長，黨委委員、政治部主任安排單獨住一標準間，其它代表2個人住一標準間，各代表房間內擺放水果、香煙和主要地方報紙。

　　(2)宴請：9日各代表團報到后，市局在名門飯店舉行歡迎晚宴。

　　(3)要求：會議用餐依簽牌固定餐位，一樓正廳懸掛歡迎橫幅;會議室掛會標，擺放鮮花，代表座簽等，要體現隆重、端莊、整潔。

　　5.參觀、娛樂活動

　　(1)游覽長白山及市區內偽皇宮、一汽大眾公司。

　　責任人：×××

　　負責游覽期間住宿、用餐、游玩等活動(警衛人員4人、并安排解說人員)。

　　要求：

　　(2)8月11日晚，舉辦聯歡晚會。

　　責任人：×××

　　負責聯系晚會場所、邀請樂隊、主持人、在局內挑選5名歌手，制定由各代表團參與的演出計劃(請與朝陽分局聯系)。

　　6.宣傳報道

　　責任人：×××

　　(1)負責會議攝、錄像工作。

　　(2)派攝影、錄像記者各1人，全程跟蹤服務(迎接、會議、游覽)。

　　(3)將代表的照片裝入相冊，錄像刻制光盤，在代表返程前交到代表手中。

　　7.醫療保障

　　責任人：×××

　　門診部派1名醫生全程保障。每天要定時到代表房間巡、問診，要分考慮到去長白山、路途遙遠易暈車，高山缺氧、爬山困難的實際，備有關藥品和醫療器械。

會議接待方案5

　　為了做好第二屆中國餐飲業博覽會會務接待工作，組委會辦公室委托西安市成立餐博會會務接待組，并制定了第二屆中國餐飲業博覽會接待工作實施方案，具體如下：

　　一、接待時間

　　20xx年10月17日至21日午前。

　　10月17日全天報到。

　　二、住宿安排

　　組委會負責接待由各省、自治區、直轄市和計劃單列市統一組團參會的代表。請各省、自治區、直轄市和計劃單列市組團單位在8月25日前將參會人數、入住賓館等級及要求報會務接待組（餐博會代表團擬入住賓館回執表附后），并將定金（500元/人）于8月31日前匯入餐博會會務組賬戶。

　　三、用餐安排

　　10月17日至20日的用餐由會務接待組統一安排。用餐安排在入住賓館，形式為自助餐或地方風味餐飲，代表憑餐券在規定時間用餐。有特殊用餐要求的代表，請各地代表團聯絡員及時與住店會務接待小組聯系。

　　四、交通安排

　　10月17日會議報到當天，接待組在西安咸陽國際機場、西安火車站設接待點，各省、自治區、直轄市和計劃單列市組團的代表請提前以傳真形式將航班、車次及抵達西安的時間報接待組。

　　餐博會期間，代表參加活動的市內區間交通用車由接待組統一安排。

　　10月21日會務接待組為代表安排送站，需提前離西安的代表請及時與住店會務接待小組聯系。會后需自行參觀考察的代表，會務接待小組可代為聯系酒店和旅行社，費用自理。

　　五、收費標準

　　（一）會務費：每位代表會務費600元，會務費包括餐博會資料費、區間交通費、參觀交流場館門票、仿唐入城式和盛唐迎賓宴暨餐廚文藝表演費、大唐芙蓉園門票、閉幕式晚宴費、紀念品等。團體報名超過50人的以及要求參加部分活動的代表可與會務接待組具體協商。

　　（二）食宿費：根據所住的不同賓館設a類：1500元/人，b類：1200元/人兩個等級標準。對于住宿、用餐有其他要求的`代表團，也請在8月25日前與接待組聯系。

　　（三）減免事項：各省、自治區、直轄市和計劃單位列市代表團團長免收食宿費、會務費；各地組團參會人數超過20人的，免收聯絡員（1名）的食宿費和會務費。

　　六、其他

　　因代表離西安返程日期相對集中，接受統一安排食宿的代表需預定返程機（車）票的，請提前與會務接待組或入住賓館會務接待小組聯系。

　　七、聯系辦法

　　餐博會組委會辦公室會務接待組：

　　聯系人：肖來利xxxxxx

　　劉勇029－8xxxxxx

　　傳真：029－xxx

　　繳費賬號：xxxxx

　　開戶銀行：中國工商銀行西安北大街支行

　　開戶名稱：第二屆中國餐飲業博覽會會務組

會議接待方案6

　　為確保各項會議接待工作的順利進行，特制定會議方案如下：

　　一、會議主題：待定

　　二、會議時間：20xx年xx月xx日至20xx年xx月xx日

　　三、會議地點：xxx-xxx-x酒店。

　　四、環境布置

　　（一）會場外區域布置

　　酒店外圍環境：燈桿棋畫面、LED屏宣傳、燈箱畫面、空飄。

　　（二）會場內主要區域布置

　　1、機場、火車站相關內容橫幅、接機牌及鮮花。

　　2、下榻酒店（酒店大堂、入住房間、會議室、用餐餐廳）布置主題噴繪、水牌、導示牌、桌簽、插花及橫幅。

　　五、會議內容

　　第一板塊會議

　　（一）會議時間：20xx年xx月xx日、x日、x日

　　（二）會議地點：待定（200人會議廳）

　　（三）會議內容：待定

　　（四）會議布置：

　　(1）課桌擺放：圍桌式或者課桌式擺放

　　(2）會議鮮花：講臺花、胸花、桌花

　　(3）會議用品：白紙、簽字筆、茶杯、紙巾

　　(4）會場氛圍：水牌制作、背景噴繪畫面（x日、x日）無線麥若干、背景音樂、x展架

　　（五）會后合影：時間：在會議結束前，告知大家不要急于離場，按序下樓，在指定地點合影留念。

　　給領導安排座椅，座椅上有貼領導的名字，可以對號入座。 第二板塊晚宴

　　（一）晚宴時間：20xx年xx月xx日晚（具體時間待定）

　　（二）晚宴地點：餐廳待定

　　（三）晚宴方式：圍桌形式或者自助餐形式

　　（四）晚宴布置：室外：空飄（8個）（空飄內容：）、懸掛彩旗、燈籠若干、

　　大型噴繪展板（酒店外及圓形大廳內）。

　　室內：舞臺搭建、舞臺背景噴繪畫面、舞臺裝飾、冷焰安裝、燈光音響、特效。餐桌布置：餐桌桌花、臺簽（晚宴安排內容介紹）

　　第三板塊會議接待

　　（一）工作內容

　　1、會議流程策劃；

　　2、編撰、印刷會議接待手冊；

　　3、機場、火車站等埠提供窗口接送機服務；

　　4、會議前期報名的接待、物品分發等；

　　6、協助酒店住宿、餐食服務等工作；

　　7、提供會議期間車輛的調配、服務工作；

　　8、提供機（車）票的訂購服務工作；

　　9、提供專業接待人員服務工作；

　　10、根據需要，提供其他公務活動服務工作；

　　11、提供物流、土特產品代購等其他服務工作；

　　（二）、組織機構及職責

　　1、綜合協調組

　　工作職責：

　　（1）負責總體接待方案的制定等文件編制工作；

　　（2）負責與會代表團信息收集、整理等對外聯系工作；

　　（3）負責與組委會內部的全面對接工作；

　　（4）負責落實省市、組委會領導的接機（車）安排；

　　（5）負責組織、牽頭一切有關接待工作的參與人員溝通、協調工作；

　　（6）負責接待服務手冊的編制工作；

　　2、接待服務組

　　工作職責：

　　（1）負責嘉賓的接機工作，配有專業的大唐禮賓隊員手捧鮮花接機。

　　（2）負責對外具體聯系落實與會代表的初步行程、人數、往返時間、與會具體意向；

　　（3）負責為與會代表提供接待服務人員、住宿、餐飲、交通、內部會議組織、考察游覽、物流等其他會議服務；

　　（4）根據嘉賓的實際情況，具體提供接送機、車站安排；酒店房間安排；參加會議活動的詳盡日程安排

　　（5）負責協助嘉賓入住酒店之前的'登記。（在接到嘉賓后，將事先準備好的房間鑰匙登記名稱后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進入房間，房間內布置鮮花、茶歇、會議流程等）

　　（6）負責會同綜合協調組完成接待服務手冊的編制工作；

　　3、服務保障組

　　工作職責：

　　（1）負責接待服務組的有關活動安排，如：會議現場拍照、會前投影儀調試、檢查對方資料（PPT）是否統一拷貝、播放是否正常、速記安排、會議位置安排

　　（2）負責本組工作人員的一切后勤保障工作。 第四板塊會后考察

　　一、會后考察：

　　1、如果會議結束后，安排會議考察，請提前確認人數和線路。我們會將出發時間、乘車地點及線路安排發放到每位嘉賓手里。

　　2、會后考察屬于自愿報名，酒店大廳將設有會后考察線路報名咨詢點。

　　二、當地景點參觀

　　二、其他服務：

　　如果您還有其他服務需要幫忙，我們將為您提供更好的服務。 訂票服務：將提前收集各位參會嘉賓的返程信息，做以記錄后，將機票定好后，通知各位訂票嘉賓，告知可持身份證直接隨送機人員前往機場。

　　附：會議要求調查表

　　服裝工程系

　　11制版一班65竇水雪

　　會議接待策劃方

　　案服裝工程系

　　11制版一班65竇水雪

會議接待方案7

　　隨著經濟快速增長，中國已成為全球發展最快的展覽市常在會展業蓬勃發展的同時，行業也存在一些問題，如：市場化程度低，不正當競爭猖獗，缺乏品牌會展，誠信不夠等等。針對這些問題，政府也出臺了相應的措施，提出會展業發展的建議，以及行業建立協會等來規范中國會展業的發展，取得了不錯的成績。

　　隨著中國經濟的快速發展，會展業在國家的發展地位越來越重要，國外會展企業不斷的進入中國，XX年，中國的會展業必定會取得巨大成就。

　　在接待重要會議或大型會議前需醞釀撰寫會議接待方案，怎樣撰寫會議接待方案呢？下面是有關會議接待方案的基本知識：

　　(一)會議接待方案的含義

　　會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、注行、游、樂等接待活動及具體事務的文案，屬于會議專題策劃方案，可以包含在會議總體方案中，也可以單獨擬寫，作為會議總體方案的附件。

　　(二)會議接待方案的基本內容

　　1．接待對象和接待緣由。會議的接待對象的種類眾多，包括上級領導、政府官員、協辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員(正式和列席)、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等，有以政府代表團名義來訪的，也有聯合組團參加的，還有的是以個人身份參會、參展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。同時還要簡要說明為何接待，即接待的緣由、目的和意義。

　　2．接待方針。接待方針即會議接待工作的總原則和指導思想。接待方針應當根據會議目標和會議領導機構對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。

　　3．接待規格。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時，主辦方出面的人員的身份，以及主辦方安排的食宿標準等。

　　4．接待內容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待、參觀游覽、聯歡娛樂、票務、返離送別等方面。

　　5．接待日程。寫明各項接待活動的日程安排。

　　6．接待責任。寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。如大型會議活動可設置報到組、觀光組、票務組等工作小組，分別負責與會者的接站、報到、簽到、觀光旅游、返離時的`票務聯系等工作。

　　7．接待經費。寫明與會者的食宿和交通的費用安排，有時也包含安排參觀、游覽、觀看文藝演出等的支出，涉外會議活動還包括一定數量的禮品費。對外公布的接待方案一般不寫這一部分的內容。

　　(三)會議接待方案的結構和寫法

　　1．標題。由會議活動名稱＋“接待方案”組成。

　　2．主送機關。接待方案直接上報上級時，應當寫明上級機關的名稱。如以請示的附件上報，則不必寫主送機關。

　　3．正文。逐項載明接待方案的具體內容，結構安排上一般采用序號加小標題的結構體例。開頭部分寫明接待的對象、緣由、目的、意義；主體部分寫明接待的方針、規格、內容、日程、責任和經費；直接上報請求批準的接待方案，結尾處要寫“以上方案妥否，請審批”等字樣。

　　4．落款。署提交接待方案的部門名稱。如果文案是由具體承辦人員擬寫的，由擬寫人員具名。

　　5．成文時間。寫明提交的具體日期。

會議接待方案8

　　根據參加會議的人數不同、會議接待的準備工作的內容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法，禮儀要求也不同。

　　首先是會議的籌備工作。

　　●根據會議規模，確定接待規格。

　　●發放會議通知和會議日程。

　　會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯系方式等內容。通知后面要注意附回執，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

　　會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發放。

　　●選擇會場。

　　選擇會場，要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標準：

　　第一：大小要適中。會場太大，人數太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數過多，擠在一起，像鄉下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的'房間。”

　　第二：地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。

　　第三：附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為“上次會議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。

　　第四：要有停車場。現代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。

　　●會場的布置。

　　會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。

　　一般大型的會議，根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統一。

　　坐席的配置要是和會議的風格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：

　　①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面對面做，來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。

　　②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數的會議。

　　③教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。

　　●準備會議資料。

　　會務組應該準備有關會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發言準備。

　　會議前的接待禮儀。

　　●會前檢查。

　　這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

　　●提前進入接待崗位。

　　接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態。一般的接待工作分以下幾個崗位。

　　①簽到。設一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者匯報到會人數。

　　②引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

　　③接待。與會者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務。

　　會議中的服務禮儀

　　會議進行中的服務要做到穩重、大方、敏捷、及時。

　　●倒茶服務人員注意觀察每一位與會者，以便及時為期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規范。杯蓋的內口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋，右手吃水戶，將熱開水準確倒入杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯，應不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。

　　●其他服務會議按擬定的程序進行，應緊湊，不要出現冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴陣以待”，做好各項準備工作。如，會議進行第一項：全體起立、奏國歌。這是音響應立即播放出國歌。又如，大會宣布辦法榮譽證書，組織人員應迅速將受獎人員排好隊，禮儀小姐把領導從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領導頒發給受獎者。為使會場上的活動有條不紊，必要時應將有關人員組織起來進行模擬訓練，避免會場上出現混亂。

　　如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務人員應走到他身邊，輕聲轉告他。如果要通知主席臺上的領導，最好用字條傳遞通知，避免無關人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。

　　●做好會后服務的準備。會議進行之中，就應為會后服務做好準備。如，會后要照相，就應提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會后的用車也應在會議結束前妥善安排。

　　會后服務

　　會議結束后，全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。

　　●組織活動會議結束后，有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領導統一指揮和協調，而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。

　　●送別根據情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。

　　●清理會議文件 ①根據保密原則，回收有關文件資料。②整理會議紀要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會議總結

會議接待方案9

　　確保各項會議接待工作的順利進行，特制定會議方案如下：

　　一、會議主題：

　　待定

　　二、會議時間：

　　20xx年X月X日至20xx年X月X日

　　三、會議地點：

　　XXX酒店。

　　四、環境布置

　　(一)會場外區域布置

　　酒店外圍環境：燈桿棋畫面、LED屏宣傳、燈箱畫面、空飄。

　　(二)會場內主要區域布置

　　1、機場、火車站相關資料橫幅、接機牌及鮮花。

　　2、下榻酒店(酒店大堂、入住房間、會議室、用餐餐廳)布置主題噴繪、水牌、導示牌、桌簽、插花及橫幅。

　　五、會議資料

　　第一板塊會議

　　(一)會議時間：20xx年X月X日、X日、X日

　　(二)會議地點：待定(200人會議廳)

　　(三)會議資料：待定

　　(四)會議布置：1)課桌擺放：圍桌式或者課桌式擺放

　　2)會議鮮花：講臺花、胸花、桌花

　　3)會議用品：白紙、簽字筆、茶杯、紙巾

　　4)會場氛圍：水牌制作、背景噴繪畫面(X日、X日)無線麥若干、背景音樂、X展架

　　(五)會后合影：時間：在會議結束前，告知大家不要急于離場，按序下樓，在指定地點合影留念。

　　地點：凱賓斯基酒店外的階梯上(階梯代替椅子)

　　能夠給領導安排座椅，座椅上有貼領導的名字，能夠對號入座。

　　第二板塊晚宴

　　(一)晚宴時間：20xx年X月X日晚(具體時間待定)

　　(二)晚宴地點：餐廳待定

　　(三)晚宴方式：圍桌形式或者自助餐形式

　　(四)晚宴布置：室外：空飄(8個)(空飄資料：)、懸掛彩旗、燈籠若干、大型噴繪展板(酒店外及圓形大廳內)。

　　室內：舞臺搭建、舞臺背景噴繪畫面、舞臺裝飾、冷焰安裝、燈光音響、特效。

　　餐桌布置：餐桌桌花、臺簽(晚宴安排資料介紹)

　　第三板塊會議接待

　　(一)工作資料

　　1、會議流程策劃;

　　2、編撰、印刷會議接待手冊;

　　3、機場、火車站等埠供給窗口接送機服務;

　　4、會議前期報名的接待、物品分發等;

　　6、協助酒店住宿、餐食服務等工作;

　　7、供給會議期間車輛的調配、服務工作;

　　8、供給機(車)票的訂購服務工作;

　　9、供給專業接待人員服務工作;

　　10、根據需要，供給其他公務活動服務工作;

　　11、供給物流、土特產品代購等其他服務工作;

　　(二)組織機構及職責

　　1、綜合協調組工作職責：

　　(1)負責總體接待方案的制定等文件編制工作;

　　(2)負責與會代表團信息收集、整理等對外聯系工作;

　　(3)負責與組委會內部的全應對接工作;

　　(4)負責落實省市、組委會領導的接機(車)安排;

　　(5)負責組織、牽頭一切有關接待工作的參與人員溝通、協調工作;

　　(6)負責接待服務手冊的編制工作;

　　2、接待服務組

　　工作職責：

　　(1)負責嘉賓的接機工作，配有專業的大唐禮賓隊員手捧鮮花接機。

　　(2)負責對外具體聯系落實與會代表的初步行程、人數、往返時間、與會具體意向;

　　(3)負責為與會代表供給接待服務人員、住宿、餐飲、交通、內部會議組織、考察游覽、物流等其他會議服務;

　　(4)根據嘉賓的實際情景，具體供給接送機、車站安排;酒店房間安排;參加會議活動的詳盡日程安排;嘉賓的其他公務活動和三餐的具體安排;會議期間車輛的調配、機(車)票的.訂購;接待服務人員的組織領導;

　　(5)負責協助嘉賓入住酒店之前的登記。(在接到嘉賓后，將事先準備好的房間鑰匙登記名稱后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進入房間，房間內布置鮮花、茶歇、會議流程等)

　　(6)負責會同綜合協調組完成接待服務手冊的編制工作;

　　3、服務保障組

　　工作職責：

　　(1)負責接待服務組的有關活動安排，如：會議現場拍照、會前投影儀調試、檢查對方資料(PPT)是否統一拷貝、播放是否正常、速記安排、會議位置安排。

　　(2)負責本組工作人員的一切后勤保障工作。

　　第四板塊會后考察

　　一、會后考察：

　　1、如果會議結束后，該會組委會有安排會議考察，請提前確認人數和線路。我們會將出發時間、乘車地點及線路安排發放到每位嘉賓手里。

　　2、如果會后考察屬于自愿報名，酒店大廳將設有會后考察線路報名咨詢點。(費用自理)

　　二、當地游覽服務(20人或以上車)(淡季報價)

　　1、東線一日游：兵馬俑，華清池，城墻，午餐價格：298人;2、西線一日游：乾陵，永泰，法門寺文化景區午餐價格：380人;3、市內一日游：城墻，碑林，大雁塔，午餐價格：210人;以上報價包含門票、車費、導游服務費及30元標準中餐一次4、東線二日游：兵馬俑，華清池，華山，3正1早，華山3住宿，纜車上下價格：780人5、北線二日游：黃帝陵，壺口瀑布，延安寶塔山，紀念館，棗園，楊家嶺，3正1早，延安三賓館住宿價格：958人

　　以上報價包含門票、車費、導游服務費及三酒店住宿一晚30元標準正餐三次，20元標準早餐一次。

　　二、其他服務：

　　如果您還有其他服務需要幫忙，我們將為您供給更好的服務。

　　1、專業禮儀接待：按照規格供給專業禮儀或者大唐禮賓衛隊員。

　　2、可供給代訂餐飲3、訂票服務：將提前收集各位參會嘉賓的返程信息，做以記錄后，將機票定好后，通知各位訂票嘉賓，告知可持身份證直接隨送機人員前往機場。接送機收費標準。

　　備注：會根據客戶航班到達時間進行統籌接機安排

會議接待方案10

　　一、接待時間

　　20xx年xx月xx日—x月x日

　　二、接待地點

　　接送機地點：xx

　　下榻酒店：xxx

　　會議地點：xx大酒店會議廳

　　三、接待對象

　　嘉賓等一行人及其陪同人員

　　四、接待負責人員

　　總負責：接待辦

　　跨部門接待小組：相關領導，秘書組，行政組，宣傳組，保衛組

　　五、接待前期準備工作

　　制發邀請函，邀請嘉賓，協調時間食宿安排，提前預定迎接車輛安排

　　迎賓（嘉賓到達前20分鐘，相關人員需做好迎賓工作）

　　相關接待人員，負責相關接待工作

　　六、機場接待

　　機場一層到達廳內設接待處人員，根據來客乘坐的航班到達情況持“熱烈歡迎XX貴賓”牌，在一層到達電梯口等候，接到嘉賓后負責引導至接待處（簽到臺桌子規格××）。接待組由此將客人集中帶出乘車。

　　在廊橋出口、候機廳二層到達電梯口及接待處放置簡易歡迎標語牌（80×180cm以下易拉寶）。

　　由服務科按照按正常要客接待程序接待。

　　對于重要領導等特殊客人，由團省委提出要求，機場團委負責申請辦理有關接待人員通行證，安排相關人員協助在廊橋出口處迎接。

　　硬件附注：易拉寶2個（其中1個2米），接待處牌子和桌子，筆若干支，迎賓牌，授帶10條

　　七、酒店入住

　　確定嘉賓入住時間，通知酒店接待人員提前做好相關準備，確定房間住宿安排。

　　嘉賓到達酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候，攝像記錄組安排攝像拍照。

　　進入酒店后，由接待人員的引領下入住提前安排好的房間。

　　如飯后休息需要安排人員將嘉賓帶領回房間。餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。

　　八、用餐（早餐、中餐、晚餐）

　　由接待人員引領嘉賓在入住酒店進行用餐。由客房服務人員進行相關服務。

　　餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。

　　九、會議前的籌備工作

　　選擇會議廳。根據會議參加人員的人數確定會議廳規模。

　　會場布置。根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花；為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統一

　　會議前的.接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關接待工作。

　　會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

　　十、會議接待

　　歡迎詞（電子屏幕）提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位XX貴賓蒞臨我公司考察指導”

　　會場整理及布置

　　1）提前30分鐘清潔并布置會場，保持會場整齊有序，空氣清新

　　2）擺放會場物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統一，香煙可交于陪同人員級別最高者代為分發，調試投影儀，音響等設備，放映相關資料。

　　聯系陪同人員，講解員。根據客戶考察目的及需要，確定陪同人員并及時告知其準備事宜，以便順利溝通：會談開始前1小時，再次提醒相關人員領導嘉賓到達會議廳，由禮儀引入會場就座。

　　十一、座談

　　企業宣講（集團，產業宣傳片，企業介紹PPT）

　　技術交流（技術人員PPT講解，互動）

　　會場服務（每20-30分鐘添加茶水或視情況而定）

　　拍照（依重要程度，進行拍照留檔）

　　攝像（依重要程度，進行攝像留檔）

　　十二、會后服務準備

　　做好會后服務的準備。提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影準備。會后用車在會議結束前妥善安排。

　　十三、會后服務

　　會議結束，攝影師做完攝影工作后，由接待人員負責將領導嘉賓送回入住酒店

會議接待方案11

　　一、全程服務項目

　　1、展會策劃：各類展覽會、交易會、博覽會的策劃、組織及運作。

　　2、承辦各型企事業機構的'專題會議、年會、禮儀、開業慶典、酒會、展示會等。

　　3、承辦在華的國際會議，包括行業、專業或專家會議等。

　　4、組織出國參加各類會議、預約會見、參觀、訪問等活動。

　　5、承辦各公司(廠礦)業務洽談會、訂貨會、新產品推廣會、集團公司董事會、獎評會、客戶聯誼會等。

　　6、承辦各種類型商務考察會議。

　　7、培訓類會議計劃實施。

　　8、承辦按照客戶自訂策劃方案舉辦的會議活動。

　　二、單項服務項目

　　1、會務服務：協助主辦單位選擇會議場所，為代表提供禮儀、公關、文秘服務，會議協調管理工作。

　　2、展覽展示：展臺搭建、會場布置、展具租賃、視頻音響設備租賃等。

　　3、會議接待：為參會代表提供接送站服務、會議代表簽到服務。

　　4、酒店預定：以優惠價格提供國內酒店預定服務，代訂各地優惠客房。

　　5、用餐安排：以特惠價格安排特色的餐飲服務，優價代購當地土特產。

　　6、票務服務：為參會代表提供各地返乘飛機票、火車票、船票預訂服務;會務展品的托運代辦，會議代表考察旅游結束地的善后服務。

　　7、娛樂安排：為代表安排富有當地特色的娛樂、活動項目。

　　8、會后參觀、訪問、旅游、考察等后勤服務。

會議接待方案12

　　會議策劃簡介：

　　1、提供多家大酒店由您選擇，價格優惠。

　　2、會場（或分會場）的選擇和預定，會場的設計和布置（會場內外氣氛的渲染和烘托，橫幅、旗幟彩球、拱門、主席臺、桌簽、簽到臺等）以及各種設備的擺放。

　　3、材料和證件的印制、會議手冊和參會人員通訊錄的設計制作、請柬、胸卡、餐券的印制。

　　4、禮品策劃、設計、樣品提供和制作。

　　5、設備：會議設備、辦公設備、視頻設備及多媒體、音頻設備、燈光設備。

　　6、翻譯：各類外語語種的口譯、筆譯服務。

　　7、媒體支持、協助聯系媒體、邀請記者。

　　8、提供會議所需各類信息。

　　9、協助招徠參會人員、協助尋求贊助單位和邀請本地嘉賓。

　　10、禮賓接待、會議事務及其他秘書服務、現場接待、禮賓禮儀、招待酒會、會間茶憩、攝影錄象、及vcd的制作等

　　11、提供西餐、中餐、自助餐、宴會等不同標準的菜單，根據要求進行調整，協助選擇和推薦不同的用餐地點。

　　12、接送車輛及各種豪華轎車、中巴車、大巴車的租用。

　　13、公司專門為會議設計和安排了多條旅游路線，并根據參會人員的喜好，協助安排各種休閑活動。

　　14、報到同時有專人登記和辦理返程票預定。

　　會議接待程序：

　　1、我們倡導商務會議的全新概念，積極為合作客戶提供效、優質、周到的服務，可以根據客戶需求，靈活安排會議規模、費用，提供活動整體策劃方案，以便為客戶提供不同規模、檔次的商務會議服務設施。

　　2、我們還提供會議舉辦地的交通、氣候、商務環境等一系列資詢信息供客戶選擇，為客戶提供商務會議期間全部的會務用品及會議現場布置，為客戶提供相應的媒體支持。

　　3、會議期間，會根據客戶的需求，在會議舉辦地進行媒體宣傳，靈活操作，使商務會議期間的娛樂休閑活動具有鮮明特色。

　　4、我們將根據會議的.具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場地點，并提前為您預約。

　　5、我們將為您提當地大酒店3—7優惠價格的預定服務，并完全考慮您的要求，為您推薦適合您需要的酒店以及樓層。

　　6、我們擁有雄厚的辦會實力、豐富的辦會經驗及訓練有素的專業會務人員，與各酒店都有協議關系，可按客戶的不同要求提供規范、經濟的會議策劃及籌辦工作。

會議接待方案13

　　為了做好第二屆中國餐飲業博覽會會務接待工，組委會辦公室委托西安市成立餐博會會務接待組，并制定了第二屆中國餐飲業博覽會接待工實施方案，具體如下：

　　一、接待時光

　　20xx年10月17日至21日午前。

　　10月17日全天報到。

　　二、住宿安排

　　組委會負責接待由各省、自治區、直轄市和計劃單列市統一組團參會的代表。請各省、自治區、直轄市和計劃單列市組團單位在8月25日前將參會人數、入住賓館等級及要求報會務接待組（餐博會代表團擬入住賓館回執表附后），并將定金（500元/人）于8月31日前匯入餐博會會務組賬戶。

　　三、用餐安排

　　10月17日至20日的用餐由會務接待組統一安排。用餐安排在入住賓館，形式為自助餐或地方風味餐飲，代表憑餐券在規定時光用餐。有特殊用餐要求的代表，請各地代表團聯絡員及時與住店會務接待小組聯系。

　　四、交通安排

　　10月17日集會報到當天，接待組在西安咸陽國際機場、西安火車站設接待點，各省、自治區、直轄市和計劃單列市組團的代表請提前以傳真形式將航班、車次及抵達西安的時光報接待組。

　　餐博會期間，代表參加活動的市內區間交通用車由接待組統一安排。

　　10月21日會務接待組為代表安排送站，需提前離西安的代表請及時與住店會務接待小組聯系。會后需自行參觀考察的代表，會務接待小組可代為聯系酒店和旅行社，費用自理。

　　五、收費尺度

　　一）會務費：每位代表會務費600元，會務費包括餐博會資料費、區間交通費、參觀交流場館門票、仿唐入城式和盛唐迎賓宴暨餐廚文藝扮演費、大唐芙蓉園門票、閉幕式晚宴費、紀念品等。團體報名超過50人的以及要求參加局部舉動的`代表可與會務接待組具體協商。

　　二）食宿費：根據所住的不一樣賓館設A類：1500元/人，B類：1200元/人兩個等級標準。對于住宿、用餐有其他要求的代表團，也請在8月25日前與接待組聯系。

　　三）減免事項：各省、自治區、直轄市和計劃單位列市代表團團長免收食宿費、會務費；各地組團參會人數超過20人的，免收聯絡員（1名）的食宿費和會務費。

　　六、其他

　　因代表離西安返程日期相對集中，理解統一安排食宿的代表需預定返程機（車）票的，請提前與會務接待組或入住賓館會務接待小組聯系。

　　七、聯系辦法

　　餐博會組委會辦公室會務接待組： 聯系人：XXX

　　傳真：029－xxx

　　繳費賬號：xxx

　　開戶銀行：XXX

　　開戶名稱：第二屆中國餐飲業博覽會會務組

會議接待方案14

　　為了安排好xx公司的代表來上海與本公司洽談合資設廠事項的工作和各事項，順利進行談判工作，特制定以下接待方案：

　　一、接待時間：20xx年10月27—29日

　　二、接待地點

　　接機地點：xx

　　接待酒店：xx

　　地址：xx

　　參觀地點：xx

　　三、接待對象：xx公司談判代表以及陪同人員

　　四、接待負責人員

　　總負責：Xx(負責整個行程的指揮和協調工作)

　　接待組：Xx(翻譯人員，禮儀小姐，解說員，接待員)

　　秘書組：Xx(負責接待和談判會議的'相關文件起草文件資料)

　　后勤組：Xx(負責行程和會議談判的酒店安排，會場布置和保安等相關工作)談判組：Xx(主談，決策人，銷售顧問，法律顧問，技術顧問，公關經理)合計人員：24人

　　五、接待前期準備工作

　　1.來回機票預定

　　2.食宿安排

　　3.迎接車輛安排

　　4.會場接待

　　5.會場整理及布置

　　六、后期工作

　　1.談判會議資料整理

　　2.經費報銷

　　3.總結及信息反饋

　　七、經費預算雙程飛機票(22000)+酒店住宿費(10000)+餐費(8000)+租車費用(650)+觀光費用(2500)+會議雜務費(1000)+后備費用(5000)總計：63150元(人民幣)

　　八、注意事項

　　1、接待外賓的禮儀注意事項2、應急方案的準備3、控制經費預算4、做好整個行程以及談判會議的記錄工作。

會議接待方案15

　　一、會前：

　　1.與會議主辦方洽談

　　2.提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預案書給會議方

　　3.派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。

　　4.確定方案，簽訂合同，預付定金。

　　二、會中

　　1.會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、攻關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

　　2.會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。

　　3.會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

　　4.會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

　　5.會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人的確認。

　　6.會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。

　　7.會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

　　8.會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。

　　三、會后

　　1.結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳

　　資料：會議后的資料收集，根據客戶要求制作會議通訊錄或花名冊

　　會務接待是干什么的

　　召開會議的單位或部門，對前來參會人員進行的吃、住、行的服務的人員，就是會務接待。這一工作表面看很簡單，其實對接待人員的要求還是蠻高的。

　　會議接待都干什么

　　會議從籌備到善后，有一系列會議秘書工作也就是會務工作，會務工作包括秘書工作和行政事務工作兩部分，重要會議還包括安全保衛工作。會務工作的特點是：

　　1、會議秘書工作從來都依附于一定的階段、政黨并為他們服務。

　　2、會務工作是隨著開會的需要應運而生的，它的一切活動，都是為了給會議提供方便條件，做好各項服務工作，保證開好會議。

　　3、會務工作的輔助地位決定了它的被動性。

　　4、無論是值班接傳電話，還是記錄整理簡報，很多環節都有較強的`事務性，繁雜而瑣碎。

　　5、由于會務工作是直接為領導機關和領導同志召開的會議服務的，會議涉及的內容十分廣泛，參加會議的各種人才濟濟，知識淵博，要做好會務工作，需要了解社會科學和自然科學的多學科知識。

　　6、要求會議秘書工作人員能夠從全局出發觀察與考慮問題，有高度綜合的眼光與能力。當然，會議秘書工作也有它的專業性，如辦事能力、寫作能力、記錄技術等。

　　7、保密性。我國無論大小機關、單位，許多重要事情都通過會議討論后作出決定。因而，許多會議如省委常委會、縣委常委會等日常工作會議的內容都有很強的機密性，保守會議秘密，理所當然地是會議秘書工作的任務之一，需要慎之又慎。

　　會議接待需要注意哪些

　　1、熟知展會期間各個主要流程的安排，及時掌握相關會議變動等情況，以便提供咨詢。

　　2、掌握賓客人數、報到和入住的時間、房間、電話、就餐安排以及會后離開的時間。

　　3、根據承辦單位的要求、標準，對參與接待的保障人員進行動員和禮節禮貌專項培訓。

　　4、對賓客及時提醒安全注意事項，提醒參加展會時間、地點、人員、內容等相關事項。

　　5、著裝大方、語言得體，增強服務意識，提高服務質量，參與接待的場所保持干凈整潔。

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