會議記錄的寫作方法

時間：2022-10-11 16:55:40 會議記錄我要投稿

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會議記錄的寫作方法

　　宣讀上次會議決議事項執行情形:

會議記錄的寫作方法

　　主席致詞:略

　　各單位工作報告:

　　提案討論:

　　提案一

　　提案單位:秘書室

　　案由:視導報告編印,提請討論。

　　說明:視導報告編印較為匆促可再改進。

　　決議:請相關單位提早提報以便匯整。

　　提案二

　　提案單位:教務處

　　案由:督學視導行程、業務責任分配,提請討論。

　　說明:督學視導行程緊湊,由於幾乎所有安排調度等事項皆由教務處負責,致當日因督學視導提早到校時部份單位不及通知就位。因此建議建立各種督學視導、外賓參訪、評鑒等,固定編成模式,例如由秘書室統合協調聯絡各單位,教務處負責編印簡報文字或圖像資料,學務處負責參觀現場行程之活動設計之聯絡和控制,總務處負責簡報場地接送和膳食, 應建立各單位承辦人標準作業和程序而不是完全由各主管掌控。

　　會議記錄是記載會議基本情況的文字材料,是日后工作中可供查考的憑證。它可以為檢查會議決議的貫徹執行情況、整理會議紀要、下達與上報會議精神、分析研究與總結工作提供依據。它的制作質量如何,不僅直接影響其日后轉化為檔案的質量。因此必須重視會議記錄工作。

　　案由:視導報告編印,提請討論。

　　筆者在整理、提供利用檔案中發現,某些會議記錄的質量問題是由于“先天不足”的原因造成的,具體表現有:

　　一、會議記錄本內無目錄。

　　特別是不填寫會議議題時,在利用時就要逐頁查閱,不僅效率很低,而且人為地增加了對案卷的磨損,不利于檔案的保護和保密。

　　三、會議記錄本沒有按工作性質分開。

　　如有的系黨總支同系行政共用一個會議記錄本(聯席會議例外),給保管和利用帶來不便。

　　二、記錄不完整。

　　有些會議記錄未記載會議日期、地點、主持人、記錄人;有些會議記錄只記了參加人、發言人的姓而沒有記全名;有些會議記錄只有參加人、時間和主持人而無會議內容;有些會議記錄雖有會議內容卻沒有記錄會議的議題等,使人很難了解會議的全貌。

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