電力信息檔案數(shù)字化成本控制管理

時(shí)間：2022-10-05 18:27:46 數(shù)控畢業(yè)論文我要投稿

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　　電力信息檔案數(shù)字化成本控制管理

　　摘要：伴隨信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。紙質(zhì)檔案管理為主的傳統(tǒng)管理模式受到巨大沖擊，大量由計(jì)算機(jī)直接生成的文字、數(shù)據(jù)檔案，以及用計(jì)算機(jī)掃描的圖形、圖像檔案材料成為現(xiàn)代檔案數(shù)字化的存在形式。

　　關(guān)鍵詞：電力信息;數(shù)字化;信息技術(shù)

　　一、引言

　　伴隨信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。紙質(zhì)檔案管理為主的傳統(tǒng)管理模式受到巨大沖擊，大量由計(jì)算機(jī)直接生成的文字、數(shù)據(jù)檔案，以及用計(jì)算機(jī)掃描的圖形、圖像檔案材料成為現(xiàn)代檔案數(shù)字化的存在形式。

　　從成本管理角度，檔案數(shù)字化工作是由成本和收益組成的，在推動(dòng)江蘇省電力行業(yè)檔案數(shù)字化過程中，成本控制成為蘇源信息面臨的一大難題。為規(guī)范我公司檔案數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施的管理，提高項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度，節(jié)約項(xiàng)目成本，公司從制度管理、工資指標(biāo)設(shè)計(jì)等方面進(jìn)行了一系列的嘗試和探索。

　　本文根據(jù)蘇源信息在推動(dòng)檔案數(shù)字化實(shí)踐中產(chǎn)生的問題和解決方法，探討電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的成本控制問題，為我國檔案數(shù)字化管理提供一些思路。

　　二、成本控制的制度規(guī)定

　　(一)員工工資考核制度

　　1、所有參與人員采用“按件計(jì)酬”的考核制度，無基本工資及各項(xiàng)補(bǔ)貼，體現(xiàn)多勞多得。

　　2、單個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)值的30%作為該項(xiàng)目組人員總工資額。單個(gè)項(xiàng)目在現(xiàn)場(chǎng)產(chǎn)生的住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)按以下公式測(cè)算：

　　住宿費(fèi)用=1.2

　　就餐費(fèi)用=1.2

　　注：10人參與項(xiàng)目，1.2表示浮動(dòng)系數(shù)，含交通費(fèi)用，并考慮項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)出場(chǎng)時(shí)間。

　　5000頁表示三臺(tái)高速文檔掃描儀日工作量。

　　3、員工最終工資額按單個(gè)項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)后，以實(shí)際完成的工作量統(tǒng)一計(jì)算總工資額支付，公司每月將會(huì)預(yù)支一定生活費(fèi)給員工。

　　(二)成本控制激勵(lì)措施

　　1、激勵(lì)對(duì)象為公司數(shù)據(jù)處理項(xiàng)目組長和現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目組內(nèi)部的分配和激勵(lì)體制由該現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人自行討論制定。

　　2、單個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程中，現(xiàn)場(chǎng)時(shí)間的控制措施。

　　例如某項(xiàng)目掃描頁數(shù)為10萬頁，現(xiàn)場(chǎng)兩臺(tái)高速文檔掃描儀，以日掃描量5000頁/兩臺(tái)作為計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)場(chǎng)需要20天的時(shí)間，其中拆分、裝訂等環(huán)節(jié)貫穿其中一并完成。

　　若項(xiàng)目組A通過優(yōu)化流程，發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)合作精神，15天就完成現(xiàn)場(chǎng)工作，公司將結(jié)余費(fèi)用的10%作為獎(jiǎng)勵(lì)給項(xiàng)目組A;反之，若項(xiàng)目組B用25天完成現(xiàn)場(chǎng)工作，公司將從項(xiàng)目組B人員總工資中扣除超出費(fèi)用的10%，作為懲罰。(這一部分可歸入員工責(zé)任一塊)

　　3、項(xiàng)目組長及現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)公司制定的計(jì)劃，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)保質(zhì)保量地完成檔案數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施的數(shù)量。若按時(shí)完成目標(biāo)，公司將給予項(xiàng)目組長和現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人一定金額的獎(jiǎng)勵(lì);若未完成計(jì)劃，公司將給予項(xiàng)目組長和現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人一定金額的處罰或者更換項(xiàng)目組長和現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人。

　　(三)項(xiàng)目組長崗位責(zé)任

　　1、根據(jù)部門經(jīng)理的安排，組織建立項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)，根據(jù)項(xiàng)目總體計(jì)劃合理安排項(xiàng)目進(jìn)度，做好項(xiàng)目過程的監(jiān)督和管理。

　　2、項(xiàng)目執(zhí)行過程中與省公司、市、縣供電公司以及公司其它部門建立溝通渠道，組織協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作，確保項(xiàng)目順利進(jìn)行。

　　3、項(xiàng)目組人員進(jìn)場(chǎng)前，項(xiàng)目組長需將工作場(chǎng)地、住宿、就餐等問題落實(shí)到位。

　　4、定期了解和分析各項(xiàng)目小組工作現(xiàn)狀，有針對(duì)性地開展檔案數(shù)字化交流工作。

　　5、定期安排相關(guān)培訓(xùn)，了解現(xiàn)場(chǎng)組員的表現(xiàn)，并及時(shí)向部門經(jīng)理匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度及突發(fā)情況和問題。

　　6、負(fù)責(zé)項(xiàng)目資料的收集、整理，并在項(xiàng)目驗(yàn)收通過后，統(tǒng)一歸檔。

　　(四)現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)

　　1、在部門經(jīng)理和數(shù)據(jù)項(xiàng)目組長的領(lǐng)導(dǎo)下，嚴(yán)格按照部門管理規(guī)范，負(fù)責(zé)對(duì)所實(shí)施項(xiàng)目進(jìn)行全過程管理。

　　2、人員進(jìn)場(chǎng)后，請(qǐng)業(yè)務(wù)單位授權(quán)檔案管理系統(tǒng)的登錄權(quán)限，并將工作所需的全引目錄及工程圖紙辦理借出手續(xù)。

　　3、協(xié)調(diào)項(xiàng)目組成員的關(guān)系，合理安排各成員的工作，最大限度的調(diào)動(dòng)項(xiàng)目組成員的工作積極性。

　　4、做好項(xiàng)目組人員的計(jì)件工作，確保計(jì)件數(shù)量的真實(shí)性，工作質(zhì)量的準(zhǔn)確性，并在月底負(fù)責(zé)向部門提供項(xiàng)目組成員的考核數(shù)據(jù)。

　　5、定期向項(xiàng)目組長匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況。

　　三、檔案數(shù)字化考核方案設(shè)計(jì)

　　(一)所有參與人員(含現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人)采用“按件計(jì)酬”的考核制度，無基本收入及各項(xiàng)補(bǔ)貼，體現(xiàn)多勞多得。單個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)值的27%作為該項(xiàng)目組人員收入總額。結(jié)合員工激勵(lì)措施，員工收入考核的公式如下：

　　員工收入總額=單個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)值7%+結(jié)余費(fèi)用(注：實(shí)際完成天數(shù)少于考核天數(shù))

　　或員工收入總額=單個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)值�7%-超出費(fèi)用(注：實(shí)際完成天數(shù)多于考核天數(shù))

　　單個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)值=項(xiàng)目實(shí)際工作量�附�《檔案數(shù)字化處理費(fèi)用結(jié)算單》

　　收入指工資+出差補(bǔ)貼。

　　N：根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際完成情況在10~50之間浮動(dòng)。

　　(二)項(xiàng)目總成本測(cè)算公式如下：

　　總成本費(fèi)用=1.35�悼掃描總頁�000頁)

　　注：1.35表示浮動(dòng)系數(shù)，考慮項(xiàng)目進(jìn)出場(chǎng)時(shí)間，含交通費(fèi)、餐飲費(fèi)。

　　5000頁為兩臺(tái)高速文檔掃描儀日(每日8小時(shí))測(cè)算工作量;

　　10人參與項(xiàng)目，2人一間標(biāo)準(zhǔn)間，共5間;

　　住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際開展的地區(qū)不同，由部門考察確定。

　　(三)現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人收入的考核需與單個(gè)項(xiàng)目的完成質(zhì)量、客戶滿意度及安全保密情況等因素掛鉤，具體計(jì)算公式如下:

　　現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人收入=(1.3～1.5)祝)

　　注：質(zhì)量系數(shù)：通過項(xiàng)目驗(yàn)收――系數(shù)1，未通過項(xiàng)目驗(yàn)收――系數(shù)0.5。

　　滿意度系數(shù)：滿意――系數(shù)1，不滿意――系數(shù)0.8。

　　安全保密系數(shù)：一級(jí)事故――系數(shù)0.3，二級(jí)事故――系數(shù)0.5，三級(jí)事故――系數(shù)0.7，無事故――系數(shù)1。

　　(1.3～1.5)浮動(dòng)系數(shù)由項(xiàng)目組長根據(jù)考核確定。

　　(四)項(xiàng)目組長收入的考核需與全年項(xiàng)目完成數(shù)，每個(gè)項(xiàng)目完成質(zhì)量、客戶滿意度及安全保密情況等因素掛鉤。綜合考慮，項(xiàng)目組長收入分為兩個(gè)部分，第一部分為考核收入，考核依據(jù)是每個(gè)項(xiàng)目完成質(zhì)量、客戶滿意度及安全保密情況，計(jì)算公式如下：

　　項(xiàng)目組長考核收入=0.5�項(xiàng)目組A現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人+項(xiàng)目組B現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人)�0.7～1.5)

　　第二部分為獎(jiǎng)勵(lì)收入額，主要依據(jù)全年完成項(xiàng)目總數(shù)的情況。若完成項(xiàng)目數(shù)多于計(jì)劃完成數(shù)，則給予獎(jiǎng)勵(lì)。

　　注：(0.7～1.5)浮動(dòng)系數(shù)由部門經(jīng)理根據(jù)考核確定。

　　(五)條目錄入人員收入的考核主要依據(jù)其完成的錄入總條數(shù)，計(jì)算公式如下：

　　條目錄入人員收入=錄入單價(jià)�錄入總條�

　　注：錄入單價(jià)每年發(fā)布一次。

　　條目管理人員收入的考核主要采用固定收入，并根據(jù)其工作表現(xiàn)進(jìn)行上下浮動(dòng)，計(jì)算公式如下：

　　條目管理人員收入=(0.7～1.5)�800(標(biāo)準(zhǔn)數(shù))

　　注：(0.7～1.5)浮動(dòng)系數(shù)由部門經(jīng)理及組長根據(jù)考核確定。

　　(六)員工最終收入額按單個(gè)項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)后，以實(shí)際完成的工作量統(tǒng)一計(jì)算收入支付總額。要求財(cái)務(wù)部對(duì)每個(gè)項(xiàng)目單獨(dú)立項(xiàng)與核算，每月前三個(gè)工作日之內(nèi)提交項(xiàng)目成本報(bào)表交數(shù)據(jù)處理中心。每月8號(hào)之前數(shù)據(jù)處理中心提交所有人員的工資發(fā)放表到綜管部。

　　(七)工資考核系統(tǒng)

　　蘇源信息從事檔案數(shù)字化項(xiàng)目工資考核系統(tǒng)如圖：

　　四、典型案例分析

　　溧水供電公司檔案數(shù)字化處理10人參與，項(xiàng)目產(chǎn)值124092元，掃描總頁數(shù)127389頁，以日掃描工作量5000頁為標(biāo)準(zhǔn)，錄入總條目65283條。

　　(一)以現(xiàn)擬定的成本控制管理規(guī)定測(cè)算

　　1、成本總費(fèi)用

　　住宿費(fèi)用127389/500032=17160元

　　餐飲費(fèi)用100=4500元

　　交通費(fèi)用10=800元(南京郊縣內(nèi)交通費(fèi)相比其他地市交通費(fèi)用便宜)

　　得出成本總費(fèi)用=17160+4500+800=22460元

　　注：公式中數(shù)值，如132是溧水、六合、高淳、浦口四縣住宿標(biāo)準(zhǔn)的平均值;15是員工每天就餐標(biāo)準(zhǔn);30是控制一個(gè)項(xiàng)目在一個(gè)月左右時(shí)間完成;20是南京至溧水一趟交通費(fèi)用。

　　2、人員工資額：1240927%=33505元