- 相關(guān)推薦
論述物料代碼在企業(yè)物流供應(yīng)鏈中的應(yīng)用
摘要： 物料代碼是用代碼來表示某一種物料， 而具有唯一性、易用性、可擴展性、效率性的物料代碼對制造企業(yè)提高物料信息準(zhǔn)確性、提高管理效率、降低庫存及過程控制有著至關(guān)重要的意義。梅鋼物料代碼的管理需建立強大的技術(shù)支撐隊伍， 逐級負(fù)責(zé)， 抓好代碼源頭， 定期進行代碼清理， 以保障系統(tǒng)高效運作。
關(guān)鍵詞： 物料代碼; 供應(yīng)鏈; 應(yīng)用
隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展， 制造業(yè)企業(yè)的信息化水平迅速提高， ERP( 企業(yè)資源計劃Enterprise Resources Planning) 被越來越廣泛地應(yīng)用于制造業(yè)企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)營管理之中， 使企業(yè)能夠借助更有力的手段在生產(chǎn)經(jīng)營管理上取得更好的效果。作為企業(yè)供應(yīng)鏈中核心介質(zhì)的物料( 主要指備件和資材) , 必定需要賦予一種簡單而有效的標(biāo)識， 由供應(yīng)鏈中各部門管理人員運用該標(biāo)識對相應(yīng)的物料進行有效的管理， 這種標(biāo)識就是物料代碼。
1 物料代碼的定義和優(yōu)點
物料代碼就是用代碼來表示某一種物料， 每個物料有一個唯一的代碼。物料的代碼好比人的身份證號碼。在物料繁多的制造業(yè)企業(yè)供應(yīng)鏈中， 物料代碼非常重要， 在ERP 系統(tǒng)中， 物料代碼是系統(tǒng)運作的基礎(chǔ)。( 本文所述的物料代碼不僅僅指某一物料的代碼， 還包括物料名稱、物料規(guī)格、型號、物料類別、計量單位、物料狀態(tài)等必要信息在內(nèi)的一組基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息。)傳統(tǒng)的物料代碼都是采用特定含義的編碼方法。但在ERP 系統(tǒng)中， 物料代碼是無特定含義的。一個物料代碼代表的物料通過建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表， 可以根據(jù)需要賦予規(guī)格型號等很多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息。這些是物料管理中最關(guān)鍵的資料， 用戶在建立這些資料時應(yīng)認(rèn)真仔細(xì)地做到非常完整且完全準(zhǔn)確。其優(yōu)點在于：
( 1) 簡單的代碼結(jié)構(gòu)設(shè)計， 容易管理;( 2) 不需將物料具體信息的任何含義放入物料代碼之中;( 3) 代碼相對獨立于物料的描述及類別之外;( 4) 合理的代碼結(jié)構(gòu)使物料代碼能較大范圍地擴展編制和沿用;( 5) 關(guān)于物料代碼的基礎(chǔ)信息文件， 在信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)項的建立及修改完善較為容易。
2 物料代碼的作用和意義
通常情況下， 物料代碼是以簡短的符號或數(shù)字、號碼來代表物料、品名、規(guī)格、單位或類別及其他有關(guān)信息的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的企業(yè)或許有沒有物料代碼都無關(guān)緊要， 但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上的制造業(yè)企業(yè)， 物料代碼就顯得格外重要了。
( 1) 提高物料資料的準(zhǔn)確性物料的計劃申報、審核、制定采購計劃、簽訂合同、入庫、出庫、跟蹤催貨、盤庫、儲存、保管、記賬等一切物料管理事務(wù)性的工作可通過物料代碼查核， 物料管理較容易， 準(zhǔn)確率高， 混亂的情況較少發(fā)生。
( 2) 提高物料管理的效率物料管理中， 通過物料代碼代替文字的記錄， 各種物料管理事務(wù)簡單省事， 效率增高。
( 3) 有利于ERP 系統(tǒng)的管理利用物料代碼和相關(guān)信息數(shù)據(jù)， 配合電腦化系統(tǒng)處理， 檢索、分析、查找、計算都非常方便， 效率變得非常高。
( 4) 有利于實施過程控制能夠通過計算機系統(tǒng)利用物料代碼檢索實施過程控制， 減少或防止各種物料舞弊事件的發(fā)生。
( 5) 有利于減低物料庫存， 降低成本物料代碼的應(yīng)用有利于控制物料存量和閑置廢料， 并提高物料活動的工作效率， 減少資金的積壓， 降低成本。
( 6) 便于物料的出庫領(lǐng)用每種物料都有唯一的料號， 對物料的領(lǐng)用與發(fā)放非常方便， 并能減少出錯率。
3 物料代碼編制的原則
為了快速合理的編制物料代碼， 有效提高在ERP 系統(tǒng)中物料代碼的實用效率， 應(yīng)遵循以下一些原則。
( 1) 唯一性同一種物料只能對應(yīng)一個代碼，同一代碼只能代表一個物料。對于同種物料， 不同生產(chǎn)商或供應(yīng)商提供時， 應(yīng)在所在代碼的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息中能夠有所標(biāo)識， 以便區(qū)別并對物料進行跟蹤。
( 2) 易用性代碼的長度不宜過長， 越簡單越好， 容易識別記憶。
( 3) 可讀性物料代碼不一定要求一看就知道是哪種物料， 但應(yīng)當(dāng)做到一看到物料就能夠識別出該物料是屬于哪一類的物料， 可以考慮采用前段用分類碼， 后段用順序碼的方式進行代碼。
代碼的使用者應(yīng)可以在較短的時間內(nèi)對代碼大致代表那類物料有大致的了解。
( 4) 可擴展性代碼原則的制定應(yīng)能考慮未來一段時間內(nèi)物料的變化趨勢， 并且要對不同的情況留有一定的余地。例如在物料類別碼段、流水號碼段中應(yīng)當(dāng)為后續(xù)物料的添加留有適當(dāng)多余的字段。
( 5) 效率性代碼原則不僅要考慮使用者是否可以較容易地解讀， 方便記憶和識別， 還應(yīng)當(dāng)考慮是否有利于提高日常操作的效率。
( 6) 兼容性從長遠的社會大物流供應(yīng)鏈這一角度出發(fā)， 本公司的物料代碼應(yīng)當(dāng)考慮或建議與主要客戶、重要供應(yīng)商物料代碼的兼容， 這要求要建立一個物料代碼對照表， 把客戶、主要供應(yīng)商的代碼、本公司代碼放在一張表內(nèi)可以自由查詢。
( 7) 綜合性代碼原則也應(yīng)考慮與產(chǎn)品、生產(chǎn)、采購、貨倉運作、物料控制、財務(wù)、使用軟件系統(tǒng)等相關(guān)方面的配合使用問題。例如： 在考慮代碼時最好全部采用數(shù)字， 而不采用字母與數(shù)字混排方式， 以方便軟件系統(tǒng)的使用。
4 梅鋼物料代碼的結(jié)構(gòu)、含義、特點及不足
在梅鋼ERP 物料采購系統(tǒng)上線前， 梅鋼物料代碼主要由備件代碼和資材代碼兩部分組成， 其中備件代碼用于梅鋼備件子系統(tǒng)， 共有138 個分類， 資材代碼用于浪潮系統(tǒng)， 根據(jù)材料的35 大類進行分類。2006 年梅鋼ERP 物料采購系統(tǒng)上線時， 對備件代碼和資材代碼進行了整合， 以滿足物料采購系統(tǒng)的需要。
梅鋼物料采購系統(tǒng)是集物料基礎(chǔ)管理、計劃管理、存貨管理、供應(yīng)商管理、預(yù)算管理、旬報價管理、合同管理、質(zhì)量異議管理、財務(wù)管理、系統(tǒng)管理為一體的ERP 管理系統(tǒng)。其賴以運作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵就是物料代碼及相關(guān)的基礎(chǔ)信息。
目前， 系統(tǒng)中的物料代碼有備件碼( BJ) 、資材( ZC) 、原燃料( YL) 、工程設(shè)備( GS) 、項目設(shè)備( XS) 5 類， 共計440 分類( 采購系統(tǒng)投用時) 。
梅鋼物料代碼的特點是備件碼和資材碼均采用12 位數(shù)字碼， 結(jié)構(gòu)較為簡單， 易于記憶， 系統(tǒng)輸入較為快捷， 可縮短所費的時間。
梅鋼物料代碼的不足之處有以下5 點。
( 1) 分類不盡合理， 現(xiàn)用物料分類及代碼與國際慣例存有差異， 對用于輔助決策的統(tǒng)計、分析支持不足。目前比較通行的做法是物料分類和物料代碼分離， 物料代碼多采用無意義的代碼， 并且可以應(yīng)用無代碼采購。而梅鋼代碼體系分類體現(xiàn)在代碼中， 且不能支持無代碼采購， 這也是造成代碼量增加的因素之一。
( 2) 描述內(nèi)容過于簡單且不規(guī)范， 型號、規(guī)格、圖號、材質(zhì)等重要信息不全， 信息的豐富性方面有明顯的差距， 對 見單采購!的支持弱， 一次采購率低; 對策略性采購的支持度更低。
( 3) 代碼數(shù)量大， 有效利用率低， 用戶查詢代碼比較困難。
( 4) 在有些備件碼與備件碼、資材碼與資材碼、備件碼與資材碼之間存在重碼問題， 即同一物料有多條代碼， 造成系統(tǒng)資源浪費。
( 5) 有些代碼的編制未遵循代碼結(jié)構(gòu)要求按層級進行編制， 引起系統(tǒng)數(shù)據(jù)檢索較慢。
概括而言， 主要是代碼數(shù)量和質(zhì)量的問題， 尤其是代碼質(zhì)量問題在公司不斷發(fā)展的大背景下越發(fā)成為主要矛盾。梅鋼現(xiàn)有的代碼體系已不能適應(yīng)寶鋼采購一體化管理的需求， 為適應(yīng)寶鋼物料代碼一體化運作的需要， 必須對梅鋼物料代碼進行有效的整合。因此要引用寶鋼代碼體系， 目標(biāo)就是在統(tǒng)一物料代碼體系及編制原則， 重點提高代碼質(zhì)量， 同時最大限度地減少代碼數(shù)量。
5 梅鋼物料代碼的改進與完善
為了提高代碼質(zhì)量， 引入寶鋼股份物料分類的概念， 可以通過引用公司統(tǒng)一的物料分類架構(gòu)，然后對現(xiàn)有代碼的數(shù)據(jù)信息進行豐富和糾錯， 從而實現(xiàn)統(tǒng)一物料代碼體系， 提高代碼整體質(zhì)量和可用性， 并且在實施過程中， 減少代碼數(shù)量， 建立一套符合國際慣例的、具有開放性、先進性的、能夠?qū)Σ少徆⿷?yīng)鏈提供強有力支撐的物料管理體系。
5. 1 合理構(gòu)建物料分類架構(gòu)優(yōu)質(zhì)的物料代碼信息是系統(tǒng)高效運作的基礎(chǔ)， 改進完善物料代碼及基礎(chǔ)信息， 應(yīng)合理構(gòu)建物料分類架構(gòu)、物料分類、物料標(biāo)識碼及物料屬性和屬性值。
5. 2 合理構(gòu)建物料分類分類即把具有某些類似屬性的物料群人為歸類到某一共同的類別， 從而可以有效地組織產(chǎn)品信息， 進行查詢和分析。而同一層級的分類， 可以再依據(jù)某些特性， 匯整到更高一層級的分類并賦予相應(yīng)的類別碼， 依此類推， 即形成一套完整物料分類架構(gòu)與分類碼系統(tǒng)。最高層分類稱為 根分類!, 最細(xì)分類稱為 葉級分類!, 處于中間的分類稱為 中間分類。
5. 3 合理構(gòu)建物料標(biāo)識碼物料標(biāo)識碼屬于識別碼范疇， 是用來明確標(biāo)識某一項物料。其作用是唯一指定產(chǎn)品及控制業(yè)務(wù)操作。物料分類與標(biāo)識碼的主要區(qū)別見表1。
表1 物料分類與物料標(biāo)識碼的主要區(qū)別物料分類或分類碼物料標(biāo)識碼編碼原則明確指出分類與分類間的隸屬關(guān)系明確無疑義的標(biāo)識一項目/ 物料主要的編碼特性階層式的分類法： 可方便向下層延展及向上層類別進行歸總獨特唯一編碼之間的關(guān)系必須能顯示分類層級間的相關(guān)關(guān)系編碼系統(tǒng)與該物料存在一對一的關(guān)系( 號碼間無任何關(guān)系)用途搜索產(chǎn)品與服務(wù); 作為營運改善的分析工具對某一物料在系統(tǒng)中的狀態(tài)進行追蹤與記錄5. 4 合理構(gòu)建物料屬性及屬性值確定物料分類后， 為便于用戶理解這些分類以及不同分類之間的差異， 使物料分類的識別更精確和規(guī)范， 引入了分類的屬性概念。屬性是某一分類為區(qū)別于其他分類所需要的技術(shù)及管理等參數(shù)的集合。若兩個相關(guān)分類制定的屬性完全一致， 則可以合并為一個分類。屬性值是屬于某分類的物料按照分類屬性的要求填寫的區(qū)別于同分類中其他物料的具體數(shù)據(jù)。若兩個物料填寫的具體數(shù)據(jù)完全一致， 則可以合并為一個標(biāo)識碼。屬性是基于分類的， 而屬性值是基于標(biāo)識碼的。
6 結(jié)語
物料代碼管理必須 先基礎(chǔ)， 后應(yīng)用, 只注重應(yīng)用不注重基礎(chǔ)是行不通的， 供應(yīng)鏈各種管理信息就無法正確地進行交換， 將會大大降低物料系統(tǒng)的使用效率， 甚至?xí)绊懫髽I(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理。建立完善的物料代碼信息編制原則， 是物料系統(tǒng)高效運作非常重要的基礎(chǔ)和前提， 物料代碼信息編制的工作質(zhì)量對物料采購系統(tǒng)整體的運行有著舉足輕重的影響。因此， 必須把物料代碼信息編制作為系統(tǒng)工程對待， 以強大的技術(shù)為支撐，充分考慮企業(yè)供應(yīng)鏈管理工作中所涉及的管理對象， 配套制定物料代碼管理制度， 保障企業(yè)信息化建設(shè)的順利實施。
【論述物料代碼在企業(yè)物流供應(yīng)鏈中的應(yīng)用】相關(guān)文章：
信息技術(shù)在企業(yè)供應(yīng)鏈管理中的應(yīng)用研究10-26
企業(yè)中的檔案管理論述10-09
論述企業(yè)文化中的倫理道德10-06
電商環(huán)境下物流企業(yè)供應(yīng)鏈管理中的問題及對策論文10-09
定額管理在煙草企業(yè)物流成本控制中的應(yīng)用論文10-12
談煙草企業(yè)物流成本控制中定額管理的應(yīng)用論文10-12
企業(yè)信用管理中工商管理運用論述10-06
什么是供應(yīng)鏈物流10-05