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企業(yè)中的檔案管理論述
摘要:檔案工作已經(jīng)成為企業(yè)管理中的重要組成部分之一。為適應(yīng)現(xiàn)代化新時(shí)期的的發(fā)展需求,企業(yè)必須樹立新觀念,構(gòu)建新體制,實(shí)行新的制度進(jìn)行管理。檔案管理人員是檔案管理的關(guān)鍵因素,所以檔案管理人員應(yīng)該創(chuàng)新思路,對(duì)檔案管理的各項(xiàng)功能進(jìn)行開拓,并且積極探索和體現(xiàn)機(jī)制、觀念和管理的創(chuàng)新。下面本文將對(duì)企業(yè)中的檔案管理展開討論。
關(guān)鍵詞:企業(yè) 檔案管理 信息技術(shù)
檔案管理是企業(yè)管理中的重要組成,與其他方面的管理有所不同,它不是只局限于某一領(lǐng)域的管理活動(dòng),也不僅僅是檔案部門和檔案管理人員的事情,而是需要企業(yè)中所有人員共同參與的情況下才能取得一定成效的事業(yè)。企業(yè)沒有創(chuàng)新就失去希望和活力,檔案管理工作也是如此,這就需要企業(yè)中全體成員創(chuàng)新思路,全面開拓檔案管理中的各項(xiàng)功能職稱論文。
1 企業(yè)檔案的重要性
企業(yè)檔案指的是企業(yè)在各項(xiàng)經(jīng)營、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的對(duì)社會(huì)、國家及本企業(yè)具有保存價(jià)值的文字、圖標(biāo)以及聲響等形式不同的歷史記錄。企業(yè)在日常的工作當(dāng)中,注重對(duì)各種文件材料的形成和積累,并且按照特定的要求科學(xué)的進(jìn)行分類整理,統(tǒng)一對(duì)企業(yè)各部門和各種載體檔案進(jìn)行管理,來使得檔案能夠有效的被利用。
企業(yè)檔案的重要性表現(xiàn)為四個(gè)方面。第一是,企業(yè)的檔案起著企業(yè)科技發(fā)展過程中催化劑的作用;第二是,企業(yè)檔案的科技檔案是企業(yè)知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力:第三是,企業(yè)檔案是社會(huì)效益和企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的表現(xiàn)形式;第四是,企業(yè)的檔案的企業(yè)文化中的重要內(nèi)容,是企業(yè)能夠成功的金橋。
2 企業(yè)檔案管理遵循的原則
2.1 分級(jí)管理,統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo) 企業(yè)中的檔案機(jī)構(gòu)要對(duì)企業(yè)的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和集中管理,建立起企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的檔案管理制度,對(duì)企業(yè)實(shí)施全部檔案的綜合管理。
2.2 維護(hù)企業(yè)檔案的安全與完整 企業(yè)檔案安全的維護(hù),是對(duì)企業(yè)檔案實(shí)施良好的管理和保護(hù),做好檔案的保密工作,嚴(yán)格防止企業(yè)檔案的丟失、泄密和失密現(xiàn)象的發(fā)生,嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案中所包含的涉密事項(xiàng),來保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)群,維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
企業(yè)檔案完整的維護(hù),從數(shù)量上來講,就是要保證企業(yè)檔案內(nèi)容上的齊全配套;從質(zhì)量上講,就是要保持企業(yè)檔案的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性;在范圍上,應(yīng)涵蓋企業(yè)的全部工作活動(dòng)所產(chǎn)生的各種形式、各種門類的檔案文書,嚴(yán)防檔案進(jìn)行人為地凌亂堆砌和加以割裂。
2.3 便于社會(huì)和企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案的有效利用 對(duì)企業(yè)檔案的利用不只是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點(diǎn),也是企業(yè)進(jìn)行檔案工作的最終目的所在。企業(yè)檔案管理工作能夠不斷延續(xù)中得到發(fā)展的原因就在于它對(duì)社會(huì)存在一定的利用價(jià)值。對(duì)企業(yè)檔案利用已經(jīng)貫穿于企業(yè)檔案管理中的始終和各個(gè)環(huán)節(jié),而且,其也是對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢驗(yàn)的根本標(biāo)準(zhǔn)。
3 檔案管理中信息技術(shù)的運(yùn)用
3.1 企業(yè)檔案載體發(fā)生轉(zhuǎn)變 企業(yè)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的全程管理之后,適時(shí)地實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近傳遞處理和交換。在企業(yè)的檔案管理活動(dòng)中,電子文件以其快捷的傳遞速度和辦文進(jìn)度逐漸取代了紙質(zhì)文件,電子圖紙也以其手工繪制所無可比擬的優(yōu)勢(shì)而大量出現(xiàn)。通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助設(shè)計(jì)使企業(yè)檔案設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、修改和查詢變得方便又快捷。
3.2 企業(yè)檔案分類發(fā)生轉(zhuǎn)變 傳統(tǒng)的企業(yè)關(guān)于文書檔案、產(chǎn)品檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案已經(jīng)被逐步打破,取而代之的是,以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息被分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中,計(jì)算機(jī)按照規(guī)定發(fā)出指令,根據(jù)檔案管理目標(biāo)隨時(shí)調(diào)整和設(shè)立類目。這種檔案分類的方式更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營及管理等各方面,分類也將更加詳細(xì)、更加科學(xué)、更加規(guī)范。
3.3 企業(yè)檔案的接收和保管發(fā)生轉(zhuǎn)變 傳統(tǒng)的檔案管理工作是檔案工作者通過參加產(chǎn)品鑒定、重要設(shè)施開箱、重要項(xiàng)目建設(shè)及技術(shù)改造的竣工驗(yàn)收,來作為企業(yè)檔案的指導(dǎo)、監(jiān)督和接收。在當(dāng)今電子環(huán)境下,檔案人員只有積極的介入文件的形成和保管過程,檔案文件才能被鑒定、保存、編目來提供應(yīng)用。企業(yè)的檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)習(xí)如何運(yùn)用專門的檔案信息來接收管理平臺(tái),要懂得如何對(duì)檔案進(jìn)行控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、實(shí)時(shí)性和可靠性,來對(duì)電子檔案信息的收集和管理進(jìn)行掌握。
4 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的措施
4.1 統(tǒng)一規(guī)范,建立檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)信息化建設(shè)的前提和必要條件。當(dāng)今時(shí)代的檔案管理已經(jīng)不再是屬于一個(gè)特定的部門,它是作為一個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)地區(qū)、一個(gè)國家甚至是國際的信息交流的一個(gè)組成部分。所以,企業(yè)檔案管理部門必須要遵循檔案標(biāo)準(zhǔn)化的原則,對(duì)收集、編目、整理、檢索、防霉防蟲、溫濕度控制以及安全保護(hù)等基礎(chǔ)性的工作,應(yīng)該嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)法則進(jìn)行規(guī)范整理。
4.2 提高企業(yè)檔案管理工作者的素質(zhì) 首先,是較高的政治素質(zhì)。企業(yè)檔案管理工作者較高的政治素質(zhì)能夠?yàn)槠髽I(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。其次,是較高的職業(yè)道德素質(zhì)。企業(yè)檔案管理工作者要樹立為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)為準(zhǔn)則,來提高其服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)檔案管理工作者還必須有嚴(yán)格的保密觀念,來為檔案信息的安全提供保證。再次,是較高的專業(yè)素質(zhì)。企業(yè)檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)包括:專業(yè)的理論基礎(chǔ)、對(duì)檔案工作的方法和規(guī)律的掌握、精通的檔案業(yè)務(wù)以及基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)知識(shí),來使得檔案管理工作由傳統(tǒng)人工操作向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變得以實(shí)現(xiàn)。最后,是創(chuàng)新意識(shí)。企業(yè)檔案管理工作者在日常的工作當(dāng)中應(yīng)當(dāng)具有開放性,用新的思維來對(duì)待新問題,用新的對(duì)策和思路來解決出現(xiàn)的問題,把檔案的管理工作提高一個(gè)層次。
4.3 服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新 在信息高速發(fā)展的今天,企業(yè)檔案管理工作的內(nèi)容和服務(wù)方式與傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)生了很大的變化,為企業(yè)檔案管理的發(fā)展提供了巨大的創(chuàng)新和發(fā)展空間。企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)該樹立信息服務(wù)的理念,在信息服務(wù)的方式上,要充分考慮檔案利用者對(duì)信息的需求,提供面向利用者的信息利用平臺(tái)。企業(yè)應(yīng)該在對(duì)檔案信息的需求進(jìn)行充分調(diào)查的基礎(chǔ)上,建立專題,收集和篩選,對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行深層加工,以先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)為支撐,為業(yè)務(wù)部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和提供信息服務(wù)。
4.4 正確處理檔案保密與其利用的關(guān)系 在企業(yè)檔案管理的日常工作中,工作人員要十分重視檔案的保密措施,工作中應(yīng)盡心盡職。但是受傳統(tǒng)的保密觀念的影響,企業(yè)的檔案管理工作普遍存在著重視保護(hù)輕視利用的現(xiàn)象。大批的檔案得不到有效的利用,甚至有些價(jià)值很高的檔案也被長期的束之高閣,造成了檔案價(jià)值的嚴(yán)重浪費(fèi)。有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)的了解到這一情況,使得檔案管理工作者的價(jià)值難以在檔案的利用過程中體現(xiàn)出來。所以,企業(yè)檔案管理部門,應(yīng)該改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念,在做好檔案保密工作的同時(shí),切實(shí)完善自己的本職工作,來為領(lǐng)導(dǎo)的決策服務(wù)。
4.5 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化程度 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化程度可以通過明確規(guī)章制度、嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案管理流程以及完善企業(yè)檔案管理制度來實(shí)現(xiàn)。
總之,企業(yè)檔案管理工作并不是孤立的,它是與社會(huì)環(huán)境發(fā)生密切聯(lián)系的開放系統(tǒng)。檔案的管理工作應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn),隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展而不斷的延伸。
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