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探究小區前期物業管理介入
摘 要：物業管理介入是現今物業管理的最新手段，但是很多物業管理公司并不注重前期的物業管理，只將管理環節放在事中或事后。其實事前的控制也是不容忽視的，只有這樣才能將整個管理環節貫穿始終，提高最終的物業管理效率。文章站在事前控制、防患未然的角度來闡述前期物業管理的重要性，介入的方法和項目提出了完善前期物業管理的對策。為小區物業管理體出了可行性參考，為未來小區物業管理指明方向。
關鍵詞：物業管理 前期物業管理 前期物業管理介入
所謂前期物業管理介入是指開發企業邀請從事物業管理企業及有關人員，從物業管理和運作的角度為開發商提出小區的規劃、樓宇設計、設備選用、功能規劃、施工監管、工程竣工、驗收接管、房屋銷售租賃等方面的建設性意見，協助開發商把好規劃設計關、建設配套關、工程質量關和使用功能關，以確保物業的設計和建造質量，并制定物業管理方案，為以后物業管理工作打下良好的基礎，以使開發出的物業最大限度地滿足用戶的需求和物業管理的需要。
一、前期物業管理介入的重要性
(一)輔助房地產開發商改進工程的設計和質量
1.提高房地產開發商工程規劃與設計的準確性，保證前期物業的順利開展。任何一個開發商都是從自身最高利益的角度出發去建設一個新樓盤，在利益的驅使下，開發商往往不考慮今后物業的增值與保值，而以最快的速度去完成小區的規劃與設計，然后就有可能會出現屋頂排水設計不合理、房間采光不足等細節問題。然而進行前期物業管理的介入就可以參與到項目的規劃與設計中去，輔助開發商改進工程的設計，從而可以有效地避免這些缺陷與不足的設計問題的出現。
2.協助房地產開發商監督工程建設的進度與質量。在施工建設過程中，開發商雖有參與工程監理工作，但是開發商不是專業的建筑師，而且為了提高工程進度而盲目追求速度，往往不注重對施工過程中會遇見的問題及時反應并解決，就將質量問題全權委托在受理的建筑機構上，從而使建好的房屋一遇到雨水等惡劣的天氣時，就會出現墻面滲水、屋頂積水等問題，而且房屋在使用一段時間后墻面會出現裂縫的問題。這些問題不但增加了開發商在小區驗收這個階段的費用，而且也推遲了小區使用的時間，這不僅給物業管理公司帶來了管理煩惱，也給開發商自身帶來不必要的繁瑣。進行有效的前期介入工作就可以及早發現問題，提出問題并解決問題，從而保證工程的建設質量。
(二)提高物業管理公司的服務水平
要對一事物了如指掌，那就必須從開始去接觸，如果一個物業公司是在整個樓盤售出之后才開始管理，那這個物管公司僅僅只了解項目面積、小區居住人數，卻不了解樓盤在規劃設計中的不足，不知曉樓盤在建設中留下的缺陷，這也就增加了物業在今后管理的難度。如管道堵塞遭到業主的投訴，物業管理者不清楚當初房屋管道設計的走向，這就降低了物業處理問題的效率，增加了物業在整修方面的投入。在房屋銷售階段不及時介入其中，就不能提早對業主的基本資料進行匯總和歸檔，在后期管理工作中一方面要重新補充業主信息，另一方面還要做好與業主快速的溝通交流工作，這就增加了物業管理公司在今后管理工作的負擔，也不利于與業主構建良好的交流渠道。在物業前期介入管理就可以提早了解項目的基本情況，提前接觸業主，從而為后期的物業管理做準備，從而提高物業管理公司的服務水平。
(三)保障小區居民的合法權益
作為商品的購買者，小區居民在樓房建好之前都不能接觸到房屋本身，只有開發商將樣板房展出，他們才能初步了解到自己將要買的房屋中的設計樣板，而不知道鋼筋和水管用的是什么材質，如果不進行前期物業管理介入，那么購買者的利益將不能得到最好的保障，從而使物品的質量低于價值，使住房購買者受到損失，進而引發與物業管理者的矛盾，購買者不但不能安心享用樓房，而且還會增添煩惱。從而使業主的權益得不到保障，也就不利于業主與物業的和諧相處。
二、前期物業管理的階段性介入及其項目
(一)在項目規劃設計階段的介入
1.與房地產開發企業做好溝通交流，初步了解項目的規劃設計。不是所有的物業管理公司一被房地產開發企業選用就可以對房地產開發商完全的了解和熟悉，所以物業管理公司需要花一定的時間去與房地產開發商進行溝通交流，從而了解房地產開發商此次開發項目的規模、特點、結構以及配套設施等，初步了解項目系統的情況，然后就可以為后來介入到項目的策劃中去而籌備。
2.合理選配物業管理公司的有關人員介入項目的策劃。在了解完項目的情況后就是要及時分配物業管理公司中對策劃有相關經驗的人員對項目策劃的介入。在項目規劃設計階段物業管理公司屬于助手角色，所以選派的人手也是要對策劃項目有專業經驗的，從而能更好地為房地產開發企業提供合理有效的建議，完善項目的規劃設計，加快項目策劃階段的進展，從而增強房地產項目決策規劃的準確性，保證房地產項目順利地開發。
3.參與各項規劃設計的討論會。從試用、維護、管理、經營以及未來功能的調整和保值、增值等角度，對設計方案提出意見或建議，從而更好地滿足購房者的需求，降低開發風險;減少后續的更改和調整，為建設單位節約資金。主要就項目的結構布局、功能等方面提出改進建議;就項目環境設計，配套設施的合理性、適應性及細節提出意見及建議;提供設施設備的設置、選型及服務方面的改進意見;就項目的管理用房、商業用房等公共配套建筑、場地的設置、要求等提出意見。
這樣不但可以增強開發商在房地產項目決策、規劃階段中的準確性，保證房地產項目順利地開發，從而避免在設計中出現的小問題;而且對于物業管理公司來說，在項目開發設計階段就開始介入就可以提早對整個項目的規模以及配套設施的熟悉了解，對整個項目的背景了如指掌;這些前期工作的順利完成也就可以提高居民對開發商與物業的信任和對小區內配套設施的使用需求的滿足。
(二)在項目施工建設階段的介入
1.選擇合適的現場介入人員。施工現場不是任何人員都可以隨便出入的場地，所以要介入到項目施工階段中去，就必須挑選有豐富的建筑施工現場經驗和能保證自身安全的人員進行介入。這樣就可以安全地把握工程的進展狀況以及及時地處理施工現場出現的突發事件。
派出工程技術人員駐到現場，對建設中的項目進行觀察、了解、記錄，關注整個項目的進程。在現場巡視過程中，記錄所有關注的細節，為提供項目建議做準備。
(1)根據工程計劃，調整工作計劃。隨著現場情況的變化，工程進度計劃也在隨時調整，項目現場介入人員應關注該計劃，及時調整介入計劃及工作側重點。
(2)記錄設計方案和施工圖紙變更。項目現場介入人員在施工中要認真記錄設計方案、施工圖紙變更及施工洽商，為物業服務公司的后期接管提供便利。
(3)記錄施工現場發現問題，為提出各種建議做準備。施工過程是根據施工便利與否而適時調整的，所以，有許多設備設施安裝的位置與圖紙不符，項目現場介入人員必須在圖紙上進行標注，如記錄一些隱蔽工程和截門等的位置變化，使今后的物業維修能準確判斷位置。
2.參加項目施工建設期間的專業會議，對有關問題提出意見和建議。通過參加項目施工階段各種會議及時了解施工焦點。參加期間的專業會議，通過會議上的問題討論、焦點爭論，了解項目的開展情況，并在會議上明確物業要求，并積極適時從物業管理公司的角度對整個工程項目的施工、設備安裝的質量進行金面監控，及早反應問題，及時解決問題。就施工中發現的問題與建設單位和施工單位共同磋商，及時提出并落實整改方案;配套設備安裝，現場進行監督，確保安全和質量;對室內外裝修方式、布局、用料及工藝等從物業的角度提出意見;熟悉并記錄基礎及隱蔽工程、管線鋪設走向等。
3.收集、整理現場資料。收集、整理各類圖紙，包括建筑、結構、機電設備等各系統圖紙。收集機電設備及建材的資料，包括：封樣、產品來源證、原裝保修書、使用說明書、環保認證書等相關認證資料的復印件，并關注必需的配件、配料、專用工具，為日后的維修保養工作做好充分的準備。
進行前期物業管理工作的介入就可以讓房地產項目在施工建設過程中更細致、更周密，保證房地產項目開發的質量，使現代房地產項目的開發更符合業主需求;而物業管理公司從圖紙就開始參與并監督其中，就可以減少因工程施工、設備安裝等質量問題而給自身今后的管理帶來的麻煩，減少業主因建筑問題而提出的投訴，從而提高后期物業管理的質量，提高房屋的增值保值;這些工作都有質量的完成的話，那么對于業主來說，他們不但會自覺繳納物業管理費，而且還可以得到安心舒適的物質生活，增強業主的歸屬感。
(三)在項目竣工驗收階段的介入
1.初步設備臺賬的建立。隨著施工進入竣工階段，大量設備到位，為了保證交接的順利快速進行，通過物業現場介入人員的記錄等需要按照不同系統整理建立設備臺賬，對各項設備有了初步統計后就方便后來驗收工作的便捷進行。
2.擬寫初步交接方案。根據現場施工竣工情況，擬定初步的交接方案，為前期物業管理的到來做好充分準備。
3.配合開發商做好前期單項工程調試驗收輔助工作。物業現場介入人員根據項目施工單項工程的調試、驗收進度，擬定輔助調試、驗收方案，記錄相關信息，提出前期物業管理相關人員逐步進入的建議，做好相關的輔助工作，盡快的完成驗收接管工作。
4.物業管理企業作為物業的管理者，從確保物業正常使用的角度，參與對已竣工物業的驗收，嚴把質量關;房地產開發企業和施工單位也要為物業管理企業參與竣工驗收提供方便與支持。主要做好參與隱蔽工程、單項工程驗收的驗收，做好記錄，對問題工程提出整改建議;參與分期驗收以及全部工程的驗收，對問題工程及時提出整改建議，并做好整改記錄。
完成好這些工作，就可以減少房地產開發企業在竣工驗收階段因建設階段中出現的質量問題的返工，節省開發商返工重修的費用，縮短項目開發、經營、使用之間的過渡期;對于物業管理公司來說就可以縮短在驗收接管階段的所要消耗的時間，從而有充分的時間充裕的時間為后期管理進行方案的設計、人員崗位的安排，為今后的管理做好準備，減輕日后管理的難度。
(四)在項目銷售交房階段的介入
1.選物業管理公司是以“售后服務者”的身份，積極參與開發商售樓活動�，F今售后服務已成為人們選房的重要砝碼，物業管理公司提前亮明身份，向業主、準業主展示自身的服務優勢等于給其吃了定心丸，既有利于房產的促銷，同時也有利于日后雙方的和諧共處。
在銷售階段主要是派出現場咨詢人員，在售樓現場為客戶提供咨詢服務，促進雙方的了解，印發有關資料和制度，以加深業主對物業管理的認識并明了物業管理的消費內容和金額，將各項收費的用途和管理辦法公開化、透明化;采取各種方法宣傳并展示未來物業管理的狀況。
2.做好交房的準備工作。在項目經營的過程中就有可能隨時進行交房工作，這就需要物業管理公司對員工進行專業的交房培訓，積極做好與房地產開發商的配合工作，順利完成交房工作。
這不但可以加快房地產項目的銷售速度，加快房地產開發企業在前期建設各階段所消耗的資金的回攏和周轉，保證開發商永續不斷的發展;而且還可以讓參與到房屋的銷售階段的物業管理人員增加除自身素質外的銷售專業知識，并能與房地產企業達到共贏，除此之外，物管人員還可以在此階段中提早接觸到業主，拉近與業主的距離，保證后期物業管理工作的順利開展。
三、完善前期物業管理介入的對策
(一)房地產企業應協助物業公司完成前期介入的相關工作
1.為物業管理公司提供盡可能的方便，提高介入質量。在物業前期，房地產開發企業除了做好在各階段的重要工作角色外，還要積極地配合物業管理公司的日常工作，以及為物業公司提供所需物品，比如平時常用的辦公用品，工程、綠化工具等，這樣就能方便物管公司介入到前期管理當中，更好地配合好開發商完成前期的工作。 2.應進行人性化管理，與物管工作人員和睦相處。開發商除了為物業管理公司提供辦公場所外，還應為其工作人員提供更衣室、儲藏室及休息室等配置，這些措施能提高物管公司在前期介入的工作中的積極性，提高前期管理的效率。
3.應適當的提高案場的福利補貼，滿足物管員工的日常需求。一個新案場的開發，為自己的員工和物管公司的員工提供住房以及伙食補貼是一項重要的決策，這可以減輕員工們日常工作的開支，增加他們的儲蓄，這就能團結員工，創造良好的融洽工作氛圍，使員工們踏實安心為前期開發而努力工作。
4.親歷親行的管理，將會使效益達到最高。開發商領導可以親自進行案場的日常工作的監督，一方面可以提高案場所有工作人員的自覺性，另一方面也可以加深領導對自身項目的了解與熟悉，為新項目的宣傳起到一定的積極作用。
(二)物業管理公司應有針對性加強自身建設
1.明確小區的等級，把握管理機構的建立。在被房地產開發商入用時，就應該及時明確要開發的小區的等級，并以此來把握物業管理公司機構的規模、人員等的建設，避免不必要的多余建設，造成人才的閑用或造成供不應求悲劇。
2.建設具備高素質專業人員的隊伍。隨著時代的發展，人們生活水平和素質的不斷提高，物業管理的工作范圍也不斷擴大，對物業管理人員的綜合素質和靈活運用能力的要求也越來越高。未受過較好教育的職工，樸實有余而能力不足，無法較快地接受新知識新事物，缺乏工作的創新能力和管理的戰略思想。有時解決問題不能靈活運用方法，行事簡單粗暴，容易與業主發生沖突，引起投訴。這些人員已經不能滿足日趨發展的社會，所以，物業管理公司必須建設一批具有專業素質的人員對物業管理工作進行操作，此外，還必須建立合理的人力資源規劃，優化人才結構，這樣才能保證人才的合理利用。
3.在項目建設各階段的及時介入與采取可行性措施。不要因為房地產開發企業為物業管理公司前期介入的衣食父母而對項目在開發過程中出現的問題而視而不見，物業管理公司應該為此負責地積極介入到開發商各階段的工作中去，認真觀察與參與，并對發現的問題及時地提出，并配合開發商采取可行性措施解決處理問題，這樣就可以減少在今后物業管理過程中的不必要麻煩的產生。
4.做好與開發商、業主的溝通交流，為后期物業管理打基礎。物業管理公司不僅僅只是要與業主做好溝通，而應該要協調做好與開發商，與業主共同的交流溝通，對開發商與業主的熟悉就是對自己業績的把握，做好物業的前期介入就實現三贏，并為物業的后期管理打下良好的基礎。
隨著形勢的發展，物業管理在小區建成之后再介入的狀況已經不能適應，物業項目的開發建設是一次性的買賣，而物業管理是長期陪伴業主的事情，為了能滿足業主，惠利物業，不但要切實做好物業管理工作，而且還要不斷提高前期物業介入的質量，讓業主在入住之前就得到踏實的保障，讓物業自身提早投入到建設工作中來，實現開發商、物業管理公司、業主三方的共贏。
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