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做好會(huì)務(wù)工作的主要做法和心得體會(huì)
近年來(lái)，隨著官渡區(qū)區(qū)域經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，“三區(qū)”建設(shè)步伐的日益加快，區(qū)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)事務(wù)不斷增多，行政系統(tǒng)辦公室作為貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)決策部署的重要工作機(jī)構(gòu)，各項(xiàng)工作尤其是會(huì)務(wù)服務(wù)工作面臨著許多新變化新挑戰(zhàn)。按照市黨委、政府提出的“改進(jìn)會(huì)風(fēng)、精簡(jiǎn)會(huì)議”的指示精神，行政系統(tǒng)辦公室應(yīng)以高度負(fù)責(zé)的工作責(zé)任感和使命感，始終保持嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的工作作風(fēng)，不斷加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，積極抓好會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的各個(gè)環(huán)節(jié)，有力保障會(huì)務(wù)意圖的全面實(shí)現(xiàn)。現(xiàn)將會(huì)務(wù)工作的主要做法和心得體會(huì)總結(jié)如下：
一、主要做法
在辦公室會(huì)務(wù)工作中，應(yīng)堅(jiān)持“團(tuán)結(jié)拼搏、積極奉獻(xiàn)、力求卓越”的工作理念，著力抓好六個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)：
（一）高度重視，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。各類會(huì)議的勝利召開，都事關(guān)中心工作的安排部署，代表著形象，承擔(dān)著傳遞工作思路、要求的重要使命。因此，對(duì)于每次會(huì)議，不論會(huì)議規(guī)模大小，辦公室都要高度重視，精心組織安排。具體辦會(huì)時(shí)，一般由辦公室主任負(fù)總責(zé)，分管會(huì)務(wù)工作副主任具體抓，會(huì)務(wù)工作人員、秘書、工勤保障全體人員上下聯(lián)動(dòng)，分工協(xié)作，確保會(huì)務(wù)服務(wù)工作高標(biāo)準(zhǔn)、高水平、高質(zhì)量完成。
（二）務(wù)求細(xì)致，擬定會(huì)議籌備方案。按照領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)文件的明確要求，結(jié)合近期工作的統(tǒng)一安排，在明確掌握會(huì)議的意圖、目標(biāo)和要求的基礎(chǔ)上，擬定詳細(xì)的會(huì)議籌備方案。方案內(nèi)容著重對(duì)會(huì)務(wù)各項(xiàng)工作任務(wù)，如確定會(huì)議名稱和時(shí)間、協(xié)調(diào)會(huì)議室、預(yù)估參會(huì)人數(shù)、草擬會(huì)議通知、制定會(huì)場(chǎng)布臵方案、安排與會(huì)者食住行等進(jìn)行詳細(xì)的工作任務(wù)分解。草擬完成會(huì)務(wù)籌備方案后，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，在征得領(lǐng)導(dǎo)同意后，指派專人迅速協(xié)調(diào)落實(shí)。
（三）言簡(jiǎn)意賅，編發(fā)會(huì)議通知。會(huì)議通知是會(huì)前準(zhǔn)備工作的基礎(chǔ)性工作，其內(nèi)容應(yīng)力求表達(dá)準(zhǔn)確、條理清楚、一目了然，絕不能出現(xiàn)歧義。要力求涵蓋會(huì)議意圖、會(huì)議名稱、具體時(shí)間和地點(diǎn)、參會(huì)范圍、安全保衛(wèi)和宣傳報(bào)道等各項(xiàng)內(nèi)容。一般正式會(huì)議，都要爭(zhēng)取在會(huì)前2天編發(fā)會(huì)議通知。擬定的通知草稿經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)和各常委審閱把關(guān)。一些動(dòng)員或總結(jié)表彰會(huì)議，除區(qū)領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)講話外，還要安排部分單位進(jìn)行表態(tài)發(fā)言或經(jīng)驗(yàn)匯報(bào)。對(duì)此類會(huì)議，通知中應(yīng)明確發(fā)言材料撰寫要求、發(fā)言時(shí)間，避免會(huì)上發(fā)言拖沓冗長(zhǎng)、偏離中心。對(duì)一些重要的大型會(huì)議，如黨代會(huì)、區(qū)委區(qū)政府（擴(kuò)大）會(huì)議，通知中還應(yīng)加入由參會(huì)單位反饋參會(huì)人員名單的要求，了解參會(huì)人員的主要信息，包括姓名、職務(wù)、電話、性別、民族等內(nèi)容，為制作會(huì)議序冊(cè)、安排與會(huì)者食宿等工作奠定基礎(chǔ)。
（四）全員動(dòng)員，安排電話通知。會(huì)前進(jìn)行電話通知是一個(gè)有效且必要的程序，對(duì)于確保參會(huì)人員按指定時(shí)間到場(chǎng)參會(huì)具有十分重要的作用。因此，辦公室每次在會(huì)議召開前一至兩天，由分管副主任，召集秘書或辦公室工作人員，按照常委領(lǐng)導(dǎo)、四大班子領(lǐng)導(dǎo)、黨群?jiǎn)挝弧⑿姓䥺挝弧⑹聵I(yè)單位、公司企業(yè)等類別，分批進(jìn)行電話通知。電話通知要與各部門負(fù)責(zé)人充分溝通，切忌該說(shuō)不說(shuō)、模棱兩可，很可能一次疏忽，就導(dǎo)致預(yù)定參會(huì)人員不能及時(shí)參會(huì)。對(duì)于臨時(shí)有事無(wú)法參會(huì)的人員，要詢問(wèn)原因做記錄，并要求其嚴(yán)格履行書面請(qǐng)假手續(xù)。通過(guò)發(fā)動(dòng)全體辦公室干部協(xié)同配合，有利于培養(yǎng)和鍛煉能力，同時(shí)也有利于保證會(huì)務(wù)工作質(zhì)量和效率。
（五）注重細(xì)節(jié)，抓好會(huì)場(chǎng)布置。會(huì)場(chǎng)布臵是會(huì)務(wù)工作的重頭戲。需要注意和做好的細(xì)節(jié)頗多，關(guān)鍵是要始終保持嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的作風(fēng)，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好會(huì)場(chǎng)布臵的各項(xiàng)工作。會(huì)場(chǎng)的布臵一般在前半天進(jìn)行，即使是40人以下的小型會(huì)議也要盡量提前布臵，以妥善應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的錯(cuò)漏或突發(fā)情況。會(huì)場(chǎng)的布臵要依次做好“五個(gè)擺放”。實(shí)際辦會(huì)時(shí)，根據(jù)會(huì)議類型也可能增減兩三項(xiàng)。一是擺放花卉。主席臺(tái)上的花卉既要枝繁葉茂，又不能太高，以免遮擋主席臺(tái)就坐領(lǐng)導(dǎo)的視線。臺(tái)下的花卉則要蓬勃怒放，其旺盛的生命力能夠?yàn)闀?huì)議渲染昂揚(yáng)向上、意氣風(fēng)發(fā)的良好氛圍。會(huì)前半小時(shí)，可適當(dāng)噴水，使花卉顯得更加鮮艷。二是擺放會(huì)標(biāo)。即將會(huì)標(biāo)懸掛到指定高度和適宜位臵。會(huì)標(biāo)的內(nèi)容應(yīng)體現(xiàn)會(huì)議主題和會(huì)議口號(hào)等。對(duì)于一些重要的外事會(huì)議，還應(yīng)加上外方語(yǔ)言的會(huì)標(biāo)。懸掛位臵一般應(yīng)在主要與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的正上方。一些小型座談會(huì)或者工作匯報(bào)會(huì)，也將會(huì)標(biāo)懸掛在側(cè)上方。三是擺放座簽。召開的會(huì)議，一般都需要為臺(tái)上臺(tái)下的區(qū)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)格按照排名順序擺放座簽。而一些特別重大的會(huì)議，則需要為全體與會(huì)人員擺放座 簽，確保與會(huì)人員整齊有序、各就各位，同時(shí)也烘托了正式隆重的氣氛。四是擺放飲用水。擺放為茶水杯的會(huì)議室，請(qǐng)會(huì)議勤務(wù)人員注意水杯的整齊擺放。飲用水為瓶裝礦泉水，除務(wù)必?cái)[放整齊外，每一瓶的正面都要統(tǒng)一朝向與會(huì)人員。五是擺放材料。根據(jù)會(huì)議需要，一般要將會(huì)議議程和會(huì)上宣讀的正式文件印制出來(lái)，同簡(jiǎn)裝筆記本、筆等一并裝袋，擺放在會(huì)場(chǎng)上，這對(duì)與會(huì)人員來(lái)說(shuō)十分方便，也避免了忘記拿、丟失某份材料等情況。這里的材料裝袋，往往需要秘書、辦公室工作人員全體出動(dòng)，一份份整理裝袋，并盡量避免錯(cuò)頁(yè)、缺頁(yè)的情況發(fā)生。通過(guò)精誠(chéng)協(xié)作，有利于集中精力和時(shí)間快速完成材料裝袋任務(wù)，同時(shí)也很好地培養(yǎng)了辦公室全體人員協(xié)作配合的意識(shí)。
（六）及時(shí)總結(jié)，不斷完善提高。辦成一次高質(zhì)量、高水平的會(huì)議，會(huì)前的精心組織十分必要，會(huì)后的總結(jié)提高一樣也不能缺少。一是歸檔整理會(huì)議資料。會(huì)后要將會(huì)議所有文件，包括會(huì)議通知、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議發(fā)言材料、領(lǐng)導(dǎo)講話等統(tǒng)統(tǒng)收集起來(lái)，以備查考。同時(shí)還應(yīng)做好錄音、錄像資料的收集整理，以便會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議總結(jié)等材料的撰寫。根據(jù)保密原則，對(duì)需要回收的會(huì)議材料要逐份清查回收。二是嚴(yán)查會(huì)議參會(huì)情況。要收集整理收到的書面請(qǐng)假條，比照參會(huì)人員名單和簽到參會(huì)情況，對(duì)曠會(huì)、遲到、早退人員給予通報(bào)批評(píng)。這對(duì)于按要求參會(huì)的人員是一種激勵(lì)，而對(duì)于不按會(huì)議要求參會(huì)的人員則是一種警示，有利于形成按制度辦事的優(yōu)良會(huì)風(fēng)。三是及時(shí)分析總結(jié)會(huì)務(wù)服務(wù)工作。分析總結(jié)會(huì)務(wù)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，找出規(guī)律性的東西，以指導(dǎo)做好今后的會(huì)務(wù)工作。注重收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)務(wù)服務(wù)工作的反饋意見，虛心采納，以便在下一次會(huì)議前整改提高，防止出現(xiàn)類似的錯(cuò)誤。
二、心得體會(huì)
會(huì)務(wù)服務(wù)工作是一項(xiàng)細(xì)致繁雜的工作，沒有捷徑可走。唯有按部就班、認(rèn)真負(fù)責(zé)地抓緊抓好抓實(shí)每一個(gè)細(xì)節(jié)，并在長(zhǎng)期的會(huì)務(wù)工作實(shí)戰(zhàn)中，全體辦公室干部同心協(xié)力，集思廣益，不斷總結(jié)，形成一套操作性強(qiáng)、行之有效的經(jīng)驗(yàn)做法，才能靈活運(yùn)用到實(shí)際會(huì)務(wù)保障工作中。現(xiàn)將其梳理總結(jié)如下：
（一）主動(dòng)作為，做好會(huì)前準(zhǔn)備工作。充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，主動(dòng)加壓，積極作為，以嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)的服務(wù)者姿態(tài)，把工作想在前、做在前，確保會(huì)務(wù)工作組織嚴(yán)密、準(zhǔn)備充分，即使遇到臨時(shí)突發(fā)情況，也能及時(shí)妥善地應(yīng)對(duì)。正所謂“臺(tái)上一分鐘，臺(tái)下十年功”。一個(gè)人員齊整、流程順暢的會(huì)議，需要會(huì)務(wù)工作人員付出更多的時(shí)間和精力。會(huì)前編制專門的會(huì)議電話簿，把與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)，街道和各部門負(fù)責(zé)人的聯(lián)系電話梳理成冊(cè)。提前與與廣告公司聯(lián)系制作適合會(huì)場(chǎng)大小的會(huì)標(biāo)，根據(jù)參會(huì)人員名單制作座簽，會(huì)標(biāo)和座簽必須反復(fù)核查，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。要與花卉店聯(lián)系訂好會(huì)議室需要的花卉，花卉種類、顏色、形狀和數(shù)量必須適合會(huì)場(chǎng)的要求。根據(jù)會(huì)議方案印制會(huì)議材料。與文具用品店聯(lián)系，購(gòu)臵文件袋、筆記本、筆等必備品。與礦泉水公司聯(lián)系提供足夠的飲用水。準(zhǔn)備屏蔽設(shè)備、簽到冊(cè)和錄音筆。在冬天，對(duì)室溫偏低的會(huì)議室要提前進(jìn)行取暖保溫工作。按照全面周到的原則，會(huì)務(wù)服務(wù)工作要做好的環(huán)節(jié)頗多。每個(gè)環(huán)節(jié)，都要堅(jiān)決避免出現(xiàn)“可能”、“應(yīng)該”。
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