外貿(mào)信函的寫作方法

　　1.外貿(mào)信函的概念

　　商貿(mào)英文書信在我國又稱為外貿(mào)書信，它是指外貿(mào)公司(企業(yè))及其人員在對外貿(mào)易活動中，與涉外企業(yè)及其人員之間相互往來的以商貿(mào)交往為內(nèi)容的各種英文信件。廣義上的商貿(mào)英文書信還包括電報、電傳、明信片以及各種商務(wù)報告書、廣告詞等。商貿(mào)英文書信是外貿(mào)交往的重要工具，外貿(mào)人員不僅要懂得外貿(mào)英語，而且必須善于運用外貿(mào)英文與貿(mào)易伙伴進行書信交流。

　　與普通信件相比，商貿(mào)英文書信有其特殊的格式、固定的商業(yè)術(shù)語和特定的商業(yè)習(xí)慣用語。由于東西方文化的差異，它與中文書信在形式和內(nèi)容上也都有很大的不同。因此，要寫好商貿(mào)英文書信，除了要求撰寫人精通英語，具有較高的商貿(mào)專業(yè)水平和政策、法律水平以外，還必須認真研究商貿(mào)英文書信的寫作特點和技巧，即信封的寫法和信內(nèi)的信頭、收信人名址、稱呼、正文、結(jié)尾、簽名等幾大部分。

　　2.外貿(mào)信函的分類

　　外貿(mào)信函從功能、用途上可分為：建立商貿(mào)關(guān)系、尋求代理、查詢信用、推銷產(chǎn)品、詢問報價、訂購貨物等數(shù)種。

　　3.外貿(mào)信函的結(jié)構(gòu)

　　(1)信封。信封一定要寫得準確、整潔，是寫信封的基本要求。但英語和漢語在地址的寫法上是截然不同的。

　　英文信封的基本格式是(美國式)：

　　THE TENTH NATIONAL BANK，Stamp

　　101 Wall Street，

　　NEW YORK 5.N.Y.，

　　U. S. via air mail

　　Mr.Liming，

　　No 363，Renmin Road，

　　Chong Qing，630000

　　China

　　這是英文信封的通常寫法。按照中文習(xí)慣，則是這樣的：

　　630000

　　中國重慶人民路363號： 貼 郵票

　　李 明 先生 收

　　美國紐約市第5郵區(qū)·華爾街101號第10國民銀行寄

　　由上例可見，英文和中文信封寫法的最明顯的區(qū)別，是收寄信人的先后排列不同。英文信封是先在左上角寫上寄信人的名址(這是美國式寫法，英國式寫法往往將寄信人名址寫在信封的左下角。)，在信封正中寫上收信人名址。在名址的排列順序上，是先寫收(寄)信人的姓名(名稱)，第二行寫住址的門牌號、街名，第三行寫城鎮(zhèn)名稱及所在地區(qū)的郵政區(qū)碼，第四行寫州名、國家名稱。我們所熟悉的漢語信封寫法和這就大不一樣了。需要注意的是，我國由國內(nèi)發(fā)往國外的信件，郵電部門規(guī)定有統(tǒng)一的外函信封。其要求是，信封的正面寫收信人名址，背面寫寄信人名址。收信人名址應(yīng)用英文書寫，寄信人名址除國名用英文書寫外，均用中文書寫。

　　(2)信頭。商貿(mào)英文書信與中文書信不同的一個特點是，在信紙的開頭必須首先寫上信頭，即寄信人的名址和寫信日期。而在中文信件中，這一部分是放在書信的末尾的。這是英文書信的固定格式。通常，信頭寫在信紙的右上角，先寫寄信人名址(與信封上寫法一樣)，再寫寫信日期。但也有寫在信紙正上方和左上角的。如：

　　例一：

　　150 Kensington Road

　　Brooklyn，New York 12②，N.Y.③

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