促進行政組織有效溝通的方法

　　行政組織溝通在行政管理活動中起到非常重要的作用，行政組織溝通是指在行政管理活動中，行政組織與外界環境之間，行政組織內部各部門、層級、人員之間信息的交流與傳遞過程。

　　(1)應做好溝通的準備工作

　　(2)及時反饋與跟蹤

　　(3)改善行政組織的結構

　　(4)健全組織溝通的機制

　　(5)創造良好的溝通氛圍

　　(6)改進溝通技巧，充分利用主動傾聽

　　(7)建立必要的反饋機制.

　　(8)考慮文化、環境等外在因素對溝通的影響

　　(9)秉持一定的溝通處理原則

　　行政組織溝通指什么

　　行政組織溝通是指在行政管理活動中，行政組織與外界環境之間，行政組織內部各部門、層級、人員之間信息的交流與傳遞過程。

　　行政組織溝通的障礙

　　結構障礙即因組織結構不合理而引起溝通的障礙

　　政府的組織體制主要還是以有嚴密等級結構、嚴格規范約束的官僚制為主的組織形式。

　　而在這種層級體制中，溝通分為縱橫兩個方向，縱向如省一市一縣、部一司一處一科結構，橫向包括平級間的互動。

　　信息在這兩條傳播路徑中，不斷出現流失、失真現象，影響信息的真實性。

　　中間層次會刪減對其不利的資料，代之以虛假信息，從而造成決策失誤。

　　同時，隨著社會的進步，信息量前所未有地劇增，過多層級削弱了信息的流量與時效性。

　　地位上的障礙

　　工作人員在機關組織中的地位不一樣，因此對問題的看法不一樣，心態也不一樣，所以容易在溝通作法與溝通信息方面產生障礙，大致表現為：上級領導由于不了解溝通的重要性，

　　認為只要由上面直接下命令，部屬照章行事即可，因此不愿推動溝通工作;上級或多或少存有自是、自傲的心理，認為他的看法和作法一定比部屬強，

　　因此表現出不屑聽取部屬意見的態度;上級常存有“民可使由之，不可使知之”的觀念，認為部屬只要聽命令行事就好，不必多問，帶有“愚民政策”性質;

　　部屬常存有自卑、自保的心理，在“多說多錯，不說不錯”觀念下，不愿表示意見;部屬對上司常常只報喜不報憂，歪曲事實，蒙蔽真相。

　　主管與部屬可能因需要不一致、觀念不同、利害不一、地位有別等，而造成隔閡，難以坦誠溝通。

　　上述種種情況都是因為地位差距而造成的，對此，參與溝通的當事人應該有一個清楚的認識，尤其是上級領導更應主動打破這些地位上的距離，與下屬之間保持良好關系，確保溝通的質量。

　　促進有效溝通的原則

　　1、善于傾聽

　　據國外學者研究,一般情況下,人在傾聽時的效率大約僅有25%,也就是說在75%的交流時間里,你沒有能明白對方要表達的含義。

　　因此,為了達到溝通的目的,交流的時候首先要全神貫注于對方,讓對方感到你是在聽,使對方有一種滿足感,也只有認真地聽,才能明白領導交代的事務和同事反映的事項,從而做出正確的判斷。

　　其次要適時插話,調動對方的情緒。

　　中途插話會顯得不禮貌,不說話卻又會讓對方感到尷尬。

　　最好的方式就是邊聽邊交流,運用語言、表情、手勢等多種形式,在適當的時候給予反映,對肯定的問題表示接受,對不確定的問題及時提出疑問,從而確保能夠準確地完成領導所交代的任務。

　　2、與人為善

　　(一)真誠的溝通還要做到與人為善,做到尊重與包容。

　　美國行為科學家馬斯洛的需要層次理論認為,人的需要分生理、安全、社交、尊重、自我實現五個層次。

　　毫無疑問,尊重是人際溝通的重要原則。

　　作為秘書,既要尊重領導的權威,也要尊重同事的權益。

　　尤其是在與同事的相處中,要做到不在同事面前說三道四;不能因為對某個人有意見或看不慣,就不屑于與其說話;不能因為同事的一點小缺點就不斷地挖苦諷刺;答應別人的事情一定要努力做到;對每一位同事都要平等相待,這樣才能取得同事的信賴,建立起良好的人際關系網,進而提高工作效率。

　　(二)準確、及時原則作為領導和下屬之間的中間人,秘書在進行溝通時,信息的傳遞一定要準確。

　　一方面要準確地傳達領導的決策內容,另一方面也要準確地傳達下屬的意見和建議。

　　秘書在信息溝通傳遞的過程中,千萬不能任意地添加自己的主觀理解,而造成溝通的誤解。

　　準確性還表現在用于溝通的語言必須是清晰、明確的。

　　在溝通時,清楚地使用普通話,聲音洪亮;不寫錯別字和冷僻字,對文字進行組織整理,都能提高溝通的準確性。

　　信息時代,能否及時掌握關鍵信息成為競爭成敗的重要因素。

　　因此秘書與領導、同事溝通一定要及時。

　　只有及時地把領導的意圖傳達下去,才能保證組織的正常運轉;也只有及時地把下屬的意見反映上來,才能為領導者決策提供依據,使組織能良性發展。

　　在這里,秘書還要注意一個問題,傳達信息時要找對人,即面對同一條信息,誰應該是第一個知道的,哪些人可以被傳遞,而哪些人是不要被傳遞的,都要作出正確判斷,這樣才能將信息更加及時地傳遞出去,提高溝通效率。

　　溝通的方法與技巧

　　(一)口頭溝通及技巧口頭溝通大致包括面談、會議、演講、廣播、電話聯絡等方式,都是以語言為主要溝通媒介的。

　　它的優點在于能夠使對方感到親切,可以當面獲知對方的反映,溝通速度快。

　　同時它也存在著一些不足,如口頭溝通的過程中容易滋生謠言、口齒不清或鄉音過重使對方不易了解等。

　　針對以上情況,在口頭溝通的時候一些技巧的使用會有助于提高溝通的效果。

　　首先,進行語言表達時要做到明確、簡潔。

　　事件本身是什么就是什么,有一是一,實事求是,絕不能模棱兩可,更不能添油加醋。

　　同時,秘書在進行事件敘述時,要分清主次,突出重點,不講空話廢話,刪除語言表達中多余的成分,做到言簡意豐。

　　其次,進行語言表達時還要做到委婉、通俗。

　　同樣一句話,用不同的語氣表達出來,結果就會很不一樣。

　　秘書無論是與領導溝通,還是與同事溝通,應盡量使用陳述的、溫和的、禮貌的語氣,同時用口語化、大眾化的語言進行表達,會更加有利于溝通的雙方交流、理解。

　　(二)文字溝通及技巧文字溝通主要是以文字為溝通媒介的。

　　它的優點在于可以在溝通前斟酌文句以求得表達的最佳效果,可以防止轉述時的遺漏和曲解,可以長期保存以備日后查考,法律責任明確。

　　當然文字溝通也存在著不足,如溝通的速度慢,且由于人們理解能力不同,同樣的文字不同的人也會有不同的理解,會有不同的溝通效果等。

　　因此在進行文字溝通時,要盡量避免錯別字、冷僻字的使用,按照正規的公文寫作要求,簡潔、平實地進行寫作。

　　(三)消除溝通障礙溝通時產生的種種障礙不利于溝通的進行。

　　造成溝通障礙的因素很多,比如心理障礙、語言符號障礙、認識和理解障礙、身份地位障礙、非語言符號的模糊性引起的障礙等。

　　認清阻礙有效溝通的種種因素,在實際的溝通中有意識地避開這些障礙,就能達到有效溝通的目的。

　　比如,在溝通時,真誠的微笑、注意禮節可以消除身份地位上的障礙;通過不斷學習,提高自己的知識水平,不隨意改動溝通的內容,可以消除認知和理解障礙;正確使用溝通的語言,減少非語言的使用,可以消除非語言符號的障礙等。

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