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論析社會養老保險檔案管理
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摘要：我國居民社會養老保險參保人員檔案是一項非常重要的民生檔案。本文對社會養老保險檔案管理進行了系統分析并提出了改善倡議。
關鍵詞：社會 養老保險 檔案管理
一、社會養老保險檔案管理的特點
1.檔案管理對象和服務對象具有社會性。我國的養老保險已經廣泛涵蓋了個體工商戶、企業事業單位以及自謀職業等人群，社會養老保險已經成為了我國社會發展的重要部分。社會養老保險檔案管理作為養老保險的重中之重，也就具有了一定的社會化性質，最終其服務的對象同樣也就具有一定的社會性。
2.檔案來源具有廣泛性，內容具有復雜性。社會養老保險的服務對象以及管理對象的社會性最終決定了養老保險檔案內容的復雜性以及來源廣泛性。之前的養老保險檔案只是針對我國的集體企業或者國有企業的退休人員，在以往的檔案管理流程中其檔案的來源比較單一，檔案的內容上也比較簡單。然而隨著我國養老保險制度的社會化，其檔案來源也隨之變得更加廣泛，此外，參保人員的身份不同，最終又導致了其內容上的復雜化。
目前為止，我國的社會保障檔案依然沒有一個相對統一的格式，養老保險檔案內容混亂。因此，對養老保險檔案進行規范化非常必要。
3.檔案具有流動性。目前，我國參加社會養老保險人員的流動性極大，辭職、調動、退休或者脫離原單位的人員眾多。然而流動人群通常沒有一個固定的單位，工作的地點變動極大，最終導致了養老保險檔案的流動性也非常大。因此，對于流動性的社保檔案管理要更加的重視。
二、社會養老保險檔案管理工作中存在的理由
1.流動性易使檔案丟失、受損。由于我國的人口眾多，目前的社會養老保險制度也在全國范圍內不斷地得到普及，最終出現了我國社會養老保險檔案的流動性及其活躍，一部分人或由于自身理由、或者由于工作需要，往往會出現人員調動，有些參保人員或辭職到其他公司、企業單位，這就需要對參保人員的參保檔案進行調動。這些沒有固定工作地點的人群在進行檔案調動的過程中往往會出現檔案丟失、受損的情況發生。
2.檔案與環境設施理由。我國居民養老保險部門盡管已經設置了退管股來對居民的保險業務檔案進行集中管理，然而由于養老保險相關部門其辦公的地點以及經費受到一定的制約，相關部門依然還沒有專門的大干室來管理參保人員的個人檔案。其檔案室內的環境設施也沒有達到正規標準，缺乏滅火器、空調、去濕機、溫度、濕度計等基本設施。
3.檔案管理與管理水平理由。隨著居民參保人數的不斷增加，我國目前迫切需要建立一個健全的社會養老保險檔案管理的制度，從而可以在一定程度上減輕參保人員的后顧之憂。目前，我國一些地區的社會養老保險檔案的管理流程以及制度存在著諸多理由，主要理由就是沒有一個健全的法律依據。因此，養老保險檔案管理在個別地區甚至沒有被認真地對待，最終導致了居民保險檔案管理的政策環境極差，有些甚至把參保人員的基本信息填寫錯誤，最終導致了一部分人不能參保或者失去基本信息。我國社會養老保險檔案管理的不規范嚴重地影響了居民的參保積極性，同時也極大地影響了政府的信譽度。
三、搞好社會養老保險檔案管理的措施
1.規范化檔案管理，健全檔案管理制度標準。社會養老保險檔案往往包含了參保人員的基本資料及其相關業務的原始材料。相關的管理部門在對其進行管理的過程中應該進行分類管理，做到標準化管理，最終實現養老保險檔案管理的嚴要求以及高指標，建立一個健全的檔案管理標準以及制度。在對檔案進行管理的過程中嚴格遵守工作原則。
2.信息化檔案管理，提高質量，科學歸檔。采用完全人工的檔案管理方式已經無法滿足目前我國社會參保人群，此外，完全人工往往會大大地增加管理成本，同時也無法達到滿意的工作結果。傳統的社會養老保險檔案管理往往采用紙質版記錄，最終進行統一存放，這不僅要花費大量的時間精力，同時還要占據極大的儲存空間。此外，紙質材料往往在管理上要求極高，必須保持一定的干燥。因此，信息化管理方式可以極大地增加工作效率，降低養老保險檔案的管理成本。
3.實用化檔案管理，提升素質，服務社會。養老保險的檔案儲存與創建就是為了保證參保人群以及相關部門在進行查詢時可以快速準確地查找、審核，一些管理部門對檔案管理進行繪制示意圖就是為了方便日后的查詢。因此，檔案管理部門需要制定科學的管理策略，例如提供社會養老保險查詢與檢索工具、專題形式的索引建立等等。在檔案管理工作人員的工作中，相關部門要積極地更新適應性強的社會養老保險檔案管理系統以及軟件，最終使檔案管理實現信息化。
參考文獻
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