最新物業(yè)公司檔案管理制度

　　檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，下面是小編為您精心整理的關于物業(yè)公司檔案管理制度全文內(nèi)容，僅供大家參考。

　　物業(yè)管理公司檔案管理制度提要：

　　一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準后方可查閱。 物業(yè)公司檔案管理制度

　　第一章 總則

　　檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，公司總裁辦指定專人負責檔案管理工作，為規(guī)范公司的檔案管理，特制訂本制度。

　　第二章 檔案分類

　　一、綜合類

　　(一)公司發(fā)起人協(xié)議書、批準公司設立的政府批文、驗資報告、

　　可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見書、認股書等; 永久

　　(二)公司編文號的全部文件; 永久

　　(三)公司股東會、董事會、監(jiān)事會、專業(yè)委員會、總裁辦公會、業(yè)務聯(lián)席會等會議文件; 長期

　　(四)公司大型活動策劃方案及有關資料，制訂實施的規(guī)章制度、機構(gòu)設置改變，啟用新印章的通知批復; 永久

　　(五)公司的各種請示報告及上級部門的批復; 永久或長期

　　(六)集團內(nèi)各單位主送我司有關重要問題的文件; 長期或永久

　　(七)政府各級部門發(fā)送的文件; 長期

　　(八)公司領導班子會議紀錄，辦公會議記錄，黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄; 長期

　　(九)介紹信、信函存根、電報底稿; 短期

　　(十)公司檔案的交接清冊和銷毀清冊; 長期 (十一)各職能部門、綜合類檔案目錄。 永久

　　二、經(jīng)營管理類

　　(一)各職能部門管理文件、重要資料目錄; 永久

　　(二)公司下達的年度考核經(jīng)濟指標及完成情況; 永久

　　(三)公司各部經(jīng)濟考核指標; 短期

　　(四)公司和業(yè)務部門對外簽訂的協(xié)議、合同; 永久或長期

　　(五)上級部門制定的政策、規(guī)定等指導性文件。 長期

　　三、財務類

　　(一)年度審計報告; 永久

　　(二)年初預算報告; 長期

　　(三)財務分析報告; 長期

　　(四)財務存檔資料、文件目錄。 永久

　　四、人事類

　　(一)公司領導成員的'任免申報及上級批復; 永久

　　(二)公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊 永久

　　(三)職工獎懲情況記錄; 永久

　　(四)職工的轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關資料; 永久

　　(五)勞動工資報表(年報); 永久

　　(六)有關獎勵基金和福利基金的開支情況資料 短期

　　五、行政類

　　(一)固定資產(chǎn)登記，產(chǎn)權(quán)移交、清冊報表和資料; 永久

　　(二)基建工程的申報、批復，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料(包括水、電、氣在內(nèi)); 永久

　　(三)購買固定資產(chǎn)計劃、資料。 永久

　　六、工程類

　　接管物業(yè)的工程資料，在退出時交還下個物業(yè)公司。

　　備注：保管期限中：永久指10年以上，長期指5-10年， 短期指5年以下。

　　第三章 檔案保管

　　一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。

　　二、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。

　　三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。

　　四、檔案室門窗及檔案柜應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內(nèi)嚴禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛(wèi)生。

　　五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的.保管情況，如發(fā)現(xiàn)生蟲、破損、被盜、失泄密現(xiàn)象，應及時向分管領導匯報，采取有效措施進行處理。

　　六、建立健全檔案進、出登記制度，對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統(tǒng)計。

　　第四章 檔案借閱

　　一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。

　　二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準后方可查閱。

　　三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負責，不得任意拆卸、轉(zhuǎn)借、涂改、損壞和泄密。其中的機密事項只能在檔案室內(nèi)查閱。如系案件調(diào)查取證需要復印者，公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準，外單位由分管副總裁批準。

　　四、查閱檔案的`人員，必須遵守檔案室的各項規(guī)章制度，自覺辦理借閱手續(xù)，認真填寫檔案使用登記表。

　　第五章 立卷歸檔

　　一、公司實行部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱，將文件、資料(包括照片、聲像)整理后交檔案管理人員歸檔。

　　二、歸檔時間：各部門、二級公司、控股公司的.文件、資料和自存檔案目錄(包括上級下發(fā)的承辦和閱存的文件)，于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務部存檔。

　　三、歸檔的文件、資料，必須完整、規(guī)范，符合耐久要求。

　　第六章 其 他

　　一、以上制度規(guī)定各職能部門和二級公司、控股公司須認真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經(jīng)濟和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責任。

　　二、檔案管理責任人必須嚴格執(zhí)行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責任人要受到經(jīng)濟和行政處罰，造成重大損失的對直接責任者予以除名，直至追究刑事責任。

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