淺析知識管理與企業檔案管理

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　　摘 要：本文是對企業檔案管理引入知識管理新的理念和方法的探討，分析在檔案管理引入知識管理后在管理模式、業務流程和信息技術以及人員素質等方面的轉變，從而引出知識管理對檔案工作的啟示。

　　關鍵詞：企業檔案管理知識管理人員素質

　　檔案作為記錄人類歷史的文件，在人類社會中起著非常重要的作用。對于企業檔案是記錄企業各項活動，存儲各類信息的主要載體，是企業不可再生的資源和財富，是企業重要的知識資源。隨著企業信息化進程的推進，在企業檔案管理工作中，引入知識管理的理念為企業檔案現代化管理帶來新的發展契機。

　　1、企業檔案管理與知識管理

　　1.1、企業檔案管理

　　企業檔案管理不僅是積累和保存了企業知識，維護著企業發展的真實歷史全貌，而且在保護企業的合法權益不受侵犯和保護企業核心競爭力等方面也起到了重要作用，是企業知識資源管理的重要手段。就是說，企業檔案是企業重要的知識資源，而企業檔案管理就是對知識資源的一種管理活動和過程，包括對企業文件的形成、收集、篩選、整理、歸檔的監督和控制，及其對檔案的整理、鑒定、保管、統計、檢索和開發利用等工作。

　　1.2、知識管埋

　　知識管理是應用現代信息技術對知識進行積累組織、評價、傳遞和應用、創新，以實現知識的價值，提升企業的核心競爭力。知識分為顯性知識和隱性知識兩個方面。顯性知識的來源于組織在自身各項職能活動中直接形成的文件、檔案以及外來的文件、資料，而這些文件、檔案屬于知識的范疇，是檔案管理和知識管理共同的管理對象。隱性知識是大量存在企業員工頭腦中的知識，隱性知識是企業知識資源的主體部分。隱性知識往往具有獨占性，它是企業的核心知識資源，也是企業核心競爭力的源泉。實現隱性知識的顯性化、檔案化，對其進行有效存儲，是企業檔案實現知識管理的一項重要任務。

　　1.3、知識管理對企業檔案管理的要求

　　檔案管理是知識管理的一個重要組成部分，作為一種新的管理理念和方法，知識管理對檔案管理模式、業務流程、信息技術和人員素質等方面都有新的要求。1)管理模式。從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發利用，實施檔案管理的智能化服務，實現企業檔案知識資源的共享;2)檔案管理業務流程再造。在知識管理中把企業文件檔案看作為一個不可分割的文件連續體，打破企業文件工作與檔案工作的界限，實現企業文件檔案一體化，在業務流程上進行統一的設計。包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程，實現文檔一體化管理;3)檔案信息化。推進檔案信息化建設，在網絡環境下實現檔案信息資源的數據庫、信息庫多樣化管理;4)人員素質。在檔案專業結構上要進行合理配置，除需要信息技術專業人員外，對檔案工作人員的自身業務知識的補充和更新提出了更高的要求。要具備信息技術的使用能力，信息獲取、信息分析和信息加工處理能力，這樣才能勝任數字化和現代化的企業檔寨管理工作。

　　2、企業檔案管理實現知識管理的關鍵

　　2.1、在于知識的共享和創新

　　知識管理的核心是實行知識的共享與創新，它可直接提高企業的核心競爭力。在知識資源管理中，企業檔案不只是"歷史的記憶"和"原始的記錄"，不僅僅處于"備查、待考的史料狀態"，要全面應用現代信息技術，以快速、直接、集成的方式提供服務，并在此造價值。從以檔案實體的保管、利用為重點，轉向以檔案信息的數字化存儲，網絡化傳輸，建立綜合檔案信息管理系統，實現企業檔案信息共享。通過檔案信息管理系統平臺，為企業在新產品研發及企業經營活動提供快速的、主動的、全方位的服務中心，充分發揮檔案信息資源的知識價值，從而提高企業生產效率，縮短新品研發周期，助推企業的管理水平和創新能力的提升。

　　2. 2、在于知識的拓展

　　知識管理可以拓展檔案管理的領域。傳統的企業檔案管理過分強調檔案與文件、檔案與圖書情報的區別，將文件和圖書等排除在管理職責之外，極大地限制了自身活動的范圍。傳統的企業檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現實工作服務，脫離于企業價值創造過程之外，從而極大地限制了自身發揮作用的領域。知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識強調在企業各項生產、經營、管理活動創造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。這樣，檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領域，而與組織的發展戰略、業務活動直接相結合，成為企業工作中必不可少的組成部分。

　　3、如何做好企業檔案的知識管理

　　3.1、抓好企業檔案的信息管理

　　知識管理的重點在于顯性知識與隱性知識的相互轉化。因為企業只有把國內外和自己積累的知識，通過歸檔、整理、提煉傳遞給企業員工，轉化為員工的知識，并運用到每項工作中去，才能對企業目標發生作用。企業檔案的信息管理主要是集中對已有的如文件、檔案、電子信息等媒介載體的管理，在信息增值鏈上，要將數據提升為信息，并對其進行采集與選擇、組織與排序、壓縮與提煉、歸類與導航等，對信息的外部特征的進行和組織，對信息內容進行提煉、比較、挖掘分析等進行信息管理。

　　3.2、實行檔案數字化，服務網絡化

　　在現伐信息技術條件下，對企業的各種實體形式文件、檔案、資料等知識資源必須按照統一的和規范的格式進行數字化處理、電子化存儲，整合成為知識資源庫。檔案數字化工作要迅速發展，檔案數字化的規楱要不斷擴大，檔案數字化的規范要日漸成熟 ，逐漸形成檔案數字化加工市場，檔案數字化對象更不斷豐富，不僅僅局限在檔案方面，更擴展到照片、圖像、錄音、錄像、縮微膠片等不同種類，載體檔案的數字化。只有數字化的信息和知識，才能不受時間和地點的限制，及時地提供服務。并要構建綜合辦公自動化平臺(OA系統)，推進文檔一體化的實現，建立檔案數據庫，實現檔案的網絡化服務。

　　3.3、培訓檔案管理隊伍，提高人員素質

　　推進檔案知識管理的關鍵是人才。檔案管理拓展為知識資源管理之后，原有的檔案人員從檔案的保管者轉變為知識資源的管理者和提供者，其工作性質、內容和方式都發生了根本轉變，對其能力和素質提出了更高的要求。首先，要求能熟練地運用現代信息技術，能夠采

　　用計算機和網絡技術來改進檔案管理手段。其次，能夠積極了解想要獲得知識的人員和部門的要求并幫助他們有效獲取所需的知識和技巧。三是，能積極通過文件收集、借閱等服務主動引導各知識的擁有部門提供他們的獨有的知識，而不僅是提供工作活動中形成的文件材料，進而豐富檔案信息資源，提高知識資源的質量。四是，通過檔案內容的研究、編輯、開發利用檔案中蘊涵的知識，力求知識最優化地再利用。五是，檔案人員還要不斷地參加系統的知識更新學習與繼續教育培訓，不斷擴展自己的知識，才能適應社會發展的客觀需要。

　　結束語：知識管理是企業管理未來的發展方向，是運用集團的智慧，提高企業應變能力和創新能力的手段，用知識管理思想改變傳統的企業管理模式--檔案管理模式是檔案工作順應時代發展趨勢的明智之取，有事檔案事業在現有管理條件基礎上實現跨越式發展的必然選擇。

　　參考文獻：

　　[1]黃世酷.檔案管理與知識管理(之一)[ J ]. 檔案管理，2007(4)

　　[2]黃世酷.檔案管理與知識管理(之二)[ J ]. 檔案管理，2007(5)

　　[3]徐擁軍.檔案管理與知識管理的關系研究[ J ].山西檔案，2008(1)

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