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基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理探析管理論文
計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通信技術(shù)的快速發(fā)展，讓全社會(huì)進(jìn)入了一個(gè)信息化時(shí)代。信息化時(shí)代的到來(lái)對(duì)各行各業(yè)產(chǎn)生了不小的影響，檔案行業(yè)自然也不例外。相較于以往，我國(guó)檔案事業(yè)已經(jīng)取得了長(zhǎng)足進(jìn)度，特別是檔案信息化建設(shè)步伐進(jìn)一步加快，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案信息知識(shí)屬性表達(dá)，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)檔案管理模式。
1、知識(shí)管理內(nèi)涵
知識(shí)管理主要是指企業(yè)為了進(jìn)一步提升自身競(jìng)爭(zhēng)力、生存能力，以技術(shù)為支持，對(duì)企業(yè)知識(shí)進(jìn)行序化儲(chǔ)存、挖掘、共享共建的過(guò)程。從本質(zhì)上來(lái)看，知識(shí)管理目標(biāo)與企業(yè)活動(dòng)目標(biāo)是一致的。在市場(chǎng)當(dāng)中，企業(yè)屬于典型的利益群體，其所有活動(dòng)均離不開(kāi)效益創(chuàng)收、價(jià)值創(chuàng)造這一本質(zhì)目標(biāo)。因此知識(shí)管理需要與企業(yè)管理目標(biāo)達(dá)成一致，以價(jià)值創(chuàng)造為方向?qū)ζ髽I(yè)相關(guān)活動(dòng)進(jìn)行考察，并將知識(shí)管理充分滲透到各項(xiàng)組織活動(dòng)當(dāng)中[1]。當(dāng)然，知識(shí)管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)性的過(guò)程。在企業(yè)發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，知識(shí)始終處于不斷更新的狀態(tài)。換句話說(shuō)，知識(shí)并不是一成不變的固定資源，而是動(dòng)態(tài)性的資源。知識(shí)管理活動(dòng)也需要結(jié)合形勢(shì)需求，做出有效調(diào)整。通常來(lái)看，知識(shí)管理主要包括知識(shí)獲取、知識(shí)分享、知識(shí)推廣以及知識(shí)創(chuàng)造等環(huán)節(jié)，但卻不僅限于此。知識(shí)管理不但取決于管理順序的設(shè)置、步驟的篩選，更取決于組織實(shí)際情況。對(duì)于不同的企業(yè)而言，需要差異化的知識(shí)管理方案進(jìn)行匹配。也就是說(shuō)，知識(shí)管理應(yīng)結(jié)合知識(shí)能力、知識(shí)背景做出有效調(diào)節(jié)，才能將其效果充分發(fā)揮出來(lái)。
2、知識(shí)管理對(duì)企業(yè)檔案工作的影響
在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)體系當(dāng)中，知識(shí)戰(zhàn)略管理能力是強(qiáng)化企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重點(diǎn)要素。當(dāng)然，知識(shí)能力不單單局限于企業(yè)管理的某一個(gè)環(huán)節(jié)，而是滲透到企業(yè)的各項(xiàng)工作當(dāng)中。對(duì)于企業(yè)檔案管理而言，也應(yīng)該充分把握當(dāng)前形勢(shì)，以知識(shí)管理為契機(jī)，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行創(chuàng)新�？陀^角度來(lái)看，知識(shí)信息、智力資源等是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)。在知識(shí)管理過(guò)程中，需要對(duì)上述要素進(jìn)行再創(chuàng)造[2]。也正是由于此，知識(shí)管理對(duì)企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)及利用提出了一定的要求。
首先，知識(shí)管理要求企業(yè)在檔案開(kāi)發(fā)、利用過(guò)程中不斷提升效率。知識(shí)管理對(duì)信息轉(zhuǎn)化及學(xué)習(xí)能力具有較高的要求。從原始數(shù)據(jù)到信息生成，所有知識(shí)、技術(shù)成果若無(wú)法迅速轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，容易被社會(huì)淘汰。這也對(duì)企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)及管理提出了較高的時(shí)效性要求。在上述情況下，企業(yè)要充分利用現(xiàn)代化信息工具快速整合檔案材料，并根據(jù)用戶實(shí)際輸送相應(yīng)的檔案信息。在服務(wù)當(dāng)中，除了提供原始文檔信息外，還需要進(jìn)行二次加工、再創(chuàng)造，不斷提升檔案價(jià)值，豐富檔案內(nèi)涵。其次，知識(shí)管理要求企業(yè)檔案管理、開(kāi)發(fā)、利用過(guò)程中，需要應(yīng)用多元化的載體。知識(shí)經(jīng)濟(jì)不僅是創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)、學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)，更是網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)。信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷成熟，為知識(shí)傳播提供了更大的空間，檔案載體在潛移默化當(dāng)中也逐漸由傳統(tǒng)紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮有畔⑤d體[3]。企業(yè)需要適應(yīng)這種新的形勢(shì)，加大電子化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、檢索工具等開(kāi)發(fā)力度，進(jìn)一步提升檔案管理效率。綜合來(lái)看，知識(shí)管理給企業(yè)檔案工作帶來(lái)了新的契機(jī)。以知識(shí)管理為導(dǎo)向，會(huì)促進(jìn)企業(yè)不斷加大檔案信息開(kāi)發(fā)力度，也有利于企業(yè)提升檔案開(kāi)發(fā)服務(wù)內(nèi)容的知識(shí)性，并實(shí)現(xiàn)檔案開(kāi)發(fā)、利用創(chuàng)新，進(jìn)一步挖掘出企業(yè)檔案所蘊(yùn)藏的潛在價(jià)值。
3、目前企業(yè)檔案管理中存在的缺陷
雖然很多企業(yè)對(duì)檔案管理愈來(lái)愈重視，但在相關(guān)工作具體實(shí)施過(guò)程中還是暴露了一定問(wèn)題[4]。
3.1認(rèn)知誤區(qū)
企業(yè)檔案管理的核心目標(biāo)，在于實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案知識(shí)資源價(jià)值轉(zhuǎn)化。但部分企業(yè)管理者并未意識(shí)到這一點(diǎn)，只是將檔案管理當(dāng)作任務(wù)，甚至視為包袱。同時(shí)，檔案管理人員也未能及時(shí)更新觀念，只是機(jī)械性地進(jìn)行檔案材料收集、歸檔、整理等，卻不能意識(shí)到其中所蘊(yùn)藏的潛在價(jià)值，導(dǎo)致檔案管理工作流于形式。
3.2缺乏明確目標(biāo)
大多數(shù)企業(yè)在檔案管理過(guò)程中，以“為藏而收，為用而藏”為目標(biāo)，但實(shí)際當(dāng)中企業(yè)檔案整體利用情況不容樂(lè)觀。對(duì)于任何企業(yè)而言，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益是其首要目標(biāo)。由于企業(yè)檔案管理部門并不直接參與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，自然無(wú)法產(chǎn)出直接效益。在這種情況下，企業(yè)檔案管理往往受到忽視。同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部未能對(duì)檔案信息進(jìn)行充分分析，從中挖掘出一些具有價(jià)值的知識(shí)資源。由于缺乏明確的檔案管理目標(biāo)，導(dǎo)致企業(yè)檔案無(wú)法發(fā)揮潛在價(jià)值，企業(yè)檔案管理效能也受到了極大程度制約。
3.3管理流程有待優(yōu)化
很多企業(yè)在檔案管理過(guò)程中，流程缺乏融合與滲透。大多數(shù)企業(yè)檔案部門與檔案信息生成部門之間處于平級(jí)關(guān)系，彼此之間除了檔案交接外，不存在任何聯(lián)系[5]。在這種情況下，檔案部門的權(quán)限必然會(huì)受到一定程度約束，甚至檔案管理人員要反復(fù)催促才可獲得原始檔案信息。在檔案分類方面，主要以標(biāo)題作為依據(jù)，至于檔案當(dāng)中是否存在重要信息可挖掘、分類方法是否合理，難以兼顧。受限于傳統(tǒng)流程，導(dǎo)致檔案管理過(guò)于“呆板”，不夠靈活，自然無(wú)法將其中所蘊(yùn)藏的知識(shí)資源充分發(fā)掘出來(lái)。
4、基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理策略分析
4.1轉(zhuǎn)變管理理念
要將知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理充分連接在一起，必然要更新傳統(tǒng)觀念。一方面，要樹(shù)立“大檔案”觀念。一般情況下，人們會(huì)將檔案視為歷史記錄，并以此限定檔案范圍，但卻忽視了檔案信息生成背景、操作步驟、設(shè)計(jì)理念、流通過(guò)程等[6]。事實(shí)上，檔案的生成過(guò)程可能比檔案本身更有意義。因此，在企業(yè)檔案管理過(guò)程中要關(guān)注檔案信息生成過(guò)程，從各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中提取知識(shí)信息，更為全面地把握檔案材料。另一方面，要重視檔案共享及創(chuàng)新。對(duì)于知識(shí)管理而言，其核心便在于知識(shí)的共享及創(chuàng)新。從側(cè)面來(lái)看，檔案是企業(yè)知識(shí)的重要載體。企業(yè)檔案管理并不是單方面的收藏、保存，而是要開(kāi)發(fā)其中的信息內(nèi)容，將其中具有內(nèi)涵、價(jià)值的知識(shí)信息提煉出來(lái)，并進(jìn)行再次加工，實(shí)現(xiàn)信息共享，為企業(yè)管理活動(dòng)、業(yè)務(wù)活動(dòng)等提供支持。除此之外，企業(yè)當(dāng)中的各種工作細(xì)則、業(yè)務(wù)流程、規(guī)范等，也能夠從檔案歷史記錄當(dāng)中提取有用的信息，對(duì)此進(jìn)行完善，進(jìn)一步挖掘檔案材料的價(jià)值。
4.2構(gòu)建企業(yè)檔案知識(shí)管理系統(tǒng)
實(shí)現(xiàn)檔案信息化是企業(yè)檔案知識(shí)管理、開(kāi)發(fā)的必要前提。因此，企業(yè)需要構(gòu)建一個(gè)完整的知識(shí)檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)安全方面，要統(tǒng)一設(shè)置權(quán)限。企業(yè)根據(jù)用戶身份設(shè)置系統(tǒng)登錄權(quán)限，如檔案管理人員、領(lǐng)導(dǎo)層、中層管理以及普通員工，需結(jié)合檔案保密級(jí)別設(shè)置差異化的登錄權(quán)限。例如，檔案管理人員可進(jìn)行在檔案系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)添加、刪除、修改等操作，并且能夠結(jié)合用戶使用情況進(jìn)行日志分析；領(lǐng)導(dǎo)層具有查閱所有檔案的權(quán)限；中層管理者可查詢與本部門相關(guān)的檔案；普通員工只能查閱與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案信息。同時(shí)，知識(shí)檔案管理系統(tǒng)要與企業(yè)內(nèi)部OA關(guān)聯(lián)起來(lái)，能夠進(jìn)行遠(yuǎn)程登錄，并以權(quán)限作為支持，借助防火墻等安全技術(shù)將一些不安全信息及非法用戶隔離，防止越權(quán)訪問(wèn)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)。功能方面，系統(tǒng)具備知識(shí)抽取、信息挖掘以及搜索導(dǎo)航功能[7]。借助這些功能，用戶可對(duì)不同的檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，從而發(fā)掘出檔案信息之間的潛在聯(lián)系，形成一個(gè)整體化的知識(shí)信息集。系統(tǒng)分為多個(gè)子系統(tǒng)，如知識(shí)服務(wù)子系統(tǒng)、檔案信息服務(wù)子系統(tǒng)、檔案信息基礎(chǔ)服務(wù)子系統(tǒng)、檔案信息開(kāi)發(fā)、利用系統(tǒng)等，各子系統(tǒng)分別承載了不同的功能，共同實(shí)現(xiàn)檔案管理、開(kāi)發(fā)及利用。
4.3實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理與檔案管理協(xié)同化
首先，要簡(jiǎn)化檔案管理流程。企業(yè)內(nèi)部要對(duì)檔案管理流程進(jìn)行精簡(jiǎn)，削除一些呆板、繁瑣的步驟，盡可能縮短歸檔、立卷的周期，提升檔案管理效率。其次，要將檔案知識(shí)管理融入到企業(yè)整個(gè)知識(shí)資源管理當(dāng)中。企業(yè)知識(shí)資源涵蓋范圍較大，除了檔案以外，還包括情報(bào)、資料、圖書等。應(yīng)該將檔案視為其中的一個(gè)要素，將其與其他的要素充分關(guān)聯(lián)起來(lái)，形成一個(gè)完整的知識(shí)管理體系。這就意味著檔案業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)方面要遵循企業(yè)整體知識(shí)管理目標(biāo)，以此來(lái)提升企業(yè)整體知識(shí)管理效能，為企業(yè)創(chuàng)造更大效益。
簡(jiǎn)言之，知識(shí)管理為企業(yè)檔案管理指明了新的方向，促使企業(yè)檔案管理邁向了更高的層次。將知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理連接起來(lái)，能夠?qū)ζ髽I(yè)檔案信息進(jìn)行深層次挖掘，將其價(jià)值充分彰顯出來(lái)，為企業(yè)管理、運(yùn)營(yíng)活動(dòng)決策提供支持，為企業(yè)發(fā)展提供新的動(dòng)力。
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