電算化背景下的會計檔案管理論文

　　電算化背景下的會計檔案管理論文

　　摘要：在經濟管理和會計工作中會計檔案具有重要的作用和價值，會計檔案不僅是重要的經濟檔案，會計檔案也是國家檔案重要的組成部分。

　　在電算化環境下，加強會計檔案的管理，提高會計檔案管理的水平，充分發揮會計檔案在各項工作中的重要作用是我們今天研究的問題。

　　關鍵詞：電算化;會計檔案;管理;措施

　　隨著計算機技術的發展，會計制度的改革，目前會計電算化已經在各個單位中廣泛應用，會計電算化不僅能夠提高會計工作效率，而且對減輕會計人員的工作強度具有重要的作用，會計電算化不僅能夠保留傳統的會計檔案，而且對存儲在計算機硬盤中的會計數據、光盤存儲或者其他的磁性介質的會計數據的管理更加安全可靠。

　　一、電算化背景下會計檔案的特點

　　會計電算化主要是指存儲會計數據、報表、以及賬簿和程序的存儲介質和程序以及系統開發編制的會計資料和文檔，并且能夠打印輸出各種會計憑證和報表。

　　隨著會計電算化的普及，在會計電算化的環境下，財務人員對會計資料以及日常工作等都在計算機上完成，從而形成很多新的特點：

　　1.傳統的會計檔案具有直觀性和可視性，而存儲在計算機中的會計檔案需要通過計算機硬件和相關的軟件相結合才能使用，會計檔案的調用有一定的難度，但是在使用的過程中比較快捷、方便，并且很容易產生分析結果。

　　2.會計電算化檔案比傳統的會計檔案管理更具有內涵，電算化環境下的會計檔案除了打印輸出會計賬不留痕跡，并且對會計檔案的安全性和穩定性具有更高的要求。

　　3.電算化環境下會計檔案由于存儲在光盤以及磁性的介質中，因此對數據的更改不會留下痕跡，很容易遭受到破壞，并且還容易受到存放環境、載體的質量以及存儲信息等外界條件的影響。

　　4.會計電算化檔案的使用和會計軟件版本具有密切的聯系，所以在企業或者單位中實施電算化時間越長，則財務以及會計的軟件版本就越多，所以在電算化環境下會計版本需要更加科學合理的管理措施。

　　二、電算化環境下會計檔案管理存在的問題

　　1.電算化會計檔案管理制度不完善

　　很多單位在實施會計電算化后，其會計檔案管理的內容和環境有所變化，并且會計檔案的內容也擴大，但是很多單位沒有認識到這些變化，認為會計電算化只是一種工具而已，沒有對會計檔案管理人員的職責有相關的規定，并且也沒有對會計檔案的環境變化采取相關的措施。

　　2.很多單位實施會計電算化后，由于操作人員的時間觀念不強，重視意識不夠，將會計資料以及重要的信息和資料存儲在磁盤或者電子文檔后，就不予管理，并且對磁盤或者電子文檔中會計資料和數據沒有進行備份，從而很容易造成會計資料、系統數據的破壞或者丟失，將會造成會計資料以及數據的泄露，影響會計工作的開展。

　　3.會計檔案管理人員的綜合素質不高

　　會計檔案管理人員的綜合素質的高低直接影響電算化會計檔案管理工作的開展，在電算化環境下，如果會計檔案管理人員專業知識不強，或者計算機應用能力差，從而也將會造成電算化檔案管理工作的有效的開展，影響會計檔案管理水平的提高。

　　三、如何做好會計電算化檔案管理工作

　　1.完善電算化會計檔案管理制度

　　在電算化背景下，建立完善的會計檔案管理制度是提高會計電算化管理水平的重要保障，比如在電算化環境下可以制定《電算化會計檔案崗位責任制》、《電算化會計檔案管理相關的措施》、《電算化會計檔案操作管理制度》以及《計算機硬件軟件和數據管理制度》等相關的規定對提高電算化會計檔案的管理水平和保障會計檔案管理具有重要的作用。

　　2.加強電算化會計檔案的管理

　　在電算化背景下，電算化會計檔案主要存儲在光盤上或者磁性介質上，所以應該注意對這些會計資料和檔案的備份，并且還應該注意會計檔案的形成時間和會計檔案存儲的操作人員的姓名，注意對會計檔案的備份，這樣能夠減少系統數據的丟失或者會計檔案的數據修改等對會計檔案管理工作造成的麻煩。

　　在對會計檔案進行保存時，應該注意防塵、防潮、遠離磁場，從而保證系統數據以及會計檔案的完整性。

　　在電算化背景下對于會計檔案或者系統的數據采用磁性介質保存的檔案應該注意定期檢查、定期進行復制、防止由于磁性介質干擾或者破壞造成會計檔案的破壞或者數據的丟失。

　　還應該注意電算化會計檔案與財務軟件保持一致性，由于不同的電算化會計軟件對會計數據結構以及會計檔案的管理也會不同，因此就會產生會計資料或者檔案不能被調用或者出現數據的錯誤等情況。

　　因此在電算化背景下，不僅應該對會計數據以及會計檔案采取備份的保存形式，而且還應該注意會計軟件版本的一致性，從而才能保證會計檔案管理的準確性和可靠性。

　　3.加強電算化背景下會計檔案管理人員業務素質

　　在電算化背景下，很多的會計檔案管理人員依然采用傳統的會計檔案管理方法和傳統的工作方式，對現代化技術所形成的新的會計檔案管理模式不能適應，所以在電算化環境下，轉變電算化會計檔案管理人員的思想觀念，樹立現代化管理意識，并且加強電算化知識的培訓和業務指導，采取科學的會計檔案管理措施，對促進會計檔案管理水平，提高工作效率具有重要的作用和價值。

　　在電算化背景下，不僅要求會計檔案管理人員具有非常高的政治素質，而且還應該具有較強的專業技術和業務素質，要求會計檔案管理人員在完成本職工作后，還應該不斷對會計檔案管理人員進行教育培訓，采用請進來走出去的措施，系統學習和崗位教育相結合，不斷加強培訓和學習，不斷提高創新能力和業務知識水平，樹立綜合素質水平高的會計檔案管理人員的形象，從而不斷提高會計檔案管理水平，提高會計電算化檔案管理的現代化技術，促進會計檔案管理工作的有效開展。

　　參考文獻：

　　[1]孫蘭婷：電算化環境下會計檔案管理存在的問題及處理策略.蘭臺世界(理論版), 2006(11):24—25.

　　[2]田巧芬：會計電算化條件下的會計檔案管理.中國衛生經濟;2004,23(10):77—7

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