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會計電算化檔案管理論文
引言：
會計檔案是真實記錄一個單位經濟方面業務往來和數據信息的歷史資料，是切實反映此單位經濟狀況的重要歷史憑證和依據。電算化會計檔案作為會計基礎工作的重要組成部分，與過去紙質作為載體的會計檔案比較，具有其獨特的優勢和基本管理要求。電算化會計檔案主要指通過磁性介質或光盤存儲的形式存儲于電腦系統中的會計數據，以及通過電腦打印形成的書面形式的會計數據。近些年來，我國各領域和各行業已經廣泛應用會計軟件進行經濟數據信息處理，會計電算化極大提高了工作效率，為會計基礎管理工作奠定了堅實的基礎。
一、電算化會計檔案的基本內容
1.1紙質會計檔案
主要指通過計算機系統打印形成的書面形式的會計數據檔案，包括會計賬簿、會計憑證、財務報表、財務分析報告等，以及依據法律界定要求的會計檔案保管、移交以及銷毀等不同類別檔案。
1.2非紙質會計檔案
主要指依靠計算機硬盤和軟盤系統作為磁性介質，以電子數據的形式進行介質存儲的會計數據資料，包括會計賬簿、會計憑證、會計報表等數據信息和會計資料數據庫。
1.3計算機系統檔案
主要指計算機本身硬件系統類型、存儲空間、設備類型等具體情況；計算機操作系統和網絡操作系統的具體型號；財務軟件的數據庫系統名稱、版本號、磁盤、配套光盤以及用戶手冊等一系列資料；財務軟件的數據庫系統類型、編程語言及操作程序等。
二、電算化會計檔案管理的基本特征
2.1與傳統會計檔案管理形式不同，基于電算化會計檔案存儲于硬盤、磁盤和光盤等磁性媒介中，需要嚴格確保內外環境因素，必須確保會計檔案信息不被惡意篡改，全面考慮會計數據信息的安全問題，因此必須建立完備的軟硬件系統。此外，需要檔案管理人員做好本職工作，加強數據庫的防護工作，并做好病毒庫的設置和升級工作，以有效避免會計數據信息被刪除或無法恢復。
2.2采用‘‘雙套制”歸檔的形式，將計算機會計系統產生的會計資料實施雙備份管理，同時將雙備份檔案分別存放在不同的區域，以及將相配套的電算化會計軟件安裝版本共同做好保存，以避免發生意外情況而引起資料丟失或系統破壞。此外，電算化會計檔案數據信息進行及時備份，做好報表數據和賬務數據的備份工作。定期或不定期對電算化軟硬件系統和存儲裝置進行嚴格檢查，備份后的磁性媒介由檔案管理員嚴格穩妥保管。
2.3會計電算化需要通過計算機軟硬件系統進行會計基礎工作，應首先明確會計人員作為電算化系統的實施者，必須精心設計和輸入各種會計數據信息以被計算機系統識別，這些數據信息有效決定了電算化系統的順利實施。同時，對于維護電算化會計系統運行的數據查詢資料，嚴格確保了電算化會計檔案管理系統的安全可靠性，以保證整個會計電算化核算正常運行和開展。此外，將會計軟件版本和整個軟件系統一并進行歸檔管理，有效實現了會計檔案數據信息的完整性，并保證所保存數據適時或及時調出。
2.4從數據信息輸入開始就不斷更新數據資料，有效存儲和利用檔案信息，實現會計檔案管理的動態化、信息化管理。通過建立會計圖表真實反映過去和預測未來，并建立相應的電算化會計檔案管理的法規和制度，為科學決策提供全面服務，這樣一定程度上提高了工作效率，并利于會計檔案管理質量水平的提升。
三、加強電算化會計檔案管理的具體要點
3.1提高電算化會計檔案管理觀念和意識
(1)應樹立和強化會計電算化檔案管理的思想和觀念。應樹立符合現代化發展要求的信息化管理觀念和意識，深刻認識會計電算化規范管理的重要性，并在具體工作實施中，順應內外環境的需要，逐步培養信息化管理意識和綜合素養，并適時進行調整和創新。（2)加強領導和管理者的大力支持。做好輿論宣傳和全方面努力，強化領導對于電算化會計檔案信息化、科學化管理的重要性和現實作用的認可，以給予大力的重視和充足的經費投入，促進計算機軟硬件系統的逐步完善和升級，以確保電算化會計檔案管理工作健康、有序運行。
3.2建立和完善崗位責任制
依據責、權、利有效結合的原則，科學明確規定各崗位不同的權限范疇，做好不相容職責相應工作內容的分離管理，嚴格執行崗位責任制。應設置專門的會計電算化檔案管理人員，主要負責會計數據檔案的歸檔管理工作，嚴格禁止由會計人員兼任。電算化檔案管理員的崗位職責內容如下：在一定期限內，向各類相關人員收集會計數據存檔及備份資料，同時準確填寫存儲清單；按照相關規定妥善保管各種會計數據信息檔案；做好會計數據檔案的安全和保密工作，不能隨意借出和擅自外泄；經單位領導和電算化主管批準允許借閱或復制的檔案資料必須辦理登記手續；定期對磁介質的信息化檔案資料進行升級和殺毒工作。
3.3實施科學化、系統化管理
(1)加大力度完善硬件設施建設。有效保證計算機運行系統功能、會計檔案存儲的環境均符合規定要求的標準。（2)不斷加強軟件系統建設。選擇基本功能符合實際經濟業務需求的電算化軟件，建立完善的會計檔案管理信息化系統，對全部數據信息資料實施信息化、數字化的有效管理，合理運用數據信息使電算化會計檔案管理工作滿足實際經濟業務發展的需要。（3)做好會計檔案的移交管理工作。進行檔案移交時，認真準確做好移交清冊，列明所移交檔案的名稱、數量、編號等基本內容，同時嚴格各相關責任人的簽字手續。（4)做好保管到期檔案的銷毀工作。若會計檔案資料保管期限已滿，保管人員須向負責人提出銷毀建議，同時要求負責人簽署具體意見。
3.4全面提高會計檔案管理人員的綜合素養
會計檔案管理是集專業性、技術性和科學性于一體的綜合性工作，這就要求會計檔案管理人員具備較高的綜合素養。針對當前各企事業單位缺乏既懂財會知識、又精通檔案管理及計算機技術水平過硬的復合型人才，已經明顯不能滿足新形勢下會計檔案管理工作的實際需要，因此，必須加大力度進行會計檔案管理人才的培養，其綜合素質的高低是決定會計檔案管理質量優劣的關鍵因素，應進一步強化會計檔案管理人員素質建設，逐步加強其財會知識水平、檔案管理水平以及綜合素質的提高，定期或不定期組織學習和培訓工作，以進一步提高會計檔案管理水平。
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