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醫(yī)院檔案工作規(guī)范化管理的論文
一、醫(yī)院檔案工作發(fā)展初期的狀況
領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，投入不到位。由于檔案管理不規(guī)范，也沒有引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，設(shè)施設(shè)備、裝具用品等投入不足，檔案資源的保存和開發(fā)利用價(jià)值也就無(wú)法體現(xiàn)；檔案管理無(wú)專用庫(kù)房和辦公場(chǎng)所。由于沒有專門庫(kù)房和檔案室，院里的檔案資料在一段時(shí)間內(nèi)都散落在各科室，有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)因工作查找一些檔案資料都找不見，更談不上集中統(tǒng)一管理等等。這些問(wèn)題的存在直接影響了醫(yī)院檔案工作的正常開展，在一定程度上影響了醫(yī)院的整體發(fā)展。
二、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案工作規(guī)范化管理的必要途徑
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，我院檔案開發(fā)利用的頻率逐年提高，也讓我們看到了檔案規(guī)范化管理的重要作用與效能。2005年，我院現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)班子組建后，著力打造“全國(guó)知名的，全省一流的、學(xué)科優(yōu)勢(shì)突出的三級(jí)甲等婦幼保健院”，在狠抓醫(yī)院綜合管理的基礎(chǔ)上，院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作高看一眼、厚愛一層，對(duì)檔案工作高度重視和大力支持。
一是在組織管理方面。成立和調(diào)整了院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定了主管領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案專職人員；建立了符合我院工作實(shí)際的檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)，抽調(diào)各科室精兵強(qiáng)將負(fù)責(zé)科室檔案資料的收集、整理、保管和歸檔工作，明確了工作職責(zé)、強(qiáng)化了責(zé)任意識(shí)，建立和完善了綜合檔案室和各科室檔案管理制度，實(shí)行了檔案工作同業(yè)務(wù)工作同部署、同安排、同檢查、同考核。
二是在設(shè)施設(shè)備方面。我院在原有基礎(chǔ)上，先后增加了60平方米的檔案專用庫(kù)房，做到了檔案庫(kù)房與辦公室、閱覽室、陳列室“四分開”，進(jìn)一步完善了“八防”措施；新增了檔案柜、密集架、消毒柜、資料柜、防磁柜、加濕器、除塵器、空調(diào)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件等設(shè)備。
三是在業(yè)務(wù)建設(shè)方面。我院嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局頒布的關(guān)于《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》和《山西省歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施細(xì)則以及《事業(yè)單位檔案分類編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)》，對(duì)我院13個(gè)類目的檔案資料重新進(jìn)行了編目、排序和上架管理。對(duì)檔案資料管理臺(tái)賬：即案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、移交清冊(cè)、查借閱登記簿、利用登記簿等都進(jìn)行了重新整理和裝訂。同時(shí)我們還按照國(guó)家檔案局10號(hào)令的規(guī)定，重新修訂了我院《文件材料收集范圍和文書檔案保管期限表》。
四是在檔案隊(duì)伍建設(shè)方面。為盡快提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要，我們?cè)诖_定各科室檔案員的基礎(chǔ)上，每季度進(jìn)行一次檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，邀請(qǐng)市檔案部門的工作人員進(jìn)行專門輔導(dǎo)，同時(shí)我們還組織有關(guān)人員參加省、市舉辦的檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。多次到省級(jí)和市內(nèi)兄弟單位參觀學(xué)習(xí)檔案工作，增強(qiáng)檔案意識(shí)、借鑒管理經(jīng)驗(yàn)、提高業(yè)務(wù)素質(zhì)、提升管理水平。
五是在信息化建設(shè)方面。我院將檔案信息化管理工作納入院里“十二五”規(guī)劃中，并制定了檔案工作五年規(guī)劃和《電子公文管理辦法》等。新購(gòu)置了檔案管理系統(tǒng)軟件，生成了2000余件電子文件，為檔案工作早日實(shí)現(xiàn)信息化管理奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
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