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電算化下的會計檔案的管理研究經濟論文
電算化會計檔案是指存儲在計算機中的會計數(shù)據和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據。會計數(shù)據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。
一、會計電算化中會計檔案管理的新要求
什么是會計的電算化，我們必須要結合跨級檔案的特點要求來制定我們的會計電算化的要求。會計電算化的一般解釋為：就是會計實務運用當今信息技術產業(yè)要求和技術對會計進行核算的要求，也就是會計的整體流程都是通過電腦技術來完成整套的記賬、核算、報賬，以及很多的程序都會替代我們人類來進行會計分析等功能。通過對電算化會計的明確定義，結合電算化應用的硬件基礎以及電算化規(guī)范，總結出以下幾點電算化會計檔案管理的新特點：
（一）對于載體本身變化的時候。就范圍而言，會計電算化檔案存儲的范圍比較廣泛，而傳統(tǒng)的就比較狹窄，對于如今會計電算化的檔案而言，不僅僅將過去的會計檔案以傳統(tǒng)紙質的形式保留了下來，而且同步將紙質信息轉化成為電腦數(shù)據存儲在計算機硬件設備中。
（二）由于性質本身的要求給會計電算化帶來了新的要求。對于新型的會計檔案不便于人類的查詢，只有在特定的計算機硬件中和電腦環(huán)境中才能夠查詢；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素的影響。
（三）由于新的流程規(guī)范及維護的系統(tǒng)操作都給新的會計檔案帶來了新的要求特點。在過去老的會計操作中，其原始憑證的編寫到報表都是由人工來編制完成的，因而具有保存價值的檔案資料僅指那些反映經濟業(yè)務的會計憑證、會計賬簿、會計報表及有關的附屬資料。當用新型的會計制度以后，所有的會計業(yè)務都是通過電子信息來完成的。由于電腦是一種電子時代的操作工具，財務人員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數(shù)據結構文件以及各種代碼，隨后會利用計算機電子信息來對會計業(yè)務進行核算。由于會計信息反映出來的是一些文件程序、數(shù)據信息及各種代碼既是使電算化會計信息運行的前提條件，又是保證電算化會計信息系統(tǒng)正常運轉的故障維護查詢資料，因而這些資料雖然不是會計核算活動的產物，沒有人們所能觀察到的相應數(shù)值或者表格，但是如果會計電算化沒有了他們，就沒有辦法將整個會計電算化完整的記錄下來，無法核算，所以必須將這些代碼或者程序數(shù)值等保存下來。
二、會計電算化檔案管理的問題對策
（一）會計檔案的載體：現(xiàn)如今會計電算化已經在各個企業(yè)中實施了，雖然時間不長，但是企業(yè)的領導人以及財務工作人員對其新型會計電算化制度及操作并不了解，對會計檔案的了解甚少，許多的企業(yè)往往是將憑證打印出來并留底備案，但是忽視了電子計算機中的信息存儲等情況，對會計檔案的完整性會有直接的影響。
對于單位的硬件設施應當加以完善，應該設置一臺好的噴墨或者激光的打印設施，作為會計打印后的紙質憑證依據，還要保證打印以后的紙質憑證能夠在檔案中符合保存時間。并且要給會計一個專門的會計檔案柜之類的。配備一個具有安全性的專門檔案處，防止各種不利公司利益事情的必要設施。為了使盤片不變形，庫內溫度要保持在 15—25 度，相對濕度保持在 45%—60%為宜，配有各種測量實施和制冷空調，嚴格把關，隨時調整。
（二）會計載體本身性質帶來的問題：電算化會計檔案需在一定的系統(tǒng)內才可視，因此目前許多企業(yè)因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據不能被調用。
我們應加強電算化會計檔案與對應會計軟件版本一致性的管理。會計電算化檔案除保存各種版本和備份會計數(shù)據外還應保存對應版本的會計電算化軟件版本。
（三）不健全的會計檔案制度：眾所周知，電算化的會計檔案很容易被人為所篡改，為此如果企業(yè)沒有抓緊時間對會計檔案管理體系進行修訂，沒有制定相應的會計電算化檔案管理人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。
必須對會計檔案進行人為保管的權力。在如今的電算化信息時代中，所有的會計資料都是通過計算機磁盤或者光盤保存的，未經授權的人員出于私利和不正當?shù)哪康挠锌赡芡ㄟ^計算機和網絡瀏覽全部數(shù)據，復制、偽造、銷毀一些重要的會計數(shù)據，會計信息的完整性、安全性受到挑戰(zhàn)。為此對其各階段的各項內容都需要設定不同的使用權限。對于一般性的數(shù)據，可以在大范圍內實施共享，涉及單位機密的數(shù)據，僅供一定需要的人使用；設計原程序文件、數(shù)據結構文件等，僅主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。只有這樣才能確保電子信息的安全可靠性，可以避免人為過失導致的信息流失。對于借用手續(xù)制度要非常的嚴謹：查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規(guī)定，辦理借閱手續(xù)。外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據文件、賬冊、備份磁盤的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴重者，將追究其法律責任。
三、電算化下會計檔案管理展望
新制度下的會計檔案中包含了電算化會計檔案，并且與老式的會計檔案相互結合，緊密的聯(lián)系在一起。在會計檔案的管理工作中，我們可以將傳統(tǒng)形式的檔案管理作為基礎，將電算化融入其中，將其作為檔案管理的個性化手段。帶動會計檔案向著規(guī)范化、現(xiàn)代化快速發(fā)展。這就要求我們要將會計檔案管理工作落到實處，從基礎工作入手，這樣才能將電算化檔案管理的強大功能一一展現(xiàn)，達到事半功倍的效果。
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