事業單位檔案管理的問題及對策論文

　　摘 要：信息化是當今社會發展的趨勢，信息化的社會對檔案管理工作提出了新的要求和挑戰，社會的快速發展和信息需要量的增加都使得檔案管理工作必須進行改革，才能夠適應當前社會發展的需求。本文對事業單位當前管理檔案的工作中的問題進行了相應的分析，并提出解決問題的對策。

　　關鍵詞：事業單位；檔案管理；存在問題；對策分析

　　檔案價值是對檔案作用的具體表現，文件資料收集的越是完整和齊全，越能夠保證檔案價值的實際作用。根據我國檔案行業的執行標準對檔案的具體概述為：“國家部門、社會機構以及個人的行為活動在社會發展過程中形成的具有記錄價值的歷史事件。”對于歷史事件的記錄具有廣泛的意義：其中包括文件資料、影像錄音以及圖紙等。也可以說，檔案是社會活動或者個人活動在社會環境中直接形成的具體信息。

　　一、存在的問題分析

　　非專業性：事業單位在對檔案進行管理的過程中，相關的管理人員并不具備相關的專業知識和管理技能，甚至有一部分事業單位聘請非專業的人員對檔案進行管理，其不專業性會給檔案管理工作帶來巨大的影響。工作態度不端正：在一定程度上，事業單位的總體發展水平取決于單位中工作人員的工作狀態和工作態度，積極的工作態度能夠對事業單位的發展產生積極的促進作用。因此，參與檔案管理的人員也應當以此標準進行衡量，需要具有良好的工作狀態和態度，然而在實際的管理工作當中，多數的檔案管理人員都沒有對檔案實行及時的更新和整理，甚至抱著敷衍了事的消極工作態度，也并不具備相應的事業責任心，對于管理過程遇到的問題也沒有通過良好的耐心去進行解決，這樣的工作狀態和態度給檔案管理工作帶來了較大的負面影響，甚至影響了事業單位的整體發展情況。離職影響：隨著社會的不斷發展，一部分人會在社會職場中對自己的工作進行變換，也是俗稱的跳槽，鮮有人能夠始終都在同一家單位進行任職，除了個人原因而選擇離職，一些事業單位中由于借調和掛職培訓等，也會產生人員的流動，除此之外，就是內退、退休和一些突發情況，如重大疾病等，導致人員離開其原本的崗位。這些情況都會導致事業單位中人員產生較大的流動性，進而影響檔案管理工作的正常開展。有的管理人員在離職時并沒有進行相應的交接工作，導致一部分人員的檔案成為了死檔和棄檔，在一定程度，這種檔案的出現會給事業單位帶來損失，并且所失去的寶貴檔案資料也無法通過金錢來進行彌補。

　　二、對策分析

　　一部分事業單位對當前所擁有的檔案并不能進行有效的利用，導致檔案在檔案室內長期的擺放和閑置，檔案留存所具有的價值并沒有被發揮出來。同理，一些事業單位利用檔案只是停留在表面，而并沒有深層次地進行拓展，檔案管理所具有的價值被埋沒，最后檔案仍舊是被閑置于存放室內，失去了檔案管理的意義。因此必須對檔案管理工作常見的一些問題進行良好的解決，措施如下。（一）加大培訓力度。事業單位應當對相關的工作人員進行管理工作的定期培訓，讓管理人員能夠充分意識到檔案管理工作的重要性和現實意義，檔案是對人類真實活動的記錄，是人們認識客觀規律的主要依據。根據檔案資料能夠很好地了解歷史事實，把握現在的社會生活。檔案是人們從事社會活動的真實記錄和文化保存，具有特定的文化價值以及利用價值，是人類對歷史強而有力的考察證據，檔案文化不僅有利于當代子孫的發展，其所蘊含的價值財富遠遠超越了其它文獻資料。因此，管理人員必須具有積極的工作態度，針對存在的問題進行分析和解答，幫助管理人員具有一定程度的管理專業性。（二）明確工作交接。事業單位要對管理檔案的工作進行改進，制定相應的工作制度，并進行明確的規定，將工作內容落實到細節之中，對管理工作中可能出現的紕漏和問題進行有效地避免和控制。當管理檔案的人員由于內部或外部的原因需要離職時，在其離職前應當根據人員的個人意愿和其他人員的意愿，競聘出新一任的管理工作人員，兩者之間要做好相應的交接工作，包括檔案的數量、存放位置、查閱制度、更新周期等工作內容，并且離職的管理人員要留下真實有效的聯系方式，便于在日后的管理工作中出現問題或疑問，能夠及時地與其進行聯系，對相關的問題進行有效的解決。（三）充分利用檔案。為了對檔案的管理工作進行改善，要對相關檔案進行良好的保存，對管理人員的工作態度和狀態進行積極的提升，定期對檔案和存放檔案的儲存室進行查看，如果發現存在破損或污損等現象，要對其進行及時的解決和補救，并找到問題的根源進行有效地處理。檔案管理工作并不像所表現的那樣簡單，事實上其包含較多的工作內容，為了對檔案進行良好的管理，相關的管理工作人員必須具備充足的耐心對檔案進行保管和管理。事業單位在對檔案進行利用的過程中，存在一定程度的欠缺，其并沒有較高的利用效率，因此相關的事業單位必須對現有的檔案實行良好的利用，對利用效率進行提高，使檔案能夠在日常工作中提供幫助，充分發揮其具有的作用。事業單位要對當前擁有的檔案進行良好的利用，提升對管理工作的重視程度，對檔案進行定期的查看和翻閱，對相關的信息在檔案中進行查找，為事業單位的發展提供相應的幫助。

　　結語

　　綜上所述，當前社會處于一個快速發展的狀態中，對信息量有著巨大的需求，因此必須對當前的檔案管理工作進行改進，解決其中存在的問題，使檔案能夠充分發揮其作用，更好地為事業單位的日常工作所服務，為企業的發展提供幫助。

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