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國家重點工程檔案的科學管理論文
摘要：隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，國家重點工程建設項目逐年增多，因而重點工程檔案管理也就顯的尤為重要。加強重點工程檔案的科學管理，可以更好的為經(jīng)濟建設服務。文中針對重點工程檔案的特點，結(jié)合檔案管理工作普遍存在的一些問題，提出了相應的對策和方法。
關鍵詞：工程建設；工程檔案；科學管理
一、重點工程檔案的特點重點工程是指對國家或本行政區(qū)域國民經(jīng)濟和社會發(fā)展有重大影響的骨干工程。
重點工程投資大，工期長，要求高，涉及面廣，參與建設的單位多，是一項龐大的系統(tǒng)工程。重點工程檔案是指在重點工程建設全過程中形成的與建設工程各項活動有關的、對國家、社會和單位有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
重點工程檔案具有如下特點：一是時間跨度長。國家重點工程建設時間跨度比一般要長，而重點工程檔案管理的時間跨度比工程建設周期還要長。以河南寶泉抽水蓄能電站為例，建設周期為2003~2010年，而國家重點工程檔案管理周期把地質(zhì)勘探階段包括在內(nèi)是17年（1993~2010年）。
二是所涉及的學科和專業(yè)技術的門類廣。如河南寶泉抽水蓄能電站工程檔案涉及水文、氣象、地質(zhì)、環(huán)保、土建、設備制造、安裝調(diào)試、超高壓電器設備等。三是檔案種類多，數(shù)量大，載體形式多樣。如河南寶泉抽水蓄能電站工程建設檔案包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案等種類，載體形式有紙質(zhì)、磁帶、光盤、硬盤、照片、探傷光片、巖芯等。四是涉及的單位多。一般的重點工程項目，分為若干個合同標段由多個不同的施工單位負責施工，另外還有設計單位、監(jiān)理單位、質(zhì)量監(jiān)督單位的共同參與。如河南寶泉抽水蓄能電站建設的主要參建單位，包括設備供應商和調(diào)試單位就達20多個。
正是因為重點工程檔案具有專業(yè)性、成套性、現(xiàn)實性強的特點，檔案管理工作宏觀歸檔控制和微觀實體管理都有很大難度。
二、重點工程檔案宏觀管理存在的問題
重點工程檔案宏觀管理上普遍存在“重建設、輕檔案”的思想，只在工程即將竣工或投產(chǎn)之后，才納入議事日程；完全依靠檔案管理部門，完成整個工程檔案資料的收集、整理、分類、立卷和歸檔等工作，顯然，對數(shù)十個沒有行政隸屬關系的有關單位的檔案管控，僅靠一個不是獨立職能部門的檔案室是不夠的；工程檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，檔案部門成了安排老弱病殘的“消閑部門”；檔案管理手段落后，保護設施不完善，多數(shù)檔案工作還停留在零散、慢速、低效的手工操作階段，不具備系統(tǒng)、快速、高效的信息化管理手段[1]。
三、重點工程檔案實體管理存在問題
檔案實體管理是檔案管理工作的重點，普遍存在文件材料散失，收集不全；歸檔滯后，驗收前突擊整理，接收審查把關不嚴；檔案內(nèi)容不準確、缺項，由變更、圖紙版本、數(shù)據(jù)改變引起的圖實不符；存在缺原件、簽字、蓋章手續(xù)不完備等無效文件；檔案載體不符合要求，圖紙污損，字跡不清；忽視錄音、錄像、照片、巖芯、探傷光片等非紙質(zhì)檔案；忽視檔案內(nèi)容，片面追求裝訂形式。
四、解決工程檔案管理不善問題的對策
1．建設單位，全面負責，同時充分發(fā)揮監(jiān)理的作用建設單位要建立健全檔案工作體制，決策層要統(tǒng)一領導，統(tǒng)籌安排，執(zhí)行層要建立起檔案工作網(wǎng)絡和協(xié)調(diào)機制，檔案部門要牽頭總抓，負責組織、協(xié)調(diào)、檢查、指導本單位和參建各方檔案收集整理工作。同時充分發(fā)揮監(jiān)理作用，要求監(jiān)理對施工單位文件材料的形成情況進行質(zhì)量檢查把關，統(tǒng)一各施工單位表單，按照監(jiān)理規(guī)程要求，在控制節(jié)點進行審核、簽署，發(fā)現(xiàn)問題及時令其整改。
2．建立健全管理制度
建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案收集、整理、組卷、編目編號、鑒定、審核等各環(huán)節(jié)的程序和標準。明確檔案的收集范圍、保管期限和分類方案，確保檔案工作協(xié)調(diào)及時有力，檔案收集整理有章可循。主要制度、規(guī)范：分類編號方案，歸檔范圍和保管期限，各參建單位、各部門職責與考核制度，文件（圖紙）收發(fā)管理辦法，竣工文件編制與檔案整編要求，檔案檢查審核程序以及驗收移交辦法等。
3．納入合同管理
充分發(fā)揮合同的作用，與設計、施工、監(jiān)理單位簽訂合同、協(xié)議時，都應當設立專門條款，明確規(guī)定各方應承擔的責任，包括套數(shù)、質(zhì)量、費用、完成時間等內(nèi)容，監(jiān)理合同增加對設計、施工單位歸檔文件的審核責任。檔案人員要參與起草招標文件有關條款、合同談判；檔案管理有關條款要求詳盡、明確；罰則中明確工程檔案占質(zhì)量保證金的比例，檔案部門參與合同支付控制。
4．文件檔案一體化管理
強化文件管理，使文件與檔案管理之間形成完整的管理鏈條。建立項目所有文件材料統(tǒng)一的收發(fā)端口，建立所有參建單位統(tǒng)一的文件、檔案編碼體系，統(tǒng)一模版，將文件管理與檔案管理統(tǒng)一起來，對文件材料實施全方位的一體化管理。
5．信息化管理
實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與工程項目管理信息系統(tǒng)對接，或文件與檔案管理融入項目管理系統(tǒng)。利用檔案信息化管理平臺，對工程檔案材料收集的完整、準確、系統(tǒng)、及時性進行有效監(jiān)控，對原生電子文件采集、歸檔、存儲進行有效管理，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理。
6．前端控制、同步管理
掌握文件材料形成規(guī)律，提前采取措施，提出要求，避免被動。可針對具體工程項目制定專門的檔案實施方案，加強培訓指導，深入現(xiàn)場，掌握工程進展，制定歸檔計劃。將檔案工作納入工程管理流程，與業(yè)務程序捆綁，實行節(jié)點控制。
五、重點工程檔案科學管理思路
1．加強宣傳教育，提高全員檔案意識建設單位要充分認識檔案工作的重要性，定期或不定期的開展檔案知識講座，深入學習《檔案法》、《科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等法律法規(guī)。通過開展檔案知識答卷、印發(fā)檔案知識手冊等活動，逐步提工程技術人員的檔案意識，使工程技術人員從了解檔案工作的重要性，理解檔案整理規(guī)范要求的緣由，到支持檔案工作并最終發(fā)揮每個工程技術人員的作用，共同做好檔案工作。
2．注重協(xié)調(diào)，強化制約
建立協(xié)調(diào)機制，例如檔案工作例會、協(xié)調(diào)會，對內(nèi)與單位領導、有關部門、人員進行進行溝通，對外與參建單位進行全過程溝通，還要與外部監(jiān)管部門比如地方檔案行政管理機關或者上級檔案業(yè)務管理部門進行溝通。要善于抓住關鍵部門，主動溝通，協(xié)同工作，找準關鍵程序和節(jié)點，爭取權重。
3．采用全過程管理模式
全過程管理模式以項目法人為管理核心，以納入合同為管理依據(jù)，以監(jiān)理控制為重要手段，在檔案行政管理部門、工程主管部門監(jiān)督指導，及工程建設、設計、施工、監(jiān)理單位全方位參與下，實施事前介入、事中控制、事后審核、驗收把關的管理模式。將檔案管理的要求與措施，貫徹于工程建設的全過程，并與之同步實施。
4．整合資源，借助外力
整合本系統(tǒng)的檔案管理專家資源，充分發(fā)揮既有人才的作用。建設單位要想方設法借助一切外力，包括上級單位檔案主管部門、地方檔案局推動工作。另外可合理利用社會中介提供的專業(yè)化服務。
5．宏觀管理要與實體整理齊頭并進宏觀管理上要強化監(jiān)督指導、歸檔控制，不能被動接收、埋頭整理。同時對文件材料和案卷整編上，要減化整理，合理減少工作量。
6．堅持原則，適度靈活
檔案整編工作要遵循檔案管理的基本原則，注重維護原貌，保持文件有機聯(lián)系，便于利用和安全保管，要學習掌握檔案業(yè)務標準的實質(zhì)，結(jié)合實際靈活處理，避免教條。務實而不求外在形式。
7．積極探索，善于借鑒
在重點工程檔案管理過程中，一方面積極探索，不斷創(chuàng)新工作方法，另一方面要善于學習借鑒其他工程項目的經(jīng)驗，加大交流學習力度，請進來、走出去，避免走彎路。
參考文獻
[1]郭興華.論國家重點工程檔案的管理[J].水力發(fā)電，2001，（12）：65-66.
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