基建檔案和文書檔案電子化管理策略的論文

　　1 當前基建檔案及文書檔案電子信息化管理的不足之處

　　1.1 工作被動，管理滯后

　　由于企業缺乏對檔案管理的重視，使得檔案管理人員沒有參與到企業的工程規劃和建設規劃中。企業在進行工程規劃時，通常會召開內部主管部門的會議，由各部門主管參與決策。主管們會根據工程投招標的情況決定是否參與競標，并在中標后制定工程建設的具體方案。但是在這一系列的過程中，都沒有檔案管理人員參與其中，使得檔案管理工作出現了一定的滯后性。而且在整個工程的施工過程和竣工后的驗收過程中，也沒有相關部門通知檔案管理人員進行歸檔，往往是在工程驗收一段時間之后，檔案管理人員才收到通知，導致基建檔案的管理工作非常被動。

　　1.2 檔案意識不強，歸檔質量不高

　　企業的檔案管理部門與施工方缺乏交流，在基建檔案管理方面沒有達成共識，使得檔案收集、編制的質量不高，檔案部門的基建檔案數量不齊全，如土地證、產權證、消防資料等重要文件發生了遺失，導致企業在查找基建檔案時出現了空檔，對基建檔案的管理工作造成了嚴重的負面影響。而且由于基建檔案管理工作的滯后性，沒有簽字蓋章的文件資料很難在工程竣工后補齊，將文件掃描進電腦后缺乏有效性，導致基建檔案電子化程度較低。

　　1.3 較低的電子化檔案利用率

　　由于人們習慣將文字寫在紙上，使得大多數的檔案文件都是紙質文件，而將檔案文件信息化就需要將紙質文件的內容錄入到計算機中，這是非常龐大的工作量，需要文書核實每一項檔案信息，以保證錄入信息的準確性。當文書完成這些工作后，人們又不能完全信賴計算機，認為在紙上記錄的才是最正確的，導致保存檔案文件的計算機只是用來復印和編輯的，不能發揮其應有的作用，人們查閱檔案時，依然選擇紙質文件。而且在工作中會不斷產生新的檔案，這些檔案大多都是用紙張記錄的，使得企業的紙質文件無法被取代，再加上人們始終無法完全信任計算機，導致檔案的電子化發展面臨著巨大的挑戰。

　　1.4 電子文件對設備存在著嚴重依賴性

　　計算機上有特定的檔案管理系統，文書需要將檔案錄入到系統中，并及時保存，才算完成信息的錄入。如果在這個過程中突然發生停電、計算機故障或者是系統崩潰，之前錄入的信息來不及保存，就會導致已經錄入的文件丟失，之前的工作全都白費了。而且計算機只有在有電和網絡的時候才能進行電子信息的錄入和共享，如果沒有網絡，只能是信息的錄入和查閱，無法做到共享；如果沒有電，那么計算機就無法工作。由于電子文件對計算機存在著嚴重的依賴性，所以給檔案的電子化管理帶來了很大的困難。

　　1.5 檔案電子化管理的標準化、規范化開展亟待提高

　　保證所有的信息管理電子化的基本要求是所有的基礎工作都需要做到規范化、標準化，不過因為諸多原因，檔案業務的基礎性不好，案卷質量也較差，尤其是各類檔案的著錄細則不具備一定的相容性，傳統軟件不具備較強的移植性，使得檔案自動化工作不具備統一標準，而不能綜合實施、按照統一標準進行推廣，這也就嚴重阻礙了信息工作電子化的發展。

　　2 關于做好基建檔案和文書檔案電子化管理的對策

　　2.1 嚴格區分各類檔案，努力做好管理工作

　　檔案管理人員應區分開文書檔案和基建檔案。企業基建項目的文書檔案，通常是指該項目中各類請示報告、批示以及為辦理項目與外單位的往來文書、復函等。基建檔案，是指項目工程的各種圖紙、委托書、設計施工可行性報告以及協議等。檔案管理人員應具體問題具體分析，并對于有交叉的檔案建立互見標識制度。如，關于項目設計方案的批復屬文書檔案，該檔案形成時，相應項目的基建檔案具有滯后性，因此，應在文書檔案與基建檔案中設立相互參見標識或注解。檔案管理人員應按照相關的法律法規，根據文書檔案和基建檔案的保管期限來劃分二者的歸檔范圍，在計算機上設置兩個管理系統，分別管理文書檔案和基建檔案，以便于企業工作人員的查閱和使用。

　　2.2 使用統一標準的檔案軟件

　　基建檔案數據資源共享的實現比文書檔案數據資源共享要困難得多，因為基建檔案的形成是跨系統、跨部門，而各系統、各部門還沒有使用相同的檔案管理軟件，如果各單位不是使用統一的基建管理軟件，就會存在著系統文件格式標準和數據庫的設置不同等問題，這將影響數據資源共享的實施。在基建檔案管理軟件功能方面，軟件實用性和靈活性兩方面要完美地結合，即軟件設計要人性化，不僅便于檔案管理人員操作，有完善的在線幫助系統，能夠幫助檔案管理人員解決工作上遇到的問題，而且軟件要符合不同行業的需求，由用戶自行配置系統模塊的銜接和使用權限的審核。此外，基建檔案管理軟件必須具有較高的安全性能，包含數據存儲的安全性、系統必須提供多種存儲備份方法，保證數據的安全；數據要有相應級別的安全管理措施，防止被非法修改、刪除，保證數據的原始性。

　　2.3 基建檔案電子文件格式著錄必須標準化

　　基建檔案在基建活動中形成的文件材料，根據載體可以分為文書文件、圖紙、計算書。要建立基建檔案數據資源共享的著錄和檢索體系，在各個工作階段各個職能部門中對文書文件、圖紙、計算書等信息進行著錄存儲。著錄的條目和電子文件數據的格式要標準化、規范化，以建立專業性、地區性或全國性的文件中心和聯機檢索中心，為檔案管理部門對基建文件材料進行立卷、編目提供便利。

　　2.4 電子文件和紙質文件共存，實現文檔一體化工作制度

　　紙質文件有著極高的歷史價值，應作為珍貴材料進行保存，而電子檔案的實用價值很大，在實際的工作中能發揮出巨大的作用。

　　所以企業應將電子文件和紙質文件一起保存，當電子文件有不明確的地方時，用紙質文件作為參考，雙管齊下，實現檔案的互補。

　　2.5 建設專職隊伍，提高管理水平

　　隨著當今世界信息爆炸式地增長，檔案管理也由過去的勞動密集型轉為現在的以現代化的辦公設備為依托的知識密集型工作。這就要求管理者應具有很強的分析能力，對一些專業性強的檔案要做到精確把握。此外，還根據利用者要求提供大量的數據檔案信息。這些都要求具有高素質、高技能的現代化信息管理人員才能勝任。因此，有關部門應加大檔案人員的培訓力度，學習電子文件管理知識，提高電子文件管理意識，盡快做好傳統檔案管理向數字化管理轉型的工作，努力提高電子文件管理水平。

　　實現企業檔案電子化管理的工作重點在于制定完善的管理制度，提高文書的技術水平，并在日常工作中將檔案的歸檔工作做好，才能提高檔案的利用率，為企業帶來更多經濟效益。

　　參考文獻

　　[1] 姜芳。淺談文書檔案的科學發展化管理[J].吉林地質，2013（1）。

　　[2] 李紅。淺談文書檔案的科學管理[J].黑龍江科技信息，2012（14）。

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