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公共管理視閾下檔案服務社會化探析論文
摘要：檔案管理活動是社會管理活動發展到一定時期的產物，能夠如實地對社會中各項組織活動等進行記錄。檔案管理在理念、思維特點以及價值方面和公共管理有著根本上的差異。在當前社會不斷發展的過程中，檔案用戶對檔案服務要求越來越高。文章就目前我國檔案服務社會化中存在的問題進行分析，并且提出相應的應對方案，以期能夠促進我國檔案服務社會化的不斷發展。
關鍵詞：公共管理視閾；檔案服務；社會化
檔案的存在不僅能夠有效的實現對工作的考察，指導領導更好地進行決策，同時也是科學研究的根據，而準確的檔案資料的保證離不開檔案管理工作。檔案最主要的作用就是將以往的文獻以及資源以原有的樣貌表現出來，對于其實施有效的管理，能夠更好地為國家、人民提供服務，從而使其作用得到有效的發揮。在當前社會經濟不斷發展的過程中，要想進一步實現檔案服務的社會化，就需要不斷地進行檔案服務理念的更新，并且提高檔案的管理水平，完善檔案社會服務方式[1]。文章具體從公共管理視閾下，就檔案服務社會化這一問題進行討論，從公共管理的角度對檔案管理進行理解，通過對檔案服務社會化的不斷創新，能夠逐漸形成檔案服務社會化的結構。
1 公共管理視閾下檔案服務社會化的理念
公共管理視閾下檔案服務社會化的理念主要有三個方面，分別為公平服務理念、公共責任理念以及全面發展的理念[2]。首先是公平服務理念。公共服務中的一個重要組成部分就是公平服務理念，這一理念的存在主要是為了將檔案服務中的不平等現象進行消除。在實際的檔案服務社會化中，為了更好地體現公共服務的特點，檔案管理人員必須嚴格遵守檔案管理中的相關制度，如果存在需要進行開放的檔案必須及時地進行開放，并且社會公眾有權進行查閱。在進行檔案服務社會化的工作中，檔案管理工作人員不能出現區別對待的情況，必須嚴格按照相應的工作標準、制度等進行工作，如果相應的資料不允許公開，就必須禁止向外提供相關的信息，除非國家方面緊急需要；第二是公共責任理念。檔案管理發展的原動力就是社會責任。這一理念是檔案管理的前提和基礎。目前的檔案管理工作與以往傳統的檔案管理工作從責任范圍和程度上都有著顯著的差異。從程度方面來說，目前的檔案管理工作更加注重責任的承擔問題，因為目前的檔案管理工作的不管從信息方面還是數量方面都越來越多，并且逐漸趨于系統性，對管理的時效性也在不斷地強化。從責任范圍來說，傳統的檔案管理工作僅僅針對政府工作進行，當前的檔案管理工作已經在向人民群眾以及社會事業方向發展。最后是全面發展理念。檔案管理工作的發展需要從社會各項事業的發展進行展開，不能依舊沿用以往的資源建設方式，只針對政府行政管理工作進行。工作對象也有所改變，傳統的檔案管理工作面向的是政府工作人員，而目前的檔案管理的發展，則是面向人民群眾。
2 當前公共管理視閾下檔案服務社會化中存在的問題
2.1檔案管理部門沒有完善的監督機制
就檔案管理工作而言，對于部門工作的監督，僅僅依靠內部的監督工作，沒有辦法達到預期的效果，通過公民對其進行監督，更能使監督的效力得到有效的發揮。但是在實際的公民外部監督工作中，公民私權往往會受到政府方面權力的壓制，甚至還會受到信息不對稱等因素的影響，這些因素都會對公民監督檔案管理部門工作造成極大的影響。即使如此，也沒有相關的法律法規作為根據，公民根本沒有途徑對集體檔案以及公共檔案進行了解，外部監督工作的進行也就成了無源之水、無本之木，這樣就會使檔案管理部門的管理水平難以得到有效的提升，并且懶于創新，同時也會對檔案管理服務水平的提升形成制約[3]。
2.2檔案管理工作沒有競爭性
從傳統的檔案管理到現代的檔案管理工作，檔案法中都有明確的規定，不同級別的各種檔案都需要檔案管理部門對其實施集中管理，這種情況下就導致檔案管理工作被相應的公共部門完全壟斷，在市場上完全沒有競爭力。此外，因檔案管理工作本身的特點，公民只能選擇公共部門進行檔案管理，這樣就進一步使公共部門的檔案管理的壟斷地位得到了鞏固。隨之而來的就是工作效率的低下以及對資源的浪費問題，由此就可以看出，檔案管理工作的社會化如果不能得到有效的突破，那么其社會化的發展就很難得到提高。
2.3檔案服務現代化程度不夠
隨著當前社會經濟的不斷發展，網絡信息技術的發展突飛猛進，各個行業在發展的過程中，都逐漸應用網絡信息技術，充分實現了行業的現代化。檔案管理工作本身涉及的信息就比較多，同時管理工作的環節也比較多，這種情況下就更需要通過信息化，實現現代化的檔案管理模式，這樣才能有效地提高檔案管理部門的工作效率以及服務的質量。但是從目前檔案管理部門的現狀而言，許多比較落后的地區由于信息化水平本身就比較低下，技術人員數量少，技術水平普遍低下，同時資金方面比較匱乏，這些因素都在很大程度上影響了信息化檔案服務的實現，相關的管理部門不能利用先進的手段進行檔案管理，很難滿足人們對檔案管理工作需求的不斷提升。一些地區相對比較發達，已經在檔案管理工作中實現了現代化，但是在實際的操作中，往往又存在系統和實際工作相脫節的問題，達不到檔案管理的相關要求，與全過程控制管理的需要根本不能適應，在建立檔案管理系統的時候，由于沒有正確的認識檔案管理工作，所以相關部門不能及時地對檔案進行歸檔，沒有認識到檔案管理工作的根本目的在于更好地為人們提供檔案服務。就檔案管理的發展而言，在未來的檔案工作發展中，信息共享是最終的發展趨勢，傳統的檔案管理方式已經完全不能滿足當前社會的需要[4]。同時，軟件開發方面因素也是制約檔案信息價值有效的發揮的重要因素。
3 對目前公共管理視閾下檔案服務社會化中存在問題的解決方案
3.1有效的實現對檔案資源的利用
為了更好地實現對檔案資源利用率的提升，可以通過建立檔案數據庫進行，當然在建立數據庫方便工作，實現對紙質檔案保護的同時，還需要加強對檔案數據庫的保護，這樣才能在保證檔案信息安全的前提下，使檔案管理部門的工作效率得到有效的提高。在實際的工作中，檔案管理部門的工作人員需要強化對檔案安全管理的責任意識，工作人員必須明確檔案法中的相關準則，并且在實際的工作中保證按照相關的準則進行操作，如果出現檔案泄密以及丟失的情況，必須追究相關工作人員的法律責任。對于已經掃描過的數據禁止與外網進行連接，尤其是一些秘密文件，不能進行再次掃描或者進行相關的處理。其次，在實際的工作中，要定期對檔案工作的相關計算機進行安全殺毒，以防病毒的侵入，條件允許的情況下，可以將檔案進行異地備份，通過這種方式，能夠有效地實現對檔案的共享以及安全管理。最后，檔案管理人員應該明確，在實際的工作中，不能私自將檔案信息進行抄錄、復制以及其他方式將數據信息進行傳輸。
3.2開放機制的建立
檔案管理工作的開放機制主要是指將檔案管理工作本身進行開放。從檔案管理工作的發展而言，一直以來，在服務形式以及資源建設方面上都沒有明顯的發展，之所以出現這種情況，主要是由于檔案管理工作本身的封閉性。鑒于這種情況，檔案管理人員應該在實際的工作中，積極將檔案管理工作實現開放機制，通過這種方式能夠使檔案管理在實際工作中面臨的問題得到有效的解決，同時也能將檔案管理工作與社會發展進行有機的融合，對檔案管理部門與社會實現同步發展有積極的促進作用，將檔案管理工作與社會發展融合以后，有利于打破以往檔案管理工作在形式和思維上的羈絆，不斷地對工作方式以及形式進行完善，為檔案管理工作的發展提供動力。
3.3互動機制在檔案管理工作中的應用
檔案管理部門互動機制的形成，主要需要社會各個部門以及使用者通過有效的交流和溝通，將檔案管理活動融入到社會的運行之中。以往的檔案管理部門和社會其他部門的聯系僅僅是基于檔案的接收以及傳遞，這種形式幾乎很難實現對社會性事業的發展，從當前社會的發展理念出發，檔案管理人員應該充分地認識到自身所承擔的社會責任，這樣才能在實際的工作中確保從社會發展的角度出發，實現自身的工作價值。此外，通過檔案管理部門和社會其他部門之間的溝通和交流，讓大家認識到檔案管理的社會責任，這樣就有利于打破以往檔案管理工作的封閉性和局限性，促使所有的檔案管理工作人員能夠從社會發展的整體對檔案管理有一個新的認識，更加認識到自身所擔負的責任，對推動檔案管理工作服務制度的完善有很大的促進作用。
3.4實現以人為本的檔案管理模式
以往的檔案管理工作之所以存在滯后性，主要的原因在于缺乏人民的參與，鑒于這一點，在實際的檔案管理工作中，應該實行以人為本的檔案管理模式，為公眾提供公開、公平的服務，同時采取一定的方式，積極地鼓勵公眾參與到檔案管理工作中去[5]。廣大人民群眾作為檔案管理工作的服務對象，檔案管理部門的服務質量需要由相關的人民進行評價，在具體工作中需要進行完善和提高的地方也需要征求廣大人民的意見，通過這種方式，能夠使檔案管理部門的工作質量以及服務水平得到有效的提升。所以，在實際的工作中，應該實現以人為本的檔案管理機制，提高檔案管理的公開性以及公平性，真正實現從群眾的需求出發。
4 結語
綜上所述，在當前公共服務社會化的不斷發展中，從公共管理的角度討論檔案管理服務社會化，主要是為了更好地促進檔案管理工作實現與當前社會的共同發展，促進檔案管理工作的不斷創新，及時的改變以往的管理理念以及管理方式，使社會各個部門進行協同合作，形成良好的外部關系，能夠為檔案管理工作的改進提供動力，促進其更好的為人們提供服務。
參考文獻:
[1]陳欣莉.公共管理視閾下檔案服務社會化淺析[J].辦公室業務,2016(7):60-61.
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[3]商桂君.信息時代高校檔案管理服務模式創新[J].赤峰學院學報（自然科學版）,2016(10):153-154.
[4]張坤.探析檔案管理的發展趨勢——檔案管理的信息化[J].求知導刊,2017(5):93-94.
[5]向小英.淺析信息公開背景下國土檔案管理工作[J].檔案時空,2017(4):40-41.
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