知識經濟時代企業檔案管理策略論文

　　【摘要】知識經濟時代背景下，企業檔案管理面臨著新的挑戰。為了更好地解決應對新型經濟帶來的難題，保證企業更好地發展，本文首先分析了檔案管理對企業的重要作用，然后對企業檔案管理策略提出了幾點思考和建議。

　　【關鍵詞】知識經濟；檔案管理；管理策略

　　檔案是記錄個人、團體、社會等行為活動的重要形式，是使得整個人類社會在時間上關聯的重要基礎。從古至今，檔案記錄工作經歷了各種各樣的形式，如繩結法、刻木法、甲骨等，發展到現在以文本記錄和電子記錄為主的檔案記錄形式。這些發展無處不體現著人類智慧和高速發展的科學技術。在科技迅速發展的現代社會，“知識”的價值越來越凸顯出來，對經濟社會的發展起著重要作用，不言而喻，我們已經步入了知識經濟時代，知識不論在個人價值、社會生產總值等方面發揮著重要作用，提高了各行業產品、服務等的質量和價值。在知識經濟時代環境下，檔案和檔案管理工作也發生著轉變。隨著我國經濟的轉型和發展，檔案工作也由單一的國家機構形式，向著多元化的方向發展。檔案不僅在國家方面，在記錄企業、團體、個人等活動也呈現出多元化的發展。為了更好地理解知識經濟時代背景下，企業檔案管理工作的變化及企業檔案管理策略的調整，本文首先分析了檔案管理對企業發展的重要作用，然后根據時代和社會發展的需求，對現代企業檔案管理工作展開了思考。

　　一、檔案管理對企業的重要作用

　　檔案工作是人類社會的重要工作之一，國家、團體、企業、個人都將檔案工作看的至關重要。目前，國家機構也對該方面工作進行了系統的規范化調整，目的也是保留人類智慧的結晶，對后人的研究和社會的發展也有重要價值。在政府機構中，檔案是其建立、生存和發展的基礎，是不可或缺的重要工作。同樣在企業中，檔案工作具有記錄企業業務、文化、發展等各方面的重要使命，檔案記錄了企業各個機構、各個時間段重要工作的開展和發展遇到的各類問題，可以提供寶貴經驗和教訓，是企業賴以生存發展、制定合理的發展方向的重要參考依據，是保證企業高效、可持續健康發展的重要保障，有利于提高企業決策者決策水平。

　�。ㄒ唬�數據價值。檔案記錄了企業各項活動精確地數據、過程等，這些單靠人腦是不足以長久記憶的，并且不能提供更加直觀有效的表現形式。而對于檔案，不僅可以利用文字永恒的記憶企業相關活動，而且其呈現形式可以多樣化，有利于企業決策者更好的獲取歷史數據，做出更為客觀的評論。同樣的，這些記錄數據可以作為企業的憑證，當企業出現問題時，可以采用這些記錄的數據作為重要依據，為矛盾的解決提供證據。

　�。ǘ�）保密價值。除了企業基本的活動記錄外，檔案還可以記錄企業的私密數據，或是獨有技術，或是項目競標底價，這些一般具有很高的商業機密價值，不能對外公開。因此，企業應當充分利用好檔案的保密價值，管理好該部分內容，一旦泄露，會造成不可估量的損害，甚至導致企業一蹶不振。

　　二、現代企業檔案管理策略調整

　　從檔案工作對企業的重要作用可以看出，檔案工作對于企業具有不可替代的作用，而對于一些企業，并沒有將檔案工作放在重要的位置，因此需要制定合理有效的管理措施，以適應社會發展的需要。在知識經濟時代背景下，企業檔案的管理策略也面臨著很多新的問題，因此需要針對性的進行調整檔案管理策略。

　　（一）加強員工的檔案意識。由于企業機構復雜、人員混亂，各部門的資料相對散亂。如果對相關材料不能及時歸類整理，很可能造成重要信息的丟失，從而為檔案整理帶來很大的麻煩。因此，增強員工的檔案整理意識，對于提高檔案管理水平和效率具有重要作用。只有每個人意識到檔案的重要性，才能使得檔案資料的收集、整理、歸類更加高效，同時也提高了檔案的完整性。

　�。ǘ�）提高人員的辦公能力。在知識經濟時代，信息技術的發展日新月異，采用信息化辦公的方式，可以大大提高檔案管理的水平，但同時也對人員的辦公能力提出了更高的要求。信息化辦公方式打破了以往以紙質文件為主的方式，不但可以有效提高檔案的整理效率，還有利于相關資料的查找和搜集。因此，最重要是根據公司實際，建立健全、安全的檔案管理信息化標準，對招聘人員的工作能力提出新的要求。應聘人員不但須具備基本的檔案工作知識，還需要熟練使用基本的辦公軟件。除此之外，在提高人員信息化辦公能力的同時，還需要注重檔案數據的完整性和安全性。這可以通過建立監測、檢查、核算等方式，在每一環節杜絕檔案數據泄露的可能。

　　（三）健全檔案管理體制機制。企業的檔案是企業資料整合、管理的重要形式，因此企業要建立專門的檔案工作室，用于保管本企業重要的檔案數據。除了一般性的保存企業運營數據外，隨著現代企業技術方面的競爭逐步加大，對于檔案管理館，最重要的還是保存企業獨有的技術資料。在企業建立檔案館，主要負責企業內部資料的整理和搜集，有利于不斷推進企業檔案管理的數字化、信息化管理，提高企業檔案管理水平。檔案管理的水平的提高，就可以更好地為企業提供服務，提高企業決策者的決策水平。此外，檔案管理的持續性發展，是企業一脈相承又與時俱進的基礎，是提高企業文化影響力的重要保證。

　　結束語

　　針對知識經濟時代背景下，企業檔案管理面臨的新的問題和挑戰，本文分析了檔案工作對企業的數據價值和保密價值兩個重要作用；然后根據時代發展需要，提出現代企業管理需要提高員工檔案意識、提高人員的辦公能力和健全企業檔案管理體制機制三個重要方面的內容。只有大力提高檔案管理水平，才能使得檔案為企業更好地提供服務。

　　參考文獻：

　　[1]蘇娟.知識經濟時代背景下對企業檔案管理策略的思考[J].法制與社會,2011(22):214-215.

　　[2]李艷潔.知識經濟時代企業檔案管理的過程優化[J].辦公室業務,2013(11):163-164.

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