淺析會計電算化下的檔案管理論文

　　摘要：目前，會計電算化是我國企業會計工作的一個發展趨勢。但是，會計電算化除了提高我們的工作效率以外，也給我們帶來了一系列管理難題。其中，如何提高對會計檔案的安全管理，是我們必須面臨的一個難題。因此需要加強會計電算化系統的檔案建設,即加快會計檔案管理的信息化建設,以適應新時期會計電算化提出的新要求,建好用好電子財務檔案,提高財務檔案管理工作水平和財務管理工作效率,更好的服務于企業經濟建設。本文將從檔案管理的特點出發，詳細分析管理過程中存在的問題，結合在會計電算化工作的過程中所遇到的一些問題，提出一些具有實際意義的解決措施，期望對會計電算化檔案管理有一定的借鑒意義。

　　關鍵詞：會計電算化；檔案管理；法規；安全

　　會計電算化，是以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，是一個應用電子計算機實現的會計信息系統。它實現了數據處理的自動化，使傳統的手工會計信息系統發展演變為電算化會計信息系統。會計電算化是會計發展史上的一次重大革命，它不僅是會計發展的需要，而且是會計工作對科技所對提出的高要求。

　　一、傳統會計檔案

　　傳統的會計檔案，是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計資料等會計核算的專業材料，它是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據，傳統會計檔案一般都是以紙質的形式存在。

　　二、會計電算化檔案特點

　　企業在實現會計電算化以后，同樣會有會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他核算資料等檔案。只是這些檔案不僅僅以紙質的形式出現，還包含了一些電子形式的會計電算化檔案。其主要特點有：

　　（一）會計電算化檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。除了傳統意義上的紙質檔案外，還包含了電子資料和電子數據；

　　（二）會計電算化檔案較傳統會計檔案有所區別。傳統的檔案主要是通過人工管理，檔案會占用一定的面積，而且可能受各種自然條件的影響如潮濕、洪水等等。而會計電算化檔案便于保存，只需要有配置有普通電子計算機，就可以大量儲存各種電子資料和電子數據，實現智能化管理，便于查閱；

　　（三）會計電算化檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。不同的會計軟件或者同個軟件的不同版本所導出的會計檔案可能具有不相同的格式；

　　（四）會計電算化檔案可以通過打印等手段，迅速實現與傳統會計檔案的轉換；

　　（五）會計軟件可以通過對電子數據的自動分析，提供一些具有價值的參考意見，同時也可以發現一些錯誤，以便及時進行糾正。

　　（六）會計電算化檔案便于查詢，可以實現隨時隨地進行查閱。

　　三、會計電算化檔案管理存在的問題

　　雖然會計電算化檔案比傳統的會計檔案具有很多的優勢，但是，其自身管理也存在一定的弊端，主要有以下幾方面：

　　（一）電子計算機自身面臨一定的風險，如計算機病毒入侵、系統程序存在問題、管理人員出現操作失誤等等問題，而這些風險可能導致會計電算化檔案出現錯誤甚至消失，這將給企業帶來巨大的損失和影響；

　　（二）會計電算化檔案較傳統會計檔案有易于修改的特點，且不留痕跡，在便于修改的同時，資料的完整性和正確性可能會被破壞，并且難于分清責任；

　　（三）會計電算化檔案需要有科學的管理方式。實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本越多，這就對如何進行科學的管理帶來新的問題。為了更好更有效地管理會計電算化檔案，使其發揮更大的作用，就必須形成一套科學實用的管理制度，包括存檔手續、分類管理辦法、使用審批手續、保存期限及銷毀手續等內容，以使相關管理制度常規化和規范化。同時，財務軟件也在不斷升級，與之前的電子檔案可能出現不兼容現象，嚴重影響對會計檔案的管理；

　　（四）會計電算化系統對管理人員的素質與系統安全操作提出了新需要。會計電算化檔案管理要求會計管理人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，更要學習相關電算化技能。由于一些會計主管人員長期從事手工記帳，有些會計人員在一些基本電算化技能方面還認識不足，所學電算化知識不夠全面，這就加大了會計電算化檔案管理的推廣速度；

　　四、建議和措施

　　針對會計電算化檔案管理存在的這些問題，可以采用下面幾項措施進行解決：

　　（一）要建立和健全會計電算化檔案管理的制度體系，最基本的就是國家要制定系統的、細化的會計電算化檔案管理辦法，以法規制度的形式加以強制，在方法上指導各單位的會計電算化檔案管理工作，這是做好會計電算化檔案管理的保障。財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》第四條規定“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密”；第七條規定“各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度”。筆者認為，目前企業可根據財政部的《會計基礎工作規范》、《會計電算化工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》等管理規章，建立和健全一系列具體的、具有可操作性的會計電算化檔案的管理制度體系，企業可根據相關規章的要求，制定適合本企業檔案管理要求的細化條例，保證會計電算化檔案的安全和完整，更好地為決策服務。

　　（二）加強對會計人員和會計檔案管理人員的培訓，組織企業內部會計人員和會計檔案管理人員認真學習《檔案法》、《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規范》等法律法規，以加強對會計電算化檔案的安全管理意識和檔案管理水平，另外，會計檔案管理是一項專業性、技術性、政策性很強的工作，計算機技術的普及又對會計檔案管理人員提出新的更高的要求，會計檔案管理人員業務素質和能力是會計電算化檔案科學管理的關鍵，為了適應新形勢下會計電算化檔案管理工作的需要，企業領導應注重會計檔案管理人才培養，進一步加強會計檔案管理人員隊伍建設，不斷提高他們的政治素質和業務水平，使他們盡快掌握現代化的管理方法和技術，以最終實現會計電算化檔案的科學管理。

　　（三）注意電子計機的軟件和硬件升級、維護，對于企業使用的會計軟件，要多與產品設計廠商保持密切聯系，及時進行軟件升級，對于一些存在的可能導致數據消失的軟件和系統漏洞要及時進行修補。對于計算機的硬件，則要及時進行更新換代，比如對硬盤容量進行升級等工作。同時還要適當加強網絡安全管理。建立預防病毒和*客的安全措施，加強對計算機病毒的預防、檢測以及殺毒工作，切實有效地保障計算機硬件與軟件系統的安全。如使用殺毒軟件、防火墻等措施。從而保證會計檔案的儲存安全。

　　（四）做好電算化會計檔案規范化管理，使用科學的管理辦法和利用電子計算機的優越性。具體辦法有：把一定會計期間計算機系統中的所有會計數據拷貝（備份）存儲到磁性介質或光盤上，從而脫離于原計算機系統的聯系；財務部門應把財務數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統和資料恢復；對于會計電算化檔案還需進行備份，對于備份文件應進行定期的更新；在保存備份電子檔案時應遠離磁場，注意防潮，防塵等，對采用磁性介質保存的備份檔案，還應定期進行檢查、復制，防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

　　五、結束語

　　實現會計電算化，不僅提高了會計記賬的效率和準確性，也給我們帶來了資料檔案管理的難題。隨著計算機技術的不斷發展，會計電算化必將是未來發展的一個趨勢。因為實現會計電算化之后，不僅可以提高會計工作效率，也可以降低管理成本。但是，怎樣實現科學有效地管理，是每一個企業必須思考的難題，我國現在會計電算化水平還有很大的發展空間，所以我們需要創新，其中，會計電算化檔案管理是非常關鍵的一個環節。因此，我們應該健全電算化會計檔案管理的法律法規，制定嚴格的內部管理制度，加強對電算化會計檔案的管理和控制，使電算化會計檔案為企業決策發揮出更大的作用。

　　參考文獻：

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