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檔案整理工作實(shí)施方案
檔案整理工作方案【一】
一、整理工作的意義
檔案整理的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的利用。
檔案整理工作，在檔案總體管理中具有重要意義。
它是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項(xiàng)前提條件，是整個(gè)檔案工作中重要的基本建設(shè)。它是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的提高，對(duì)于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。
二、整理的內(nèi)容和步驟
(一)內(nèi)容包括：
區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件整理、編目、裝訂(或“裝盒”)、排列案卷目錄的編制。
(二)步驟可分為：
1、了解情況，擬訂方案
主要應(yīng)了解立檔單位的情況(其成立、撤銷和變化的時(shí)間以及原因、職能、其隸屬關(guān)系、其內(nèi)部機(jī)構(gòu)、負(fù)責(zé)人情況、文檔工作情況、印章和標(biāo)記)，還應(yīng)了解全宗的數(shù)量，所屬年代(形成時(shí)間)，主要內(nèi)容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質(zhì)量、提供利用時(shí)間。
2、區(qū)分全宗和分類
3、細(xì)分和組卷、草擬案卷標(biāo)題
4、初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，弄進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。
5、全面審查修改標(biāo)題。
6、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的張?zhí)枴㈨撎?hào)、件號(hào)。
對(duì)某些破損的文件進(jìn)行裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類、載體或保管期限分別排列。排列方法要統(tǒng)一，不能隨意變動(dòng)。
三、整理工作的原則是
(一)充分利用原有基礎(chǔ)
1、 充分地重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。
2、 在整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。
(二)保持文件之間的歷史聯(lián)系
文件之間的歷史聯(lián)系，主要體現(xiàn)在文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式幾個(gè)方面。
1、 文件在來源方面的聯(lián)系。文件是以一定的機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)或一定的個(gè)人為單位，有機(jī)地形成的。形成文件的這些單位，使文件構(gòu)成了來源方面不可分割的歷史聯(lián)系。
2、文件在時(shí)間方面的聯(lián)系。形成檔案的機(jī)關(guān)和個(gè)人所進(jìn)行的具體活動(dòng)，都有一定的過程和階段性，因而使文件之間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。
3、 文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。文件是機(jī)關(guān)或個(gè)人在履行一定職責(zé)的各種活動(dòng)中，為了解決一定問題而產(chǎn)生的。它的形成者的特定活動(dòng)，使文件之間在內(nèi)容上具有密切聯(lián)系。
4、文件在形式方面的聯(lián)系。文件的內(nèi)容必然通過一定的形式表現(xiàn)出來。所謂文件形式，包括它的內(nèi)部形式和外部形式兩方面：種類、名稱和載體、記錄方式等。這也構(gòu)成了文件之間一定聯(lián)系。 對(duì)于保持文件之間的聯(lián)系，應(yīng)該辯證地看待和處理。
四、便于保管和利用
保持文件之間的歷史聯(lián)系，不是整理檔案的主要目的，所以不能為聯(lián)系而聯(lián)系，便于保管和查找檔案，才是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和最終要求。
(一)全宗概念及含義
Ⅰ、全宗定義
全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。
全宗解放初稱為“芬特”。1955年改為
Ⅱ、全宗的含義
1、 全宗是一個(gè)有機(jī)整體
同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。
2、 全宗是在一定歷史活動(dòng)中形成的
全宗的這種整體性具有客觀性，而不是純粹人為的(即任意的)。全宗的整體性，是由其內(nèi)部的歷史聯(lián)系所決定的。
3、 全宗是以一定的社會(huì)單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的
全宗是以產(chǎn)生它的機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人為單位而構(gòu)成的。這就為檔案全宗這種整體確定了一個(gè)時(shí)空范圍以及縱向和橫向間的區(qū)分標(biāo)志。
(二)為什么要按全宗整理檔案?
Ⅰ、這種方法符合檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)。
同一個(gè)全宗教的檔案不能任意分散，不同國家的檔案不能隨意混雜，科學(xué) 理解文件的歷史聯(lián)系。檔案都是圍繞一個(gè)機(jī)關(guān)或個(gè)人的活動(dòng)而形成的。此方法還便于保管利用。
Ⅱ、全宗是組成國家全部檔案的基本單位。
一個(gè)機(jī)關(guān)的活動(dòng)體現(xiàn)著一定的職能，執(zhí)行一定的任務(wù)，發(fā)揮一定的功能。
1、在我國，全部國家所有的檔案為國家檔案全宗，這是由于許多小全宗組成。另外，全宗也是檔案館的統(tǒng)計(jì)單位。
2、全宗，也是一個(gè)相對(duì)的概念，據(jù)蘇聯(lián)理論，它包括全宗、檔案館全宗、國家檔案全宗三個(gè)概念，我國一般取第一、三個(gè)概念，第二個(gè)概念則很少提。一個(gè)檔案館收集的若干全宗數(shù)為檔案館全宗，我國則稱館藏。并且蘇聯(lián)的提法是若干檔案館全宗形成國家檔案全宗。
Ⅲ、全宗在檔案整理上占有重要地位，是保證整理工作質(zhì)量的重要條件。區(qū)分全宗是整理工作的第一步。
Ⅳ、全宗為檔案提供利用，奠定了科學(xué)基礎(chǔ)。
如果全宗劃分準(zhǔn)確，全宗檔案完整齊全，就會(huì)為利用帶來方便，準(zhǔn)確研究每個(gè)機(jī)關(guān)的活動(dòng)情況和歷史面貌。
Ⅴ、全宗是對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理必須遵循的重要原則。
它不僅是一個(gè)單位和整理檔案的方法問題，而且是一個(gè)原則理論，蘇聯(lián)更把它稱為一種思想。
(三)立檔單位及其構(gòu)成條件
立檔單位也稱為
它的構(gòu)成條件是：
A、可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對(duì)外行文;
B、設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃;
C、設(shè)有管理人事機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。
三個(gè)條件中，第一條最重要。判斷一個(gè)單位是否立檔單位，不能只依單位人數(shù)、級(jí)別大小來確定的，而是以第一個(gè)條件來判定。
(四)立檔單位的變化和全宗劃分。
Ⅰ、政權(quán)的變化和立檔單位的劃分
1、政權(quán)發(fā)生了變化，同時(shí)社會(huì)性質(zhì)也發(fā)生了根本變化，就要另立全宗。(但在西藏，這方面分得不是很清楚)
2、政權(quán)發(fā)生了變化，社會(huì)性質(zhì)沒有發(fā)生根本變化。
如明、清朝更替、北洋軍閥和國民政府的更替等，雖然根本性質(zhì)沒有發(fā)生變化。但由于政權(quán)各自的領(lǐng)導(dǎo)人不同，歷史時(shí)期不同，歷史時(shí)期不同，具體的階段內(nèi)容不同。因此也應(yīng)當(dāng)另立全宗。
各黨派、人民團(tuán)體、宗教團(tuán)體的全宗，只要其主旨和組織成分的基本構(gòu)成沒有發(fā)生根本性的變化，它們的檔案，無論在何時(shí)何地形成，應(yīng)構(gòu)成一個(gè)全宗;地方割據(jù)政權(quán)的更替也不影響全宗的劃分。 Ⅱ、生產(chǎn)關(guān)系的改變和全宗的劃分
這個(gè)方面主要是針對(duì)企、事業(yè)單位，如工廠、商店、學(xué)校、銀行等一個(gè)解放前后都存在的企事業(yè)單位，其性質(zhì)確有根本不同，但它們的檔案在工作生活中是有連續(xù)性的，其任務(wù)沒有根本變化，它們?cè)诟鱾�(gè)時(shí)期形成的檔案是不可分割的整體，從而能較完整地體現(xiàn)此單位的變化發(fā)展，也更有利于查考利用。 Ⅲ、基本職能方面考慮
在立檔單位的政治性質(zhì)無根本變化的情況下，主要是分析它的基本職能是否有根本變化。
1、 凡是新成立的并具有一定獨(dú)立性的機(jī)關(guān)，就是新的立檔單位，它的檔案構(gòu)成新的全宗。
2、 凡屬下列情形，均非機(jī)關(guān)基本職能的根本變化;機(jī)關(guān)職能與工作范圍的擴(kuò)大或縮小，機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的調(diào)，機(jī)關(guān)工作地點(diǎn)的變更，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的改變以及由于某種原因機(jī)關(guān)曾暫時(shí)停止一段時(shí)間的工作等。
3、 臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般不單獨(dú)建立全宗，其檔案應(yīng)納入其主管機(jī)關(guān)檔案全宗統(tǒng)一管理，但屬于黨委、政府直接領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行全面性的任務(wù)，為期比較長的，應(yīng)建立單獨(dú)全宗。
4、如果兩個(gè)機(jī)關(guān)合署辦公，而文件是分別處理的，它們所形成的檔案，應(yīng)該分別構(gòu)成全宗。而合署辦公前后各形成的檔案，一般應(yīng)屬于一個(gè)全宗。
(五)人物全宗
人物全宗是著名人物在其一生社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案整體。注意兩點(diǎn)：
1、不得收入官方檔案原件
2、一個(gè)人一生無論身分、政治立場(chǎng)如何變化，只構(gòu)成一個(gè)全宗。
人物全宗的收集問題：個(gè)人全宗與公共全宗的關(guān)系問題。因?yàn)樵S多個(gè)人檔案都是在公務(wù)活動(dòng)中形成的。 個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的文件，原件應(yīng)放在立檔單位全宗中，復(fù)印件或附件可歸入個(gè)人全宗;另外，個(gè)人在他非公務(wù)活動(dòng)中形成的文件，原件應(yīng)歸入個(gè)人全宗。
(六)全宗的補(bǔ)充形式
Ⅰ、聯(lián)合全宗
就是兩個(gè)或幾個(gè)關(guān)系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體。
1、密切繼承關(guān)系的機(jī)關(guān)，文件彼此混雜;
2、職能互有密切聯(lián)系的機(jī)關(guān)，合署辦公，
Ⅱ、全宗匯集
是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。
1、從相同類型的基層單位選擇接收的，具有代表性的若干小全宗
2、殘缺不全的一些全宗
****時(shí)期**地區(qū)工礦企業(yè)全宗匯集
聯(lián)合全宗和全宗匯集的區(qū)別：
1、它們的構(gòu)成不同
聯(lián)合全宗的檔案之間有著密切的聯(lián)系，檔案難以區(qū) 分，其組建的客觀依據(jù)較強(qiáng);全宗匯集不一定富有聯(lián)系，而只是把數(shù)量少的小全宗匯集在一起，便于保管和統(tǒng)計(jì)，人為性相對(duì)地較大。
2、它們的性質(zhì)不同
聯(lián)合全宗是永久性的單位，整理之后再變動(dòng)，而全宗匯集是暫時(shí)性的其中其個(gè)全宗增加了大量的檔案，就可從中分出去，另立全宗。
(七)判定檔案所屬全宗關(guān)鍵在于確定檔案的形成者――立檔單位。
要區(qū)分兩個(gè)概念：檔案的形成者、文件的作者。
(1) A、對(duì)內(nèi)部文件和發(fā)文 ，
B、對(duì)收文 ，
(2)判定的對(duì)象是案卷時(shí)，要注意，卷皮上往往都標(biāo)明了立檔單位。
(3)沒有標(biāo)明作者或收文者的，要分析和考證。
(4)經(jīng)幾個(gè)立檔單位辦理，歸入最后承辦完畢的立檔單位的全宗。
(八)全宗群
全宗群是具有某些歷史聯(lián)系的若干全宗的群體。
如：黨群、行政
工業(yè)交通系統(tǒng)
農(nóng)林水利系統(tǒng)
財(cái)糧商業(yè)貿(mào)易系統(tǒng)
科學(xué)文化教育衛(wèi)生系統(tǒng)
如：
* *地區(qū)政法系統(tǒng)全宗群
解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期黨政機(jī)關(guān)全宗群
全宗內(nèi)檔案的分類，對(duì)于整個(gè)檔案整理工作的組織和質(zhì)量以及日常的檔案管理，都有重要的意義。 首先，檔案經(jīng)過區(qū)分全宗之后，如不經(jīng)過分類，還不免是一堆雜亂無章的材料，只有對(duì)全宗內(nèi)檔案進(jìn)行合理的分類，才能提示出它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，真正使全宗成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用。 其次，就整個(gè)整理工作的程序而言，只有經(jīng)過分類，其后的一系列環(huán)節(jié)才易于著手和逐步深入。 全宗內(nèi)檔案分類的優(yōu)化，可為檔案的全面管理創(chuàng)造有利條件。
分類的要求有
1、分類方法要從檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā)，符合文件的歷史狀況，保持它們之間的歷史聯(lián)系。 2、分類應(yīng)當(dāng)具體科學(xué)性、思想性、統(tǒng)一性、排斥性、伸縮性
(1)科學(xué)性：分類時(shí)，要按檔案本身的內(nèi)在聯(lián)系來進(jìn)行，項(xiàng)目(類目)的設(shè)制力求合理，層次分 明，層次一般分一層，大型機(jī)關(guān)可分到二層三層(層次不宜過多)
(2)思想性：分類時(shí)注意政治思想性，體現(xiàn)有關(guān)的方針、政策，反對(duì)純客觀主義傾向和忽視政治內(nèi)容思想的傾向，對(duì)歷史檔案更要注意思想性、政治性和科學(xué)性。
分類的一般方法有
1、時(shí)間分類法
A、年度分類法
B、時(shí)期分類法
2、來源分類
A、組織機(jī)構(gòu)分類法
B、作者分類法
C、通訊者分類法
3、內(nèi)容分類法
A、問題分類法
B、實(shí)物分類法
C、地理分類法
4、形式分類法
A、按文件種類分類
B、按載體形態(tài)分類
C、按形狀規(guī)格分類
常用分類方法：
分類方法很多，常用的主要有三種：
(一) 年度分類法
(二) 組織機(jī)構(gòu)分類法
(三) 問題分類法
復(fù)式分類法的選擇和分類方案的編制
(一) 年度--組織機(jī)構(gòu)分類法
適用于立檔單位內(nèi)部組織變化不復(fù)雜的單位。
(二)組織機(jī)構(gòu)--年度分類法
適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案。
(三)年度--問題分類法
多用于組織變化復(fù)雜，或由于機(jī)構(gòu)之間分工不明確、文書工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機(jī)構(gòu)，以及沒有內(nèi)部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡(jiǎn)單而無必要按組織機(jī)構(gòu)分類等情況。總之，在不可能和不適于按組織機(jī)構(gòu)分類時(shí)，往往采用它。
(四) 問題--年度分類法
多適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。
立卷工作內(nèi)容包括：
組成案卷單位
擬寫案卷標(biāo)題
卷內(nèi)文件的排列與編號(hào)
填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表
案卷封面的編目與案卷的裝訂(或“裝盒”)
立卷的方法
文件六特征立卷法：
按作者立卷
按時(shí)間立卷
按問題立卷
按地區(qū)立卷
按文件名稱立卷
按收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷
案卷標(biāo)題的擬制及封面編目
(一)要求：
1、 歷史觀點(diǎn)和政治上的正確性。
2、 文字簡(jiǎn)練，表達(dá)準(zhǔn)確。
3、 題名基本結(jié)構(gòu)力求完整。
題名的基本結(jié)構(gòu)包括文件的責(zé)任者(作者)、內(nèi)容(問題)和名稱(文種)三部分。必要時(shí)須標(biāo)明地區(qū)、收發(fā)文機(jī)關(guān)和時(shí)間。
(二)歷史檔案案卷封面的要求
1、 機(jī)關(guān)名稱。歷史上曾經(jīng)存在的過的某一個(gè)機(jī)關(guān)，是歷史事實(shí)的反映，不能隨意改動(dòng)，應(yīng)保留原
來的名稱。
2、 人物職務(wù)、稱號(hào)。不宜改成現(xiàn)代的稱呼。
3、 歷法和紀(jì)元。在案卷封面的編目中，應(yīng)以公歷和公元為標(biāo)準(zhǔn)。如果文件上使用的是其它歷法年號(hào)，則在公歷和公元年份日期之后用括號(hào)注明。
4、 文種。歷史上的文種，如奏、咨、指令、訓(xùn)令等應(yīng)保留原貌。
5、 地名。應(yīng)照原文標(biāo)寫地名，酌情在括號(hào)內(nèi)注明現(xiàn)地名或相當(dāng)于現(xiàn)在地理范圍的地名。
6、 文件的內(nèi)容和其他用語。對(duì)統(tǒng)治階級(jí)誣蔑人民的一些內(nèi)容和詞語，不能機(jī)械地照搬。對(duì)非政治性的名詞、術(shù)語，應(yīng)照原文沿用。如將薪俸改為工資，地籍整理法改為土地法令，是不必要的。 需要說明的是：
隨著檔案工作的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，立卷工作逐步由手工操作，向計(jì)算機(jī)輔助立卷發(fā)展。請(qǐng)參考有關(guān)文獻(xiàn)。
檔案整理工作方案【二】
為使建投公司的工作有序化、規(guī)范化，檔案建設(shè)是重要的一環(huán)。目前在硬件投入的基礎(chǔ)上，正在進(jìn)行檔案的整理、歸檔工作。總的想法是：立足于高起點(diǎn)，規(guī)范化進(jìn)行整理和建設(shè)。
基本設(shè)想及工作內(nèi)容如下：
一、檔案整理目標(biāo)
按遼寧省檔案局[1992]20號(hào)文件標(biāo)準(zhǔn)(省一級(jí))。
二、分類
按照建投公司的職能、業(yè)務(wù)特點(diǎn)及檔案管理的要求，分成三大類：
1、文書檔案
主要內(nèi)容是：上級(jí)文件、同級(jí)文件及各類材料。
2、財(cái)務(wù)檔案
主要內(nèi)容是：帳目、憑證、票據(jù)、報(bào)表等。
3、科技檔案
主要內(nèi)容是：北大街改造及外設(shè)項(xiàng)目。
三、整理方式及內(nèi)容
文書檔案：收集、整理上三級(jí)和本級(jí)文件的正文及底稿，將公司有保存價(jià)值的文件刻錄光盤(包括紙質(zhì)檔案);
聲像檔案：收集有關(guān)工作、工程、活動(dòng)方面的聲像資料包括照片(包括底片)、音像帶、磁盤等，分類歸檔。
財(cái)會(huì)檔案：帳簿、報(bào)表、憑證裝訂成冊(cè)、編號(hào)、存檔。
科技檔案包括：
1、拆遷檔案。對(duì)所有拆遷按戶立卷、打目錄、打頁號(hào)、填寫備考表、編號(hào)等。
2、建筑工程檔案。
北大街改造所有工程包括：
(1)、回遷住宅工程，四個(gè)區(qū)55棟(設(shè)計(jì)圖紙檔案)共220卷，竣工圖紙檔案220卷，工程前期文件材料200卷左右，總計(jì)700卷左右。
(2)、仿古一條街工程，設(shè)計(jì)圖紙檔案、竣工圖紙檔案及工程前期文件材料，總計(jì)170卷左右。
(3)、北塔廣場(chǎng)工程，設(shè)計(jì)圖紙檔案、竣工圖紙檔案及工程前期文件材料，總計(jì)50卷左右。
(4)、佑順?biāo)鹿こ蹋O(shè)計(jì)圖紙檔案、竣工圖紙檔案及工程前期文件材料，總計(jì)20卷左右。
(5)、綜合管網(wǎng)工程，設(shè)計(jì)圖紙檔案、竣工圖紙檔案及工程前期文件材料，總計(jì)15卷左右。
3、投資項(xiàng)目檔案。按五大項(xiàng)目立卷，總計(jì)40卷左右。
四、編制檔案檢索工具和各種統(tǒng)計(jì)、登記冊(cè)
1、文書檔案(案卷目錄、分類目錄、字號(hào)目錄);
2、聲像檔案(聲像檔案總目錄、照片檔案總目錄、分類目錄);
3、財(cái)會(huì)檔案(三冊(cè)案卷目錄);
4、科技檔案(總目錄、案卷目錄、分類目錄)。
5、建立健全各類檔案的統(tǒng)計(jì)冊(cè)、查借閱登記冊(cè)等。
五、制訂檔案管理規(guī)章制度
1、借閱制度;2、歸檔制度;3、管理人員崗位責(zé)任制;4、保密制度;5、其它工作制度。
六、大致時(shí)間表
春節(jié)前，完成北大街改造工程圖紙、拆遷檔案整理、歸檔及編制相關(guān)檢索工具;
五月底前完成文書檔案、聲像檔案、財(cái)會(huì)檔案、除北大街改造工程以外的各類檔案整理、歸檔及編制相關(guān)檢索工具。之后，進(jìn)入正常管理階段。
七、建議
為使我公司各類檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化，需要求各部門將保存在個(gè)人手中的所有文件、材料、圖紙、光盤、照片、錄音、錄象帶等，向檔案室移交，并填寫移交目錄。時(shí)間為一月十日前。
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