檔案管理方案

時(shí)間：2024-06-28 07:10:00 方案我要投稿

檔案管理方案

　　為有力保證事情或工作開(kāi)展的水平質(zhì)量，常常需要提前制定一份優(yōu)秀的方案，方案是為某一行動(dòng)所制定的具體行動(dòng)實(shí)施辦法細(xì)則、步驟和安排等。那要怎么制定科學(xué)的方案呢？下面是小編幫大家整理的檔案管理方案，歡迎大家分享。

檔案管理方案

檔案管理方案1

　　為認(rèn)真貫徹落實(shí)《二期工程建設(shè)檔案管理辦法》和《二期建設(shè)工程竣工文件編制辦法》，強(qiáng)化對(duì)項(xiàng)目文件的過(guò)程控制能力，確保項(xiàng)目檔案齊全完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、系統(tǒng)規(guī)范，真正做到檔案管理與工程建設(shè)同步推進(jìn)、紙質(zhì)檔案與電子檔案同步建立、檔案應(yīng)用與工程管理同步見(jiàn)效，針對(duì)檔案管理，特制定以下具體實(shí)施方案。

　　一、總體思路

　　堅(jiān)持項(xiàng)目檔案全過(guò)程管理理念，遵循“誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)”、“管生產(chǎn)必須管檔案”的原則，以落實(shí)項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制為核心，以建立健全管理制度為抓手，以強(qiáng)化事前介入、事中控制、事后檢查、驗(yàn)收把關(guān)等多環(huán)節(jié)控制為主線，創(chuàng)新實(shí)踐檔案管理工作新思路、新模式、新方法，提升項(xiàng)目檔案管理水平，使項(xiàng)目檔案管理工作與工程建設(shè)同等重視、同步推進(jìn)、同步落實(shí)，實(shí)現(xiàn)“建精品工程，創(chuàng)精品檔案”的工作目標(biāo)。并以項(xiàng)目檔案工作的規(guī)范開(kāi)展促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目管理工作的優(yōu)化提升，更好地為項(xiàng)目建設(shè)與管理服務(wù)。

　　二、檔案管理組織體系及職責(zé)

　　檔案管理組織體系是檔案管理責(zé)任制運(yùn)行的根本保障，組織體系須充分體現(xiàn)科學(xué)性、合理性和效能性。二期工程檔

　　1案管理組織體系分為三級(jí)：

　　（一）檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組

　　領(lǐng)導(dǎo)小組由指揮部分管檔案工作的副總指揮擔(dān)任組長(zhǎng)，各處室主要負(fù)責(zé)人為成員。主要職責(zé)為：全面部署和領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)檔案管理實(shí)施工作，審定檔案管理制度，研究決策檔案管理工作中出現(xiàn)的重大問(wèn)題，審查歸檔資料，組織檔案專項(xiàng)驗(yàn)收等。

　　（二）檔案管理工作辦公室

　　檔案管理工作辦公室是領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)的日常辦事機(jī)構(gòu)，設(shè)在指揮部辦公室，下設(shè)檔案室。指揮部辦公室主要負(fù)責(zé)人為檔案管理工作辦公室負(fù)責(zé)人，各處室分管負(fù)責(zé)人和檔案管理員為成員。主要職責(zé)為：指導(dǎo)和推進(jìn)落實(shí)檔案管理實(shí)施工作，制定指揮部檔案管理制度，檢查項(xiàng)目部檔案管理制度，組織培訓(xùn)交流活動(dòng)，組織開(kāi)展專項(xiàng)檢查等過(guò)程控制活動(dòng)，檢查歸檔資料的真實(shí)性和完整性，承擔(dān)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的準(zhǔn)備工作等。

　　（三）項(xiàng)目部檔案管理工作小組

　　項(xiàng)目檔案管理實(shí)行項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制。各施工、監(jiān)理項(xiàng)目部進(jìn)駐現(xiàn)場(chǎng)后必須及時(shí)成立檔案管理工作小組，項(xiàng)目經(jīng)理任組長(zhǎng)，分管經(jīng)理和檔案管理員為成員。主要職責(zé)為：學(xué)習(xí)落實(shí)指揮部頒發(fā)的檔案管理制度，制定項(xiàng)目部檔案管理制度，落實(shí)檔案管理實(shí)施工作，事先建立檔案文件體系并確保文件及時(shí)歸檔，配合開(kāi)展各項(xiàng)檢查工作并及時(shí)整改，完成竣工文件組卷及自審，協(xié)助進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作等。每個(gè)項(xiàng)目部

　　2必須設(shè)專職檔案管理員1名，并根據(jù)工程量的大小配備足夠數(shù)量的檔案管理專兼職人員。要求選派責(zé)任心強(qiáng)、有一定工作能力和經(jīng)驗(yàn)的人員承擔(dān)檔案管理工作，項(xiàng)目部應(yīng)建立激勵(lì)機(jī)制，給予稱職的檔案管理員一定的報(bào)酬和獎(jiǎng)勵(lì)。

　　檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組將定期和不定期地召開(kāi)工作會(huì)議，聽(tīng)取檔案管理工作辦公室的匯報(bào)，研究部署檔案管理推進(jìn)工作。檔案管理辦公室定期召開(kāi)工作會(huì)議、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議和專題研討會(huì)議，總結(jié)推廣好經(jīng)驗(yàn)、好做法，分析研究檔案管理面臨的問(wèn)題，并制定對(duì)策措施。項(xiàng)目部檔案管理工作小組定期召開(kāi)工作會(huì)議，檢查檔案管理實(shí)施工作落實(shí)情況，并及時(shí)向檔案管理工作辦公室上報(bào)總結(jié)報(bào)告。

　　三、檔案管理制度體系

　　檔案管理制度體系是檔案管理運(yùn)行的重要載體和基礎(chǔ)，制度體系須充分體現(xiàn)完整性、實(shí)用性和指導(dǎo)性。二期工程檔案管理制度體系分為二個(gè)層面：

　　（一）指揮部層面檔案管理制度體系

　　指揮部需重點(diǎn)抓好以下幾個(gè)部分的職責(zé)和制度的建立、修改和完善：

　　1、檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案管理工作辦公室職責(zé)；

　　2、檔案管理員工作職責(zé)；

　　3、檔案管理辦法；

　　4、竣工文件編制辦法；

　　5、檔案管理實(shí)施方案；

　　6、培訓(xùn)交流制度；

　　7、監(jiān)督檢查和整改制度；

　　8、考核獎(jiǎng)懲制度；

　　9、檔案專項(xiàng)驗(yàn)收制度；

　　10、其他與檔案工作全部流程相關(guān)聯(lián)和配套的各項(xiàng)管理制度。

　　（二）項(xiàng)目部層面檔案管理制度體系

　　施工、監(jiān)理項(xiàng)目部需重點(diǎn)抓好以下幾個(gè)部分的職責(zé)和制度的建立、修改和完善：

　　1、檔案管理工作小組職責(zé)；

　　2、組長(zhǎng)（項(xiàng)目經(jīng)理）、分管經(jīng)理、檔案管理員工作職責(zé)；

　　3、檔案工作流程和管理制度；

　　4、自檢制度；

　　5、考核獎(jiǎng)懲制度；

　　6、其他與檔案工作全部流程相關(guān)聯(lián)和配套的各項(xiàng)管理制度。

　　指揮部對(duì)修改完善后的制度將以文件形式下發(fā)，項(xiàng)目部修改完善后的制度須在進(jìn)場(chǎng)后的15日內(nèi)報(bào)檔案管理工作辦公室備案審查。項(xiàng)目部須組織相關(guān)人員開(kāi)展學(xué)習(xí)研討活動(dòng)，讓每一個(gè)相關(guān)人員都能熟悉了解所在崗位的檔案管理職責(zé)、檔案工作流程、相關(guān)管理制度規(guī)定和責(zé)任要求。

　　檔案管理工作辦公室和各項(xiàng)目部需建立檔案管理制度體系更新完善制度。一方面，當(dāng)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)發(fā)生調(diào)整變化或上級(jí)提出新的相關(guān)管理要求時(shí)，當(dāng)項(xiàng)目部組織結(jié)構(gòu)、管理模式等發(fā)生調(diào)整變化時(shí)，都需對(duì)檔案管理制度體系及時(shí)進(jìn)行更新完善；另一方面，制度體系也必須在運(yùn)行實(shí)踐中不斷加以補(bǔ)充、修訂和豐富完善。

　　四、檔案管理運(yùn)行體系

　　檔案管理運(yùn)行體系是檔案管理相關(guān)制度能否落實(shí)的關(guān)鍵，運(yùn)行體系須充分體現(xiàn)針對(duì)性、全面性和強(qiáng)制性，涵蓋檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。二期工程檔案管理運(yùn)行體系包括六個(gè)方面：

　　（一）通過(guò)合同約束強(qiáng)化檔案管理工作

　　4指揮部在編制招標(biāo)文件時(shí)，以建設(shè)項(xiàng)目檔案工作質(zhì)量與工程實(shí)體建設(shè)質(zhì)量同等重視、目標(biāo)要求一致、考核措施一致為原則，將嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、科學(xué)地開(kāi)展檔案管理工作作為體現(xiàn)投標(biāo)人管理水平的重要組成部分納入特殊條款中，并在評(píng)標(biāo)分值設(shè)置中占有一定比重，以此強(qiáng)化投標(biāo)人對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。

　　建立檔案保證金制度，在招標(biāo)文件和合同中明確規(guī)定建設(shè)項(xiàng)目檔案保證金條款和數(shù)額，以及返還條件。要求監(jiān)理項(xiàng)目部把檔案管理工作納入監(jiān)理工作程序和內(nèi)容，既監(jiān)理工程質(zhì)量，同時(shí)也監(jiān)理項(xiàng)目檔案質(zhì)量。

　　（二）加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)指導(dǎo)和交流

　　各項(xiàng)目部對(duì)指揮部下發(fā)的檔案管理制度須及時(shí)組織學(xué)習(xí)，并深刻領(lǐng)會(huì)。檔案管理工作辦公室在項(xiàng)目部進(jìn)場(chǎng)后的15日內(nèi)將組織開(kāi)展集中培訓(xùn)活動(dòng)，分管經(jīng)理和檔案管理員必須參加。培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家、省市、行業(yè)有關(guān)檔案管理法律法規(guī)和指揮部頒布的各項(xiàng)制度，竣工文件結(jié)構(gòu)劃分、編制要求和組卷格式，檔案工作實(shí)施方案等。培訓(xùn)方式采取授課和交流相結(jié)合的'方式，根據(jù)實(shí)際需要，聘請(qǐng)檔案管理專家傳授知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，并進(jìn)行互動(dòng)交流。培訓(xùn)時(shí)間以參加培訓(xùn)人員掌握檔案管理工作要點(diǎn)，能正常開(kāi)展檔案管理工作為止。要求參加培訓(xùn)人員積極準(zhǔn)備，認(rèn)真聽(tīng)課，大膽提問(wèn)，確保培訓(xùn)活動(dòng)達(dá)到提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的效果。

　　項(xiàng)目部在檔案工作實(shí)施過(guò)程中遇到問(wèn)題和難題時(shí)，須及時(shí)與檔案管理工作辦公室聯(lián)系，檔案管理工作辦公室將及時(shí)

　　5給予指導(dǎo)。同時(shí)，檔案管理工作辦公室需增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，經(jīng)常深入項(xiàng)目部進(jìn)行調(diào)研，組織交流活動(dòng)，釋疑解惑，并推廣好經(jīng)驗(yàn)、好做法。

　　鼓勵(lì)檔案管理人員參加檔案管理機(jī)構(gòu)舉辦的培訓(xùn)班、學(xué)術(shù)講座、學(xué)術(shù)會(huì)議，開(kāi)展業(yè)務(wù)調(diào)研和考察，并將新規(guī)定、好方法及時(shí)反饋檔案管理工作辦公室，以便進(jìn)一步提高項(xiàng)目檔案管理整體水平。

　　（三）建立項(xiàng)目檔案“預(yù)立卷”制度

　　“預(yù)立卷”是指項(xiàng)目實(shí)施前，按照規(guī)定的歸卷?xiàng)l款建立系列卷盒，并將項(xiàng)目實(shí)施前和實(shí)施中辦理完畢的文件及時(shí)歸入相應(yīng)卷盒的工作。實(shí)行“預(yù)立卷”制度，可以預(yù)見(jiàn)性地做好平時(shí)文件暫存管理工作，避免文件缺失遺漏，極大地減輕項(xiàng)目后期文件整理組卷和歸檔工作量。

　　“預(yù)立卷”的關(guān)鍵在于按照相應(yīng)的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)確定文件結(jié)構(gòu)體系。指揮部頒布的竣工文件編制辦法明確了竣工文件分為工程準(zhǔn)備階段文件、招投標(biāo)文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件、科研文件等七個(gè)部分，并確定了部分、卷、冊(cè)、分冊(cè)、輯等五級(jí)結(jié)構(gòu)體系及編號(hào)。

　　按照文件結(jié)構(gòu)體系及編號(hào)，檔案管理工作辦公室承擔(dān)工程準(zhǔn)備階段文件、招投標(biāo)文件、竣工驗(yàn)收文件、科研文件等四個(gè)部分文件的卷盒建立工作，施工項(xiàng)目部承擔(dān)施工文件、竣工圖等二個(gè)部分文件的卷盒建立工作，監(jiān)理項(xiàng)目部承擔(dān)監(jiān)理文件的卷盒建立工作。

　　由于項(xiàng)目施工標(biāo)段較多，標(biāo)準(zhǔn)不一、文件復(fù)雜，因此竣工文件編制辦法中對(duì)施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖等文件的結(jié)構(gòu)分解只到“冊(cè)”層級(jí)。要求施工項(xiàng)目部按照文件結(jié)構(gòu)體系和編號(hào)，根據(jù)實(shí)際情況，在進(jìn)場(chǎng)后的1個(gè)月內(nèi)完成施工文件和竣工圖文件結(jié)構(gòu)體系的向下分解和編號(hào)，建立相應(yīng)系列卷盒，明確每個(gè)卷盒內(nèi)的文件名，并及時(shí)報(bào)監(jiān)理審核、檔案管理工作辦公室審定。同理，要求監(jiān)理項(xiàng)目部完成監(jiān)理文件結(jié)構(gòu)體系的向下分解和編號(hào)，建立卷盒，報(bào)檔案管理工作辦公室審定通過(guò)后執(zhí)行。

　　檔案管理員對(duì)辦理完畢的文件須及時(shí)進(jìn)行收集、登記、整理，并歸入相應(yīng)的卷盒中。檔案管理工作辦公室將對(duì)卷盒的建立和平時(shí)歸卷情況進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，項(xiàng)目經(jīng)理須將檔案管理工作納入日常管理工作中。在歸卷運(yùn)行中，項(xiàng)目部可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)預(yù)立卷類目進(jìn)行調(diào)整，但調(diào)整后的類目須報(bào)檔案管理工作辦公室審定批準(zhǔn)。

　　（四）推行項(xiàng)目檔案“首件制”

　　項(xiàng)目檔案“首件制”是指通過(guò)對(duì)首件案卷完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性的確認(rèn)，發(fā)揮首件案卷的示范作用，帶動(dòng)、推進(jìn)和保障后續(xù)案卷質(zhì)量的一種做法。后續(xù)案卷質(zhì)量不能低于首件案卷標(biāo)準(zhǔn)。

　　各項(xiàng)目部通過(guò)執(zhí)行“預(yù)立卷”制度，在整理、歸卷形成完整的首件案卷并完成自檢后，報(bào)監(jiān)理和檔案管理工作辦公室審核、審定。檔案管理工作辦公室在審查首件案卷符合竣工文件編制辦法中的編制要求后，簽發(fā)《首件案卷確認(rèn)書(shū)》。如不符合要求，則提出整改意見(jiàn)并給予指導(dǎo)，項(xiàng)目部完成整改后，再報(bào)監(jiān)理和檔案管理工作辦公室審核、審定。確認(rèn)后的首件案卷，作為其他案卷的歸卷樣本。

　　（五）強(qiáng)化項(xiàng)目文件的過(guò)程檢查和竣工文件的分級(jí)審查檔案管理員在收集、整理項(xiàng)目文件時(shí)，必須強(qiáng)化自檢力度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保歸卷文件符合編制要求。施工項(xiàng)目部提交的工作報(bào)告中必須包含歸卷文件自檢結(jié)果。監(jiān)理項(xiàng)目部須將對(duì)施工項(xiàng)目部歸卷文件的檢查納入日常監(jiān)理范圍，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，每月提交的監(jiān)理報(bào)告除包含本部門歸卷文件自檢結(jié)果外，必須說(shuō)明對(duì)施工項(xiàng)目部歸卷文件的檢查結(jié)果。檔案管理工作辦公室每月組織一次專項(xiàng)檢查，根據(jù)需要邀請(qǐng)外部專家參加，檢查內(nèi)容包括：項(xiàng)目部組織體系運(yùn)行情況，管理制度執(zhí)行情況，歸卷文件的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，問(wèn)題整改落實(shí)情況等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題下達(dá)整改通知書(shū)，檢查結(jié)果通報(bào)各項(xiàng)目部。

　　施工文件、竣工圖等竣工文件審查實(shí)行“四級(jí)審查制”，即施工單位自審、監(jiān)理單位復(fù)審、指揮部審查、竣工驗(yàn)收委員會(huì)終審；監(jiān)理文件實(shí)行“三級(jí)審查制”，即監(jiān)理單位自審、指揮部審查、竣工驗(yàn)收委員會(huì)終審；其他竣工文件實(shí)行“二級(jí)審查制”，即指揮部自審、竣工驗(yàn)收委員會(huì)終審。在指揮部審查通過(guò)后，各項(xiàng)目部須及時(shí)向指揮部移交全套案卷。在竣工驗(yàn)收委員會(huì)終審前，指揮部將邀請(qǐng)專家對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，并召開(kāi)檔案工作專項(xiàng)會(huì)議，查漏補(bǔ)缺，及時(shí)整改，確保竣工檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

　　（六）嚴(yán)格考核獎(jiǎng)懲制度

　　各項(xiàng)目部須建立分級(jí)管理的檔案責(zé)任制考核獎(jiǎng)懲制度，將考核獎(jiǎng)懲工作常態(tài)化，考核結(jié)果應(yīng)與相關(guān)責(zé)任人的榮譽(yù)和經(jīng)濟(jì)利益掛鉤。

　　指揮部檔案管理工作辦公室除建立檔案管理考核指標(biāo)體系外，將根據(jù)工程推進(jìn)情況和檔案管理工作實(shí)際，組織開(kāi)展專項(xiàng)競(jìng)賽創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)，同時(shí)在制定工程勞動(dòng)競(jìng)賽目標(biāo)、節(jié)點(diǎn)目標(biāo)、質(zhì)量目標(biāo)等過(guò)程中增加檔案管理內(nèi)容，將檔案檢查結(jié)果與工程評(píng)優(yōu)考核掛鉤。

　　對(duì)在檔案管理工作中作出突出貢獻(xiàn)的項(xiàng)目部和個(gè)人，指揮部將給予適當(dāng)?shù)谋碚门c獎(jiǎng)勵(lì)，出具業(yè)績(jī)證明。對(duì)違反相關(guān)規(guī)定，檔案質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，且整改不及時(shí)、不到位的項(xiàng)目部和責(zé)任人，將給予通報(bào)批評(píng)，并按規(guī)定給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。對(duì)于特別嚴(yán)重的，將不予返還保證金。

檔案管理方案2

　　為了方便公司的檔案材料統(tǒng)一、集中、有序保存，加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益，同時(shí)促進(jìn)各部門的協(xié)調(diào)和各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特提出如下建議：

　　一、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)

　　1、檔案工作由公司總裁統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，辦公室負(fù)責(zé)接收、下發(fā)、整理、歸檔、匯總，由指定的辦公室人員負(fù)責(zé)檔案的保管和提供其利用的工作，并監(jiān)督公司各部門及其員工對(duì)檔案的使用過(guò)程。

　　2、辦公室應(yīng)逐步完善檔案管理制度，確保檔案安全和方便利用，并且及時(shí)糾正檔案管理中的疏漏。

　　二、檔案的保存

　　1、保存地點(diǎn)：辦公室檔案柜

　　2、保存內(nèi)容：包括過(guò)去和現(xiàn)在的公司各部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)公司有辦存價(jià)值的各種文件、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、協(xié)議合同、電腦盤片、音像制品、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的.歷史記錄。

　　3、保存方法：

　　3.1分類

　　3.2匯總

　　（1）辦公室資料：根據(jù)文件的編號(hào)或日期匯編成冊(cè)，分為兩大部分：接收文件和下發(fā)文件（分別記錄），形式如下：

　　接收文件下發(fā)文件

　　日期:年月日（編號(hào)：）日期:年月日（編號(hào)：）

　　接收自：下發(fā)至：

　　主題：主題：

　　公司人事資料匯總形式如下：

　　姓名：（個(gè)人基本資料）學(xué)歷：所屬部門及職位：

　　客戶資料匯總形式如下：

　　國(guó)家：客戶名稱：主要業(yè)務(wù)：聯(lián)系人及方式：

　　工廠資料匯總形式如下：

　　類別：工廠名稱：（地址）聯(lián)系人及方式：

　　（2）技術(shù)性資料匯總形式如下：

　　日期：年月日

　　產(chǎn)品名稱（類別）：

　　最終報(bào)價(jià)：（工廠：）

　　（3）財(cái)務(wù)資料：根據(jù)時(shí)間（月、季度、年）匯總，在月末、季度末、年末收集、整理各種財(cái)務(wù)資料，按照編號(hào)登記入冊(cè)。

　　（4）國(guó)際業(yè)務(wù)資料

　　以合同為線索整理，按照合同號(hào)登記成冊(cè)，形式如下：

　　合同號(hào)日期客戶名稱業(yè)務(wù)內(nèi)容其他單據(jù)是否齊全

　　（5）樣品資料匯總形式如下：

　　外來(lái)客戶樣品公司生產(chǎn)樣品

　　樣品編碼：樣品編碼：

　　樣品描述：樣品描述：

　　（6）成員公司資料匯總形式如下：

　　公司名稱：主要業(yè)務(wù)：

　　聯(lián)系人及方式：相關(guān)資料包括：

　　三、檔案的借閱

　　因公司需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損等，更不能隨意亂放，以免遺失。

　　四、處理規(guī)定

　　公司各部門及員工有保護(hù)檔案的義務(wù)，有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50-300元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

　　1.毀損、丟失、擅自銷毀公司檔案

　　2.擅自向外界提供、摘抄公司檔案

　　3.涂改、偽造公司檔案

　　4.未及時(shí)上報(bào)、歸檔或管理不善

　　5.未按手續(xù)就借閱、外帶者（檔案管理者同罰）

　　注：監(jiān)督責(zé)任部門為公司辦公室，第一責(zé)任人為指定的檔案管理員，第二責(zé)任人為辦公室負(fù)責(zé)人。

　　以上建議不妥之處，懇請(qǐng)批評(píng)指正。

檔案管理方案3

　　一、檔案信息化建設(shè)的必要性

　　（一）使工作效率得到提升。信息化的檔案向建立檔案和查閱檔案的人都提供了方便，在面對(duì)眾多紙質(zhì)檔案時(shí)，由于管理檔案的人員任務(wù)非常繁重，致使他們?cè)诠ぷ髦腥菀壮霈F(xiàn)差錯(cuò)，但運(yùn)用計(jì)算機(jī)掃描便能快速使檔案實(shí)現(xiàn)信息化，同時(shí)還能輕松處理完檔案資料，如此一來(lái)，不僅使工作效率得到了提升，同時(shí)也使存儲(chǔ)空間得到了節(jié)省。

　　（二）使檔案管理工作得到改善。實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理，能讓檔案管理部門由封閉性管理轉(zhuǎn)為開(kāi)放性管理，讓檔案管理方式可以從檔案的保管和利用轉(zhuǎn)變成檔案的信息化服務(wù)、管理和采集，進(jìn)而使檔案資源能實(shí)現(xiàn)科學(xué)配置，從而為經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供更高效的服務(wù)。

　　（三）方便檢查查詢。對(duì)傳統(tǒng)檢索方式加以利用，檔案管理者可從目錄中找出檔案，并按照記錄到庫(kù)房里進(jìn)行查找，但這樣做非常浪費(fèi)人力。在實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理之后，能使即時(shí)查詢得以實(shí)現(xiàn)，管理者可選擇最佳的查詢方式，將所需檔案從檔案庫(kù)里面檢索出來(lái)。

　　（四）支持管理和決策。信息化的檔案管理能確保檔案信息的可靠性和完整性，不僅能讓員工通過(guò)計(jì)算機(jī)查閱相關(guān)檔案資料，進(jìn)而使他們的`工作效率得到提升，同時(shí)還能綜合分析檔案信息，從而為領(lǐng)導(dǎo)決策提供文獻(xiàn)支撐。

　　二、檔案信息化建設(shè)的集體內(nèi)容

　　檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。

　　（一）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。

　　（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

　　（三）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。

　　（四）檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開(kāi)發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

　　（五）人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

　　三、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的有效舉措

　　（一）制定規(guī)劃，突出重點(diǎn)，扎扎實(shí)實(shí)地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作。檔案信息化工作應(yīng)該破除對(duì)信息化建設(shè)工作中存在的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，堅(jiān)持以利用為中心，充分發(fā)揮信息化工作的效用。檔案信息化工作要以利用為本，充分考慮檔案利用需求與特點(diǎn)，結(jié)合本單位信息化工作發(fā)展水平來(lái)開(kāi)展。要從本單位實(shí)際出發(fā)，講求實(shí)效，追求投資效益，做到建一個(gè)成一個(gè)，發(fā)揮效用，不能搞形式主義。

　　（二）加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)，整合檔案信息資源，做好信息化建設(shè)工作。作為一項(xiàng)龐大的綜合性工程，檔案信息化建設(shè)必須通過(guò)設(shè)置高效率的工作機(jī)構(gòu)來(lái)協(xié)調(diào)其工作的開(kāi)展。其工作機(jī)構(gòu)應(yīng)包括：信息化建設(shè)的組織管理機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)建造機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)機(jī)構(gòu)等。其中組織管理機(jī)構(gòu)是建設(shè)的決策指揮者和組織實(shí)施者，是整個(gè)信息化工程的策動(dòng)力，決定著網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工程的組織效率：網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)計(jì)建造機(jī)構(gòu)是具體負(fù)責(zé)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃、技術(shù)設(shè)計(jì)和工程建造的機(jī)構(gòu)；網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)機(jī)構(gòu)是檔案信息網(wǎng)絡(luò)的實(shí)際運(yùn)作者，負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行維護(hù)和檔案信息的組織、與更新。

　　（三）加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范建設(shè)，為信息化建設(shè)提供必要條件。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其中，管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對(duì)電子文件檔案信息進(jìn)行管理的一套規(guī)劃，包括計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)字檔案信息資源合法化確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)等；業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對(duì)檔案文件信息化處理的規(guī)范，其范圍包含電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范；技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是指電子文檔數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。

檔案管理方案4

　　檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分，科學(xué)的、規(guī)范的檔案管理能有效地為樓宇及公用設(shè)施的使用、維修、改建和各項(xiàng)管理工作提供指引和服務(wù)。物業(yè)管理的檔案建立與管理必須采用先進(jìn)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過(guò)檔案“集中化、有序化、信息化”科學(xué)管理程序，達(dá)到資源共享、合理利用的目的。我們擬對(duì)園區(qū)內(nèi)所有物業(yè)管理服務(wù)的項(xiàng)目采取標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的管理原則，進(jìn)行系統(tǒng)化處理、智能化運(yùn)用，由具有專業(yè)素質(zhì)的管理人員進(jìn)行管理。一、檔案管理運(yùn)作環(huán)節(jié)

　　1、資料的收集

　　（1）設(shè)立檔案室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段，由行政部負(fù)責(zé)檔案的管理。建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。

　　（2）從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料，物業(yè)構(gòu)成的方方面面資源都要進(jìn)行資料收集。

　　2、資料分類整理

　　收集后的所有信息，由行政助理負(fù)責(zé)集中整理。根據(jù)檔案的來(lái)源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分，做到條理清晰、分類合理。

　　3、資料歸檔管理

　　（1）擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制進(jìn)行資料的歸檔管理。（2）采用多種形式的信息貯存方式，有電腦磁盤、CDR、照片等，分別采用相應(yīng)的保管貯存方法。

　　（3）檔案分類組卷考慮園區(qū)管理實(shí)際科學(xué)細(xì)分，按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號(hào)、造冊(cè)、編輯、并分柜保存，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段，盡可能把其他形式檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存，便于查找和調(diào)用。（4）檔案的出室必須由行政助理經(jīng)登記后方可借出；

　　入室時(shí)，須由行政助理進(jìn)行檢查，如有破損，立即修復(fù)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。行政助理需及時(shí)收回在外文件，嚴(yán)防文件的流失。（5）嚴(yán)格內(nèi)部文件資料的保密制度，需保密文件及區(qū)域必須加密，確保文件的安全。

　　（6）加強(qiáng)檔案的安全管理，配置消防器材，檔案柜、鎖條例防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮濕的要求。

　　4、檔案的運(yùn)用

　　采用科學(xué)檢查及多媒體查詢的方法，隨時(shí)可以查閱調(diào)用所有管理資料如客戶資料、裝修資料、財(cái)務(wù)狀況等，文件目錄條理清晰，便于檔案使用查詢、工作的監(jiān)督和檢查。

　　二、檔案資料分類

　　（一）接管移交檔案資料

　　1、產(chǎn)權(quán)資料

　　（1）規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文

　　（2）建筑許可證、投資許可證、施工許可證

　　（3）拆遷安置材料

　　2、技術(shù)資料（1）紅線圖、總平面圖

　　（2）地質(zhì)勘察報(bào)告、開(kāi)竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告（3）工程合同、工程預(yù)決算

　　（4）工程設(shè)計(jì)變更、通知及技術(shù)核算單（5）竣工圖： ①單晶體建筑、結(jié)構(gòu)、竣工圖 ②消防、燃?xì)狻⒅悄芑裙こ碳暗叵鹿芫W(wǎng)竣工圖

　　（6）房屋、消防、燃?xì)饪⒐を?yàn)收證明書(shū) （7）鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書(shū) （8）新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書(shū)

　　（9）供水、供電、電梯、消防、智能化等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū)及其設(shè)備技術(shù)資料

　　（10）砂漿、混凝土試塊、試壓報(bào)告（11）綠化工程竣工圖

　　（12）其他技術(shù)資料（智能化設(shè)備）（二）管理處自建檔案資料

　　1、物業(yè)資料

　　（1）服務(wù)區(qū)基本資料

　　（2）分區(qū)資料

　　（3）商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料

　　（4）娛樂(lè)設(shè)施資料

　　2、師生資料

　　（1）師生入住資料（2）師生宿舍維修檔案 3、日常管理資料（1）值班表（2）交接班記錄表（3）園區(qū)搬出（入）物品登記（4）日常事務(wù)巡視記錄（5）事務(wù)回訪登記表 4、車輛管理資料（1）車輛詳細(xì)資料（2）車位使用協(xié)議 5、裝修資料（1）裝修申請(qǐng)表（附圖紙）（2）裝修工程隊(duì)安全責(zé)任書(shū) （3）臨時(shí)施工人員登記表（4）施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照（5）消防責(zé)任書(shū) 6、維修資料（1）維修登記表（2）維修服務(wù)派工單（3）維修回訪記錄（4）公共設(shè)施維修記錄 7、治安管理資料（1）日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄（2）查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶（3）物資搬運(yùn)放行記錄、緊急事件處理記錄 8、設(shè)備管理資料

　　（1）公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄（2）機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修運(yùn)行記錄（3）設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄（4）設(shè)備檢查記錄

　　9、校區(qū)文化資料

　　（1）各項(xiàng)活動(dòng)計(jì)劃及實(shí)話記錄（2）校區(qū)文化活動(dòng)圖片及錄像記錄（3）新聞傳媒報(bào)導(dǎo)

　　10、員工管理資料

　　（1）員工個(gè)人資料、入職表格（2）業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)懲記錄 11、培訓(xùn)資料

　　（1）各項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄（2）培訓(xùn)考核記錄

　　（3）外出考評(píng)及參加演練記錄 12、客戶反饋資料（1）服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表（2）意見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄（3）投訴及處理記錄表 13、行政文件資料

　　（1）政府部門文件

　　（2）物業(yè)公司文件

　　（3）管理處規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件

　　（4）管理處榮譽(yù)一覽表

　　（5）管理處接待來(lái)訪參觀記錄表

　　三、文件管理制度

　　1.目的

　　規(guī)范本公司管理體系運(yùn)行中文件的管理工作，實(shí)施有效的文件控制，確保在各個(gè)部門、各個(gè)使用場(chǎng)所可獲得適用文件的有關(guān)版本，并防止使用作廢文件。

　　2.適用范圍

　　適用于本公司管理體系文件、包括與體系相關(guān)的外來(lái)文件的控制和管理。

　　3.職責(zé)

　　3.1行政部是本程序歸口管理部門

　　負(fù)責(zé)組織公司各層次文件的編制工作；

　　負(fù)責(zé)公司各層次文件和外來(lái)文件的發(fā)放、回收、作廢等管理。

　　3.2其他職能部門

　　負(fù)責(zé)組織與本部門主要職責(zé)有關(guān)的程序、作業(yè)性文件等的編制；

　　負(fù)責(zé)組織本部門文件評(píng)審、修訂。

　　3.3分管主管

　　負(fù)責(zé)審批職能相關(guān)的作業(yè)性文件。 3.4綜合事務(wù)部

　　負(fù)責(zé)審批支撐部門出臺(tái)的作業(yè)性文件。 3.5 項(xiàng)目經(jīng)理

　　負(fù)責(zé)本項(xiàng)目管理手冊(cè)、程序文件的審批；

　　負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理、薪酬管理、績(jī)效管理、涉及費(fèi)用方面等文件的審批；

　　負(fù)責(zé)涉及全公司重大事項(xiàng)的公告、通知等文件的審批；負(fù)責(zé)人事任免文件的審批。

　　4.工作程序

　　4.1文件分類。

　　4.4.1管理手冊(cè)（含管理方針、目標(biāo)、組織機(jī)構(gòu)、部門職責(zé)、管理體系要求等）。

　　4.4.2程序文件。

　　4.4.3作業(yè)性文件（包括：工作標(biāo)準(zhǔn)卡、規(guī)程、規(guī)范、制度等）。 4.4.4記錄表單。

　　4.2 文件的編寫。

　　4.2.1管理手冊(cè)。

　　由項(xiàng)目經(jīng)理指定人員編寫。

　　4.2.2程序（辦法）。

　　由相關(guān)職能部門經(jīng)理編寫。

　　4.2.3作業(yè)性文件的編寫。

　　由主管該項(xiàng)工作的職能部門負(fù)責(zé)人編寫。 4.2.4記錄表單

　　由主管該項(xiàng)工作的職能部門負(fù)責(zé)人編制。 4.3文件格式

　　各類文件應(yīng)有統(tǒng)一的編制要求與表達(dá)形式，具體按公司統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行。

　　4.4文件的編號(hào)

　　4.4.1公司級(jí)文件的編號(hào)

　　管理手冊(cè)編號(hào)：××01-20xx, ××-表示公司簡(jiǎn)稱、01表示一層文件、20xx表示發(fā)布年號(hào)。

　　4.4.2 程序的編號(hào)

　　××02-0N，××—表示公司簡(jiǎn)稱， 02-表示二層文件，0N表示序列號(hào)。

　　4.4.3作業(yè)性文件編號(hào)

　　××02-0N-0N，××—表示公司簡(jiǎn)稱， 0N-0N表示二層、三層文件相應(yīng)序列號(hào)。

　　4.5文件的審核與批準(zhǔn)

　　4.5.1文件的審核

　　（1）文件審核的流程為：

　　管理手冊(cè)：總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。

　　程序文件：部門經(jīng)理編制 → 分管領(lǐng)導(dǎo)審核（或會(huì)審）。

　　作業(yè)性文件：主管編制→經(jīng)理審核（或會(huì)審）。

　　（2）文件審核的要求

　　文件編寫部門負(fù)責(zé)組織文件的會(huì)審工作，參加文件會(huì)審的部門應(yīng)是與此文件相關(guān)的主要執(zhí)行和配合部門。相關(guān)人員審核文件的正確性、可操作性、以及與其他部門職責(zé)的接口關(guān)系等。

　　（3）文件經(jīng)審核，發(fā)現(xiàn)不符合要求的，由編寫部門重新編寫或補(bǔ)充修訂。

　　4.5.2 文件的批準(zhǔn)

　　(1) 文件的批準(zhǔn)權(quán)限按本辦法第3章“職責(zé)”的明確規(guī)定。

　　(2) 批準(zhǔn)應(yīng)在文件會(huì)審?fù)瓿珊筮M(jìn)行，文件的批準(zhǔn)應(yīng)確保文件是充分與適宜的。

　　4.6 文件的發(fā)放

　　4.6.1文件發(fā)放范圍

　　文件所涉及的相關(guān)的部門，均應(yīng)能得到文件的有效版本。

　　4.6.2 文件發(fā)放形式：

　　（1）管理手冊(cè)、程序文件（含表單）、作業(yè)性文件（含表單）打印一份，經(jīng)批準(zhǔn)后，按文件清單順序裝訂成冊(cè)，各項(xiàng)目部分發(fā)一份、總經(jīng)理一份、行政部留底一份；

　　（2）副總、總經(jīng)辦、職能部門需要的'文件，轉(zhuǎn)換成PDF格式，《管理手冊(cè)》單獨(dú)成冊(cè)、程序文件和作業(yè)性文件組合成冊(cè)，形成文件夾，統(tǒng)一公布在公司的指定的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，同時(shí)以《文件發(fā)放通知單》通知相關(guān)人員，相應(yīng)人員簽名確認(rèn)。

　　4.6.3 基層單位需要進(jìn)一步下發(fā)或張貼文件，行政部打印、獨(dú)立分發(fā)并做好發(fā)放登記。

　　4.6.4 特殊的領(lǐng)用

　　未列入文件發(fā)放范圍而確需使用文件的人員或部門沒(méi)有相應(yīng)文件的，由部門負(fù)責(zé)人向行政部提出申請(qǐng)，經(jīng)分管總監(jiān)批準(zhǔn)后發(fā)放，同時(shí)行政部做好發(fā)放記錄。

　　4.7 文件的日常管理

　　4.7.1行政部指定專人負(fù)責(zé)公司文件管理

　　4.7.2文件管理員和文件持有者應(yīng)妥善保管理好文件（指紙質(zhì)文件），保持文件清晰，防止文件丟失、損壞。

　　4.7.3文件持有者調(diào)離、轉(zhuǎn)崗時(shí)，文件管理員應(yīng)及時(shí)收回其文件，并做好記錄。

　　4.7.4對(duì)密級(jí)文件，原文件應(yīng)有密級(jí)標(biāo)識(shí)，加蓋“密級(jí)文件”印章，并按照相關(guān)保密規(guī)定做好保密工作。

　　4.7.5受控文件不允許復(fù)印和外借，需要時(shí)可到文件管理部門查閱文件。

　　4.8 文件的評(píng)審與更改

　　4.8.1文件的評(píng)審、修訂、發(fā)放

　　（1）已實(shí)施的文件應(yīng)定期進(jìn)行評(píng)審，以確保持續(xù)的適宜性。評(píng)審周期至少每年進(jìn)行一次；

　　（2）過(guò)程使用發(fā)現(xiàn)文件問(wèn)題，可由相關(guān)人員提出，填寫《文件修訂申請(qǐng)表》，經(jīng)原文件審核、批準(zhǔn)崗位審核、批準(zhǔn)后，由原編寫部門修訂，修訂后按以上程序發(fā)放。

　　（3）發(fā)放新修訂文件時(shí)，行政部文件發(fā)放人員應(yīng)收回舊文件。所有被更改的原文件必須由發(fā)放部門收回，進(jìn)行統(tǒng)一處理（可進(jìn)行換頁(yè)，或作廢），以確保有效文件的唯一性。

　　（4）文件經(jīng)多次更改，或進(jìn)行大幅度更改時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版，原版文件及時(shí)作廢，換發(fā)新版本。

　　4.9 文件的作廢

　　4.9.1文件作廢時(shí)應(yīng)由文件歸口部門填寫《作廢文件處理單》，行政部經(jīng)理審核，文件批準(zhǔn)人審批。

　　4.9.2作廢文件要及時(shí)從使用部門收回并記錄，以防止作廢文件的非預(yù)期使用。如需保留的，在作廢文件上加蓋“作廢”章。

　　4.10 外來(lái)文件的控制

　　4.10.1 由各職能部門收集主管單位、外部的各類文件、資料，統(tǒng)一在行政部進(jìn)行備案登記。對(duì)非上級(jí)指令性文件，應(yīng)評(píng)審其適宜性，以決定分發(fā)的部門。

　　4.10.2 行政部負(fù)責(zé)將文件呈送公司領(lǐng)導(dǎo)批閱，按領(lǐng)導(dǎo)批閱要求分送至相關(guān)部門傳閱。

　　4.10.3 綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)外來(lái)文件的標(biāo)識(shí)和歸檔管理。

　　任何部門或個(gè)人，不論以任何方式（外出開(kāi)會(huì)、外出工作、送到廠里或收到郵件等）收到外來(lái)文件（如：國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家法令、法規(guī)、集團(tuán)公司文件等），都應(yīng)把外來(lái)文件交到行政部，識(shí)別并確認(rèn)其適用性，需要下發(fā)的外來(lái)文件應(yīng)經(jīng)過(guò)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　四、電子檔案管理制度

　　1.目的

　　規(guī)范公司電子檔案管理。

　　2 范圍

　　適用于公司電子檔案管理。

　　3.工作職責(zé)

　　編輯相關(guān)部門：對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過(guò)程管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。

　　電子文件形成部門：負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。

　　綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)電子文件的管理，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。

　　4.工作要點(diǎn)

　　4.1歸檔方法

　　4.1.1 應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。

　　4.1.2為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。

　　4.1.3 歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。

　　4.1.4 具有保存價(jià)值的電子文件，必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

　　4.2編輯電子文件的收集與積累

　　4.2.1 收集范圍。電子文件的收集范圍，按國(guó)家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.2.2 收集積累要求

　　（1）記錄了重要文件的主要修改過(guò)程，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí)，如果保管部門已開(kāi)始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。

　　（2）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

　　（3）在“無(wú)紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，井對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。

　　（4）用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。

　　（5）用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

　　（6）用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意其對(duì)設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問(wèn)題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

　　（7）用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。

　　（8）用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。

　　（9）由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時(shí)應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。

　　（10）通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。

　　（11）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

　　4.2.3 收集、積累方法

　　（1）及時(shí)按照要求制作電子文件備份。

　　（2）每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

　　（3）電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。

　　（4）電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

　　（5）電子文件性質(zhì)代碼：R—草稿性電子文件；

　　U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無(wú)紙電子文件；T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計(jì)算機(jī)程序；D—數(shù)據(jù)文件。

　　4.3電子文件的整理

　　4.3.1 電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級(jí)等因素相對(duì)集中。

　　4.3.2 電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機(jī)讀目錄。

　　4.3.3 歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。電子文件的歸檔應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體。

　　4.3.4歸檔范圍電子文件的歸檔范圍的劃分，可參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.3.5歸檔時(shí)間邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)定期完成。

　　4.3.6 檢測(cè)在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。

　　4.3.7 歸檔前的鑒定電子文件的歸檔鑒定工作，參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)主，鑒定結(jié)果，在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)只。

　　4.3.8有效性和完整性鑒定。歸檔前應(yīng)由文件形成單位對(duì)電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

　　4.4保管期限的劃分。

　　電子文件保管期限的劃分，參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.5 歸檔要求

　　4.5.1 把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第3套，異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作.

　　4.5.2 本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長(zhǎng)期保存的載體。

　　4.5.3 存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號(hào)、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。

　　4.5.4 將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

　　4.5.5 需要長(zhǎng)期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上如果是自行開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

　　4.5.6 原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時(shí)間至少1年。

　　4.5.7 在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過(guò)程完成物理歸檔。電子檔案的移交與保管電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進(jìn)行保管。 5.檢驗(yàn)

　　5.1 檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應(yīng)達(dá)到100%。

　　5.2 檢驗(yàn)項(xiàng)目

　　5.2.1 載體有劃痕，是否清潔。

　　5.2.2 有無(wú)病毒。

　　5.2.3 核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。 5.2.4 核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全。 5.3 保管要求

　　電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件。

　　5.3.1 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。

　　5.3.2 環(huán)境溫度選定范圍: 14℃— 24℃；相對(duì)濕度選定范圍：45%—60%。

　　5.3.3 存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣本隔離。 5.3.4 電子檔案在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。

　　5.4 存效性保證

　　5.4.1 每滿1年，對(duì)電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。

　　5.4.2 每滿2年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。

　　5.4.3 設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3年。

　　5.4.4 磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。

　　5.4.5 定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填人電子檔案管理登記表。

　　5.5 利用

　　5.5.1 電子檔案的封存載體不得外借。

　　5.5.2 利用時(shí)使用拷貝件。

　　5.5.3 利用時(shí)要遵守保密規(guī)定。

　　5.5.4 利用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

　　5.5.5 具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時(shí)必須符合國(guó)家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。

　　5.6 電子檔案的銷毀鑒定。

　　5.6.1 電子檔案的銷毀鑒定，按國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　5.6.2 電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實(shí)施。 5.6.3 非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時(shí)，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上，須連同存儲(chǔ)載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

　　5.7 統(tǒng)計(jì)檔案保管部門應(yīng)及時(shí)按年度對(duì)電子檔案的保管，利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　五、記錄管理制度

　　1.目的

　　對(duì)管理體系所要求的記錄予以控制，為確認(rèn)管理系統(tǒng)的有效運(yùn)行提供可證實(shí)及可追溯性依據(jù)，同時(shí)為采取糾正和預(yù)防措施以及改進(jìn)管理系統(tǒng)提供信息。

　　2.適用范圍

　　適用于項(xiàng)目部各種記錄的管理。

　　3.職責(zé)

　　3.1 各職能部門、項(xiàng)目部經(jīng)理助理負(fù)責(zé)記錄的歸口管理。

　　3.2各文件的編寫人員負(fù)責(zé)記錄的格式編制。

　　3.3各崗位人員負(fù)責(zé)如實(shí)填寫各表格。

　　3.4項(xiàng)目部各部門主管負(fù)責(zé)日常記錄收集，并按周上交經(jīng)理助理。

　　3.5 記錄的填寫人員對(duì)所記錄的每一數(shù)據(jù)、文字負(fù)責(zé)。

　　4.工作程序

　　4.1記錄表單的設(shè)計(jì)與標(biāo)識(shí)

　　4.1.1各文件的編寫人員負(fù)責(zé)記錄的格式編制。

　　4.1.2 各崗位的記錄格式隨原文件一起審批。

　　4.1.3 各相關(guān)人員可根據(jù)工作需要，提出記錄格式設(shè)計(jì)更改。

　　4.1.4綜合事務(wù)部應(yīng)建立《記錄控制清單》，內(nèi)容包括：記錄的名稱、保存單位、保存時(shí)間等。

　　4.2記錄的填寫

　　4.2.1記錄由具體工作人員用水筆填寫，并做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、清晰。填寫人，應(yīng)履行簽字手續(xù)。

　　4.2.2 如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)采用原數(shù)據(jù)劃一橫線，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，簽上更改人的姓名及日期。不允許用涂改液或?qū)㈠e(cuò)誤處涂黑。

　　4.3記錄的收集

　　4.3.1記錄的收集，由各部門主管收集，每周一次上交經(jīng)理助理。

　　4.4記錄的編目

　　各部門、經(jīng)理助理根據(jù)便于檢索的原則進(jìn)行，分類、按時(shí)間順序造冊(cè)存檔，綜合事務(wù)部對(duì)項(xiàng)目部執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。

　　4.5記錄的保管、歸檔

　　各部門、項(xiàng)目經(jīng)理助理必須把所有記錄分類，并按一定日期每年（或每月）整理好，存放于通風(fēng)干燥的地方，所有的記錄保持清潔、字跡清晰。每半年一次匯總上交綜合事務(wù)部，綜合事務(wù)部對(duì)各項(xiàng)目部執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。

　　4.6記錄的借閱和復(fù)制

　　4.6.1保管的記錄應(yīng)便于檢索，需借閱，經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由記錄管理人登記備案。

　　4.6.2 對(duì)已歸檔的記錄，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱，填寫借閱記錄。借閱的記錄，應(yīng)按期歸還。逾期不還，由記錄管理人員負(fù)責(zé)追回。重要的記錄只

　　允許借閱副本或在保存地點(diǎn)查閱，且不得復(fù)印。記錄管理人員應(yīng)做好記錄查閱、借閱記錄。

　　4.7記錄的廢棄

　　已到保管期限的記錄，在保管期限的年末，行政部負(fù)責(zé)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后統(tǒng)一銷毀。

　　六、建立標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊(cè)、表

　　為了避免服務(wù)中心在服務(wù)物業(yè)管理活動(dòng)原始記錄的隨意性，必須建立起標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊(cè)、表等。他們是物業(yè)檔案資料常見(jiàn)的形式與內(nèi)容相結(jié)合的產(chǎn)物、建立使用時(shí)要相對(duì)穩(wěn)定、分類妥善管理。 1、圖是指在實(shí)地查丈的基礎(chǔ)上，對(duì)照1:300房地產(chǎn)分幅平面圖，根據(jù)管理需要繪制的各類房屋平面圖。包括房屋分棟平面圖、房屋分戶平面圖、房屋分層分間平面圖、產(chǎn)業(yè)概況平面圖以及房屋竣工圖、體內(nèi)線路圖、管道走向圖、污井下水道位置圖等 2、檔是指在管理活動(dòng)中形成的各類文字材料。由于其數(shù)量大、種類多、因此成為物業(yè)檔案資料的主要成分。包括：房屋接管、變更、注銷通知單和回報(bào)單，房屋接管驗(yàn)收記錄，管理合同副本，房屋產(chǎn)權(quán)證副本，陪屋單，租賃憑證副本，租金測(cè)估計(jì)算表，分戶過(guò)戶報(bào)告，買賣過(guò)戶通知單，交換過(guò)戶通知單，增搭建處理記錄，業(yè)主和用戶來(lái)訪記錄以及各類統(tǒng)計(jì)資料表格等。

　　3、卡是指根據(jù)管理工作需要而制作的產(chǎn)業(yè)目錄卡、設(shè)備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等。卡的特點(diǎn)是：內(nèi)容濃縮、檢索方便。 4、冊(cè)是指為了提高管理效率而建立的房屋建筑設(shè)備手冊(cè)（大手冊(cè)）、房屋使用手冊(cè)（小手冊(cè)）、綠化管理手冊(cè)、業(yè)主和使用人交費(fèi)記錄手冊(cè)等。

　　5、表是指根據(jù)管理工作的需要而設(shè)立的各類表格。包括：房屋驗(yàn)收質(zhì)量登記表、樓宇入伙進(jìn)度表、居民情況登記表、房屋裝修申請(qǐng)表、居民欠費(fèi)情況表。

　　七、建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制

　　由于物業(yè)檔案資料管理具有動(dòng)態(tài)性，因此必需建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。凡是管理程序的各個(gè)環(huán)節(jié)、都要要求有關(guān)人員進(jìn)行及時(shí)性、經(jīng)常性、完備性的動(dòng)態(tài)注記。動(dòng)態(tài)注記可分為以下兩種： 1、隨時(shí)動(dòng)態(tài)。即結(jié)合日常管理業(yè)務(wù)隨時(shí)進(jìn)行的動(dòng)態(tài)注記。例如，大手冊(cè)、小手冊(cè)中的各項(xiàng)內(nèi)容，設(shè)備保養(yǎng)卡上的維修更新記錄，文件袋內(nèi)資料增減注記封面記錄等。

　　2、定期動(dòng)態(tài)。即按規(guī)定期限進(jìn)行的動(dòng)態(tài)注記。例如，產(chǎn)業(yè)基本情況統(tǒng)計(jì)資料每年結(jié)合年報(bào)調(diào)整統(tǒng)計(jì)一次。房屋完損等級(jí)除了大修、中修、綜合維修時(shí)注記外，每年度需結(jié)合房屋普查注記普查資料，并在大手冊(cè)上全面動(dòng)態(tài)校正一次。年終結(jié)合年報(bào)調(diào)整統(tǒng)計(jì)數(shù)字。每年上門核對(duì)一次小手冊(cè)的有關(guān)內(nèi)容，如有變動(dòng)及時(shí)注記，等等。

檔案管理方案5

　　一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

　　1.檔案信息收集不全面，保存不完整

　　在檔案管理中，信息收集不全面、不及時(shí)是企業(yè)檔案管理中最根本的問(wèn)題。從檔案信息收集到信息入庫(kù)、保存，應(yīng)當(dāng)由檔案管理人員全方位負(fù)責(zé)。然而，目前大多數(shù)企業(yè)管理人員尚未做好檔案信息的收集工作，收集過(guò)程中仍存在很多問(wèn)題：部分企業(yè)選擇紙質(zhì)和電子版相融合的檔案信息記錄方式，導(dǎo)致檔案信息記錄混亂；企業(yè)人員和外來(lái)人員隨意調(diào)取檔案信息，甚至在已有的紙質(zhì)檔案信息中亂涂亂改、隨意開(kāi)窗；或只采用文字和數(shù)字的集合，沒(méi)有采用多媒體的收集方式等，均不能保證檔案信息的真實(shí)性和完整性。

　　2.檔案管理體系不完善

　　一個(gè)完善、專業(yè)的檔案管理體系是企業(yè)面對(duì)外界競(jìng)爭(zhēng)的有力保障，而目前多數(shù)企業(yè)的檔案管理體系仍存在一些紕漏。如大多數(shù)企業(yè)仍在利用紙質(zhì)檔案；檔案室設(shè)置比較簡(jiǎn)陋，更有部分企業(yè)根本就沒(méi)有設(shè)立相應(yīng)的檔案庫(kù)房；缺少專業(yè)的檔案管理人員，個(gè)別企業(yè)的檔案管理人員變動(dòng)頻繁，更有甚者管理人員身兼數(shù)職，沒(méi)有嚴(yán)格按照企業(yè)相關(guān)制度確保檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性，檔案和文件材料的利用沒(méi)有頭緒或有些重要的檔案文件材料根本沒(méi)有歸檔等等，使企業(yè)于無(wú)形中受到嚴(yán)重?fù)p失，同時(shí)也阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

　　3.缺乏完善、專業(yè)的管理制度

　　企業(yè)對(duì)檔案管理不夠重視，是制約企業(yè)檔案管理工作科學(xué)化、創(chuàng)新化發(fā)展的根本原因。一些企業(yè)的管理者更多地注重企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高，而忽視了檔案管理在提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益中的作用，使得檔案管理工作多流于形式。同時(shí)，一些企業(yè)的檔案管理人員自身也對(duì)檔案管理不夠重視，在具體工作中缺乏責(zé)任感和職業(yè)道德，使得檔案管理工作的失位現(xiàn)象日益嚴(yán)重，檔案“無(wú)用論”不斷蔓延至整個(gè)企業(yè)，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展邊緣化危機(jī)加重。

　　4.企業(yè)檔案管理信息化程度不足

　　雖然當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部信息處理網(wǎng)絡(luò)較過(guò)去已經(jīng)有了較大程度的進(jìn)步，但是文件和信息傳輸信息化程度還不夠，這在很大程度上限制了企業(yè)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高。企業(yè)檔案管理信息化不足的一個(gè)重要原因是企業(yè)還沒(méi)有建立起完善的檔案管理信息系統(tǒng)，缺乏系統(tǒng)和技術(shù)支撐，即便一些企業(yè)建立了信息系統(tǒng)，但沒(méi)能根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況及時(shí)完善，這也同樣會(huì)降低企業(yè)檔案管理效率，制約企業(yè)檔案管理科學(xué)化、創(chuàng)新化發(fā)展。

　　二、優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作的科技建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展的策略

　　1.提高檔案管理人員的素質(zhì)及領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

　　無(wú)論是企業(yè)管理者還是檔案管理人員，都要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理理念，將提高檔案管理工作的科技建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展納入企業(yè)的工作重點(diǎn)之中，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義。作為企業(yè)的管理者，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮引導(dǎo)作用，與時(shí)俱進(jìn)，利用現(xiàn)代化的管理手段和科學(xué)技術(shù)來(lái)調(diào)整和完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理體系，同時(shí)也要加大對(duì)檔案管理重要性的宣傳和教育，增加對(duì)檔案管理工作的資金投入，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善管理設(shè)備，建立科學(xué)化、創(chuàng)新化、信息化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理體系。同時(shí)，檔案管理人員要不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)與其他行業(yè)和領(lǐng)域的交流和溝通，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)自身的工作責(zé)任感和創(chuàng)新觀念。

　　2.強(qiáng)化管理體系，完善管理制度

　　健全的企業(yè)檔案管理制度是提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)檔案管理科學(xué)化和創(chuàng)新化發(fā)展的制度保障。在新的時(shí)代背景下，企業(yè)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，積極構(gòu)建新的檔案管理體系，明確檔案信息收集流程和注意事項(xiàng)，要遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，確保企業(yè)所制定的檔案管理規(guī)章制度符合國(guó)家的制度要求，達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，做到有法可依。同時(shí)，應(yīng)強(qiáng)化檔案管理人員的法律意識(shí)，在人員更替時(shí)做好交接工作，并且保證不泄漏公司內(nèi)部的檔案信息，做好檔案信息安全工作，保證檔案信息的嚴(yán)密性。

　　3.提升檔案的'信息化水平，全面收集檔案信息

　　網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的普及發(fā)展，促進(jìn)了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新，檔案管理模式也從傳統(tǒng)實(shí)物保管方式向電子化模式轉(zhuǎn)變，即由傳統(tǒng)的可視記錄識(shí)別向以機(jī)器識(shí)別代碼型發(fā)展，機(jī)器識(shí)別代碼型即所謂的電子檔案。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和輔助工具設(shè)計(jì)的電子圖紙，不僅易于存儲(chǔ)和查詢，還更加形象具體。此外，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、人事檔案、聲像檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)流程和管理模塊的設(shè)置和發(fā)展。利用電子文件管理，能將分散在各個(gè)管理系統(tǒng)中的檔案信息通過(guò)計(jì)算機(jī)規(guī)定的指令來(lái)隨機(jī)調(diào)整和設(shè)置分類方案。因此，新形勢(shì)下的檔案管理科技建設(shè)和創(chuàng)新工作，必須加強(qiáng)電子檔案和電子文件管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化、科技化、信息化、創(chuàng)新化發(fā)展。

　　三、結(jié)語(yǔ)

　　信息時(shí)代的快速發(fā)展，要求企業(yè)檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化和創(chuàng)新化；必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高企業(yè)對(duì)檔案管理的重視程度；必須強(qiáng)化制度保障，建立健全檔案管理制度；必須重視電子文件管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化。只有這樣，才能發(fā)揮企業(yè)檔案管理的最大效能，實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化，才能促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，才能為社會(huì)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出最大貢獻(xiàn)。

　　參考文獻(xiàn)：

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　　[2]王雅琴.電力企業(yè)檔案管理：?jiǎn)栴}、成因與對(duì)策[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，20xx(18)：59-60

　　[3]葛雪峰.簡(jiǎn)論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提高檔案管理工作的方法及策略[J].才智，20119(30)：23-24

　　作者:杜克單位:中國(guó)第一汽車集團(tuán)公司

檔案管理方案6

　　為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

　　一、資料或檔案的收集與保存

　　首先,在物業(yè)接管移交時(shí),要力爭(zhēng)全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開(kāi)發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。其次,業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都需要工作人員將其全面收集起來(lái)并妥善保管。

　　二、資料或檔案的整理與分類

　　所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無(wú)效的記錄后,按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊(cè),做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

　　1.工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、開(kāi)竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告等。

　　2.業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料登記表,進(jìn)出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的維修檔案等。其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書(shū)、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗(yàn)房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。

　　3.裝修檔案:包括二次裝修申請(qǐng)審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料、裝修責(zé)任書(shū)、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計(jì)平面圖、裝修竣工圖等。

　　4.維修資料:包括維修申請(qǐng)記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。

　　5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見(jiàn)和調(diào)查統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來(lái)訪紀(jì)錄等。

　　6.本部門員工管理資料:包括員工個(gè)人資料、聘用記錄、員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動(dòng)記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。

　　7.行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財(cái)務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)文件等。

　　三、資料或檔案的歸檔

　　對(duì)于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。

　　1.檔案管理實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案雙軌制,使儲(chǔ)存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤儲(chǔ)存,便于查找。同時(shí),還要運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

　　2.對(duì)本單位利益影響較大的`檔案應(yīng)加密保存,使此類檔案在計(jì)算機(jī)中按級(jí)別檢索,對(duì)保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。

　　3.檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號(hào)、登記造冊(cè)、編制目錄、分柜保存。

　　4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號(hào)字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標(biāo)志貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

　　5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細(xì)、清晰地注明序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容。

　　6.檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔,確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲(chóng)防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應(yīng)避免無(wú)關(guān)人員任意進(jìn)出,以保證檔案的安全和完善。

　　7.所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。

　　四、資料或檔案的運(yùn)用

　　工作或服務(wù)的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過(guò)管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應(yīng)該按檔案的不同密級(jí)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處。

　　五、業(yè)主檔案的跟蹤

　　當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時(shí),服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應(yīng)當(dāng)由專職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。

　　六、過(guò)期資料或檔案的銷毀

　　對(duì)于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應(yīng)該定期對(duì)過(guò)期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對(duì)于已過(guò)保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀,但銷毀的同時(shí)必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。

檔案管理方案7

　　市檔案館作為國(guó)家一級(jí)檔案館，不斷完善各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作的管理機(jī)制和制度體系，通過(guò)一系列有效舉措，使檔案館基本功能得到了全面增強(qiáng)。在此基礎(chǔ)上，為適應(yīng)當(dāng)前館藏檔案數(shù)量與種類擴(kuò)充、社會(huì)各界檔案利用需求增長(zhǎng)、檔案安全保管和信息化技術(shù)提升的新形勢(shì)新要求，努力打造“開(kāi)放程度高、現(xiàn)代意識(shí)濃、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)強(qiáng)、社會(huì)形象佳”的一流檔案館，局黨組決定從今年起在全局(館)開(kāi)展“檔案業(yè)務(wù)提升年”活動(dòng)，以進(jìn)一步夯實(shí)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，培養(yǎng)一支“技能全面、專業(yè)精通”的高素質(zhì)檔案專業(yè)人才隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)無(wú)錫檔案事業(yè)發(fā)展處于領(lǐng)先水平的目標(biāo)。現(xiàn)制定如下實(shí)施方案：

　　一、提升檔案管理基礎(chǔ)水平

　　1、嚴(yán)格庫(kù)房管理制度。對(duì)照國(guó)家一級(jí)檔案館庫(kù)房管理標(biāo)準(zhǔn)，全面落實(shí)“十防”技術(shù)要求，重點(diǎn)做好庫(kù)房溫濕度記錄和控制，落實(shí)各類檔案進(jìn)出庫(kù)的安全責(zé)任制，今年內(nèi)全面完成庫(kù)檢工作。(責(zé)任部門：保管利用處)

　　2、建立準(zhǔn)確的各類檔案基礎(chǔ)臺(tái)帳。檔案基礎(chǔ)臺(tái)帳數(shù)據(jù)應(yīng)覆蓋市檔案館、機(jī)關(guān)檔案管理中心、民族工商業(yè)檔案館。20xx年內(nèi)，市檔案館內(nèi)部的基礎(chǔ)臺(tái)帳要嚴(yán)格對(duì)照國(guó)家一級(jí)檔案館復(fù)查標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)建立的各類臺(tái)帳進(jìn)行全面自查，對(duì)數(shù)據(jù)不齊全、不準(zhǔn)確的內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充和完善，精確統(tǒng)計(jì)所有館藏檔案的卷數(shù)、件數(shù)、排架長(zhǎng)度以及音頻、視頻、照片、實(shí)物、征集(含捐贈(zèng))、寄存的總量和基本明細(xì)。(責(zé)任部門：保管利用處、機(jī)關(guān)檔案管理處、民族工商業(yè)檔案館)

　　3、按照解密開(kāi)放要求落實(shí)檔案的鑒定、劃控。年內(nèi)完成20xx年前館藏檔案的解密、鑒定和劃控，明確新的保管期限和開(kāi)放程度，并分若干批次向社會(huì)公布開(kāi)放。(責(zé)任部門：保管利用處、民族工商業(yè)檔案館)

　　4、兩年內(nèi)完成館藏檔案的整理、整改。組織人員對(duì)不符合要求的進(jìn)館檔案和館藏部分不符合規(guī)范要求的檔案進(jìn)行整理和整改。對(duì)上架的卷皮破損、影響外觀的檔案，統(tǒng)一定制盒套，重新?lián)Q裝并貼標(biāo)簽、填寫案卷封面，20xx年底前全部完成。20xx年內(nèi)完成對(duì)全引目錄、卷內(nèi)文件目錄和全宗卷等檔案檢索工具的整理。(責(zé)任部門：保管利用處、民族工商業(yè)檔案館)

　　5、合理調(diào)整和設(shè)置全宗編號(hào)。對(duì)全宗編號(hào)體系進(jìn)行梳理，明確市民族工商業(yè)檔案館的全宗編號(hào)設(shè)置，并對(duì)市檔案館館藏中部分企業(yè)單位的全宗號(hào)進(jìn)行必要調(diào)整，20xx年底前完成。(責(zé)任部門：保管利用處、民族工商業(yè)檔案館)

　　6、實(shí)現(xiàn)館藏檔案電子目錄全覆蓋。對(duì)尚未形成電子目錄的館藏檔案，組織人員進(jìn)行輸目，20xx年底前實(shí)現(xiàn)館藏檔案(不含公證檔案)電子目錄全覆蓋。(責(zé)任部門：保管利用處、信息處)

　　二、提升檔案資源挖掘深度

　　7、全面梳理館藏檔案資源，摸清“家底”。由局領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)各處室，對(duì)明清時(shí)期至社會(huì)主義改造完成期間的館藏及征集、寄存檔案、資料進(jìn)行全面梳理，重點(diǎn)挖掘各歷史時(shí)期有影響、有成就的事件、人物以及涉及政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、文化和社會(huì)等各方面具有歷史價(jià)值的館藏內(nèi)容，形成圖文并茂的詳盡介紹。具體分工為：盛曉奇指導(dǎo)辦公室，負(fù)責(zé)梳理挖掘“明清時(shí)期”檔案資料;吳智文指導(dǎo)業(yè)務(wù)指導(dǎo)處，負(fù)責(zé)梳理挖掘“民國(guó)前期(20xx—20xx年)”檔案資料，徐杰指導(dǎo)法規(guī)宣教處，負(fù)責(zé)梳理挖掘“抗戰(zhàn)時(shí)期(20xx—20xx年)”檔案資料;許學(xué)生指導(dǎo)征集編研處，負(fù)責(zé)梳理挖掘“民國(guó)后期(20xx年至20xx年9月30日)”檔案資料;邵楓指導(dǎo)保管利用處，負(fù)責(zé)梳理挖掘“解放初期(20xx年10月1日至20xx年)”檔案資料;徐俊文指導(dǎo)信息處，負(fù)責(zé)梳理挖掘“社會(huì)主義改造時(shí)期(20xx—20xx年)”檔案資料。(責(zé)任人、責(zé)任部門：局領(lǐng)導(dǎo)、各處室)

　　三、提升檔案學(xué)術(shù)研究水平

　　8、大力推進(jìn)檔案學(xué)術(shù)研究和成果編研。在全面梳理挖掘館藏檔案、資料的基礎(chǔ)上，動(dòng)員局(館)全體人員投身檔案學(xué)術(shù)研究，將深度編研等學(xué)術(shù)性任務(wù)落實(shí)到每個(gè)人，形成“人人動(dòng)筆、通力合作”的濃厚學(xué)術(shù)研究氛圍。20xx年底前，全局人員每人完成至少一篇學(xué)術(shù)論文，并將其中質(zhì)量較高的論文匯編成冊(cè)，同時(shí)積極向國(guó)家級(jí)、省級(jí)檔案專業(yè)報(bào)刊投稿，提升無(wú)錫檔案文化的傳播面和影響力。

　　9、完成《常用檔案業(yè)務(wù)法規(guī)文件大全》匯編。匯編國(guó)家、省、市各級(jí)近年來(lái)制定出臺(tái)的檔案法律法規(guī)和規(guī)范性業(yè)務(wù)指導(dǎo)文件，側(cè)重收入檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)方面的'規(guī)定、規(guī)范，20xx年底前定稿、印發(fā)。

　　四、提升檔案數(shù)字化應(yīng)用水平

　　10、加快數(shù)字檔案館基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入。信息處總體協(xié)調(diào)并提供技術(shù)保障，各處室按照分工，在無(wú)錫市數(shù)字檔案館的系統(tǒng)平臺(tái)上，錄入各項(xiàng)基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)，20xx年內(nèi)完成。(責(zé)任部門：各處室)

　　11、全面應(yīng)用數(shù)字檔案館系統(tǒng)。無(wú)錫市數(shù)字檔案館完成所有人員的桌面安裝和使用，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、檔案管理、服務(wù)利用、系統(tǒng)管理等四大功能模塊正常運(yùn)行。20xx年內(nèi)完成數(shù)字檔案室新系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和安裝使用，并建立一批數(shù)字化檔案室示范點(diǎn)。依托數(shù)字檔案館系統(tǒng)平臺(tái)，定期公布開(kāi)放檔案，推出檔案在線檢索、查閱功能，實(shí)現(xiàn)檔案開(kāi)放工作的數(shù)字化、常態(tài)化。(責(zé)任部門：各處室)

　　五、提升檔案進(jìn)館計(jì)劃性

　　12、確定新一輪進(jìn)館計(jì)劃。由保管利用處牽頭，按照20xx年進(jìn)館單位名單，于20xx年上半年制定完成新一輪(20xx—20xx年)進(jìn)館工作計(jì)劃，明確進(jìn)館單位、接收年限和進(jìn)館檔案數(shù)量，并統(tǒng)籌考慮市民中心各單位檔案移交進(jìn)館數(shù)量。同時(shí)要根據(jù)計(jì)劃，加強(qiáng)對(duì)進(jìn)館單位的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查，提高規(guī)范度與合格率，確保進(jìn)館工作順利、高效開(kāi)展。(責(zé)任部門：保管利用處、業(yè)務(wù)指導(dǎo)處、機(jī)關(guān)檔案管理處)

　　“檔案業(yè)務(wù)提升年”活動(dòng)的組織推進(jìn)，要與本局(館)20xx年度重點(diǎn)工作相結(jié)合，與國(guó)家一級(jí)檔案館復(fù)查迎檢工作相結(jié)合，與檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)相結(jié)合。各處室要在分管領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，明確責(zé)任要求，將“檔案業(yè)務(wù)提升年”活動(dòng)作為20xx年度的工作主線，既要落實(shí)專人分工負(fù)責(zé)，又要注重處室內(nèi)部和處室之間的協(xié)調(diào)配合，確保有措施、有成效，按時(shí)保質(zhì)完成各項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)，實(shí)現(xiàn)全局(館)檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范和提升，進(jìn)一步健全檔案工作“三個(gè)體系”，夯實(shí)檔案館基本功能，增強(qiáng)局(館)全員的業(yè)務(wù)能力和工作積極性，保持國(guó)家一級(jí)檔案館應(yīng)有的硬件和軟件水平。

檔案管理方案8

　　一、指導(dǎo)思想和工作目標(biāo)

　　以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《湖北省檔案管理?xiàng)l例》等為法律依據(jù)，把檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)工作與學(xué)校干部能力作風(fēng)建設(shè)年活動(dòng)緊密結(jié)合起來(lái)，進(jìn)一步提高全校檔案意識(shí)和專兼職人員的檔案業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)，建立健全檔案工作規(guī)章制度，理順體制機(jī)制，夯實(shí)基礎(chǔ)，對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)，狠抓薄弱環(huán)節(jié)，積極爭(zhēng)取省市檔案局指導(dǎo)和支持，虛心請(qǐng)教，多方取經(jīng)，力爭(zhēng)在底前實(shí)現(xiàn)aa級(jí)檔案工作規(guī)范管理達(dá)標(biāo)；然后再用2-3年的時(shí)間實(shí)現(xiàn)aaa級(jí)達(dá)標(biāo)，從而實(shí)現(xiàn)我校檔案工作的高起點(diǎn)跨越式發(fā)展目標(biāo)。

　　二、aa級(jí)達(dá)標(biāo)工作的實(shí)施步驟和主要任務(wù)

　　嚴(yán)格對(duì)照《高等學(xué)校檔案管理辦法》和達(dá)標(biāo)升級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)事求是地分析我校檔案工作的現(xiàn)狀與實(shí)際，針對(duì)存在的薄弱環(huán)節(jié)，我校aa級(jí)達(dá)標(biāo)工作原則上按照以下具體步驟組織實(shí)施：

　　（一）加大檔案材料的收集力度，進(jìn)一步豐富館藏，大幅度提高館藏?cái)?shù)量。

　　1、原擬設(shè)檔案分室的教務(wù)處、繼教學(xué)院等單位和部門，除12個(gè)二級(jí)學(xué)院和理工學(xué)院外，現(xiàn)一律視作檔案集中統(tǒng)一管理體制下的立卷歸檔單位部門，對(duì)過(guò)去所保存檔案中的凡屬學(xué)校立卷歸檔范圍的材料要全部重新整理并移交進(jìn)館。

　　2、科研處所保存的科研檔案材料，按項(xiàng)目結(jié)題原則進(jìn)行立卷歸檔，凡已結(jié)題的科研項(xiàng)目檔案材料要全部整理并移交進(jìn)館。

　　3、對(duì)各二級(jí)學(xué)院成立前后所形成的屬于應(yīng)歸檔范圍的五類檔案材料，尤其是歷屆畢業(yè)生學(xué)籍卡片、成績(jī)總表、學(xué)位照及畢業(yè)集體照等要抓緊催交，要在本年度二級(jí)學(xué)院檔案檢查驗(yàn)收中完成整理并移交進(jìn)館。

　　4、組織機(jī)關(guān)各職能部門對(duì)－五年間形成的應(yīng)歸檔文件材料進(jìn)行一次全面清理和移交，以彌補(bǔ)已上架的這幾年檔案類目和材料的不全。

　　5、完成已收集進(jìn)館的零散文件材料的立卷歸檔工作。

　　責(zé)任人：材料收集整理組，張本琴負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)，館內(nèi)其他同志和全校專兼職檔案員配合執(zhí)行。完成時(shí)間：本學(xué)期寒假之前。

　　（二）加大檔案整理力度，進(jìn)一步提高檔案整理業(yè)務(wù)質(zhì)量，使已上架的近5年檔案案卷達(dá)到整理規(guī)范要求。

　　1、按照試行“三合一制度”，區(qū)分類目、保存價(jià)值和保存期限，對(duì)新補(bǔ)進(jìn)館的文書(shū)檔案材料進(jìn)行規(guī)范化立卷歸檔，與原已上架的相關(guān)案卷重新整合，重新排架，編制檢索工具。

　　責(zé)任人：材料收集整理組、相關(guān)部門兼職檔案員、學(xué)工助理配合，鑒定與督導(dǎo)組參與。完成時(shí)間：12月－5月。

　　2、按照各類專業(yè)檔案整理規(guī)范要求，完成對(duì)已進(jìn)館的`基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、科研檔案和聲像檔案的規(guī)范整理立卷，編制檢索工具。

　　責(zé)任人：材料收集整理組，鑒定與督導(dǎo)組參與。完成時(shí)間：5月之前。

　　3、組織力量補(bǔ)充編寫至今的每年館藏檔案全宗說(shuō)明（全宗介紹），會(huì)同校辦補(bǔ)充整理襄樊學(xué)院合并組建以來(lái)每年大事記。

　　責(zé)任人：檔案編研組，鑒定與督導(dǎo)組參與。完成時(shí)間：6月。

　　4、完成檔案工作文件制度修訂制訂，匯編成冊(cè)，印發(fā)全校。

　　責(zé)任人：檔案編研組，完成時(shí)間：上半年。

　　5、會(huì)同組織人事部門做好副處副高以上干部教師檔案整理備檢工作。

　　責(zé)任人：胡鵬飛、唐甜甜，完成時(shí)間：10月之前。

　　（三）啟動(dòng)電子掃描和計(jì)算機(jī)著錄工作，以招投標(biāo)方式引進(jìn)市場(chǎng)專業(yè)公司，把近5年產(chǎn)生的適宜永久保存的文書(shū)檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄錄入檔案管理軟件系統(tǒng)，并對(duì)部分紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，有選擇地實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。

　　責(zé)任人：電子著錄組，各單位各部門檔案員和學(xué)工助理等配合，完成時(shí)間：10月之前。

　　三、aa級(jí)達(dá)標(biāo)的相關(guān)準(zhǔn)備工作

　　（一）將檔案aa達(dá)標(biāo)工作作為重要工作，列入學(xué)校黨政工作要點(diǎn)，提高檔案工作在年度目標(biāo)責(zé)任考核中的分值權(quán)重。

　　（二）成立學(xué)校檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，其成員如下：

　　組長(zhǎng)：李儒壽

　　副組長(zhǎng)：李文學(xué)

　　成員：檔案館、網(wǎng)絡(luò)中心負(fù)責(zé)人，各單位各部門分管領(lǐng)導(dǎo)，達(dá)標(biāo)工作督導(dǎo)員。

　　領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室和工作專班，負(fù)責(zé)組織實(shí)施達(dá)標(biāo)升級(jí)的具體工作。

　　辦公室主任：熊華山（兼）

　　收集整理組：廖文勝胡鵬飛梁小玲唐甜甜姚胐朏

　　章勇陳媛冷鮮慧馬陸杰許嫚嫚

　　楊茜毛竹弋兵馬可

　　電子著錄組：郭自龍胡鵬飛潘虎祝睿

　　檔案編研組：熊華山廖文勝姚胐朏

　　鑒定與督導(dǎo)組：劉萬(wàn)君熊華山張本琴黃文

　　（三）調(diào)整和確定檔案工作網(wǎng)絡(luò)，重新明確各單位部門分管領(lǐng)導(dǎo)和專兼職檔案員。并按照國(guó)家有關(guān)檔案法規(guī)，出臺(tái)相關(guān)政策，讓條件允許的二級(jí)學(xué)院設(shè)置檔案員專崗，兼職從事資料員工作，可參加檔案系列職稱評(píng)聘，享受相關(guān)待遇。學(xué)校機(jī)關(guān)相關(guān)職能部門可視崗位工作實(shí)際情況設(shè)置檔案員專崗，以利調(diào)動(dòng)其工作積極性。

　　（四）適時(shí)召開(kāi)全校檔案規(guī)范管理達(dá)標(biāo)升級(jí)工作動(dòng)員會(huì)。

　　（五）以引進(jìn)和調(diào)配方式為檔案館增加檔案信息計(jì)算機(jī)管理和檔案編研方面的本碩以上學(xué)歷專業(yè)人才各1名。

　　（六）以招投標(biāo)方式引進(jìn)市場(chǎng)專業(yè)公司，對(duì)已立卷歸檔的案卷進(jìn)行數(shù)字化處理，相應(yīng)購(gòu)買網(wǎng)絡(luò)版高校檔案管理軟件，配置專用服務(wù)器和公共查詢終端。

　　（七）為館舍區(qū)域走廊安裝防盜門，現(xiàn)庫(kù)房安裝內(nèi)置防盜窗網(wǎng)。

　　（八）適時(shí)邀請(qǐng)省市檔案局領(lǐng)導(dǎo)和專家來(lái)校指導(dǎo)。

　　（九）在完成上述軟硬件備檢工作基礎(chǔ)上進(jìn)行校內(nèi)自查自評(píng)，撰寫自評(píng)報(bào)告，向省市檔案局提出檢查驗(yàn)收申請(qǐng)。

　　四、幾點(diǎn)要求

　　實(shí)現(xiàn)檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)是深入貫徹落實(shí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的切實(shí)有效舉措，是全面提升學(xué)校綜合管理水平、建設(shè)全國(guó)知名的有較高水平的教學(xué)型大學(xué)的需要，也是切實(shí)提高我校檔案業(yè)務(wù)工作水平，實(shí)現(xiàn)檔案工作高起點(diǎn)跨越式發(fā)展的重要舉措。另一方面，順利實(shí)現(xiàn)檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)也可以給全校教職工帶來(lái)切實(shí)的經(jīng)濟(jì)實(shí)惠。

　　檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)是一個(gè)系統(tǒng)工程，從現(xiàn)在到明年底只有一年的時(shí)間，任務(wù)艱巨，困難很多。全校上下必須統(tǒng)一思想，凝聚共識(shí)，拿出迎接教育部本科教學(xué)工作水平評(píng)估的精神和勁頭，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，勇于攻堅(jiān)克難，扎實(shí)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，確保順利達(dá)標(biāo)。全校各單位部門都要高度重視檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)工作，主要負(fù)責(zé)同志和分管領(lǐng)導(dǎo)要親自過(guò)問(wèn)，親自協(xié)調(diào)。

　　（一）按照本方案規(guī)定需收集、整理的檔案資料，各單位各部門要不折不扣地按時(shí)移交檔案館。凡因檔案資料移交不及時(shí)、不完整而發(fā)生遺失、損毀、泄密等問(wèn)題，要追究相關(guān)單位和部門及相關(guān)人員責(zé)任。

　　（二）在收集整理工作開(kāi)始之前，各單位各部門應(yīng)摸清家底，制定詳細(xì)的計(jì)劃，分年度整理，按時(shí)完成。對(duì)整理過(guò)程中的業(yè)務(wù)技術(shù)問(wèn)題，檔案館要及時(shí)提供指導(dǎo)和咨詢。

檔案管理方案9

　　隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)政策調(diào)整和區(qū)域一體化的發(fā)展，國(guó)家在基礎(chǔ)設(shè)施方面的投資增長(zhǎng)迅速，該契機(jī)促使大型企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展模式由傳統(tǒng)單一的以項(xiàng)目為主逐步拓展為以投資業(yè)務(wù)發(fā)揮引領(lǐng)作用的新型商業(yè)模式——投資項(xiàng)目。投資項(xiàng)目涉及交通、基建、水利、航道、城市建設(shè)等眾多領(lǐng)域，這類項(xiàng)目權(quán)力與義務(wù)關(guān)系復(fù)雜、風(fēng)險(xiǎn)因素多、風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)大。投資項(xiàng)目檔案反映了項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)歷史面貌，是項(xiàng)目建設(shè)、驗(yàn)收、運(yùn)營(yíng)及移交的重要憑證和參考性資料，對(duì)于企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、防御或處理糾紛具有佐證作用。本文結(jié)合工作實(shí)踐，研究投資項(xiàng)目檔案管控的原則與方法，旨在更好地發(fā)揮投資項(xiàng)目檔案的價(jià)值。

　　一、投資項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題分析

　　投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的前提和必要條件，也是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的先行官，做好投資項(xiàng)目檔案管理工作的重要性和必要性顯而易見(jiàn)。(一)投資項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀投資項(xiàng)目檔案從形成、收集、歸檔到發(fā)揮作用，需要參建方包括投資主體、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等單位共同配合完成，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。盡管各參建單位都了解投資項(xiàng)目檔案的重要性，但是限于投資項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)、傳統(tǒng)管理方式以及各參建單位的主觀因素，投資項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀不容樂(lè)觀。1.投資項(xiàng)目數(shù)額大、周期長(zhǎng)、參建方多、資金來(lái)源廣，導(dǎo)致檔案易遺失或散失。在較長(zhǎng)的建設(shè)周期里，投資項(xiàng)目檔案工作一直處于動(dòng)態(tài)和持續(xù)補(bǔ)充狀態(tài)，而且由于承建方眾多，使得投資項(xiàng)目檔案文件材料難以做到及時(shí)歸檔，齊全完整很難保證。2.投資項(xiàng)目建設(shè)管理人員檔案意識(shí)薄弱，往往只重視紅頭文件和結(jié)論性文件材料的管理，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的一些過(guò)程性與隨機(jī)性文件材料的管理存在疏漏，造成文件材料歸檔完整率、準(zhǔn)確率不高。3.文件材料收集歸檔難。投資項(xiàng)目建設(shè)周期較長(zhǎng)，項(xiàng)目人員流動(dòng)性較大，文件材料管理經(jīng)手人多，極易造成管理斷檔或斷層現(xiàn)象，增加了文件材料收集難度。4.檔案完整性、系統(tǒng)性欠缺。投資項(xiàng)目檔案的形成具有分散性和階段性特征，由于投資項(xiàng)目建設(shè)管理人員對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)上存在偏差，因此很難確保檔案文件材料的系統(tǒng)、齊全和完整。(二)存在問(wèn)題分析1.傳統(tǒng)觀念中，檔案管理部門注重檔案整理和保存環(huán)節(jié)，而忽視檔案收集過(guò)程的管理。究其根源在于檔案人員無(wú)法對(duì)投資項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程進(jìn)行有效跟蹤，收集過(guò)程被孤立，不能與后續(xù)檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行無(wú)縫銜接。2.投資項(xiàng)目檔案一般在項(xiàng)目建設(shè)完成后才移交到企業(yè)檔案部門，但是在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，項(xiàng)目建設(shè)與管理部門對(duì)文件材料的收集把關(guān)不嚴(yán)，而企業(yè)檔案管理部門未參與項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程，檔案管理環(huán)節(jié)缺失，對(duì)檔案的完整性、系統(tǒng)性無(wú)法掌控。3.傳統(tǒng)的企業(yè)檔案部門僅有對(duì)投資項(xiàng)目檔案文件材料的業(yè)務(wù)指導(dǎo)權(quán)和監(jiān)督權(quán)，沒(méi)有過(guò)程監(jiān)控權(quán)，致使項(xiàng)目檔案質(zhì)量的審核是在歸檔之后，存在監(jiān)管滯后的缺陷。針對(duì)上述問(wèn)題，本文認(rèn)真研究了針對(duì)投資項(xiàng)目管理的有效應(yīng)對(duì)策略，提出建立科學(xué)、合理的檔案管控模型，跟蹤投資項(xiàng)目建設(shè)流程，以達(dá)到對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行全程管控的目的。

　　二、理清投資項(xiàng)目檔案管理職責(zé)

　　投資項(xiàng)目檔案質(zhì)量是企業(yè)實(shí)現(xiàn)投資目的的基本保證之一，而且關(guān)系到投資項(xiàng)目完工后使用、改造、維護(hù)和責(zé)任歸屬等一系列問(wèn)題。因此檔案管理過(guò)程應(yīng)參照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)則》《建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案驗(yàn)收辦法》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》執(zhí)行。

　　(一)投資項(xiàng)目的特點(diǎn)決定了檔案管理具有責(zé)任重、數(shù)量多、難度大、要求高、涉及廣的特點(diǎn)，投資項(xiàng)目文件材料收集歸檔周期長(zhǎng)且較復(fù)雜，易造成遺漏，因此理清投資項(xiàng)目參建方的權(quán)屬關(guān)系是做好投資項(xiàng)目檔案管理工作的.基礎(chǔ)。參建單位具體情況見(jiàn)表1。

　　(二)明確投資項(xiàng)目參建方的立卷歸檔職責(zé)是做好檔案管理工作的保障。投資項(xiàng)目檔案工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，投資主體或受其委托的項(xiàng)目公司對(duì)投資項(xiàng)目文件材料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)負(fù)責(zé)。1.投資主體檔案工作職責(zé)投資主體對(duì)項(xiàng)目檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃，負(fù)責(zé)制定檔案工作方案，對(duì)檔案工作提出總體要求，明確雙方在投資項(xiàng)目文件材料歸檔工作中的權(quán)利和義務(wù)，為投資項(xiàng)目文件材料歸檔工作提供支持和保障。2.項(xiàng)目公司檔案工作職責(zé)項(xiàng)目公司根據(jù)投資單位和檔案行政管理部門對(duì)投資項(xiàng)目文件材料歸檔工作的要求，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，設(shè)立與項(xiàng)目建設(shè)相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)、庫(kù)房，配備滿足投資項(xiàng)目檔案管理需要的檔案人員，負(fù)責(zé)所轄范圍文件材料歸檔移交工作。3.參建單位檔案工作職責(zé)參建單位包括設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位及總承包單位，應(yīng)遵照項(xiàng)目公司關(guān)于項(xiàng)目文件材料歸檔工作相關(guān)條款的約定，分別負(fù)責(zé)所承建工程或任務(wù)文件材料的收集、整理、歸檔、監(jiān)督、檢查、審核、匯總工作。

　　三、明確投資項(xiàng)目檔案主要內(nèi)容

　　投資項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目在投資立項(xiàng)、審批(核準(zhǔn)、備案)、土地征遷、招標(biāo)投標(biāo)、勘察設(shè)計(jì)、設(shè)備材料采購(gòu)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收、運(yùn)營(yíng)、回購(gòu)或移交等全過(guò)程中形成的具有保存利用價(jià)值，經(jīng)鑒定、整理并歸檔的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。為了確保企業(yè)投資項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范，為項(xiàng)目的執(zhí)行和運(yùn)營(yíng)提供有效的信息和法律保障，降低投資風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《中央企業(yè)檔案工作規(guī)定》，投資項(xiàng)目參建方應(yīng)按照“誰(shuí)形成，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的項(xiàng)目檔案的形成、積累、整理和歸檔各負(fù)其責(zé)；投資主體對(duì)項(xiàng)目投資、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、回購(gòu)或移交等階段及各階段銜接產(chǎn)生的管理文件歸檔工作負(fù)責(zé)。1.投資單位收集投資籌劃、盡職調(diào)查、專項(xiàng)評(píng)估、可行性研究、審查、出資、后評(píng)價(jià)、資產(chǎn)處置及成立項(xiàng)目公司進(jìn)行建設(shè)管理產(chǎn)生的批準(zhǔn)文件或會(huì)議紀(jì)要、特許經(jīng)營(yíng)協(xié)議等內(nèi)容。2.項(xiàng)目公司收集項(xiàng)目資金籌措、建設(shè)實(shí)施、交(竣)工驗(yàn)收、運(yùn)營(yíng)管理、養(yǎng)護(hù)維修、債務(wù)償還、資產(chǎn)管理以及移交過(guò)程中產(chǎn)生的項(xiàng)目文件。3.設(shè)計(jì)單位收集內(nèi)容包括項(xiàng)目進(jìn)行勘察后經(jīng)綜合分析、論證編制的地質(zhì)勘察資料、初步設(shè)計(jì)、方案設(shè)計(jì)、總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等文件。4.施工單位收集內(nèi)容包括編制施工組織設(shè)計(jì)和施工計(jì)劃，在組織工程施工過(guò)程中形成的技術(shù)、材料、設(shè)備等文件。5.監(jiān)理單位收集對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度和建設(shè)資金使用等進(jìn)行監(jiān)控形成的文件。6.總承包單位收集內(nèi)容包括項(xiàng)目總承包范圍內(nèi)管理文件及匯總整理各分包單位編制的全部項(xiàng)目文件。

　　四、建立投資項(xiàng)目檔案管理模型圖

　　投資項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施過(guò)程有其計(jì)劃性和組織性，是人工、材料、機(jī)械、施工組織方法及建設(shè)環(huán)境條件等有機(jī)結(jié)合的過(guò)程。參照系統(tǒng)工程中的霍爾三維結(jié)構(gòu)方法，根據(jù)上述參建方管理職責(zé)及收集內(nèi)容構(gòu)建投資項(xiàng)目檔案管理模型如圖1。該圖的水平面橫軸表示投資項(xiàng)目檔案管理階段，包括7個(gè)環(huán)節(jié)，縱軸表示投資項(xiàng)目參建方，空間軸表示項(xiàng)目建設(shè)階段。該圖清楚地反映了投資項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)的關(guān)系，投資項(xiàng)目檔案產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)階段，不同的建設(shè)階段有不同的責(zé)任主體，形成不同的投資項(xiàng)目檔案。投資項(xiàng)目參建方按照項(xiàng)目檔案管理內(nèi)容要求分別負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理階段的工作。按上述思路構(gòu)建了一個(gè)順暢、有序、可追溯的文件管控模型，生動(dòng)系統(tǒng)地體現(xiàn)了投資項(xiàng)目檔案的全程管理思想，對(duì)企業(yè)投資項(xiàng)目檔案管理具有指導(dǎo)性、針對(duì)性和實(shí)用性。

　　五、科學(xué)制定投資項(xiàng)目檔案管控原則與方法

　　(一)管控原則

　　將檔案管理思想融入整個(gè)投資項(xiàng)目管理的生命周期，在投資項(xiàng)目檔案管控中運(yùn)用全程管理原則，即事前介入、事中控制、事后審核、驗(yàn)收歸檔，該原則要求把檔案管理納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃中，實(shí)現(xiàn)全程有效控制。檔案管理人員在投資項(xiàng)目伊始即提出檔案管理要求；建設(shè)過(guò)程中進(jìn)行有效跟蹤，檢查指導(dǎo)項(xiàng)目文件材料管理工作；竣工檔案驗(yàn)收前進(jìn)行初審，為投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收嚴(yán)格把關(guān)；實(shí)現(xiàn)投資項(xiàng)目檔案的科學(xué)管理和利用。

　　(二)管控方法

　　本文將全程管理原則貫穿于基本方法中，以期實(shí)現(xiàn)對(duì)投資項(xiàng)目檔案的管控，通過(guò)制度建設(shè)、合同控制、崗位職責(zé)、環(huán)節(jié)控制具體落實(shí)執(zhí)行全程管理原則，有利于提高投資項(xiàng)目檔案管理水平。1.通過(guò)制度進(jìn)行前端控制傳統(tǒng)管理模式下檔案管理人員一般不參與投資項(xiàng)目的調(diào)研、立項(xiàng)、評(píng)估等前期工作及實(shí)施環(huán)節(jié)。檔案部門一般是中途介入或事后介入，由此造成投資項(xiàng)目檔案管理難以規(guī)范化。全程管理原則要求檔案管理人員實(shí)施前端控制，即在投資項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)從頂層框架上設(shè)計(jì)出一種符合投資項(xiàng)目建設(shè)的檔案管理制度，將檔案管理工作基本要求與工程管理相關(guān)要求有機(jī)結(jié)合，抓住管控源頭。檔案制度建設(shè)與貫徹落實(shí)是管控的核心，是實(shí)施投資項(xiàng)目檔案全過(guò)程控制的保證。2.通過(guò)合同進(jìn)行法律控制合同約束具有法律效力。《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定：“在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件及其整理、歸檔責(zé)任。”采取明文規(guī)定的方式，將項(xiàng)目檔案的收集歸檔責(zé)任納入合同中實(shí)施管理，明確規(guī)定參建單位的檔案收集義務(wù)、歸檔要求、檔案工作進(jìn)度及獎(jiǎng)懲措施等，運(yùn)用法律手段約束參建單位，最大限度地防止檔案的流失，實(shí)現(xiàn)檔案管控的主動(dòng)權(quán)和法律保障。3.通過(guò)職責(zé)進(jìn)行人員控制人員控制主要是明確相關(guān)人員崗位職責(zé)中有關(guān)檔案工作的義務(wù)。項(xiàng)目伊始，明確檔案機(jī)構(gòu)對(duì)口的部門與單位，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、檔案管理員、設(shè)計(jì)施工監(jiān)理人員、開(kāi)箱人員的有關(guān)檔案責(zé)任，分別負(fù)有全局督促、具體檔案業(yè)務(wù)與協(xié)調(diào)、整理項(xiàng)目文件、清點(diǎn)檢查隨機(jī)文件等職責(zé)。通過(guò)專、兼職檔案人員的分工和協(xié)作，發(fā)揮各方專業(yè)知識(shí)優(yōu)勢(shì)，提高檔案的準(zhǔn)確性、有效性和系統(tǒng)性。4.通過(guò)考評(píng)完善過(guò)程控制投資項(xiàng)目建設(shè)每個(gè)階段都有嚴(yán)格的節(jié)點(diǎn)要求，根據(jù)建設(shè)節(jié)點(diǎn)設(shè)定檔案完成移交節(jié)點(diǎn)，要求投資項(xiàng)目檔案管理人員及時(shí)、動(dòng)態(tài)地掌握投資項(xiàng)目文件的流轉(zhuǎn)狀況，協(xié)調(diào)各方收集歸檔；將考評(píng)機(jī)制引入檔案工作中，結(jié)合檔案節(jié)點(diǎn)制定工作計(jì)劃，考評(píng)結(jié)果通報(bào)檔案工作完成情況，確保投資項(xiàng)目檔案文件材料的形成歸檔與項(xiàng)目建設(shè)同步，最終實(shí)現(xiàn)整個(gè)投資項(xiàng)目檔案管理的全程控制。

檔案管理方案10

　　為進(jìn)一步加大檔案規(guī)范化管理力度，更有效地積累、保護(hù)和利用我局檔案資源，更好地為水利發(fā)展服務(wù)、水利服務(wù)社會(huì)，現(xiàn)按照XX省檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的要求，結(jié)合我局工作實(shí)際，特制訂實(shí)施方案如下：

　　一、指導(dǎo)思想

　　樹(shù)立和落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，增強(qiáng)檔案工作意識(shí)，強(qiáng)化檔案監(jiān)督指導(dǎo)職能，實(shí)現(xiàn)依法治檔，推動(dòng)檔案工作健康有序開(kāi)展，提高檔案利用價(jià)值，為我局水利事業(yè)發(fā)展及水利服務(wù)社會(huì)提供檔案信息保障。

　　二、工作目標(biāo)

　　以《檔案法》、《XX省檔案管理?xiàng)l例》等為法律依據(jù)，以《XX省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理考核辦法》為標(biāo)準(zhǔn)，在申報(bào)省一級(jí)達(dá)標(biāo)工作中提高全體干部職工的檔案意識(shí)，理順檔案工作機(jī)制，建立和健全檔案規(guī)章制度，夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)，達(dá)到實(shí)現(xiàn)省一級(jí)目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)和促進(jìn)管理整體水平提高的雙重目標(biāo)，在20xx年晉升省二級(jí)的基礎(chǔ)上，今年8月通過(guò)XX縣檔案局復(fù)查合格。為能使我局檔案管理進(jìn)一步科學(xué)化、現(xiàn)代化，更好地為水利經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展服務(wù)。現(xiàn)申報(bào)省一級(jí)達(dá)標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)。

　　三、實(shí)施步驟

　　（一）準(zhǔn)備階段（20xx年7 月－20xx年 8月）

　　1、考察學(xué)習(xí)，借鑒經(jīng)驗(yàn)。由局分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)，辦公室相關(guān)人員參加，到檔案管理水平達(dá)到省一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的單位學(xué)習(xí)。同時(shí)已聯(lián)系陽(yáng)新檔案局，確定其幫助具體計(jì)劃實(shí)施。

　　2、嚴(yán)格執(zhí)行和完善“三合一”制度。根據(jù)國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍》，結(jié)合我局實(shí)際，在深入調(diào)查的基礎(chǔ)上，完善《局文件材料分類方案、歸檔范圍和保管期限表》（簡(jiǎn)稱“三合一”制度），為歸檔文件材料的收集整理提供參照依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。

　　3、成立檔案管理達(dá)標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組。為確保我局檔案目標(biāo)管理達(dá)省一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，成立由胡煥發(fā)、艾國(guó)華任組長(zhǎng)，馬光明、闞曉東為副組長(zhǎng)，局黨委相關(guān)成員、局屬各科室（單位）主要負(fù)責(zé)人及李福梅、楊傳耀、李華、張文濤等為成員的檔案管理達(dá)標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，組織實(shí)施我局檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)工作。領(lǐng)導(dǎo)小組主要負(fù)責(zé)全局人員的統(tǒng)一協(xié)調(diào)、項(xiàng)目論證、任務(wù)安排、經(jīng)費(fèi)使用監(jiān)督和協(xié)商聯(lián)系等全局性工作。

　　4、召開(kāi)動(dòng)員大會(huì)。召開(kāi)由相關(guān)責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)、中層以上干部和責(zé)任人組成的檔案達(dá)標(biāo)成員參加的檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)工作動(dòng)員會(huì)，安排部署我局檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)工作。同時(shí)，組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)《檔案法》及相關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。

　　（二）實(shí)施階段（20xx年 9月－20xx年 11月）

　　1、收集整理各門類檔案資料。

　　（1）文書(shū)文件材料的收集整理

　　按照歸檔范圍對(duì)1958至1968年、1986至 20xx 年文書(shū)文件材料進(jìn)行收集整理，對(duì)已經(jīng)歸檔整理的歷年文書(shū)案卷，按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全面系統(tǒng)檢查整改，進(jìn)一步規(guī)范。

　　（2）科技檔案

　　自建庫(kù)以來(lái)：文件、資料計(jì)1280卷；圖紙8005張，和其它相關(guān)圖紙等進(jìn)行重新裝盒、編號(hào)整理。

　　（3）會(huì)計(jì)檔案收集齊全，進(jìn)一步規(guī)范。

　　（4）聲像、圖片文件材料的收集整理

　　對(duì)我局在工作中形成的反映歷史面貌及工作職能的重要會(huì)議、重大活動(dòng)、工作成果包括水庫(kù)除險(xiǎn)加固、防汛抗旱、工程管理、水政執(zhí)法、黨務(wù)、政務(wù)等類型的聲像、圖片資料進(jìn)行收集和規(guī)范整理。

　　（5）電子文檔文件材料的收集

　　對(duì)一部分整理不規(guī)范，散存在科室單位和個(gè)人手中的電子文檔等進(jìn)行收集和保護(hù)，規(guī)范整理。

　　（6）實(shí)物材料的整理

　　對(duì)我局歷年獲得的獎(jiǎng)證、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)品等具有保存價(jià)值的實(shí)物進(jìn)行收集，分類存放檔案室。

　　2、制定和完善檔案管理制度。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《XX省機(jī)關(guān)檔案目標(biāo)管理考評(píng)辦法》等有關(guān)文件規(guī)定，建立健全歸檔、保管、保密、鑒定銷毀、統(tǒng)計(jì)和利用等檔案規(guī)章制度。同時(shí)結(jié)合本局工作實(shí)際，制定相關(guān)門類資料的管理辦法，如會(huì)計(jì)檔案、電子文本及圖片等，進(jìn)一步規(guī)范各門類檔案資料的整理。完善《機(jī)關(guān)檔案人員崗位責(zé)任制》、《立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案查閱須知》等制度。

　　3、做好檔案信息編研工作。編寫全宗介紹、立卷、說(shuō)明、組織沿革、大事記、主要業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)數(shù)字匯編，整理專題匯集、發(fā)文匯集等參考資料，收集統(tǒng)計(jì)檔案工作基本情況，編制案卷目錄、案卷文件目錄等檢查工具。

　　4、完善基礎(chǔ)設(shè)施，改善檔案保管條件。一是重新確定檔案室，其位置、防護(hù)結(jié)構(gòu)達(dá)到國(guó)家規(guī)定要求。二是購(gòu)置安裝、標(biāo)準(zhǔn)擺放檔案密集架，合理安排檔案庫(kù)房、閱檔室（榮譽(yù)室）和檔案人員辦公室，做到“三分開(kāi)”；配齊檔案柜、防磁柜、空調(diào)、抽濕機(jī)、裝訂機(jī)、刻錄機(jī)、電腦、吸塵器、溫濕度計(jì)、防光窗簾等設(shè)備設(shè)施，達(dá)到防塵、防光、防鼠、防蟲(chóng)等八防要求。三是將檔案管理的相關(guān)制度上墻，整理好的各門類檔案上架入庫(kù)保管。

　　（三）申報(bào)驗(yàn)收階段（20xx年 12 月底以前）

　　1、自查。對(duì)照XX省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，每項(xiàng)進(jìn)行自查打分，查缺補(bǔ)漏，統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)據(jù)，撰寫自查報(bào)告、升級(jí)工作報(bào)告等。

　　2、申報(bào)。完善各類申報(bào)和驗(yàn)收材料，整理匯編成冊(cè)，向檔案部門正式申請(qǐng)驗(yàn)收評(píng)審。

　　3、驗(yàn)收。20xx 年12月底前接受檔案部門評(píng)審驗(yàn)收。

　　四、工作專班及任務(wù)分解

　　（一）文書(shū)檔案工作專班

　　責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)：馬光明 責(zé) 任人：楊傳耀、李華

　　工作任務(wù)：負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的收集整理，對(duì)現(xiàn)行收發(fā)文處理進(jìn)一步規(guī)范。

　　（二）制度及編研材料工作專班

　　責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)：艾國(guó)華 責(zé) 任人：毛志剛、鐘學(xué)云

　　工作任務(wù)：負(fù)責(zé)檔案管理的各類制度的制定及修改完善，各類編研材料的編寫、總結(jié)，申報(bào)材料的撰寫以及整理匯編等。

　　（三）會(huì)計(jì)檔案工作專班

　　責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)：胡煥發(fā) 責(zé) 任人：熊林生

　　工作任務(wù)：負(fù)責(zé)歷年財(cái)務(wù)檔案的'收集整理。

　　（四）工程管理、除險(xiǎn)加固檔案專班

　　責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)：闞曉東 責(zé) 任人：徐維

　　工作任務(wù)：負(fù)責(zé)工程管理、除險(xiǎn)加固等業(yè)務(wù)檔案的收集、整理。

　　（五）電子文檔、圖片、實(shí)物專班

　　責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)：廖作強(qiáng) 責(zé) 任人：李福梅

　　工作任務(wù)：負(fù)責(zé)局歷年來(lái)大型活動(dòng)的電子文檔、圖片資料等實(shí)物進(jìn)行收集整理歸檔。

　　（六）基礎(chǔ)設(shè)施工作專班

　　責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)：廖作強(qiáng) 責(zé) 任人：李福梅

　　工作任務(wù)：負(fù)責(zé)局檔案室各類硬件設(shè)施的購(gòu)置，落實(shí)各類防護(hù)措施，改善檔案保管條件。

　　（七）備用專班：

　　責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)：馬光明 責(zé)任人：鄭傳好、柯美合、楊傳耀、張文濤

　　工作任務(wù)：負(fù)責(zé)全局除上述專班外的特殊檔案的收集、整理工作。

　　各工作專班，收集資料類別參照局辦公室20xx年11月18日下發(fā)的《關(guān)于公文辦理、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔等相關(guān)規(guī)定的通知》中的附件二：《富水水庫(kù)管理局文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表》。

　　五、工作要求

　　（一）統(tǒng)一思想，形成共識(shí)。

　　開(kāi)展檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)工作，是適應(yīng)檔案工作發(fā)展，進(jìn)一步夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)，是水利事業(yè)發(fā)展、水利服務(wù)社會(huì)的迫切需要，是改善我局檔案工作面貌，進(jìn)一步規(guī)范管理、提高工作效率的重要舉措。全體機(jī)關(guān)干部職工都要高度重視此次檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)工作，充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重大意義，增強(qiáng)檔案意識(shí)，自覺(jué)配合和支持檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)工作，并在今后的工作中規(guī)范各門類檔案管理。

　　（二）各負(fù)其責(zé)，有序推進(jìn)。

　　檔案的升級(jí)達(dá)標(biāo)工作周期長(zhǎng)、頭緒多、任務(wù)重，是一項(xiàng)復(fù)雜而系統(tǒng)的工程，涉及局各科室、各單位，必須齊抓共管，密切配合才能完成。局辦公室要做好各項(xiàng)工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，聘請(qǐng)檔案局專業(yè)人員進(jìn)行具體業(yè)務(wù)指導(dǎo)，解決各種具體問(wèn)題。各責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)要在認(rèn)真研究、明確職責(zé)任務(wù)，弄清所分管的相關(guān)門類檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，及時(shí)召集工作專班成員開(kāi)會(huì)，研究具體措施，安排具體工作。對(duì)過(guò)去不規(guī)范的檔案要查缺補(bǔ)漏，集中時(shí)間和人員花大力氣進(jìn)行收集整理，并及時(shí)建立規(guī)范的管理制度。各專班在檔案收集整理過(guò)程中，加強(qiáng)與局辦公室的聯(lián)系，辦公室要聯(lián)系專業(yè)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保檔案整理質(zhì)量。

　　（三）嚴(yán)肅紀(jì)律，規(guī)范管理。凡按照本方案以及文件材料歸檔范圍的規(guī)定需收集、整理的檔案資料，局屬各科室（單位）要不折不扣、毫無(wú)保留地收集整理，移交檔案室，集中統(tǒng)一管理，任何人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。凡因檔案資料收集不配合，不支持，移交不及時(shí)、不完整而發(fā)生的遺失、損毀、泄密等問(wèn)題，要追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

　　（四）加強(qiáng)督辦，確保進(jìn)度。局檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組要認(rèn)真履行工作職責(zé)，定期進(jìn)行檢查督辦，隨時(shí)掌握各門類檔案收集整理進(jìn)展情況，檢查整理質(zhì)量，協(xié)調(diào)解決各種具體問(wèn)題，確保檔案升級(jí)工作順利進(jìn)行，按時(shí)達(dá)標(biāo)。

檔案管理方案11

　　為切實(shí)做好我街道行政區(qū)劃調(diào)整改革中的檔案工作，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《省檔案管理?xiàng)l例》以及區(qū)《關(guān)于區(qū)部分行政區(qū)劃變更工作的實(shí)施意見(jiàn)》《關(guān)于在部分行政區(qū)劃變更工作中加強(qiáng)檔案管理工作的實(shí)施辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我街道實(shí)際，制定如下工作方案。

　　一、總體要求

　　區(qū)行政區(qū)劃調(diào)整改革涉及的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)職能活動(dòng)和歷史演變的真實(shí)記錄，是備以查考的真實(shí)憑證和歷史依據(jù)，是不可再生的國(guó)家檔案資源。我街道高度重視，將檔案管理和移交處置工作納入行政區(qū)劃調(diào)整改革工作的總體部署，加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，明確工作責(zé)任，強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)，科學(xué)制定方案，建立健全檔案管理制度，做到檔案工作與行政區(qū)劃調(diào)整改革同步進(jìn)行，確保行政區(qū)劃調(diào)整改革中檔案的完整與安全。

　　二、職責(zé)任務(wù)

　　在啟動(dòng)改革時(shí)同步制定檔案管理與處置工作方案，報(bào)區(qū)檔案局審查同意后實(shí)施。明確檔案工作負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)和人員，及時(shí)做好各種門類和載體的檔案收集、整理、保管、移交和紙質(zhì)檔案數(shù)字化等處置工作，并按照規(guī)定向區(qū)檔案館移交檔案，使全部檔案得到妥善安置，確保檔案實(shí)體安全，確保按時(shí)保質(zhì)移交檔案，防止因接收不及時(shí)出現(xiàn)檔案遺失等問(wèn)題，確保國(guó)家檔案資源齊全完整。

　　三、工作步驟及工作要求

　　（一）明確檔案的歸屬與流向

　　1.檔案的處置要以維護(hù)歷史真實(shí)性和完整性為原則，機(jī)構(gòu)變動(dòng)前形成的'全部檔案為一個(gè)整體，不得分散。

　　2.續(xù)沿用原檔案全宗，確因工作需要暫時(shí)保留并入街道檔案的，必須書(shū)面報(bào)區(qū)檔案局同意后，代為保管，達(dá)到規(guī)定年限后再移交區(qū)檔案館，也可在行政區(qū)劃調(diào)整改革后辦理移交。

　　3.應(yīng)按規(guī)定及時(shí)明確機(jī)構(gòu)、人員和職能職責(zé)，完善檔案管理設(shè)備設(shè)施，建立健全檔案管理制度，有序開(kāi)展檔案工作。

　　（二）檔案移交及標(biāo)準(zhǔn)要求

　　要按照檔案歸屬與流向的規(guī)定，做好檔案的移交工作。街道為移交方，區(qū)檔案館為接收方。移交范圍為未移交至區(qū)檔案館、自行保存的歷年各類檔案（包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片、音像、實(shí)物等各種載體檔案）。移交的檔案應(yīng)規(guī)范整理，符合要求。

　　1.做好檔案的清點(diǎn)、接收工作。移交方要做好各種門類和載體檔案的收集、清點(diǎn)、整理工作，確保不重復(fù)、不遺漏，并制作交接材料(含各類交接文據(jù)、全宗卷、檢索工具)，做好檔案的清點(diǎn)、交接工作。接收方要根據(jù)清單內(nèi)容仔細(xì)清點(diǎn)、核對(duì)，并對(duì)接收的檔案及時(shí)登記在冊(cè)、歸檔整理，防止檔案丟失。

　　2.制定檔案處置工作方案。制定本單位檔案處置與管理工作方案，明確本單位檔案歸屬與流向，制定檔案處置工作時(shí)間表。檔案處置與管理工作方案應(yīng)在機(jī)構(gòu)改革方案正式公布后一周內(nèi)報(bào)區(qū)檔案局審查。

　　3.做好檔案鑒定和銷毀工作。應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定和程序組織開(kāi)展檔案鑒定和銷毀工作。鑒定工作應(yīng)按件開(kāi)展，內(nèi)容涵蓋檔案是否繼續(xù)保存(或移交)、是否開(kāi)放、是否數(shù)字化、是否解降密四個(gè)方面。涉密文件的清點(diǎn)和解密、降密工作，要按照“誰(shuí)定密，誰(shuí)解密”的原則，單獨(dú)編制涉密文件目錄，提出審核意見(jiàn)，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定移交涉密檔案。

　　4.需向區(qū)檔案館移交的，應(yīng)將紙質(zhì)檔案與數(shù)字副本一并移交。移交檔案必須按照國(guó)家有關(guān)檔案案卷質(zhì)量的要求進(jìn)行整理，“雙套制”移交和接收，做到分類科學(xué)、整理有序、編目準(zhǔn)確、檢索方便。移交檔案必須使用國(guó)家檔案局統(tǒng)一監(jiān)測(cè)的卷盒、卷皮、卷內(nèi)目錄、備考表。

　　5.移交門類及標(biāo)準(zhǔn)要求：

　　（1）文書(shū)檔案:包括行政區(qū)劃調(diào)整改革前保管的和改革過(guò)程中形成的全部文書(shū)檔案。以案卷為單位立卷歸檔的，按照《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》(國(guó)檔發(fā)〔1987〕27號(hào))《文書(shū)檔案案卷格式》(GB/T9705-20xx)要求，整理編目。以件為單位整理歸檔的，20xx年以前的按照《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-20xx要求，整理編目，20xx年以后(含20xx年)的按照《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-20xx)要求，整理編目。有專業(yè)檔案但未制定專業(yè)檔案歸檔范圍和管理辦法的單位，或因單位形成的專業(yè)檔案數(shù)量較少，不能作為單獨(dú)門類列出的，納入文書(shū)檔案進(jìn)行管理和處置。

　　（2）科技檔案:包括科研檔案、項(xiàng)目檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等。按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-20xx)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28-20xx)要求，整理編目。

　　（3）會(huì)計(jì)檔案:包括會(huì)計(jì)憑證、預(yù)算、決算報(bào)告。20xx年以前的按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)〔1998〕132號(hào))要求，整理編目，20xx年以后(含20xx年)的按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(中華人民共和國(guó)財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79號(hào))《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》(DA/T39-20xx)要求，整理編目。

　　（4）照片檔案:包括紙質(zhì)照片、膠片和數(shù)碼照片、膠片，紙質(zhì)照片、膠片按照《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-20xx)要求，整理編目;數(shù)碼照片、膠片按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T5-0014)要求，整理編目。

　　（5）音像檔案:包括錄音帶、錄像帶、光盤等。按照《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》(DA/T15-1995)《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T6-20xx)要求，整理編目。

　　（6）電子檔案與數(shù)據(jù):包括辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的反映單位職能活動(dòng)的電子文件及元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本等，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894-20xx)要求，整理編目。

　　（7）實(shí)物檔案:包括印章和各種公務(wù)活動(dòng)禮品及各部門獲得的縣級(jí)以上的綜合性榮譽(yù)獎(jiǎng)品、證書(shū)、宣傳紀(jì)念品等實(shí)物原件，依據(jù)實(shí)際情況逐件編目登記。

　　（8）人事檔案:按《干部人事檔案工作條例》辦理。

　　（9）檢索工具:包括紙質(zhì)目錄、電子目、全宗卷等。

　　（三）完善移交手續(xù)

　　移交方和接收方均要安排負(fù)責(zé)文件清點(diǎn)、整理及移交工作的人員，在未完成相關(guān)工作或未明確接替人員前原則上不作其他工作安排。移交時(shí)要認(rèn)真填寫《檔案移交清單》（附件1）（一式兩份），由檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員監(jiān)督，交接雙方在《檔案移交清單》進(jìn)行確認(rèn)并簽字、蓋章，同時(shí)各保存一份。

　　四、工作要求

　　（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。要高度重視，安排專人負(fù)責(zé)，成立以分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、檔案工作人員或其他部門的人員參加的檔案移交工作領(lǐng)導(dǎo)小組，做好此次行政區(qū)劃調(diào)整改革中的檔案清點(diǎn)、移交工作，確保檔案實(shí)體安全。

　　（二）嚴(yán)格監(jiān)督管理。此次檔案移交工作，移交雙方要加強(qiáng)監(jiān)督管理，堅(jiān)持依法依規(guī)移交，嚴(yán)格按照清單內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)、移交、簽字和蓋章，任何單位和個(gè)人不得以任何理由私藏、拒絕移交檔案等行為，嚴(yán)格按照移交程序進(jìn)行。任何人不得擅自帶走、留存、轉(zhuǎn)移、銷毀檔案，不得拒絕移交檔案或?qū)n案據(jù)為己有。造成檔案損失的，按照有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員責(zé)任。

　　（三）強(qiáng)化工作保障。為確保檔案移交工作順利完成，要做好檔案工作經(jīng)費(fèi)保障。明確檔案分管領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，及時(shí)建立專門檔案室，配備檔案柜、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器等相關(guān)設(shè)備設(shè)施，制定檔案管理、借閱利用等規(guī)章制度，做好檔案管理保護(hù)工作，確保檔案實(shí)體安全。

檔案管理方案12

　　一、指導(dǎo)思想

　　檔案管理工作是檔案提供利用的前提，檔案經(jīng)過(guò)整理，可以檢驗(yàn)收集工作的質(zhì)量，便于檔案的鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和檢索，促進(jìn)檔案工作各環(huán)節(jié)的良性運(yùn)動(dòng)。為了方便公司的檔案材料統(tǒng)一、集中、有序保存，加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益，同時(shí)促進(jìn)各部門的協(xié)調(diào)和各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，為加大檔案規(guī)范化管理力度，更有效地積累、保護(hù)和利用我公司檔案資源，更好地為公司生產(chǎn)銷售等發(fā)展服務(wù)，現(xiàn)按照安徽省檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的要求，結(jié)合我公司的工作實(shí)際，特制訂實(shí)施方案如下：

　　一、成立檔案整理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定檔案的分類方案，保管期限表和歸檔范圍。

　　二、對(duì)單位的文件材料做認(rèn)真的收集、分類、劃期、立卷歸檔。

　　三、按照不同類別及其相互關(guān)系，進(jìn)行合理的排列歸類。

　　四、編寫檔案案卷目錄等檢索工具及編研工作，有序地為檔案的提供利用工作服務(wù)。

　　二、檔案的.保存

　　1、保存地點(diǎn)：辦公室檔案柜

　　3、保存的具體方法見(jiàn)******科技有限公司檔案管理制度規(guī)定。

　　三、實(shí)施步驟

　　(一)準(zhǔn)備階段(20xx年11月-20xx年 12月)

　　1、考察學(xué)習(xí)，借鑒經(jīng)驗(yàn)。由公司分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)，辦公室相關(guān)人員參加，協(xié)同檔案管理員建立檔案室。同時(shí)檔案管理員自身加強(qiáng)對(duì)檔案管理的學(xué)習(xí)，逐步落實(shí)具體計(jì)劃實(shí)施方案。

　　2、嚴(yán)格執(zhí)行和完善安徽****科技有限公司制度。根據(jù)國(guó)家檔案局，結(jié)合我局實(shí)際，在深入調(diào)查的基礎(chǔ)依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《安徽省檔案管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定上，完善公司文件材料分類方案、歸檔范圍和保管期限表，為歸檔文件材料的收集整理提供參照依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。

　　3、成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。為確保公司檔案目標(biāo)管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，成立檔案部組長(zhǎng)，公司相關(guān)成員、公司各部(單位)主要負(fù)責(zé)人及相關(guān)責(zé)任成員的檔案管理達(dá)標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，組織實(shí)施我公司檔案管理實(shí)施工作。領(lǐng)導(dǎo)小組主要負(fù)責(zé)全公司人員的統(tǒng)一協(xié)調(diào)、項(xiàng)目論證、任務(wù)安排、經(jīng)費(fèi)使用監(jiān)督和協(xié)商聯(lián)系等檔案管理工作。

　　4、召開(kāi)檔案組成立大會(huì)。召開(kāi)由相關(guān)責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)、中層以上干部和責(zé)任人組成成員參加的檔案檔案工作動(dòng)員會(huì)，安排介紹公司檔案管理工作的規(guī)定及實(shí)施方案。同時(shí)，組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)《檔案法》及相關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。

　　(二)實(shí)施計(jì)劃(20xx年 1月-20xx年2 月)

　　1、收集整理各門類檔案資料。

　　(1)文書(shū)文件材料的收集整理

　　按照歸檔范圍對(duì)20xx至20xx文書(shū)文件材料進(jìn)行收集整理，對(duì)已經(jīng)歸檔整理的文書(shū)案卷，按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全面系統(tǒng)檢查整改，進(jìn)一步規(guī)范。

　　(2)生產(chǎn)檔案

　　自生產(chǎn)投產(chǎn)以來(lái)文件、資料和圖紙，和其它相關(guān)圖紙等進(jìn)行重新裝盒、編號(hào)整理。

　　(3)會(huì)計(jì)檔案收集齊全，進(jìn)一步規(guī)范。

　　(4)聲像、圖片文件材料的收集整理

　　對(duì)我公司在工作中形成的反映歷史面貌及工作職能的重要會(huì)議、重大活動(dòng)、工作成果包括生產(chǎn)成果、專利申請(qǐng)、工程管理、科研培訓(xùn)、專家(政務(wù)要員)考察來(lái)訪等類型的聲像、圖片資料進(jìn)行收集和規(guī)范整理。

　　(5)電子文檔文件材料的收集

　　對(duì)一部分整理不規(guī)范，散存在科室單位和個(gè)人手中的電子文檔等進(jìn)行收集和保護(hù)，規(guī)范整理。

　　(6)實(shí)物材料的整理

　　對(duì)我公司獲得的獎(jiǎng)證、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)品等具有保存價(jià)值的實(shí)物進(jìn)行收集，分類存放檔案室。

　　2、制定和完善檔案管理制度。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》等有關(guān)文件規(guī)定，建立健全歸檔、保管、保密、鑒定銷毀、統(tǒng)計(jì)和利用等檔案規(guī)章制度。同時(shí)結(jié)合本公司工作實(shí)際，制定相關(guān)門類資料的管理辦法，如會(huì)計(jì)檔案、電子文本及圖片等，進(jìn)一步規(guī)范各門類檔案資料的整理。完善《檔案人員崗位責(zé)任制》、《立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案查閱須知》等制度。

　　3、做好檔案信息編研工作。編寫全宗介紹、立卷、說(shuō)明、組織沿革、大事記、主要業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)數(shù)字匯編，整理專題匯集、發(fā)文匯集等參考資料，收集統(tǒng)計(jì)檔案工作基本情況，編制案卷目錄、案卷文件目錄等檢查工具。

　　4、完善基礎(chǔ)設(shè)施，改善檔案保管條件。一是檔案室的位置、防護(hù)結(jié)構(gòu)要求進(jìn)行檢查維護(hù)。二是購(gòu)置安裝、標(biāo)準(zhǔn)擺放檔案密集架，合理安排檔案庫(kù)房、閱檔室(榮譽(yù)室)和檔案人員辦公室，做到“三分開(kāi)”;配齊檔案柜、防磁柜、空調(diào)、抽濕機(jī)、裝訂機(jī)、刻錄機(jī)、電腦、吸塵器、溫濕度計(jì)、防光窗簾等設(shè)備設(shè)施，達(dá)到防塵、防光、防鼠、防蟲(chóng)等八防要求。三是將檔案管理的相關(guān)制度上墻，整理好的各門類檔案上架入庫(kù)保管。

檔案管理方案13

　　按照中共市區(qū)委辦公室、市區(qū)人民政府辦公室《關(guān)于印發(fā)的通知》的具體要求，結(jié)合工作實(shí)際，制定區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局績(jī)效管理工作方案。

　　一、指導(dǎo)思想

　　為認(rèn)真貫徹落實(shí)區(qū)委、區(qū)政府績(jī)效管理和績(jī)效考評(píng)工作的安排部署，全面實(shí)施“一二三”發(fā)展戰(zhàn)略，積極引導(dǎo)和推動(dòng)本系統(tǒng)績(jī)效管理和績(jī)效考評(píng)工作，堅(jiān)持高質(zhì)量發(fā)展落實(shí)趕超，充分發(fā)揮引領(lǐng)導(dǎo)向和督促落實(shí)作用，增強(qiáng)發(fā)展意識(shí)和擔(dān)當(dāng)意識(shí)，奪取統(tǒng)籌疫情防控和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展雙勝利。

　　二、組織領(lǐng)導(dǎo)

　　區(qū)局成立績(jī)效管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，局長(zhǎng)、黨組書(shū)記任組長(zhǎng)，黨組其他成員任副組長(zhǎng)，各所、機(jī)關(guān)各股室負(fù)責(zé)人為小組成員，徐冰副局長(zhǎng)具體牽頭負(fù)責(zé)日常相關(guān)工作。

　　三、工作內(nèi)容

　　（一）責(zé)任分解。對(duì)20xx年績(jī)效管理工作目標(biāo)進(jìn)行細(xì)化分解，提出明確的質(zhì)量和進(jìn)度要求，建立責(zé)任分解、責(zé)任公示、責(zé)任追究等制度，促進(jìn)工作目標(biāo)的落實(shí)。

　　1.業(yè)務(wù)工作實(shí)績(jī)“一級(jí)指標(biāo)”12項(xiàng)，分值65分。其中，反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)和價(jià)格監(jiān)督管理股及網(wǎng)絡(luò)交易監(jiān)督管理股合并1項(xiàng)計(jì)4分、登記注冊(cè)和行政審批股1項(xiàng)計(jì)4分、信用監(jiān)督管理股及廣告監(jiān)督管理股合并1項(xiàng)計(jì)8分、消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)股1項(xiàng)計(jì)6分、特種設(shè)備安全監(jiān)察股1項(xiàng)計(jì)5分、質(zhì)量監(jiān)督管理股及標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量股合并1項(xiàng)3分、藥械化監(jiān)督管理股1項(xiàng)計(jì)8分、食品生產(chǎn)安全監(jiān)督管理股1項(xiàng)3分、食品流通安全監(jiān)督管理股1項(xiàng)計(jì)3分、餐飲服務(wù)食品安全監(jiān)督管理股1項(xiàng)計(jì)8分、食品安全綜合協(xié)調(diào)股1項(xiàng)計(jì)10分、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商標(biāo)監(jiān)督管理股合并1項(xiàng)計(jì)3分。

　　2.自身建設(shè)“一級(jí)指標(biāo)”4項(xiàng)，分值35分。其中：“從嚴(yán)治黨”分值9分（人事教育股計(jì)9分)；“民主行政”分值9分（人事教育股計(jì)4分，辦公室計(jì)3分，財(cái)務(wù)計(jì)2分）；“依法行政”分值9分（法規(guī)計(jì)6分，財(cái)務(wù)計(jì)1分，辦公室/人教計(jì)2分）；“機(jī)關(guān)效能”計(jì)8分（人事教育股計(jì)2分、登記注冊(cè)和行政審批股計(jì)1分、辦公室計(jì)2分、信用監(jiān)督管理股計(jì)2分、食品安全綜合協(xié)調(diào)股/食品流通安全監(jiān)管股計(jì)1分）。“工作創(chuàng)新”及“工作獎(jiǎng)懲”由辦公室負(fù)責(zé)匯總。

　　3.各股室圍繞“一級(jí)指標(biāo)”進(jìn)行工作目標(biāo)細(xì)化，進(jìn)一步要求明確工作數(shù)量、質(zhì)量、進(jìn)度和預(yù)期效果。

　　4.全面開(kāi)展系統(tǒng)內(nèi)部績(jī)效管理，對(duì)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)開(kāi)展績(jī)效考評(píng)，考評(píng)結(jié)果將作為本單位內(nèi)部評(píng)優(yōu)評(píng)先的重要依據(jù)。

　　（二）運(yùn)行監(jiān)控。加強(qiáng)對(duì)績(jī)效目標(biāo)實(shí)現(xiàn)進(jìn)展情況的跟蹤監(jiān)控，分階段定期進(jìn)行檢查分析。20xx年12月25日前，各責(zé)任單位要將績(jī)效運(yùn)行情況形成分析材料通過(guò)一體化平臺(tái)報(bào)至辦公室。績(jī)效管理領(lǐng)導(dǎo)小組要定期召開(kāi)績(jī)效情況分析會(huì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)績(jī)效運(yùn)行中存在的問(wèn)題，研究解決辦法，對(duì)于不能按時(shí)保質(zhì)完成的，要加強(qiáng)督促確保逐項(xiàng)落實(shí)。

　　（三）績(jī)效自評(píng)。各責(zé)任單位要根據(jù)工作實(shí)際自覺(jué)開(kāi)展評(píng)析。績(jī)效工作檢查期間，各單位要積極配合做好迎評(píng)工作。

　　四、工作要求

　　（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。各單位要深刻認(rèn)識(shí)績(jī)效管理工作的'重要性和必要性，不斷強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，確保績(jī)效管理工作順利、有序開(kāi)展。

　　（二）精心組織。各單位要科學(xué)合理地確定年度績(jī)效工作目標(biāo)，定期加強(qiáng)內(nèi)部檢查，在工作中，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題，及時(shí)調(diào)整工作方向和思路，確保今年績(jī)效管理工作取得新的提升。

　　（三）注重實(shí)效。各單位要以績(jī)效評(píng)估為抓手，以求真務(wù)實(shí)的作風(fēng)和勇于創(chuàng)新的精神，不斷改進(jìn)工作方法，切實(shí)抓好績(jī)效管理和績(jī)效評(píng)估工作，促進(jìn)職能職責(zé)的落實(shí)和工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

檔案管理方案14

　　水利工程建設(shè)涉及的信息量大，檔案分類復(fù)雜，參與單位眾多，所以建立規(guī)范化的水利工程檔案管理對(duì)于工程的順利完成和后期的維護(hù)都具有舉足輕重的作用。然而在實(shí)際的工作中，雖然水利工程檔案管理工作已經(jīng)納入了工程建設(shè)的計(jì)劃范圍之內(nèi)，但是仍存在檔案管理與工程建設(shè)不同步，存在檔案質(zhì)量方面的問(wèn)題；檔案分類不明確，檔案管理員專業(yè)能力不足的問(wèn)題；檔案應(yīng)用不規(guī)范，檔案丟失、檔案信息不準(zhǔn)確問(wèn)題等。因此，加強(qiáng)水利工程檔案管理工作迫在眉睫，必須采取有效措施提升水利工程檔案管理水平。

　　1水利工程檔案管理在水利工程建設(shè)中的重要性

　　水利工程檔案能夠詳細(xì)記錄水利工程建設(shè)的全過(guò)程，并把所有建設(shè)施工的企業(yè)、材料、設(shè)計(jì)圖等歸納分類保管起來(lái)，保證工程建設(shè)的信息資源完成，具有實(shí)用價(jià)值。在水利工程檔案管理過(guò)程中，不斷完善管理方式和采用先進(jìn)的管理方法是水利工程檔案管理的核心內(nèi)容，要遵循水利工程的特點(diǎn)和規(guī)律，將檔案有序化建檔，統(tǒng)一管理，提高檔案的可利用價(jià)值。

　　檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是水利工程?n案管理的目標(biāo)，要達(dá)到這一目標(biāo)就必須將檔案管理與水利工程建設(shè)保持同步，甚至要優(yōu)先于工程建設(shè)，通過(guò)點(diǎn)滴資源的整理和應(yīng)用，能夠?yàn)轫?xiàng)目決策、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理和項(xiàng)目維護(hù)提供直接參考。水利工程檔案貫穿水利工程建設(shè)和后期管理的全過(guò)程，所以每一個(gè)小的參數(shù)的準(zhǔn)確性都是項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵，因此在檔案管理中，細(xì)節(jié)尤為重要，要保證檔案資料的完整性，才能夠發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)找到解決問(wèn)題的方法，幫助水利工程施工和使用提高質(zhì)量與效率。

　　2水利工程檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

　　目前水利工程檔案管理工作在諸多的水利工程項(xiàng)目中都已經(jīng)納入計(jì)劃之中，并且成立了專門的檔案管理室，有效地提高了工程項(xiàng)目建設(shè)信息的收集和整理能力。但是，由于一些水利工程檔案管理工作不到位，人員配置不合理，檔案使用制度不健全導(dǎo)致檔案管理水平低，操作失誤和檔案丟失問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。

　　2.1水利工程檔案管理質(zhì)量問(wèn)題

　　水利工程檔案的質(zhì)量與水利工程的質(zhì)量具有直接的聯(lián)系，水利工程檔案是質(zhì)量監(jiān)督與檢查的重要參考依據(jù)，通常水利工程都是由若干個(gè)子工程構(gòu)成，根據(jù)施工進(jìn)度，每完成一項(xiàng)工程都需要進(jìn)行質(zhì)量等級(jí)評(píng)定和驗(yàn)收，這時(shí)水利工程檔案則是重要的評(píng)定依據(jù)，然而一些工程的水利工程檔案完全不可用，這主要是由于檔案與工程建設(shè)不同步，往往都是工程完成后，集中對(duì)工程檔案進(jìn)行采集和分類，這導(dǎo)致檔案內(nèi)容與工程建設(shè)的內(nèi)容不完整，工程施工數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，這加大了工程的質(zhì)量評(píng)定難度。同時(shí)，檔案的分類與案卷形式不規(guī)范，在對(duì)工程進(jìn)行針對(duì)性分析時(shí)，檔案無(wú)法起到有效的參考價(jià)值，甚至一些施工單位不能及時(shí)上報(bào)檔案材料，導(dǎo)致部分工程無(wú)法找到評(píng)定依據(jù)。

　　2.2水利工程檔案管理人員配置問(wèn)題

　　水利工程與其他工程在施工過(guò)程和施工管理上有很大的差別，而水利工程檔案管理人員必須要求對(duì)水利工程的施工建設(shè)足夠熟悉，能夠?qū)n案科學(xué)分類，根據(jù)項(xiàng)目的施工過(guò)程進(jìn)行有序的管理。而現(xiàn)實(shí)檔案管理人員往往都是臨時(shí)抽調(diào)的非專業(yè)人員，他們的工作具有被動(dòng)性特點(diǎn)，都是由施工企業(yè)將檔案移交過(guò)來(lái)，才開(kāi)展檔案的分類和管理，沒(méi)有積極參與到工程項(xiàng)目建設(shè)之中，這往往會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)等問(wèn)題，對(duì)一些隱蔽工程難以找到有效的檔案與其對(duì)應(yīng)，嚴(yán)重影響了工程的質(zhì)量驗(yàn)收。

　　2.3水利工程檔案管理規(guī)范性問(wèn)題

　　水利工程檔案的管理與領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有直接的關(guān)系，由于領(lǐng)導(dǎo)的`重視程度不夠，對(duì)于檔案管理規(guī)定宣傳不夠，下級(jí)部門貫穿不到位，導(dǎo)致工程檔案流向不明確，檔案管理不連續(xù)問(wèn)題的出現(xiàn)。加之水利工程人員流動(dòng)比較大，參與單位眾多，對(duì)于檔案的調(diào)用沒(méi)有明確的制度約束，導(dǎo)致借出的檔案無(wú)法收回，給檔案管理工作造成很大的損失。這些問(wèn)題都是由于水利工程檔案管理不規(guī)范所造成的，所以提高水利工程檔案管理水平必須從流程和制度上建立科學(xué)的和強(qiáng)制的體系才能提高水利工程檔案管理水平。

　　3提升水利工程檔案管理水平的方法

　　水利工程檔案管理的水平直接關(guān)系到工程的建設(shè)、監(jiān)理、評(píng)級(jí)與后期的應(yīng)用與維護(hù)，所以提升水利工程檔案管理水平要循序漸進(jìn)，逐步完善水利工程檔案管理體系，并在工作中不斷創(chuàng)新、不斷發(fā)展，使水利工程檔案管理工作發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。本文提出提升水利工程檔案管理水平的方法是從實(shí)際應(yīng)用的角度出發(fā)，首先，完善水利檔案管理制度和流程，建立規(guī)范化的水利檔案管理體制；其次，加強(qiáng)檔案管理的重視力度，建立層級(jí)負(fù)責(zé)的檔案人員管理組織結(jié)構(gòu)；最后，提高檔案管理的技術(shù)水平，將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，提高檔案管理的效率。

　　3.1建立水利工程檔案管理規(guī)范化體制

　　水利工程檔案管理的規(guī)章制度和管理辦法是提高水利工程檔案管理水平的重要指導(dǎo)，要建立符合工程檔案自身發(fā)展規(guī)律的規(guī)范化體制，從檔案管理的操作、監(jiān)督和使用三個(gè)方面建立具體的申報(bào)審批制度，保證檔案的及時(shí)采集與整理歸檔，并有效地進(jìn)行監(jiān)督。在使用過(guò)程中，必須主管部門領(lǐng)導(dǎo)審批才能夠調(diào)用水利工程檔案，對(duì)檔案進(jìn)行跟蹤，按照檔案使用期限及時(shí)收回檔案，保證檔案不會(huì)丟失。

　　3.2建立層級(jí)責(zé)任制檔案管理組織結(jié)構(gòu)

　　檔案管理要由專門的部門進(jìn)行管理，由工程項(xiàng)目的主要領(lǐng)導(dǎo)具體抓檔案管理業(yè)務(wù)，通過(guò)層級(jí)的責(zé)任任務(wù)分配，提高檔案管理的統(tǒng)籌安排水平，檔案管理要上下級(jí)逐層監(jiān)督，保證檔案的完整性和有效性，在項(xiàng)目竣工后能夠通過(guò)施工檔案與工程一一對(duì)應(yīng)，為工程項(xiàng)目的質(zhì)量保駕護(hù)航。此外，要加強(qiáng)檔案管理人員能力水平的培養(yǎng)，使其檔案管理水平與實(shí)際工作能力相匹配，保證檔案管理跟水利工程項(xiàng)目建設(shè)在同一水平線上，能夠真實(shí)地展現(xiàn)水利工程建設(shè)的全過(guò)程。

　　3.3建立信息化檔案管理體系

　　隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，在水利工程檔案管理中利用信息化技術(shù)，提升檔案管理水平已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，將原有的人工操作，轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)操作，不僅降低了檔案管理的失誤率，提高檔案管理的效率，并且提高檔案分類、檔案使用等方面的技術(shù)水平。目前，水利工程檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)在很多水利工程中應(yīng)用，以電子形式進(jìn)行檔案管理更加便于管理和應(yīng)用，這對(duì)于提高檔案管理水平具有非常重要的價(jià)值。