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計算機網絡技術對高校檔案管理的應用論文
摘要：伴隨著社會發展速度的逐步加快，計算機技術也隨之得以快速發展，并在各個領域發揮了極為關鍵的作用，特別是在高校檔案管理中取得了較好的應用效果，促使檔案管理逐步趨于信息化。高校檔案管理是學校管理的重點所在，運用計算機網絡技術對其進行科學、高效的管理意義重大。本文詳細闡述了目前高校檔案管理的現狀，并針對管理的弊端提出了結合計算機網絡技術的解決方案，希望進一步推動高校檔案管理逐步完善。
關鍵詞：計算機網絡技術；高校檔案管理；應用
計算機網絡技術在我國各個領域的應用中取得了相對較好的效果，從某種程度而言對我國社會發展起到了巨大的促進作用。近些年來，我國高校檔案管理內容正在不斷增加，傳統的檔案管理模式已經不能適應現代社會的發展需求，很多高校引進計算機網絡技術運用到檔案管理中。本文主要探討了高校檔案管理應用網絡技術的具體情況，并針對應用過程中存在的弊端提出完善策略，從而希望可以促進檔案管理工作獲得更好的效果。
一、高校檔案管理的現狀分析
從目前情況分析，我國高校檔案管理存在一定的弊端，具體表現在如下三個方面：第一，紙質版檔案仍在過度使用，這也是以往檔案管理的主要形式，需要投入大量的人工進行整理歸檔，然而在保存過程中極易出現損壞現象，不適用于長期存儲；第二，保存方式存在問題，其中比較明顯的標志就是檔案無法實現統一管理，而且相對比較散亂，更關鍵的是查詢起來相對比較費勁，不存在統一規范，無法有效歸納分類，這就導致重復檔案的出現，資源未能有效利用；第三，學校領導并未予以重視，高校檔案管理過于落后，而且檔案管理工作過于復雜，高校領導對這一方面的工作基本上一帶而過，對檔案管理的投入并不多，導致管理人員力不從心，致使很多檔案未能及時分類，不能發揮其應有的作用。
二、高校檔案管理運用計算機網絡技術的優勢
1.實現檔案分類歸檔。隨著計算機網絡管理技術在高校檔案管理中的應用，檔案管理工作獲得了最佳的管理效果，借助信息化技術，檔案信息收集工作更快速便捷，并且核對工作也大大提升效率。與此同時，由于學校存在多個部門，以往檔案管理由此受到約束，但是信息化技術的應用有效解決這一弊端，將不會受到時間和地點限制，通過網絡傳送電子文件，然后將檔案送至管理處。除此之外，借助網絡技術還能實現多種功能，比如數據信息錄入，借助計算機網絡技術，檔案信息管理不斷優化，而且更加便捷可靠，這對于檔案管理人員而言也是比較重要的，節省時間與精力，而且最關鍵的是檔案管理更為齊全。從檔案室層面分析，網絡信息技術能夠及時準確獲取資源信息，最重要的是確保信息實效性，繼而大大提升檔案利用率。2.實現資源共享。高校檔案管理中，與之相關的部門借助信息技術能夠確保檔案管理工作更妥善地完成，而且更有效地實現信息的共享，比如目錄、檔案卷、數據庫等，除此之外，還能實現信息檢索功能，促使檔案信息查詢更加快速方便，提升數據庫信息提取速度，存儲也更加科學、便利。此外，計算機應用于高校檔案管理可謂是益處多多，不僅能夠確保數據快速傳輸，而且還能節省中間環節，快速到達檔案管理部門，從根本上改善檔案管理效率低的現狀。3.打破檔案管理單一化需求，以往的檔案管理存在一定的弊端，通常會受到時間與空間的限制，檔案信息管理需求相對單一，無法滿足所有用戶，從而降低檔案管理利用效率。但是伴隨計算機技術的應用，這一問題得到了解決，其主要是以安全保密為基礎，借助信息化管理手段，讓檔案信息查詢不再困難，打破時間以及空間上的約束。此外，還有利于各大高校之間的相互交流。
三、計算機網絡技術應用于高校檔案管理中的具體對策
1.優化檔案管理機制。高校檔案管理運用計算機網絡技術實現信息化管理，必須制定相對應的管理機制，只有具備完善的管理機制才能推動檔案信息化管理的科學性。而管理體制的頒布必須嚴格執行，相關領導必須強化監督和控制，同時要完善教育和激勵措施，有效管理檔案管理工作，進一步實現科學化管理。高校檔案管理必須以管理機制為前提，加快檔案事業發展，以此確保檔案管理工作取得良性的效果，無論是在收集整理方面，還是在立卷保管方面，保障每個環節協調發展，積極提升管理者業務素質，提升高校檔案管理效率。2.提升管理者素質，完善管理服務能力。計算機網絡技術發揮作用還需要相關人員的全力配合方能取得較好的效果，因而檔案管理人員能力與水平的提升也是非常關鍵的，他們需要掌握信息化管理的相關知識，樹立良好的服務信念，強化服務意識，從而大幅度提升檔案管理質量與水平。從某種意義而言，檔案管理實現高質量與管理者關系密切，因而對于高校而言必須對檔案管理引起足夠的重視，構建整體業務水平較高的管理團隊。他們不僅要具備檔案管理的相關知識，而且還需掌握與信息化檔案管理相關的技術，能夠有效運用計算機，從而進行檔案信息收集、整理、分類、組卷等等，除此之外，還需培養檔案管理人員的綜合能力，比如計算機終端運用、數據錄入、構建數據庫以及網絡管理等能力，高校還需加強對檔案管理人員技能培養，這樣才能做到與時俱進。從整體角度分析，高素質的工作隊伍必將會帶來高效率的工作。教育培訓與計算機網絡技術的引用應該是并存的，這樣才能確保管理人員能夠具備良好的素養、完善的職業技能，對信息化管理的各項工作能夠有序開展，同時強化責任意識，從思想上意識到高校檔案管理的重要性，這樣才能促進高校檔案管理工作能夠取得更好的效果。3.構建檔案管理信息庫。高校檔案管理是一項長期且艱巨的管理工作，伴隨著計算機技術的應用，信息化管理已經成為檔案管理的主流趨勢，但是由于檔案信息資源相對較多，因而必須構建檔案信息庫，將檔案信息整理存儲以便之后的查詢使用。檔案信息庫伴隨計算機技術的不斷進步需要逐步完善，這樣才能確保檔案信息庫資源的實效性，并得以有效使用。檔案信息需歸納整理，合理分類歸檔，借以保障檔案信息提取真實有效。除此之外，還需做好相應的維護工作，檔案信息庫需定期進行檢查，及時更新信息，以保障檔案信息的安全性，從而確保檔案信息服務內容真正服務于高校。總之，計算機技術在高校檔案管理中的應用效果甚好，提升檔案管理效率，主要表現在信息收集、加工、處理以及利用等方面，保障檔案信息資源能夠真正發揮其價值，促使高校檔案管理更加完善且不斷優化。從某種角度而言，檔案信息管理借助計算機網絡技術，更趨于便捷化、智能化、網絡化，從而實現資源共享，大幅度提升了高校檔案管理的實效性。
四、結語
綜上所述，高校檔案管理中運用計算機網絡技術，可以從根本上改善高校檔案管理的弊端及弱勢，促使檔案管理工作實現信息化、網絡化以及智能化。本文詳細闡述了高校檔案管理工作的現狀，具體闡述了計算機網絡技術應用于檔案管理中的實際效益，并論述了計算機網絡技術在高校檔案工作中的具體應用，希望可以為提高高校檔案管理水平提供一定的借鑒。
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