- 相關推薦
文件整理歸檔的辦公自動化技術
文件整理歸檔的辦公自動化技術【1】
【摘 要】 根據(jù)目前辦公自動化的文件檔案管理存在的問題，提出從硬件建設上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，堅持“自學為主，培訓為輔”模式，逐步形成可持續(xù)終身教育機制，提高檔案管理人員的業(yè)務技能，做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。
【關鍵詞】 文件 整理 歸檔 辦公自動化技術
文件檔案是檔案管理工作的重要組成部分，它記載了社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著各個時期的問題處理、領導決策、基本建設、研究開發(fā)等方面的過程和成果。
隨著社會的進步、形勢的發(fā)展，如何提高文件檔案管理水平，及時、準確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發(fā)展的新形勢，這是文件檔案管理工作的新課題，而文件檔案管理的辦公自動化又為檔案工作揭開了新的篇章。
下面就文件檔案管理的辦公自動化問題談一點粗淺的認識。
1 文件檔案辦公自動化管理的基本概念
科學技術的發(fā)展特別是辦公自動化的應用，給文件檔案管理帶來了巨大的變化。
對電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案管理，這種電子文件涉及到了檔案管理的工作，同時也豐富了檔案管理工作的內容。
我們講不管是對紙質文件的管理，還是對電子文件的管理，客觀的事實是：“歸檔”使文件轉化為檔案，“文件轉化為檔案也算是一事物轉化為另一事物的質變”。
傳統(tǒng)的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，紙質檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則。
如文件的立卷歸檔制度;文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文件工作和檔案工作的結合點。
文件形成后，由文件部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。
而辦公自動化是指以電子計算機為核心的各種現(xiàn)代化辦公技術與設備，并且能夠迅速、準確地處理各種信息，提高辦公效率。
應用計算機后，電子文件取代了以往的紙質文字材料，它是由擬稿者直接“寫”在硬盤上，并在硬盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)庫中，由檔案人員、技術人員、決策人員所共享。
這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。
而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機硬盤或光盤中。
因此，它對計算機有很強的依賴性。
如果歸檔，必須以硬盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
辦公自動化為人類社會進入知識經(jīng)濟時代，改變傳統(tǒng)的辦公手段與方式，收集、存貯、使用與日俱增的大量信息提供了有效的手段，同時也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。
文件檔案的辦公自動化應用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。
2 文件檔案辦公自動化管理的優(yōu)點
2.1 辦公效率大幅提高
計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優(yōu)點。
在以往的文件檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚;分類、統(tǒng)汁準確無誤，結果是又費時，又費力。
在應用了計算機軟件處理后，使文件資料的收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.2 文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成了文件和信息查找困難。
運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。
隨著計算機及其網(wǎng)絡技術的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，保證了很高的查全率和查準率，且不受空間的限制。
還可以通過網(wǎng)絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案管理部門的概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。
2.3 電于文件保存的穩(wěn)定性
與紙質文件檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。
紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應，在文件檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。
而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD、EVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。
這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。
2.4 提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。
同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網(wǎng)絡技術下，直接通過網(wǎng)絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
3 文件檔案辦公自動化管理存在的問題
3.1 電子文件保密性受很大的限制
電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。
電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增加內容和刪改內容，但其內容發(fā)生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難增大。
電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。
以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網(wǎng)上竊密技術的不斷完善，進入網(wǎng)絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。
3.2 對文件檔案的管理人員要求更高
對電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法的管理人員所能勝任的。
也不是僅僅懂得電子計算機技術或數(shù)據(jù)通信技術的人員所能勝任的。
這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。
實現(xiàn)檔案信息辦公自動化，管理人員要有較高的知識層次和先進的計算機技術，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前情況來看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案信息處理的復合型人才更是奇缺，大部分檔案管理人員的現(xiàn)代化計算機水平偏低，甚至還有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。
盡管我們引進了現(xiàn)代化計算機設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就更談不上檔案信息電子化了。
4 文件檔案辦公自動化管理技術的探討
4.1 辦公自動化系統(tǒng)內、外網(wǎng)隔離技術
在內部辦公自動化網(wǎng)絡和外網(wǎng)之間，設置物理隔離，以實現(xiàn)內外網(wǎng)的隔離是保護辦公自動化網(wǎng)絡安全最主要、最有效、最經(jīng)濟的措施之一。
第一層隔離防護措施是路由器。
路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。
可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些有規(guī)定的地址進人辦公自動化網(wǎng)絡。
第二層隔離防護措施是防火墻。
大多數(shù)防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡的數(shù)據(jù);管理進、出網(wǎng)絡的訪問行為;封堵某些禁止的業(yè)務;記錄通過防火墻的信息內容和活動;對網(wǎng)絡攻擊的檢測和告警。
4.2 提高文件檔案管理人員的綜合素質
文件檔案管理人員的綜合素質，不是一個簡單的問題，我們認為;一是要從硬件建設上下功夫，不斷改善計算機的硬環(huán)境，尤其是計算機的運算速度、傳輸能力、存儲容量、局域網(wǎng)的服務器、防火墻屏蔽隔離效果、密碼設置技術等等都要不斷更新。
二是以“自學為主，培訓為輔”的模式，逐步形成可持續(xù)終身教育機制，保證檔案人員計算機技術，隨時代變化而不斷提高。
通過培訓不斷學習獲取、更新文件檔案的計算機管理技術，直至熟練運用達到增強業(yè)務技能、提高管理水平的效果。
三是加大檔案部門之間、區(qū)域之間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。
通過交流學習兄弟單位和科(室)利用檔案資源進行轉化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，運用網(wǎng)絡、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。
4.3 做好電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略
新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件進行接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。
也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，而且，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失，使之與紙質文件一樣發(fā)揮效用。
4.4 做好文件檔案專用計算機的反病毒技術防護工作
文件檔案的辦公自動化管理工作，其主要應用工具就是我們的計算機，網(wǎng)絡、服務器，而計算機的反病毒技術防護工作即非常重要、又多種多樣，這里主要介紹我們經(jīng)常使用的和非常重要的幾種防護技術：(1)進行主動的反病毒軟件設置;使用諸如卡巴斯一類的反病毒軟件，對我們的計算機進行有效保護;進行文件、郵件，Wed的反病毒設置，以及建立“主動防護”措施的“程序活動分析”、“程序完整性保護”、“注冊表防護”。
(2)建立計算機病毒防范措施;利用硬件設置始終從硬盤啟動計算機、避免文件對拷、慎重對待下載程序、警惕電子郵件及其附件、防范宏病毒、注意文件的備份與還原技術。
(3)進行計算機安全的高級別設置。
(4)賬戶及其密碼管理;禁止Guest賬戶、限制賬戶的個數(shù)、開啟用戶策略、設置屏幕保護密碼。
(5)進行數(shù)據(jù)文件安全設置;禁用默認共享、經(jīng)常備份、正確設置文件共享權限、防止文件名欺騙。
5 結語
根據(jù)辦公自動化文件檔案管理存在的問題，做好電子文件的技術處理及其保護工作，實施電子文件管理的新技術，新思想和新戰(zhàn)略，為提高檔案管理人員的業(yè)務技能奠定基礎，的確是非常必要的，又是非常重要的。
參考文獻：
[1]鄧邵興.《檔案管理學》.中國人民大學出版社.
[2]董永昌.《電子文件與檔案管理》.百家出版社.
高校辦公自動化環(huán)境下電子文件歸檔的思考【2】
[摘要] 闡述了高校辦公自動化環(huán)境下電子文件的特點及高校電子文件管理方面存在的問題。
從提前介入、制定管理標準、整合管理部門、加強日常管理和軟、硬件等方面，對如何做好高校電子文件歸檔提出建議對策。
[關鍵詞] 辦公自動化 電子文件 檔案
隨著社會信息化進程的加快和現(xiàn)代網(wǎng)絡技術的發(fā)展，越來越多的高校開始實行辦公自動化。
在辦公自動化實行過程中必將產(chǎn)生大量電子文件，并將成為新生成文件的主體。
電子文件是數(shù)字檔案館信息資源的重要來源，是數(shù)字檔案館管理的主要對象。
但目前，高校電子文件的歸檔工作還沒有得到足夠的重視，很多管理、教學、科研方面形成的電子文件游離于檔案的管理之外，給高校檔案數(shù)字化建設工作造成了一定的障礙。
因此，做好高校電子文件歸檔工作顯得刻不容緩。
一、電子文件及其特點
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。
它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙，等等。
與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：(1)電子文件具有紙質文件和其它文件無可比擬的優(yōu)越性，即快捷性。
電子文件起草修改、定稿、收發(fā)傳遞都在網(wǎng)上進行，尤其是文件的修改、復制、粘貼、移動更加便捷，進一步提高了工作的效率和質量。
(2)電子文件具有對設備的依賴性。
離開了計算機及相應的軟件，電子文件就無法生成、傳遞、識別。
也就是說，特定電子文件是依賴特定的設備和特定的軟件而存在的。
(3)電子文件的易更改性。
電子文件可以在不同的計算機中間傳遞，也可以在不同的載體之間相互復制，很容易被人為的修改;電子文件容易遭受病毒的侵襲，一旦感染上病毒，電子文件就會被破壞，部分喪失或全部喪失應有的作用。
(4)電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、高校電子文件管理存在的問題
目前，高校電子文件管理仍不夠成熟，處于初探實踐階段，主要存在以下問題：
1.電子文件實際管理中缺少成熟的規(guī)范和標準
在具體管理實踐中，傳統(tǒng)文件的管理如管理的基本原則、歸檔范圍、歸檔時間、組卷方法、著錄格式、保管條件等，往往難以適用于電子文件的管理。
國家雖已制定、推行《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔與管理與規(guī)范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等標準和規(guī)范，但由于電子文件涉及的技術環(huán)境較復雜，對設備有很強的依賴性，而計算機軟硬件技術的發(fā)展又是日新月異，要制定適用高校的普遍適用的電子文件管理標準和規(guī)范不是一件易事。
2.電子文件管理還未得到充分重視
目前，在很多高校，辦公自動化僅處于事務階段，計算機只起打字機作用，形成的電子文件只能稱為草稿性電子文件。
所謂的文件管理，主要是將電子文件打印成紙質文件后對紙質文件的管理，而針對電子的規(guī)范管理幾乎未曾進行，往往是存儲在硬盤中的文件被隨意修改、刪除，通常電子文件散落在計算機操作人員手中，沒有系統(tǒng)地收集整理。
所以，電子文件常常自生自滅，處于可有可無的散亂狀態(tài)，隨時間的流失而逐漸丟失，各種原始信息被逐漸忘卻，造成電子文件信息資源的極大浪費。
3.電子文件管理系統(tǒng)功能各異，尚不完善
高校中存在著許多電子文件管理系統(tǒng)，如教務管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等等，這些管理系統(tǒng)功能不一，模式各異，影響了高校電子文件管理標準的制訂。
同時，要實現(xiàn)電子文件的有效管理，需要加大設備、人員、技術力量的投入，但在目前高校中，這方面的投入普遍不足。
4.電子文件未能及時歸檔管理
按傳統(tǒng)管理原則，歸檔案電子文件當然由高校檔案部門管理。
但是，由于許多高校的檔案部門缺少電子文件管理人員，只能管理傳統(tǒng)的檔案文件，因此，歸檔電子文件只能由職能部門系統(tǒng)管理人員、網(wǎng)絡中心等信息技術部門人員來管理。
技術部門人員雖然精通計算機技術，卻幾乎不具備檔案管理方面知識，無法準確把握電子文件價值，使得電子文件經(jīng)常未能及時歸檔。
三、電子文件的歸檔管理思考
雖然電子文件具有上述特點，有些方面還和目前紙質檔案管理的一些做法不盡相同，但它畢竟是一種發(fā)展趨勢，正如國際檔案理事會前主席王剛指出的那樣：“電子文件的產(chǎn)生，改變了傳統(tǒng)觀念中對檔案的理解，也改變了對檔案的形式、特征、特性、意義的認識。
電子文件的產(chǎn)生、形成、歸檔及其傳送、存儲、保存等管理均與傳統(tǒng)的紙質檔案所用的方法不同，這是文件管理的一場革命。”歸檔是電子文件管理的重要環(huán)節(jié)，電子文件歸檔質量的優(yōu)劣直接影響著數(shù)字檔案館的管理和數(shù)字檔案價值的發(fā)揮。
那么，在高校辦公自動化條件下如何進行電子文件歸檔管理呢?筆者認為要做到以下幾點：
1.積極主動，有針對性地開展電子文件歸檔管理工作。
高校產(chǎn)生電子文件的渠道非常豐富，檔案部門要廣泛調研，搞清楚本校哪些機構將集中產(chǎn)生哪些類型的電子文件，了解這些電子文件的特點及用途。
同時，還可以在這些系統(tǒng)設計階段就參與進來，對系統(tǒng)的設計從檔案的角度提出要求。
比如，對于高校教務處、學生處、科研處等部門，檔案部門就應該格外加以關注，由于這些部門信息系統(tǒng)的采用，將產(chǎn)生大量的電子文件。
高校在招標采購這些管理系統(tǒng)時，檔案部門要積極參與評標過程，在對商家進行考核的過程中，其要對電子檔案的管理提出要求。
檔案部門的參與將有利于電子檔案的管理。
2.制訂好電子文件歸檔管理制度和管理標準
高校應根據(jù)《電子公文歸檔管理理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理理規(guī)范》，結合學校的實際情況制定《高校電子文件歸檔細則》、《電子文件歸檔與電子檔案管理理規(guī)范》、《高校電子文件與電子檔案利用制度》等，以加強對電子文件從形成、歸檔，到開發(fā)利用的全程管理。
由于電子文件的記錄格式、載體形式區(qū)別于紙質文件，電子文件與紙質檔案也存在很大差別。
它們不僅在外型上不同，在處理方法、管理內容上也相去甚遠，所以必須根據(jù)電子文件的特殊性來制定相應的管理標準。
如電子文件的登記標準、命名標準、歸檔標準、鑒定標準、收集標準、防護標準、安全標準以及專利維護等等。
管理標準可以由高校檔案部門會同網(wǎng)絡技術部門、職能部門等共同協(xié)商制定，并能使大家都能接受、遵守。
3.整合學校內部管理機構，加強人員培訓，解決好電子文件歸檔技術難題
長期以來，高校電子文件歸檔工作沒有很大進展，關鍵在于檔案部門缺少電子文件管理人才，而且技術部門只懂得計算機知識，卻幾乎不具備檔案管理方面知識。
要解決這個問題，在高校目前情況下，可以采用二步走的方式：第一步，在學校“網(wǎng)絡信息中心”內設置信息管理機構、配備專職技術人員，對全校檔案和現(xiàn)行文件信息系統(tǒng)服務器等網(wǎng)絡設備的安全與維護工作實行集中有效的管理。
這樣既節(jié)省資金，也可以解決檔案館人才缺乏問題，又保證了這些部門工作的技術支持。
第二步，高校檔案人員要有計劃地參加各類培訓，使得檔案人員既懂得檔案管理知識，又掌握計算機技術、通訊網(wǎng)絡技術和設備維護等知識，成為電子文件歸檔的主力軍。
4.做好電子文件日常歸檔管理工作
鑒于電子文件本身也存在著目前技術手段難以克服的缺陷，所以單獨使用，并不安全，電子文件的日常管理要做到以下三方面：(1)檔案部門要督促電子文件形成部門、網(wǎng)絡信息中心等部門做好電子文件按時歸檔;(2)對已歸檔的電子文件檔案部門要做好校對鑒定工作，并解決好電子文件的保存問題，對于長久保存的電子文件需要定期進行復制，以防止信息損失;(3)實行“雙套制”管理，即具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。
歸檔時，應同時保存文件的電子版本和紙質版本或縮微品。
5.加強軟、硬件設施的建設
在硬件管理上，高校檔案部門要購置與校園網(wǎng)兼容的檔案管理軟件，進一步改善計算機保管設施及服務器，確保電子數(shù)據(jù)在存儲、傳輸過程中的穩(wěn)定與安全。
可從入口、傳輸和使用幾方面采取安全保護措施，電子文件的制作者，管理者和檔案工作者都應積極采用有關技術措施，提高電子文件的可靠性。
可采用加密技術、簽署技術、消息認證、身份驗證、防火墻、防寫措施、檔案備份、安裝殺毒軟件等。
在軟件管理理上，分配專人負責校園網(wǎng)信息收集體工作，及時收集備份轉換，避免時間久后，信息的隱藏和丟失。
參考文獻：
[1]賈月婷.電子文件檔案化管理問題淺析[J].黑龍江檔案，2010，(1)：77.
[2]侯軍.高校電子文件的特點與歸檔管理[J].山東檔案，2008，(6)：25.
[3]余浠婉.高校電子文件歸的思考[J].機電兵船，2010，(2)：48.
[4]吳雁紅，于紅英.河南省部分高校電子文件歸檔管理情況的調查[J].檔案管理，2005，(3)：49.
辦公自動化中的文書檔案歸檔的實踐與思考【3】
[摘 要]檔案管理系統(tǒng)作為辦公自動化的重要組成部分，對現(xiàn)行檔案管理體制的影響是深遠的。
為此，筆者就目前公司辦公自動化中的文書檔案歸檔作如下分析和思考。
[關鍵詞]辦公自動化;文書檔案歸檔;實踐與思考
文書檔案管理是企事業(yè)單位發(fā)展中重要的信息整合環(huán)節(jié)，是各種資料實現(xiàn)整理，分類以及信息分享的載體，而檔案對于一個單位或者是企業(yè)的發(fā)展來說有著不可替代的意義，是企事業(yè)單位各項重大事件的記錄載體，也是未來各項決策制定的依據(jù)，在辦公自動化普及和推廣的趨勢下，企事業(yè)單位文書檔案整理工作質量也逐漸提高，同時其中所存在的問題也一一暴露出來。
為了能夠更好的推動辦公自動化進程，全面分析其中存在的問題，并制定合理的解決措施是非常必要的，只有這樣才能夠符合新時代發(fā)展的要求，推動企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。
1 實現(xiàn)文書檔案歸檔自動化的必要性
自動化的文書檔案管理系統(tǒng)是以網(wǎng)絡信息化及現(xiàn)代化為目標，而進行的新型技術運用，其發(fā)展的基礎是為了促使系統(tǒng)的各個層面，都能夠達到標準的管理性能，實現(xiàn)在管理工作中的先進性及合理性，促使檔案管理工作更加規(guī)范全面。
采用辦公自動化系統(tǒng)后，由于計算機對于文字信息的處理能力十分強大，文書檔案管理工作在計算機的幫助下，也就得到了有效的改善。
文件資料的收集、分類、統(tǒng)計也就變得簡單易行，辦公效率也得到了極大的提高，能夠從根本上減輕檔案工作者的日常辦公壓力，檔案管理員能夠隨時通過系統(tǒng)的指示操作，完成對各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計清查與檢索，得出所需的相關資料，真正意義上實現(xiàn)檔案業(yè)務的自動化辦公。
2 建立科學的檔案管理系統(tǒng)
應用計算機的方式管理檔案系統(tǒng)，在對文件進行傳遞以及編號時其過程具有較明顯的優(yōu)勢，但是，目前在管理檔案的工作中，并不是所有的檔案工作都適合應用計算機的方式進行管理。
尤其像文件的鑒定、分類或者組卷的一類工作，較注重人的經(jīng)驗判斷，并沒有固定的形式，所以應用計算機來進行判別，具有較困難的問題。
所以，在面對這種現(xiàn)象，應該充分的考慮到計算機的有關優(yōu)勢，充分的發(fā)揮出檔案管理的功能。
檔案管理的系統(tǒng)應該區(qū)別于手工管理的方式，在要求論證的情況下，要對每一個手工的環(huán)節(jié)進行深入的研究與分析，并認真地研討出哪一類的檔案工作可以應用于計算機的管理模式，哪些的檔案管理工作是必須要依靠人來完成。
自進行分配以后，檔案管理的工作才能更加的提高管理效率。
在進行分析中，會發(fā)現(xiàn)在檔案管理系統(tǒng)中較為難處理的一個問題就是文件的立卷環(huán)節(jié)。
如果應用傳統(tǒng)的檔案管理的模式，在這一環(huán)節(jié)中有關人士要對文件進行鑒定，以及對歸檔簽訂、期限簽訂，并且包括文件的分類以及組卷，對案卷的順序進行排列以及編寫案卷號等程序。
并且對文件進行簽訂的過程中，人們需要去判斷文件的各項分類、組卷以及對案卷的標題進行擬寫等。
因此，檔案管理系統(tǒng)的工作造成了較復雜的局面，并且對于計算機的應用也不能夠充分的發(fā)揮出功能，由此會造成阻礙檔案管理工作現(xiàn)代化的進程。
所以，建立起科學合理的檔案管理系統(tǒng)，將檔案管理的程序進行簡化，摒棄繁瑣的環(huán)節(jié)，將立卷的方式更新形式，應用單份文件歸檔的方式具有良好的應用價值。
采用單份文件歸檔的形式，文件省去了分類、組卷以及擬寫標題等內容，并且能夠根據(jù)解決計算機存在的歸檔困難的問題。
但是，即使將立卷方式進行了改變，一些有關于文件的鑒定工作也應該由人為進行判斷，不能夠將這一程序省略。
所以，在文件的歸檔中，檔案部門的主要工作就是做好對文件的鑒定，保證檔案的質量。
建立科學合理的檔案管理系統(tǒng)，能夠為檔案的歸檔工作提供更有效的質量保障，簡化檔案管理中的有關環(huán)節(jié)，提高管理的效率。
3 對電子檔案管理的幾點看法
1)對檔案管理人員的要求
電子檔案的管理工作從形式上看。
工作人員只需按動鍵盤就可以完成各項管理工作，很輕松。
很方便，而實際上要求每個檔案工作人員要有很高的文化素質。
在對電子檔案管理的過程中，計算機網(wǎng)絡技術、形象技術、數(shù)據(jù)庫存儲技術和人工智能技術的廣泛應用，要求檔案管理人員不僅要掌握扎實的專業(yè)知識，同時又要有比較廣泛的現(xiàn)代科學知識，以適應社會對檔案工作的要求。
為信息社會的發(fā)展、為人類的進步服務。
2)保證原始性是管理電子檔案的關鍵
盡管電子文件的原始認定遇到了認識上和技術上的障礙，但我們不能否認它的原始性存在，關鍵在于我們如何保證這種原始性。
我想可以通過法律手段、行政手段和技術措施來解決。
首先，依靠法律行政手段規(guī)范人的行為.保證電子文件的原始性，在電子文件的形成、歸檔、管理、利用等環(huán)節(jié)責任到人，對有關人員建立連鎖責任制.以法律行政手段予以控制。
其次，要高度重視技術措施，這是保證電子檔案資料安全可靠的最重要前提。
3)探索保護電子檔案的有利措施
要有一個嚴格的標準，包括環(huán)境標準、載體質量標準等，管理部門應加強技術研究，檔案工作者據(jù)以采取相應的措施，以延長電子檔案資料的保存期限。
還應加大資金投入，改善技術裝備，根據(jù)電子文檔的特點配備相應的設施。
4 自動化文書歸檔的實踐與思考
采取電腦自動化與人工紙制化相結合的方式。
利用計算機管理檔案，在文件的傳遞、排序、編號、檢索以及存儲上具有明顯的優(yōu)勢，但并不是所有檔案工作都可以由計算機來替代。
因此，在檔案管理模塊的設計階段就應考慮如何利用計算機的優(yōu)勢，充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的效能。
在檔案管理系統(tǒng)的設計時，必須對手工管理的每一個環(huán)節(jié)進行詳細的分析，分清哪些環(huán)節(jié)宜于計算機管理，哪些環(huán)節(jié)必須人為干預，哪些環(huán)可以通過改變管理模式而達到能夠適應計算機管理。
采取計算機與人工鑒定歸檔相結合的方式。
單份文件歸檔，文件不必進行分類、組卷，省去擬寫案卷題名等一系列程序，可以很好地解決計算機歸檔難的問題，但要注意，即使改變了立卷方式，文件的鑒定工作還是需要人為去判別，并且不能省略。
因此，在文件歸檔環(huán)節(jié)中，檔案部門的主要職責就是進行文件的鑒定工作。
由于文件無需分類、組卷，文件經(jīng)鑒定后可以直接進行排序編號，迅速轉化成檔案。
使歸檔工作變得方便而快捷，這將會極大地縮短每年的文書歸檔時間。
采取簡化歸檔程序與高效率檔案利用相結合的方式。
運用計算機技術對檔案進行管理，將擺脫以往長期以來的一種經(jīng)驗式的模糊管理狀態(tài)，實現(xiàn)檔案管理由案卷級深入到文件級，由對檔案外部特征(目錄)管理過渡到內、外部特征(目錄和內容)合并管理的轉變，為公司高效率的檔案利用工作奠定堅實基礎。
檔案管理系統(tǒng)的難點，關鍵在于文件轉化成檔案的這一過程，即文件立卷過程。
按傳統(tǒng)的檔案管理模式，這一過程我們需要經(jīng)過文件的鑒定，包括歸檔鑒定(即鑒定文件是否需要歸檔)和期限鑒定(即保管期限的鑒定)，文件分類，文件的組卷，擬寫案卷題名，填寫卷內目錄和備考表，排列案卷順序，編寫案卷號等程序。
5 結束語
總之，當辦公自動化系統(tǒng)使用之后，文書檔案管理必須樹立一個全新的觀念，只有摒棄舊的管理思想和管理模式，才能從整體上提高檔案工作的管理水平和工作效率，將檔案人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來，才有充裕的時間和精力進行檔案信息資源的開發(fā)利用和編研工作，從而在數(shù)字化程度越來越高的新世紀里實現(xiàn)檔案管理工作質的飛躍。
參考文獻：
[1] 李春艷.全速會檔案管理現(xiàn)狀與對策研究[D].北京體育大學，2014.
[2] 頓琴.地稅檔案管理理論與方法研究[D].南京大學，2011.
[3] 馬春榮.加強醫(yī)院文書檔案管理工作的幾點看法[J].辦公室業(yè)務，2012(21).
[4] 孫娟娟.首秦公司檔案數(shù)字化管理體系研究[D].燕山大學，2012.
[5] 李靜.“文檔一體化”的理論與實踐探索[D].蘇州大學，2013.
【文件整理歸檔的辦公自動化技術】相關文章：
電子文件與歸檔10-08
推動電子文件歸檔工作的思考10-09
推動電子文件歸檔工作的思考論文10-07
家庭文件如何整理09-30
如何整理收納辦公室文件08-12
推動電子文件歸檔工作的思考-檔案管理論文10-09
淺談高等師范院校教學文件材料歸檔的獨特性10-26
建筑工程技術資料歸檔管理研究論文10-09