辦公自動化與文檔一體化

　　辦公自動化與文檔一體化【1】

　　[關鍵詞]OA：文檔：發展與實現

　　信息化社會的形成和微電子技術日新月異的發展，對落后低效的辦公手段提出了挑戰，如何運用辦公自動化的手段來提高文檔工作的效率和管理水平。

　　實現文檔一體化，以適應現代社會發展的需要。

　　是擺在當前的一項緊迫任務。

　　一、辦公自動化的由來

　　90年代，綜合業務數字網(ISDN)開始使用，辦公自動化采用高頻帶局部地區網(LAN)得到普及。

　　辦公自動化發展涉及兩個重要內容：OA所提供的功能(即應用)，以及實現這些功能的手段和環境(即OA使用的工作站)。

　　OA的應用有兩大革新。

　　即復合式文檔以及計算機支持的群體工作(CSCW)，復合式文檔包括編輯、圖像、數據庫、電子表格、聲音以及圖像處理等多種功能，復合式文檔的管理(存儲，檢索，控制和分配)又將促進OA的組成工作方式。

　　510個工作站都可接到帶有光盤的服務器上，從而促進面向目標數據庫和關于數據庫管理系統的結合。

　　這些技術把OA從靠紙張傳遞信息的時代發展到全電子信息傳遞的時代。

　　二、辦公自動化技術在文檔中的應用

　　文書處理工作手段的現代化是貫穿于整個辦公自動化系統的中心內容。

　　以紙質、手工為主體的傳統辦公方式，越來越受到以計算機為主體的新技術的沖擊，在最低層次的辦公系統中，需要具有文件的生成、登錄、辦理、立卷、歸檔、存貯、檢索等自動化功能。

　　更高層次的辦公自動化系統應具有對包括文件在內的辦公信息提取、篩選、分析、綜合以及傳遞等自動化功能。

　　這些功能使辦公自動化系統具有對整個組織結構、業務活動的。

　　管理控制功能。

　　最高層次的辦公自動化系統具有決策支持功能。

　　要實現決策支持功能，就需使具有包括文件在內的所有辦公信息的處理能夠為決策服務，即具有自動化的決策信息準備、反饋信息的提取、處理、決策方案的提供、優化等功能。

　　辦公自動化在文檔中的應用，其發展目標是實現具有決策支持功能、管理控制功能和事務處理三項功能齊備的辦公自動化系統。

　　三、辦公自動化、文檔一體化的前景展望

　　根據中國目前辦公自動化發展的水平和趨勢，辦公自動化在文檔管理的中應用越來越趨向于：

　　(一)信息的網絡化

　　辦公自動化講究“規模效益”。

　　它的“規模效益”主要不在于其設備的規模。

　　而在于信息網絡化程度的高低。

　　一般來說，在同等的設備條件下，其網絡程度越高效益就越大，辦公自動化的網絡效益主要體現在：(1)通信效益。

　　計算機聯網，為網內通信提供了方便，特別是遠程通訊技術的應用，信息的傳遞，增強了計算機遠程信息處理功能。

　　還獲得了一地排版，多地印刷的經濟效益。

　　f2)綜合效益。

　　即網內各工作站構成了眾多的信息通道，豐富了信息資源，同時增強了計算機綜合處理信息的能力。

　　(3)服務效益。

　　網絡范圍越大網內的信息傳輸面就越廣，所存貯的信息就能為更多的用戶服務，隨著遠程通訊技術的發展和應用，以最大限度地共享外部設備和信息資源。

　　(二)應用的標準化

　　辦公自動化應用的發展。

　　在很大程度上取決于計算機應用軟件的標準化。

　　目前人們在著手建立計算機應用系統時。

　　往往注重于對計算機硬件的選擇和軟件系統的人機界面，容易忽視應用過程中的標準化問題。

　　即使在一個單位內也不注意此系統與彼系統相關信息的連接，文書、業務和檔案沒有統一規劃，各類信息缺乏通用性。

　　給信息資源交換和共享帶來一定的困難。

　　同時數據的重復輸入，也造成人力、物力的浪費。

　　隨著計算機網絡的拓展和性能的通用性，將讓人們認識到標準化問題的重要。

　　辦公自動化在文檔工作應用中迫切需要解決標準化問題有：(1)文件格式標準化。

　　包括各類公文的體例標準。

　　特別是文種的語言表述標準，有關詞、概念、術語的標準。

　　(2]文檔處理的標準化。

　　包括文件的傳遞、運行、行文規則、文件著錄、主題詞標引、歸檔工作制度以及操作標準等。

　　(3)應用軟件的標準化。

　　包括軟件的編程語言、接口制式、數據庫結構、限長、功能設置、輸入、輸出格式等標準。

　　(三)管理一體化

　　根據文檔的形成規律，文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，文書處理和檔案工作是一個緊密聯系，相輔相成的統一體。

　　在沒有先進技術來保障兩者的緊密聯系的情況下，實際工作中存在著難以克服的矛盾，文書、業務忙于眼前，工作缺乏條理性，檔案對前期心中無數，工作較被動。

　　隨著計算機的出現和網絡通訊技術的應用。

　　一方面為增強文檔工作系統化提供了物質條件，另一方面計算機應用發展本身也有在更大范圍內實現資源共享，文書、業務工作中形成的信息可在檔案管理中應用，實現了一次輸入多次提取的全過程管理和全文管理工作。

　　為實現文檔一體化奠定了基礎，它將減少重復勞動，大大提高工作效率。

　　因此。文檔一體化將成為辦公自動化發展的一大趨勢。

　　四、文檔一體化已發展成辦公自動化的一大趨勢

　　目前。計算機已從科研院所、大中型企業，走近了平常百姓家，INTERANET遍及世界各地，中國藝術研究院辦公自動化工作，早在10前，在院各級領導的支持幫助下。

　　曾先后開發研制了圖書、檔案、財務等管理軟件，用于各項管理工作，受到上級領導的肯定，有兩項曾獲文化部科技進步獎。

　　目前，在網上能夠用計算機進行文字草擬、修改、打印清樣。

　　文件登錄、檢索、跟蹤催辦、綜合統計、遠距離傳遞、分類、編目、數據管理等，用科學的方法將無序的信息，進行加工整理，組成有序的。

　　方便存貯和利用的藝術科研共享信息。

　　辦公自動化條件下文檔一體化管理【2】

　　摘 要：辦公自動化的廣泛應用，為文檔一體化管理提供了契機，本文重點對文檔一體化管理的特點、意義以及應遵循的原則和主要內容進行了分析和闡述。

　　關鍵詞：辦公自動化;文件檔案;一體化管理

　　提高文檔工作的效率和管理水平，使檔案管理工作逐步實行自動化，以適應科技發展的需要，是文檔工作者必須面對和解決的問題。

　　1 文檔一體化管理的特點

　　文檔一體化管理，就是從公文處理和檔案管理的連續性和整體性出發，借助計算機網絡和信息處理技術展開工作。

　　文檔一體化管理有以下特點：

　　1.1 整體性

　　借助計算機及其網絡，把文件處理過程和檔案管理作為一個整體，在同一個控制中心的組織指導下，按照檔案工作的要求協調文書工作，加強了文書人員與檔案人員的配合協作，減少了工作環節，縮短了文件的歸檔時間，實現了信息共享，使文檔的整體優勢得到有效發揮。

　　1.2 規范性

　　實行文檔一體化管理，從文件的形成開始直到立卷歸檔，按照統一的標準格式進行文件處理，使文檔管理逐步達到科學化、標準化、規范化的要求。

　　1.3 前控性

　　運用計算機對文件、檔案進行一體化管理，可以達到對文件處理的超前控制，實現從文件到檔案的有效轉換，為提高檔案質量奠定了基礎。

　　1.4 準確性和時效性

　　如果輸入的信息準確無誤，計算機就能完整地提供所需要的信息;通過計算機網絡管理，可依據不同授權實現便捷查尋、分析利用、檢索調閱、打印復印等多種功能，用戶可根據實際需要對檢索信息進行各種排列組合，并輸出信息，滿足了不同利用者的多層次需求，提高了工作時效。

　　1.5 經濟性

　　簡化了傳統管理方式中的人工整理、分類、制卡等過程，達到了一次輸入多次輸出，降低了人力、物力、財力成本，節約了存儲場地和空間。

　　1.6 創新性

　　檔案部門可以利用文書部門歸檔的機讀目錄，進行文檔統計和編研，提供各種案卷目錄、基礎數字匯編、專題匯編、文件匯編等。

　　2 實行文檔一體化管理的意義

　　2.1 實行文檔一體化管理是檔案實體數字化的需要

　　隨著計算機和網絡的廣泛應用，紙質文件和電子文件共存的時代已經來臨。

　　為了使館藏檔案資源進入網絡并實現資源共享，就必須將紙質檔案轉化成數字形式，即電子檔案，以提高檔案的使用效率。

　　同時為了保障信息時代所產生大量電子文檔的真實性、完整性、有效性，必須對電子文件實行前端控制和全程管理，即采用文檔一體化管理模式，使檔案更好地服務于機關，服務于公眾。

　　2.2 實行文檔一體化管理是檔案傳遞網絡化的需要

　　網絡技術作為信息時代的主要特征，淡化了信息交流和傳遞之間的距離感，人們可以不受限制的進行隨時隨地的溝通。

　　其開放性、快捷性特點，使辦公效率極大提高。

　　通過網絡進行檔案信息的收集、鑒定、整理、保管、利用等工作，是信息時代檔案管理發展的必然趨勢。

　　2.3 實行文檔一體化管理是檔案資源利用社會化的需要

　　檔案信息化的根本目的在于借助網絡實現信息資源共享，為用戶提供高質量的服務。

　　實行文檔一體化管理，將文書和檔案管理部門統一起來，彼此間資源共亨，相互協作，共同發展，發揮了文件和檔案的整體優勢，滿足了人們隨時隨地進行溝通和獲取信息的需求，提高了管理效率，促進了文檔工作的社會化。

　　3 實行文檔一體化管理應遵循的原則

　　3.1 將檔案信息化納入到機關辦公自動化之中的原則

　　即在進行辦公自動化建設之初，就要把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，統一安排，統籌規劃，使二者融為一體，同步進行，協調發展。

　　3.2 紙質文件和電子文件并存保管的原則

　　在目前法律和技術不完善的情況下，為了保障電子文件的安全，國家檔案局要求，重要的文件要實行歸檔“雙軌制”，即“紙質”與“電子”兩種文件形式同步歸檔、同時存在。

　　3.3 保證檔案信息安全的原則

　　辦公自動化系統涉及大量國家秘密和敏感信息，必須與公共信息網實行物理隔離。

　　涉密電子文件和檔案要限制在被授權范圍內查看，防止信息泄露。

　　檔案信息資源開放利用必須經過嚴格審查。

　　同時要采取技術防范措施，確保辦公局域網和檔案信息的安全。

　　4 文檔一體化管理的主要內容

　　4.1 文檔生成一體化

　　是指在文件生成階段，就要按照文件歸檔的標準和要求進行系統設計，確保生成的電子文件符合檔案管理的功能與需求。

　　由于電子文件的內容易受損失和被修改，為保證電子文件的原始性，檔案工作必須向前端延伸，參與到文件工作中去，記錄電子文件從“出生”到歸檔成為電子檔案的一切活動過程和處理情況，即實現前端控制。

　　并盡可能多的捕獲電子文件的元數據(如文件創建者、收件者、文件主題和格式，創建日期、歸檔日期、重要程度等)，確保電子公文真實可靠。

　　4.2 文檔管理一體化

　　是指對文件和檔案的運動流程實施統籌規劃、全面控制和綜合管理，包括管理體制的統一設計，組織機構的統一設置，管理人員的統一配備，管理制度的統一規范等。

　　電子文件形成后即成為電子檔案，應及時進行積累，防止在分散狀態下發生信息損失和變動。

　　機關辦公活動中形成的公文性電子文件，一經定稿就不得進行任何修改。

　　收集過程中的一切變更都應記錄在案，收集的電子文件要進行備份。

　　4.3 文檔利用一體化

　　是指對文件和檔案的利用進行合理協調，在文件階段就要樹立服務的意識，使文件盡快盡早地發揮作用。

　　用戶根據需要，借助辦公自動化系統，輸入檢索命令即可查到所需的全部文檔信息，而不用考慮所需信息是文件信息還是檔案信息，以滿足用戶的個性化需求，擴大利用的廣度和深度，提高利用效率。

　　4.4 文檔規范一體化

　　在管理過程中，要根據《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》，參照公文格式和檔案著錄的各項標準，針對現行的文件管理過程，制定具體的標準規范和實施要求。

　　總之，辦公自動化為實行文檔一體化管理奠定了基礎，也為檔案管理現代化、科學化提供了契機。

　　檔案工作者只有轉變觀念、創新方法，逐步推進文檔一體化建設進程，才能充分發揮文書和檔案的整體效益，為日常管理、科研生產提供高效的信息服務。

　　參考文獻

　　[1]王紅珊 辦公現代化趨勢下的文檔一體管理分析，辦公室業務，2012.10

　　[2]趙彥昌 電子時代文檔一體管理資新論，科技檔案，2008.3

　　[3]李向前 淺談辦公自動化環境與文檔一體化管理，求實，2006.11

　　辦公自動化與電子文檔管理【3】

　　[摘　要]當今科學技術的發展日新月異，電子計算機大規模地用在了辦公自動化方面，隨之而產生的電子文件與紙質文件匯成浩大的信息流，成為社會改革、發展和增效的寶貴資源。

　　同時，這也給我們提出了一個新問題：應如何做好電子文件歸檔管理，成為新時期檔案工作面臨的最大挑戰和難題。

　　[關鍵詞]辦公自動化;電子文檔;管理;問題

　　由于辦公自動化、電子政務等技術的不斷發展和普遍應用，電子文件正在大量產生，并將進一步成為新產生文件和檔案的主體。

　　做好電子文件歸檔與管理，已經成為新時期檔案工作面臨的最大挑戰和難題。

　　在日常管理過程中，常常只是強調對于辦公自動化的實現，忽略了對電子文檔的管理工作，特別是在企事業檔案日程管理之中，對于單機及網絡產生的電子文檔，常常處于一種無序的狀態和專人專管的漲停，一旦某位員工離職，他所處理的各種電子文檔都將失去管理。

　　因此，我國在努力創建和實現辦公自動化的同時，也應該注重電子文檔的管理工作，通過對電子文檔的統一管理，可以實現充分利用信息資源提高生產率和工作效率。

　　基于此，本文對辦公自動化和電子文檔的管理談點淺見。

　　一、電子文檔管理與辦公自動化

　　(一)電子文檔管理取決于辦公自動化發展水平

　　所謂電子文檔是指在辦公自動化、信息化以及電子政務構成之中產生的各種具有參考和利用價值并作為檔案保管的電子文件，它是辦公自動化的附屬產物。

　　目前，從發展趨向來看，辦公自動化的基本構成包括計算機信息處理設備和網絡通信系統兩個主要部分，辦公自動化的發展與計算機技術的不斷深化息息相關，特別是計算機技術廣泛應用，使辦公自動化產生質的飛躍，隨著相關技術的發展，電子文件存在形態、存儲方式等也隨之變化。

　　因此，電子文檔的管理工作和管理水平也應該與辦公自動化水平相適應。

　　(二)辦公自動化發展的三個階段

　　縱觀我國辦公自動化的發展歷程，辦公自動化的發展大體上可以分為以下3個階段。

　　第一個階段，以個體工作的自動化及電子化為特征。

　　在這個階段之中，工作人員常常在工作之中，使用個人電腦和辦公軟件，初步實現了工作過程和工作方式的電子化，使得單位內部的通信載體實現了無紙化和電子化。

　　第二個階段，以工作流程自動化和網絡化為特征。

　　職工在工作之中以網絡服務和個人電腦聯網為中心，工作之中主要處理的內容是信息(或工作流)，初步實現了部門間、企業間的信息共享。

　　第三個階段，以知識管理為主要特征。

　　主要工作內容是對信息、數據的管理和知識的處理，基本實現了工作流程和個體工作的智能化。

　　(三)電子文檔管理的三個發展階段

　　電子文檔管理與辦公自動化發展3個階段相適應也經歷了3個發展階段。

　　第一階段，個體管理階段。

　　這個階段中，職工對個人電腦中存儲的電子文檔進行單機化和個體化管理。

　　第二階段，網絡化管理階段。

　　這個階段主要側重于服務器和網絡維護管理和信息的維護管理。

　　第三個階段，無紙化管理階段。

　　這個階段以網絡管理和信息化只能管理為基礎，實現了真正意義的辦公自動化和智能化發展。

　　二、我國辦公自動化及電子文檔管理存在的問題

　　(一)電子文檔歸檔管理工作認識不足

　　電子文檔是指通過計算機進行傳輸、操作、利用和存儲的文件，這些文件常常以數據化和電子化的形式存在。

　　目前，雖然我國基本上實現了辦公自動化，但是對于電子文檔的管理工作常常認識不足。

　　在很多單位，電子文檔只是作為紙質文檔的過渡性載體，所謂數據和文件的輸出，還是以紙質載體作為歸檔的文件。

　　他們大多利用計算機來起草文件，但是在歸檔管理時僅僅使用紙質文件，而那些原始性的電子文件常常不重視，基本上靠個人自律，沒有進行統一的管理。

　　(二)電子文件信息安全管理措施欠缺

　　電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管、利用等各個環節，都不可避免信息更改、丟失的可能。

　　從電子文件管理實際需要來看，缺乏一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環節來阻塞信息失真的隱患，以維護電子文件的原始性、真實性。

　　(三)電子問低昂歸檔實行“雙軌制”造成資源浪費

　　在我國，由于對電子文檔的真實性和可信性抱著謹慎觀點，因此，大多數單位即使在工作之中發送了一份電子文件之后，還要再發一份內容相同的紙質文檔，作為最終的管理依據。

　　大部分單位文件歸檔管理都是采用紙質的電子并行管理的模式，常常紙質文件歸檔，電子文檔再歸檔一份。

　　這兩種文檔常常是并行和并存的狀態，這種“雙軌制”的管理辦法造成了大量的人力、物力、財力浪費。

　　(四)沒有實現文檔一體化管理

　　我國的電子文檔管理工作之中，還存在著檔案管理軟件與辦公自動化使用的軟件不匹配和不銜接的問題，存在著兩種軟件沖突和不匹配的現象，電子歸檔的難度比較大。

　　(五)不安全因素

　　數字化信息是電子文檔的主要形態，電子文檔往往在網絡之中互相傳遞，這樣非常容易受到網絡病毒的感染，常常由于硬件發生問題，使得各種電子文檔丟失，這些不安全因素，也客觀上制約了電子文檔管理的發展。

　　三、提高電子文檔管理水平的策略分析

　　(一)加強電子文件的收集與整理，提高電子文件的原始憑證作用

　　加強電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等全過程管理與監控，保證管理工作的連續性。

　　由于電子文件具備易修改性特征，只有對歸檔電子文件進行全程控制和前端管理，才能保證歸檔電子文件的憑證作用。

　　(二)制定電子文檔管理的相關管理制度

　　當前，電子文檔已經成為企業文件管理工作的主要內容，且越來越多的電子文檔也迫切需要企業進行統一的管理，它自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，應明確規定電子文件歸檔的時間、范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式等要求，確保其真實性、完整性、有有效性和安全性。

　　與紙質文件一樣，電子文檔也同樣需要安全、保密、管理、歸檔、利用。

　　因此，我國企事業單位在日常管理之中，應該加強對于電子文檔的管理，且專門為電子文檔管理制定相關的規章制度，真正的從思想上和制度上推行企業電子文化的管理工作。

　　一般來說，制定電子文檔管理的規章制定可以從以下幾個方面入手：首先明確電子文件的地位和作用，為電子文檔管理鋪設專用的軟硬件設施;其次，相關檔案管理部門應逐步完善和制定對電子文檔的全過程管理制度，在日常電子文檔管理時做到有章可循、有法可依，使電子文檔的管理達到規范化、標準化、制度化。

　　最后，成立專門的電子文檔管理的部門和人員，對于電子文檔進行專門的監督和管理

　　(三)建立一個專用的“通道”，解決電子文檔與紙質文檔并行管理的問題

　　建立一個專用的“通道”，主要是將紙質文件和電子文檔以映像方式和文本方式共同存儲在一張光盤上，然后利用數據庫索引和軟件將二者結合，實現電子文檔自動管理和檢索。

　　對永久保存的文件，應形成一套紙質文件保存。

　　(四)加強辦公自動化系統和電子文檔的安全防護工作

　　對電子文檔信息管理的安全隱患，我國企事業單位應該做好電子文檔的安全防護工作。

　　首先，應該提高電子文檔載體的保存壽命和使用安全，做好電子文檔管理的硬件保障工作。

　　其次，對計算機網絡系統和計算機使用的實體安全予以保證，要設置專人進行安全管理，保證計算機和計算機網絡的硬件安全。

　　第三，要對計算機網絡系統的運行安全予以保證，可設定使用文件屬性和文件權限限制和使用限制，這在一定規范內保護服務器數據與文件。

　　第四，應該做好數據庫備份工作，使得數據信息安全予以保證。

　　第五，做好預防病毒和病毒防護的工作，使得計算機網絡系統免受侵害。

　　要在計算機系統上安裝防毒軟件，它可自動殺毒。

　　再者不允許隨便使用外來磁盤、光盤等，必須在使用的過程之中，應嚴格進行病毒檢測，確認無病毒后方可使用。

　　另外在不需要讀寫文件的地方使用“無盤工作站”，這種方法行之有效。

　　四、結論

　　本文就電子文件管理進行了研究，提出了個人觀點和看法：首先，本文認為電子文檔的管理工作受到網絡技術和計算機科技制約，電子文檔的管理水平與與辦公自動化水平相適應。

　　其次，我國辦公自動化及電子文檔管理存在以下一些問題：對于電子文檔歸檔管理工作認識不足;電子文檔與紙質文件存在著并行使用和并行管理的狀態;沒有實現文檔一體化管理，不安全因素。

　　最后認為可以從幾個方面入手提高電子文檔管理水平：提高電子文檔管理的重視程度，制定相關的管理制度;建立一個專用的“通道”，解決電子文檔與紙質文檔并行管理的問題;加強辦公自動化系統和電子文檔的安全防護工作。

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