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電子檔案論文范文
摘要:以學生電子檔案為研究對象，著重探討其在班級管理中的具體應用策略，以期為相關的教學工作提供參考。
關鍵詞:電子檔案；班級管理；檔案管理
1前言
近些年來，隨著教育事業的發展，班級管理工作信息量不斷增加。特別是學生檔案管理的難度不斷增加，所以創新班級管理模式和方法刻不容緩。而學生電子檔案則是先進信息技術與檔案管理工作二者結合的重要教學產物，其可以顯著提升班級管理工作的效率，所以對其在班級管理中的應用進行探究具有重要意義。
2轉變管理思路，構建電子檔案
隨著我國教育事業的快速發展，招生規模持續增大，學生數量越來越多。與此同時，學生在平時的學習過程中，其自身的學習信息資料也會持續積累，具體涵蓋了學生個人教育經歷、學習情況、社會實踐情況、在學校受到的獎勵以及處罰等情況，這些信息是學校全面了解學生的一個重要依據，同時也是學生后續升學、就業的重要憑證，所以必須要確保其完整性。然而，在當前的班級管理過程中，學生的檔案信息采用紙質的檔案統計和管理，實際的工作量比較大，加上相應的管理人員數目非常有限，所以檔案管理的難度比較大，也使檔案管理過程中出現諸多不合理問題。具體而言，其主要表現在三個方面。1）檔案管理的方式陳舊，效率低。部分學校對于學生檔案的管理還停留于紙質化的階段，并且相關信息的搜集主要采用卡片和表格等方法，這種信息收集方式嚴重增大了相關管理部門的工作難度，實際效率非常低下。2）管理辦法不合理。在當前的班級管理中，學生個人檔案都是按照順序來存檔入柜，而隨著學籍的變動，學生檔案也會發生變化，這就給檔案的查找增加了難度。3）現行的學生檔案信息比較分散，調閱起來的難度比較大。部分學校在處理學生檔案的時候，會將其分成學籍檔案和個人檔案兩種，并由不同部門負責保管，這就增加了學生檔案調閱的難度，影響了檔案管理的效率。針對上述問題，此時如果教師可以合理運用學生電子檔案，則可以極大地減少班級學生檔案管理的工作量，降低其管理成本，同時可以便捷地對學生的檔案資料進行靈活查詢和應用，徹底打破傳統只注重成績的檔案管理模式。自學生入學開始，班級管理人員需要以調查表格的方式來對班級中的各個學生的特長、興趣愛好、家庭情況以及缺點等進行詳細記錄，以便為后續的課程教學提供因材施教的教學資料和信息。教師還需要將班級學生在平時學習和活動中的實際表現錄入學生的電子檔案中，以便全面了解學生的個人學習情況，這也可以為后續的課程教學提供更好的學情依據。此外，借助學生電子檔案的構建，可以使學生更好地融入學校教育以及相關教育活動中來，也可以借此來約束學生的言行舉止，更重要的是可以使授課教師全面評價和分析學生的學習情況，及時發現和解決班級教學過程中存在的各種問題，從而不斷提升班級管理工作的質量和效率。因此，在平時的班級管理中，班主任以及相關教學管理者需要轉變傳統的管理理念，合理引入學生電子檔案，以便借此來全面提升學生檔案管理的質量和效率。
3明確工作機制，確保應用質量
學生電子檔案在班級管理中的合理應用可以顯著提升檔案管理的質量和效率，但是為了確保其應用的質量，必須要明確電子檔案工作機制，具體就是通過學生、教師以及檔案管理部門等相關人員的收集、初審與整理、鑒定和利用等工作流程，確保班級管理的順暢。收集收集是學生檔案管理中最基礎的工作，必須要確保相關學生檔案信息的完整性和準確性。學校檔案管理部門需要提前明確學生檔案的具體收集范圍，也就是要全面搜集可以反映學生學習情況的相關資料。此外，學生數據記錄狀態是學生檔案的實體，以便可以有效地解決學生檔案來源分散的問題，同時需要注意搜集學生個人在活動中的表現等相關檔案信息，以便確保檔案信息的全面性。初審與整理在學生檔案信息整理過程中，需要本著方便快捷和編排有序的原則來對學生檔案進行分類。鑒于學生的檔案信息來源途徑比較多，并且時刻處于動態變化過程中，所以要建立科學、合理的整理機制。比如對紙質檔案進行數字化加工處理，具體就是借助軟件將紙質的電子檔案信息轉化為電子文檔，并本著科學分類的原則來確保檔案信息整理的質量，以確保檔案信息管理的效果。此外，檔案管理部門仍需要依照全宗來進行檔案管理工作。而在全宗中，可以按照學生的入學時間、班級等來進行層層細化，以確保學生檔案信息分類的條理性和科學性。鑒定鑒于學生電子檔案的相關信息是處于動態變化狀態的，所以必須要及時對相關檔案進行鑒定，這就要求相關管理人員本著實事求是的原則來進行，特別是要保持電子檔案信息的現實性、廣泛性、原始性和憑證性，切不可馬虎大意，草草了事。檔案管理部門需要根據學生學習的實際情況，建立一套科學、合理的檔案鑒定工作機制，以全面確保電子檔案資料的完整性、準確性和可靠性。此外，學校管理部門需要和班主任進行有效配合，以便可以更好地核實和鑒別學生檔案記錄內容的真實性。利用學生電子檔案建立的根本目的在于使檔案用戶可以便捷地調用有關的學生檔案信息資源。一方面，要形成綜合性、系統性的電子檔案信息資源，開通電子檔案信息查詢服務功能，以便可以全面了解和掌握學生的個人狀況，提升相關信息資源共享效率，以更好地發揮其信用檔案作用；另一方面，檔案管理部門需要詳細地記錄學生個人信息的查詢與公開情況，具體包括公開的時間、對象、目的和性質等，以及數據查詢的有效期限，過期后不可再繼續查詢[1]。
4加強檔案管理，避免信息泄露
在學生電子檔案應用過程中，為了避免這些重要檔案信息外露，就必須要加強檔案管理力度。通常而言，電子檔案管理過程涉及保存、保密、維護、隱私權保護和評價等幾個方面，所以必須要做好這幾個方面的檔案管理工作。其一，針對檔案的保存而言，可以存儲在一臺計算機上，這點就類似于文本的復制、編輯和修改。但是要注意計算機硬盤的保護，避免電子檔案出現丟失，具體就是將其存儲在有嚴格保護的硬盤分區中。也可以將學生電子檔案信息保存在外存儲設備中，比如可寫光盤、移動硬盤和U盤等外存儲設備，但是必須要做好相應的檔案防護工作，避免其被病毒感染而出現破壞的問題。其二，要確保學生電子檔案信息的整體質量，尤其是要確保學生個人隱私，可以借助加密軟件等手段來防范電子檔案保存的完整性，避免出現泄露的問題。其三，要注意學生電子檔案的維護工作，這就要求檔案管理者定期對學生的檔案信息進行管理，同時要定期進行病毒查殺，以避免其遭受病毒的損害。其四，要做好隱私權的保護工作，切不可隨意將學生的電子檔案文檔擱置在電腦桌面上，否則勢必會泄露學生的個人信息，對他們的隱私權造成侵害。如此就可以全面防范學生電子檔案信息的泄露問題。
5結語
總之，學生電子檔案在班級管理中的合理應用，可以大大減少班主任管理的工作量，提升班級管理的效率，具有很強的推廣價值。因此，在實際的班級管理工作中，班主任等相關管理者需要合理引入學生電子檔案，以便借此不斷提升班級管理的質量和效率。
參考文獻
[1]吳妮真.高校學生電子檔案管理系統研究[J].電腦知識與技術,2015,9(20):138-139.
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