會計人員如何提高工作效率

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　　一、優(yōu)化流程

　　1.先記帳、后付款(先單后款)

　　所謂先單后款是學(xué)習(xí)銀行手工賬時代的結(jié)果，即在款項支付之前必須先填制好記賬憑證;而不是按傳統(tǒng)方法——付款后再做憑證。

　　其好處有：

　　a)賬務(wù)與業(yè)務(wù)同步。

　　打破傳統(tǒng)會計處理今天吃飯明天刷碗的狀況;且下游等待上游，督促上游環(huán)節(jié)加快步伐，使上游無法在將來處理業(yè)務(wù)，只能現(xiàn)在完成，這是對人性弱點的直接消除。

　　b)提前發(fā)現(xiàn)異常。

　　賬務(wù)處理過程可以發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理的不當(dāng)之處。

　　比如支付應(yīng)賬款，超付時多數(shù)財務(wù)軟件均有紅字提示。

　　盡早發(fā)現(xiàn)，盡早處理，避免資金損失或搭上超多追討時間。

　　c)互相監(jiān)督。

　　有上進心的出納能發(fā)現(xiàn)記賬憑證的錯誤。

　　出納登記的資金日記賬可以及時與賬務(wù)系統(tǒng)的資金日記賬核對，將錯誤消除在初始階段。

　　d)零活運用。

　　先單后付并不強求100%業(yè)務(wù)均如此，對于緊急異常業(yè)務(wù)適當(dāng)零活。

　　但賬務(wù)處理時間不應(yīng)超過第2日資金日報的報出時間。

　　e)做好銜接。

　　出納和會計要及時、多次互傳憑證、單據(jù)，互相理解。

　　f)堅持應(yīng)用。

　　即使在月末結(jié)帳時，仍須先單后款，保證日清。

　　多數(shù)企業(yè)資金收付業(yè)務(wù)占總憑證量的比例在50%左右，先單后款可以極大提高工作效率。

　　2.分散工作

　　將月末工作分散，提前到月初月中，不在月末突擊、集中，最終會減少甚至不在月末加班。

　　a)趁熱打鐵。

　　在本月報表出具后，立即填制下月報表的上期及期初數(shù)。

　　b)提前填制攤銷、預(yù)提憑證。

　　3.分割和整合

　　將原來的整體工作分成小塊，原來小塊的工作整合在一起完成。

　　a)小變大。

　　綜合考慮，設(shè)置固定的辦理期間，減少因經(jīng)辦人外出而帶來的不必要等待。

　　如報銷時間的規(guī)定。

　　如果業(yè)務(wù)較少，就應(yīng)每周集中一天報銷，減少日常現(xiàn)金存量，避免安全問題。

　　如果業(yè)務(wù)較多就應(yīng)每日定時報銷。

　　b)大變小。

　　把原來一月處理一次事宜，改成每周處理一次。

　　比如出庫單生成記賬憑證，如果每周處理，月末只剩一周業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)量自然就小，即使出錯，也容易查找原因。

　　這樣的改變，總體業(yè)務(wù)量可能增加，但可取之于減少月末工作量。

　　4.倒推、擠壓

　　以出報表的時間，減去經(jīng)壓縮的財務(wù)處理時間(通過提高效率)，倒推并規(guī)定業(yè)務(wù)部門提供財務(wù)核算基礎(chǔ)資料的時間。

　　此處強調(diào)一點，規(guī)定數(shù)據(jù)報送時間的文件一定得由公司第一把手簽發(fā)，否則沒有效力。

　　應(yīng)向其他部門普及財務(wù)工作是經(jīng)營業(yè)務(wù)的歸納這個觀點，否則一半以上的非財務(wù)人員會認(rèn)為：財務(wù)只是算工資或發(fā)工資的。

　　普及后就可以要求業(yè)務(wù)部門配合按時、準(zhǔn)確的提供原始數(shù)據(jù)。

　　5.合理規(guī)劃

　　合理規(guī)劃財務(wù)部整體與個人工作，區(qū)分出不同的緊急、重要級別，自行安排。

　　此處涉及時間四象限法的運用。

　　補充如下：

　　時間“四象限”法是美國的管理學(xué)家科維提出的一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為四個“象限”：

　　1)既緊急又重要(如客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財務(wù)危機等)

　　2)重要但不緊急(如建立人際關(guān)系、人員培訓(xùn)、制訂防范措施等)

　　3)緊急但不重要(如電話鈴聲、不速之客、部門會議等)

　　4)既不緊急也不重要(如上網(wǎng)、閑談、郵件、寫博客等)

　　處理順序為：先是既緊急又重要的，接著是重要但不緊急的，再到緊急但不重要的，最后才是既不緊急也不重要的。

　　“四象限”法的關(guān)鍵在于第二和第三類的順序問題，必須非常小心區(qū)分。

　　另外，也要注意劃分好第一和第三類事，都是緊急的，分別就在于前者能帶來價值，實現(xiàn)某種重要目標(biāo)，而后者不能。

　　上述是傳統(tǒng)的四象限法解法，下述是經(jīng)修正及個人理解：

　　1)四個象限是會轉(zhuǎn)換的，“不緊急不重要”會變成“緊急而重要”，也就是千里長堤，潰于蟻穴的道理。

　　就像到了飛機場發(fā)現(xiàn)沒帶身份證一樣。

　　及時、妥善處理小事情，會避免因小失大。

　　2)對于領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)將所有工作按上述標(biāo)準(zhǔn)劃分為四象限，通過“授權(quán)”和“提前規(guī)劃”這兩個工具，將第一、第二、第三象限事項下分，自己只處理不緊急不重要的業(yè)務(wù)。

　　二、工作量整合

　　1.消除浪費。

　　浪費包括方方面面，成本費用增加是浪費，效率低下也是流費，只不過浪費的是時間。

　　1)準(zhǔn)確率與復(fù)核之間的辯證關(guān)系。

　　復(fù)核不產(chǎn)生任何價值，如果前一環(huán)節(jié)就保證準(zhǔn)確，根本不需復(fù)核。

　　2)全局觀。

　　自己出錯會造成自己或下游環(huán)節(jié)使用幾倍的時間來更正錯誤，甚至根本沒有反悔的機會。

　　自己的少量付出可以節(jié)約下游大塊的時間，那么就該多做一些。

　　如果自己的大量付出可以節(jié)約下游更大的節(jié)約，那么想考慮增加本崗業(yè)務(wù)，撤銷或合并下一崗位。

　　2.消除無關(guān)勞動。

　　多數(shù)財務(wù)人員總做非財務(wù)業(yè)務(wù)，如果只是低級重復(fù)性工作，那么拒絕好了。

　　理由很簡單，財務(wù)是專業(yè)工作，應(yīng)想辦法研究如何更專業(yè)，從財務(wù)角度創(chuàng)造更大效益。

　　而不是將人人都能完成的工作拿在手里，影響財務(wù)進步，落后于經(jīng)營發(fā)展。

　　這是中國目前企業(yè)的通病，老板以實際行動來鄙視財務(wù)。

　　3.主管以上崗位應(yīng)消除低價值工作，培養(yǎng)下屬完成。

　　如果一個人從事出納業(yè)務(wù)10年，財務(wù)經(jīng)理應(yīng)該心理不安，因為這會導(dǎo)致其學(xué)不會其他技能，幾乎斷絕其職業(yè)后路。

　　也說明，培養(yǎng)下屬不到位。

　　其實培養(yǎng)是針對下級，對同級甚至上級就叫傳播，取星星之火可以燎原之意，不保守。

　　這樣，就可以把自己熟練掌握(可以相對稱為低價值)的工作交予他人，保持自己領(lǐng)先。

　　如果所有人都這樣想，人人都是多能的，業(yè)務(wù)水平會整體提高。

　　4.簡化工作。

　　定期梳理工作，去掉不必要的環(huán)節(jié)。

　　三、精益求精

　　1.合理化建議。

　　不論大小，只要有改，就是進步。

　　不積小流，無以成江河。

　　采納應(yīng)獎，鼓勵創(chuàng)新。

　　2.自我完善，多學(xué)習(xí)、多請教。

　　從事財務(wù)這一行，注定學(xué)習(xí)伴終身。

　　要多學(xué)多用，讀書、請教、探討都是途徑。

　　經(jīng)營業(yè)務(wù)多是滾滾向前的車輪，如何保證財務(wù)與經(jīng)營業(yè)務(wù)配套，甚至枕戈以待，是每個財務(wù)人員必須要未雨綢繆的。

　　3.利用外力。

　　不在于我們自我掌握多少，而是在于我們能利用他人實現(xiàn)多少。

　　自己難以完成或難以獨立完成的業(yè)務(wù)列出，請他人協(xié)助或請專家。

　　建立良好的人際關(guān)系在此就有體現(xiàn)，如果沒有他人愿意幫忙，那么我們會很辛苦。

　　四、職業(yè)素養(yǎng)

　　1.格式

　　保證文檔的格式美觀、重點突出，一是自我素養(yǎng)的體現(xiàn)，也是提高他人查閱效率的利器。

　　2.勾稽關(guān)系(內(nèi)外、公式、全局)

　　勾稽關(guān)系體現(xiàn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，表現(xiàn)在：

　　1)報表內(nèi)數(shù)據(jù)之間與報表外經(jīng)營數(shù)據(jù)的對應(yīng)。

　　2)報表公式準(zhǔn)確，尤其使用Excel時，很多錯誤都是因為未檢查公式導(dǎo)致。

　　3)全局考慮是一種數(shù)字的敏感性，比如生產(chǎn)單耗，年總產(chǎn)量、年銷售總額等指標(biāo)，本身就是一種客觀限制。

　　如果數(shù)據(jù)超過這種客觀局限，財務(wù)人員公信力會大大降低。

　　五、集體與個體

　　1.人性的弱點

　　多數(shù)人常常為自己的付出與收獲不對等而感嘆社會不公，這是可以的。

　　但社會不會因為弱勢群體的反映就會改變多少，因為社會就是階級構(gòu)成的，在一個家庭就爭紛不止，何況龐大的國家。

　　對于財務(wù)人員，往往干得最多、工資居中，又掌握一手工資數(shù)據(jù)，更容易心中不平。

　　而財務(wù)部內(nèi)控升遷調(diào)資，更是帶來大家的不滿。

　　對于心中的不平，變或?qū)嶋H的不平，冷靜應(yīng)對，是每個財務(wù)人員必須的心態(tài)。

　　因為事情往往不因我們的喜好而改變，就像這句臺詞：

　　你見或者不見我，我就在那里，不悲不喜;

　　你念或者不念我，情就在那里，不來不去;

　　你愛或者不愛我，愛就在那里，不增不減;

　　你跟或者不跟我，我的手就在你手里，不舍不棄;

　　其實，每個人都有自己的優(yōu)勢，體現(xiàn)在方方面面。

　　比如，口才好，計算機水平高、自己的親戚是大官，很有錢。

　　這都是資源，如何利用，是否能夠利用，才是我們應(yīng)該考慮的。

　　發(fā)揮自己的特長，就會體現(xiàn)“尺有所長、寸有所短”的優(yōu)勢，何必自我卑賤。

　　每個財務(wù)人員如果都能平靜分析自己的短長，摩擦就會減少，關(guān)系就會融洽，把有限的時間不用在窩里斗，效率就會提高。

　　2.集體的力量

　　俗話說：男女搭配，干活不累。

　　一男一女就是最基本的集體，體現(xiàn)的就是恰當(dāng)?shù)慕M合。

　　如何把優(yōu)勢不同的人員組合分配，是集體產(chǎn)生1+1>2力量的前提。

　　3.個人組成向上的集體

　　實現(xiàn)集體的積極向上，基礎(chǔ)在于個人積極向上。

　　如果個人抵制不斷，只好將他趕下車。

　　如果集體謀求大發(fā)展，末位淘汰也需要。

　　4.明確的獎罰措施

　　現(xiàn)代財務(wù)不需要大鍋飯，所有人應(yīng)該明白，成績代表過去，老板只關(guān)注現(xiàn)在和未來。

　　今天出錯不能用昨日的成績來抵頂。

　　5.發(fā)揮個人的積極能動性

　　這個一是體現(xiàn)在良好的流程，能促進個人必須積極主動，無法消極。

　　二是個人必須有上進心，期望更好的未來，不要得過且過。

　　六、提高效率的歸宿

　　1.當(dāng)我們提高效率的時候，我們是否想過，提高效率的目的是什么?答案必定五花八門。

　　我的看法是，提高效率是為了得到對應(yīng)的收益。

　　收益內(nèi)容太廣，比如為了不加班，為了有更多的空余時間學(xué)習(xí)，為了提升自己，甚至是別人的認(rèn)可。

　　2.財務(wù)效率應(yīng)與生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展配套或者超過。

　　3.財務(wù)效率應(yīng)得到老板的認(rèn)同及獎勵，而不是被資本家當(dāng)做逆來順受的潛力無限的老黃牛。

　　這既是對財務(wù)經(jīng)理的提醒也是對老板的提醒。

　　如果“被老黃牛”，請選擇用腳投票。

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