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論企業文書檔案管理的優化措施
我國的企業文書檔案管理還有很多不足的地方，那我們該怎么進行優化呢，下面小編為大家整理了關于企業文書檔案管理優化的措施，僅供大家參考。
1.文書和文書檔案。
文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。文書檔案是辦理完畢，且具有保存價值的文書。其重點在于“具有保存價值”，這就說明，有一部分的文書可以成為文書檔案，而余下的那部分，就只是“文書”。這就存在文書檔案歸檔范圍和文書檔案鑒定的問題。企業的實際操作過程中“，有文必檔”的現象普遍存在。“有文必檔” 帶來的是人力、物力、財力和時間的浪費。將很多不需要歸檔的文書歸為文書檔案，忽視了檔案的有用性。檔案學理論一直強調檔案是有價值、有用的文件，是留存以備查考的歷史文件。企業文書檔案的歸檔范圍必須明確，必須是那部分由查考利用價值的文書。2006年頒布的國家檔案局八號令本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的原則，明確規定了機關文書檔案歸檔和不歸檔的范圍。其中指出“上級機關的文件材料中，普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等”不屬于歸檔范圍。此外“，本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿”也屬不歸檔范圍。很多企業認為檔案的齊全完整就是文件的歷次修改稿都要留存，因此，在企業文書檔案的整理過程中，一份文件的修改稿都放入其中。這是不必要的，文件的修改稿只是文件制作活動的反映，真正有價值、促進實踐活動開展的是文件的最終發布稿。故文書檔案只歸文件的最終發布稿即可。從文書到文書檔案需要檔案整理人員的鑒定，這對檔案人員的素質要求是較高的。檔案人員要清楚地知道文書和文書檔案的界限，熟悉文書檔案的整理規則，認真參照國家和企業的文書檔案整理分類方案，剔除不屬于歸檔范圍的文書，保留有價值、有參考的文書，保證文書檔案“收集齊全、整理規范、安全保管、合理使用”。
2.文檔一體化。
文檔一體化已不是一個新的概念，很早就有人提出文檔一體化，而它的實踐卻不盡如人意，往往是文書工作和文書檔案工作脫節。在企業的文書檔案管理中，文檔一體化能起到簡化流程、提高效率的作用，文檔一體化的呼喚應該更加強烈。在文件生命周期理論中，文件從其形成到最終銷毀都叫文件，無論是現行文件、半現行文件還是非現行文件。文件所呈現的價值有第一價值和第二價值之分，由于大多數企業檔案不進館，企業的文書檔案就保存在企業的檔案室，因此其呈現的價值就只是第一價值。一份被判定有價值的文書，其成為文書檔案之后，只是在稱呼、保管方式等發生了改變，最重要的是，這份文件的內容并沒有改變。無論其是在文書處理處理系統還是檔案系統中，它的內容始終是一樣的，一樣都具有價值，一樣都是對本企業而言的第一價值。只是其價值的呈現方式不同而已：在文書系統中，它推動的是文件中所指活動的開展;在文書檔案系統中，它的現行價值已經結束，它呈現的是為類似的活動提供參考的價值。為提高文書檔案的整理效率，就要實施文書檔案的“前端控制”，也就是說，把文書檔案的管理要求納入到文書處理程序中，以保證檔案的齊全、完整。文書檔案管理過程中，要重視檔案人員對文書人員監督作用，以明確文書檔案收集范圍;保證文書檔案及時收集、用紙規范、裝訂規范、原稿齊全、附件不殘缺等。借此把好了文書檔案的質量關，為文書檔案的整理工作打下堅實的基礎，減少文書檔案整理中不必要的麻煩，最終促成了文書檔案的有效管理。
3.電子文件和數字化文件。
計算機的普遍應用，帶來了電子文件的出現。電子文件形成于電腦之中，是以數字代碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件。在文書檔案的整理流程中，要求檔案數字化，掃描成為工序之一。數字化文件是利用掃描儀等設備將文件進行掃描，并以tif、jpg等圖片格式存儲于電腦之中而形成的。由于電腦是企業必不可少的辦公設備，文件都是在電腦中形成，而后打印成紙質稿進行文書處理的。可見，文書檔案的內容與形成于電腦之中的電子文件是沒有區別，與掃描后形成的數字化文件也沒有區別，那么，數字化是不是一道多余的工序呢?筆者認為，既然企業文書檔案整理的最終目的是為了便于企業的查找、利用，那么，與數字化文件內容一致的初始電子文件也可以與文書檔案的錄入數據進行相應掛接，當然，這需要技術上的可行性。如果這種技術是可行的，就可以省略掃描這一工序，簡化企業文書檔案的管理流程，提高企業文書檔案的整理效率，更方便了企業文書檔案的有效利用。
4.單機版軟件與網絡版軟件。
企業文書檔案管理軟件有單機版和網絡版之分。目前，大多數企業所使用的是單機版軟件，單機版軟件的優勢在于可以用vfp命令來對掃描后形成的數字化文件與系統中的錄入數據進行掛接。而其缺點也是顯而易見的：單機版軟件容錯能力差，可以毫不留痕跡的將其中的數據刪除;分錄在幾臺電腦中的數據，需要用命令來合并、排序，稍有不慎，容易引起數據丟失;單機版軟件雖然也有文書處理這一菜單，但企業大多還是采用自己的辦公自動化系統來處理文書。經過對比分析，網絡版軟件具有更大的優勢，尤其是在網絡覆蓋率高的今天，企業應該推崇使用網絡版檔案管理軟件，以便于多人同時查閱文書檔案、提高企業文書檔案的利用效率。
企業文書檔案是企業各項活動的真實歷史記錄，對企業來說，具有重要的憑證和參考作用。筆者從理論上分析其可行性，提出了其在實踐中的合理性，以期能夠推動企業文書檔案管理流程的簡化、管理方式的實用與利用效率的提高。
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