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淺析高校二級學院教學檔案管理的探索與思考
隨著高校辦學規(guī)模的不斷擴大和教育教學的全面深化改革,二級學院的發(fā)展顯得尤為重要,而教學檔案作為二級學院發(fā)展和改革的真實記錄,是極為重要的信息資源,所以加強二級學院的教學檔案管理已然成為高校檔案管理工作需要嚴肅思考的問題。
摘要：教學檔案是高等學校發(fā)展記憶的基石，是高等學校辦學歷史的原始記錄，作為一種重要的信息資源，高校檔案的質(zhì)量和完整程度影響到高等教育甚至整個社會記憶的留存。以哈爾濱工程大學動力與能源工程學院為例，探討了教學檔案的管理工作，以及如何服務支撐學科、專業(yè)建設等，以期為國內(nèi)同類高校提供借鑒與參考。
關鍵詞：高校;二級學院;教學檔案;管理
一、高校教學檔案管理的特點
教學檔案是高等學校發(fā)展記憶的基石，是高等學校辦學歷史的原始記錄，作為一種重要的信息資源，高校檔案的質(zhì)量和完整程度影響到高等教育甚至整個社會記憶的留存。教學檔案是指學校在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料總和。科學、系統(tǒng)、規(guī)范的教學檔案既是高等學校教學工作的基本要求，也是衡量學校辦學質(zhì)量和管理質(zhì)量的重要標志。
二、教學檔案的界定
教學檔案不同于其他類型的檔案，它具有很強的專業(yè)性和多樣性的特點，這是由于教學管理和教學活動是一種很復雜的實踐活動，記錄這一實踐活動的教學檔案內(nèi)容也是十分復雜和多種多樣的。紙制教學檔案包括人才培養(yǎng)案、教學計劃、教學大綱、教學日歷、教學文件、教材、試卷、畢業(yè)論文、畢業(yè)設計任務書、開題報告、實驗報告、實習筆記及各種教學活動的記錄等等，非紙制檔案有錄音、圖片、多媒體課件等多種聲像資料，此外，還有重大教學活動如學術交流、特殊報告、研究生入學復試試卷、面試記錄等都是需要存檔的教學檔案。
三、教學檔案的歸檔范圍
第一，上級機關和學院發(fā)的文件，按年度分類整理，裝訂成冊，長期保留。
第二，人才培養(yǎng)案、教學計劃、教學大綱、教學日歷、教學文件、教材、畢業(yè)論文、畢業(yè)設計任務書、開題報告、多媒體課件等多種聲像資料、學術交流、特殊報告、研究生入學復試試卷、面視記錄等長期保留。
第三，實驗報告、實習筆記、學生選課、參加各種國家考試報名的相關資料、教師停調(diào)課申請、本科生試卷等周期保留。
第四，學籍檔案、學生花名冊、學生課表、學生原始成績單、教師任課一覽表、學科申報材料、學位點申報材料、教材使用情況記錄、專業(yè)建設、申報新專業(yè)的有關材料、典型教案、試講記錄、聽課記錄(領導、專家、督學)等長期保存。
第五，各種教學獎勵申報材料、學科建設、專業(yè)建設、教學評估材料、科學研究立項、科研報告、成果鑒定等材料長期保存。
四、教學檔案與教學評估
1.教學評估中教學檔案管理存在的問題
(1)基層教學單位對于教學檔案管理的工作重視不夠，對于存檔范圍不清楚，導致原始教學檔案缺失較多。
(2)教學檔案存檔法律責任意識差，認為教學檔案試卷、論文存檔是為了上級機關檢查。
(3)教育、教學管理會議、事件沒有建檔。
(4)學生實踐教學活動資料沒有存檔。
(5)存檔的教學檔案沒有規(guī)范。
2.教學檔案在教學評估中的作用
(1)原始的教學檔案是學校辦學發(fā)展的歷史見證，是學校辦學水平的最好的佐證材料，它能充分體現(xiàn)學校的辦學理念、辦學水平和辦學質(zhì)量，它隨學校的發(fā)展而逐步積累，是知識和信息儲存的一種形式，作為歷史真跡的證明，為教學評估起到了支撐作用。
(2)教學檔案能真實、系統(tǒng)、全面和完整地體現(xiàn)高等學校本科教育的辦學特色，教學評估提升了高等學校教學檔案的價值，促進了高等學校對教學檔案管理工作的高度重視，意識到了做好教學檔案存檔工作是做好教學工作的重要條件之一。教學評估工作為師生員工做好教學檔案歸檔起到了很好的宣傳作用，增強了檔案歸檔意識。
(3)教學檔案是體現(xiàn)學校辦學指導思想、辦學特色、專業(yè)特色、建設與發(fā)展總體目標和定位、學科優(yōu)勢及實施“質(zhì)量工程”等方面的基礎性依據(jù)。
3.教學檔案在教學評估中存在的問題的原因分析
(1)師生員工對教學檔案的重視程度不到位，檔案意識薄弱，機關、院系、基層學術組織責任不清，規(guī)章制度不健全。
(2)各種教學檔案材料收集不齊全，整理不規(guī)范，學院沒有明確的歸檔范圍和要求，無章可循，一些重要的教學活動的檔案沒有保留，甚至個別人認為保留教學檔案只是為了應付上級機關檢查。
(3)教學檔案管理工作人員隊伍不穩(wěn)定。院系教學檔案管理工作人員很少有專職人員，大部分是教務部門教學秘書兼職。因為教學管理人員更換頻繁，教學管理人員、教學檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定。同時，由于兼職人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識，影響了教學檔案的管理質(zhì)量。
(4)教學檔案管理手段落后，管理手段還停留在人工保管和手工操作階段。通過評估，教學檔案管理人員認識到教學檔案管理工作的重要性，在教學評估工作中，檔案需求量大，利用率高，傳統(tǒng)的教學檔案管理辦法已經(jīng)不能適應快速檢索的要求。因此，教學檔案管理現(xiàn)代化、信息化是時代發(fā)展、社會進步的大勢所趨。
(5)缺少教學檔案管理的法律責任意識，基層管理人員對教學檔案管理意識不夠，認為教學檔案存檔就是為了應付上級機關檢查。
五、二級學院教學檔案管理策略
1.提高教學檔案管理人員的素質(zhì)
(1)教學檔案管理人員要具備良好的思想政治素質(zhì)和修養(yǎng)。高等學校的人才培養(yǎng)不單是教師的授課工作，也包含教學管理、教輔人員的工作，教學檔案管理人員是教學管理人員的重要組成部分，雖然不直接進行教學管理，但由于處在教學管理一線，工作中會與學生發(fā)生聯(lián)系，其工作態(tài)度、言行舉止對學生同樣產(chǎn)生重要影響。因此，教學檔案管理人員必須具備良好的思想政治素質(zhì)，要樹立科學正確的世界觀和人生觀，用良好的言行舉止來影響和培育學生，為人師表，管理育人。
(2)教學檔案管理人員要愛崗敬業(yè)。教學檔案管理工作人員的工作非常具體，檔案轉(zhuǎn)遞的特點一是環(huán)節(jié)多、人員多，容易造成檔案遺失;二是經(jīng)常有借不還、造成檔案二次遺失;三是涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案失實、失真。因此，教學檔案管理人員必須具備嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，實事求是的工作精神，一絲不茍的工作作風，精益求精的良好品德。教學檔案管理工作是一項基礎性的教學管理工作，同時又是一項服務性的工作;教學檔案工作既是一項意義重大的工作，又是一項艱苦清貧的工作。教學檔案管理人員要淡薄名利，認識到檔案管理工作是一項功在當代，利在千秋的偉大事業(yè)。
(3)教學檔案管理人員要定期進行培訓，開展檔案學術研究和交流活動。教學檔案管理工作水平的高低，取決于教學檔案管理人員的素質(zhì)。所以，加強教學檔案管理人員隊伍建設，提高教學檔案管理人員素質(zhì)是做好教學檔案管理工作的重要基礎工作。要加大力度做好兼、專職教學檔案管理人員的培訓工作。
教學檔案管理人員對檔案的管理工作必須工作細致、全面熟悉相關學科和領域并對相關專業(yè)知識廣泛的涉獵和了解。總之，教學檔案管理人員要博覽群書，知識面寬廣，不要把自己所重視的工作看成是一個“圖書、資料、檔案的保管員”。要適應社會發(fā)展、滿足社會科技進步的需求。
2.加強二級學院教學檔案管理人員的職業(yè)能力培訓
教學檔案管理人員應具備良好的身心素質(zhì)，過硬的業(yè)務素質(zhì)，具有較強的管理能力和服務意識及熟練的業(yè)務技能;具備綜合協(xié)調(diào)能力和開拓創(chuàng)新能力，教學檔案管理工作是一項綜合性的工作，需要機關人員和教師的支持，要爭取他們的重視與支持，為做好教學檔案管理工作創(chuàng)造良好的環(huán)境和條件。
3.教學檔案功能的開發(fā)和利用
(1)為學校中心工作服務，加強檔案資源建設。目前國內(nèi)很多高校都保存著一些知名專家學者、國家領導和很多重要歷史人物的學籍檔案，如揚州中學保留有中學的學籍檔案，北京大學保留著連戰(zhàn)母親的學籍檔案，在他訪問大陸時，北京大學將復制品做為特別的禮物送給他，連戰(zhàn)先生認為這是他收到的最有價值的禮物。這是基礎檔案發(fā)揮利用的一個典型案例。這個案例啟示我們，在加強檔案資源管理的同時，要做好基礎性檔案資源建設，要有前瞻性，檔案資料收集整理的范圍要廣泛。
(2)重大項目要超前服務，跟蹤歸檔。高校教學檔案在制訂歸檔范圍和期限時，應特別重視學校的中心工作，特別是重大活動、重要會議、重點教學研究項目、重大教改工程、學術交流、重要工作內(nèi)容的檔案材料的范圍和期限，以便為學校保存有價值的資料。對于重大活動，檔案工作要提前介入，超前服務，全程跟蹤，同步發(fā)展。
(3)發(fā)掘高校教學檔案的文化資源、推進檔案服務創(chuàng)新。大學是人才培養(yǎng)、科學研究和社會服務的重要基地，承擔著傳承文明、科技創(chuàng)新、引領社會發(fā)展的責任。哈爾濱工程大學的前身是新中國的第一所高等軍事院校，多年來培養(yǎng)的人才為國家國防現(xiàn)代化建設作出了重要貢獻，有許多珍貴的歷史檔案，加以利用，可以建設成為愛國主義教育的基地，同時，也是吸引、感染并啟迪青年學生愛國榮校的課堂，可作為推介學校的窗口，融資助學的媒介。要積極發(fā)掘?qū)W校的文化資源，積極參與和諧校園的文化建設，檔案與校史要相互銜接、相互補充。
(4)利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能。開發(fā)高等學校教學檔案的信息資源，讓歷史以更智慧的方式走進大眾，可以弘楊學校辦學傳統(tǒng)，提升大學文化，凝練大學精神，鼓舞、激勵、引導廣大師生心往一處想，勁往一處使，為學校改革和發(fā)展提供強大的精神動力。實現(xiàn)高等學校教學檔案由紙質(zhì)到電子媒介的飛躍，使檔案管理走向現(xiàn)代化，提高教學檔案的利用率，有利于教育教學交流、教育教學資源共享。
(5)高等學校教學檔案管理的目的就是要為社會、學校的教學和科研提供檔案信息服務，為學校學科建設、專業(yè)建設、師資隊伍建設、科學研究提供支撐材料，為教學科研服務，傳統(tǒng)的教學檔案管理手段，已遠遠不能適應高校教育事業(yè)發(fā)展的需要。加強高等學校教學檔案管理信息系統(tǒng)建設，對提高高等學校教育教學管理水平有著積極和重要的意義。
4.加快信息化建設、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
高等學校教學檔案是在教學過程中產(chǎn)生的，其產(chǎn)生于教育教學實踐，對于日后的教育教學管理工作有著重要的參考和使用價值，必須完整地加以保存。傳統(tǒng)的高等學校教學檔案的管理辦法是收集、歸類、存放、保管和使用教學檔案，是教學管理工作中不可缺少的一部分。如何妥善保管和使用教學檔案，使其在教學管理中發(fā)揮應有的作用，是一個非常重要的問題。
傳統(tǒng)的檔案管理方法已不適應新形勢下高校的發(fā)展和現(xiàn)代信息社會的需要，達不到科學、高效的管理效果。加快信息化建設、實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理應從以下幾方面著手：
(1)高等學校教學檔案信息化建設要以教學檔案的信息資源為核心，以教學檔案的網(wǎng)絡建設為基礎，以擴大教學檔案信息資源的開發(fā)和利用為目標。教學檔案資源建設是基礎，現(xiàn)代信息化技術是手段，教學檔案資源開發(fā)利用是目的。
(2)高等學校教學檔案的信息化，實際上就是教學檔案資源建設要搞數(shù)字化，現(xiàn)代技術管理教學檔案要搞標準化，開發(fā)利用管理教學檔案要搞網(wǎng)絡化，科學管理教學檔案要實現(xiàn)現(xiàn)代化。加強教學檔案管理信息化建設首先要加強設施建設，要加快數(shù)據(jù)庫的建設，制訂規(guī)范管理的標準，逐步建設數(shù)字化教學檔案室。
(3)搭建跨學校的檔案信息資源共享平臺，學校與學校之間可以資源共享彌補資源不足，實現(xiàn)高等學校校際之間的檔案交流，學校各部門應切實重視教學檔案的建設，并將之納入學校和部門整體發(fā)展規(guī)劃。
5.健全完善二級學院教學檔案考核制度
建立、健全有關教學檔案管理的規(guī)章制度，對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔具有重要意義。建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。
6.條件保障
學校應當為二級學院設立專項經(jīng)費，為檔案管理配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數(shù)字檔案建設，保障檔案信息化建設與學校數(shù)字化校園建設同步進行。
六、展望
教學檔案管理工作是一項系統(tǒng)工程，需要學校各部門和師生員工的高度重視與支持，高等學校要把教學檔案管理工作作為教學管理工作的一個重要組成部分，在人、財、物三方面給予支持，把教學檔案歸檔工作納入工作業(yè)績考核指標，對高校教學檔案管理人員在職稱評聘、崗位津貼標準等方面同教學管理人員列入教學輔助人員編制。高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃。
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