高校學籍檔案管理
下面是小編準備的關于高校學籍檔案管理的論文，歡迎大家借鑒哦!
摘 要：學籍檔案是高校檔案的重要組織部分，學籍檔案管理工作對保證高校學歷電子注冊、新生學籍電子注冊、學年電子注冊工作的完成有不可替代的作用。通過分析高校學籍檔案管理面臨的挑戰，結合學校實際，提出更好地實現學籍利用價值的對策。
關鍵詞：高校;學籍;檔案管理
高等學校學籍檔案管理工作是高校教學管理工作的重要組成部分，高校學籍檔案是學生在校期間學習、生活、工作、思想過程中直接形成的，是學生在校學習和學校歷史發展的原始記錄材料，同時，還是學校進行科學管理、量化考核、定性定量分析、深化教育教學改革、提高教學質量和管理水平、開拓人才信息資源不可缺少的條件[1]。信息化快速發展的今天，給高校學籍檔案工作也帶來了新的挑戰和壓力，目前高校學籍檔案管理工作已進入高速發展時期，其管理成效直接標志著一個學校的日常教學管理水平。
一、高校學籍檔案管理面臨的挑戰
1.學籍、學歷管理體制改革的挑戰
學歷電子注冊：由于社會上假x憑泛濫，不法分子偽造學歷證書行為嚴重，為維護國家學歷制度和學歷證書制度的嚴肅性和高等學校畢業生的合法權益。2000年，教育部開始建立高等教育學歷證書電子注冊制度，并開始進行試點工作。2001年，教育部正式頒發了《高等教育學歷證書電子注冊暫行規定》，從2001年9月起全國即實行各類高等教育學歷證書電子注冊制度。2010年4月，教育部在《關于普通高等教育學歷證書即時電子注冊的通知》中實施高等教育學歷證書在線即時電子注冊。至此，高等學校在對畢業生學歷資格審核后，通過中國高等教育學生信息網學籍學歷管理平臺上傳本校畢業生學歷數據注冊，即傳即審即上網，并形成學歷認證網絡。
新生學籍電子注冊：2007年3月，教育部出臺《普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦1法》，并印發《高校學生獲得學籍及畢業證書政策告知》，暫行辦法第四條規定：新生報到后，高等學校要按國家招生規定和《普通高等學校學生管理規定》對其進行入學資格復查。復查合格取得學籍的，依據本辦法及時進行學籍電子注冊。此工作的實施把住了學歷電子注冊的進口關，將學歷電子注冊的資格審核提前到了入學階段。新生學籍電子注冊政策的出臺，強化了省級教育行政管理部門的監管職責，規范各省招辦錄取工作，及早地排除了學籍糾紛，遏制了高校違規招生行為，規范了高校辦學行為。
學年電子注冊：2008年10月，教育部在《關于普通高等學校學生學年電子注冊的通知》中要求對在校生進行學年電子注冊工作。學年電子注冊工作是學歷電子注冊和普通高校新生學籍電子注冊的進一步延伸和擴充，是對在校生新學年學習資格的認定，要求各高校在中國高等教育學生信息網學籍學歷管理平臺實時操作在校學生的學籍異動情況，加強了高校學生管理的基礎性工作，實現了省級教育行政管理部門對高校學籍管理工作全過程的監督和指導，使學籍管理工作更趨規范化和信息化。
高等教育學籍、學歷證書電子注冊制度，為高等學校學籍管理工作提供了新的手段，也對學籍檔案管理工作提出了前所未有的挑戰[2]。
2.學籍檔案自身的挑戰
學籍檔案主要包括：學生入學通知書、新生入學登記表、成績單、獎懲、學籍異動、學生思想政治活動考核情況、畢業資格及學位授予情況、學生表現鑒定等與學生在校學習期間密切相關的材料。學籍檔案具有形成的規律性、往復的特殊性、存貯方式的多種性、表現形式的多樣性等特征，隨著高校教學改革發展，畢業生人數的增加，學籍檔案案卷數日益增多，涉及的內容也更為復雜、更加充實，范圍也更大，學籍檔案也被賦予更多利用價值，工作任務更繁重，要求更高，也引發了許多新狀況、新問題[3]。
檔案材料是從檔案管理實踐中得來的，學籍檔案意識缺乏、收集不及時或不能及時發現檔案的價值以致檔案遺失，都會使學籍檔案失去參考、憑證和利用價值。
3.服務對象的挑戰
隨著高等教育體制改革的不斷深化，學生與高校之間，學生變得更加主動，形成一種享受服務和提供服務的關系，學生選擇學校，學校也有義務為學生提供服務。同時隨著我國信息化的發展，社會各界是檔案管理的另一個服務對象，學籍檔案的重要性就更加凸顯出來了。對高校而言，提供高校檔案的利用價值，有助于擴大高校的社會影響，為高校發展贏得越來越優質的社會資源與社會環境，因此，高校檔案部門應從服務于高校發展的目標實現角度出發，立足于校內與社會兩方面檔案需要，在有效滿足高校自身檔案需求的同時，盡最大努力實施檔案的利用價值。
學籍檔案管理工作如何面對學籍檔案服務對象的變化及時調整，更好地服務于社會各界和學生，是一個必然要面對的問題。
4.信息化服務的挑戰
近年來信息技術發展迅速，逐漸融入人們的生活，改變人們的生活方式。信息化的技術作為社會各界日常工作中的基本手段得到廣泛應用，在學籍檔案管理工作中，高校學籍檔案的工作流程仍沿用傳統的工作模式。如歸檔方面，二級學院形成的紙質檔案，由教學秘書將紙質學籍材料歸到教務部門或者由學生科歸到學生處或相關部門，最后由各管理部門移交檔案館歸檔保存并提供利用。檔案利用方面，雖然目前是以檔案系統信息查找為主，手工查找紙質檔案，提供復印件為輔，但由于學籍信息與檔案系統的信息未實現對接，使學籍檔案的開發利用受到一定條件的限制，形成查詢手續繁瑣、查詢面窄、查詢信息不夠全面等困難。
學校的各項決策和規劃均以事實為依據，以信息為參考，而支撐材料多為檔案資源，這一資源不進行開發、利用，師生、社會各界就無法便捷、快速地獲取相關的檔案資料，且將無法為學校的宏觀決策和教學管理提供深度服務，嚴格影響學籍檔案的利用價值。
二、實現學籍檔案的利用價值的對策
1.加強高校學籍檔案管理，更好地為學籍學歷電子注冊服務
學籍管理、學籍學歷電子注冊的實施者是人，受眾者也是人，應該樹立以人為本的學籍檔案管理理念，提高學籍檔案管理認識，加強事業心、責任感。加強學籍檔案管理，科學制定歸檔范圍，高度重視學籍檔案管理材料的收集、整理、歸檔等工作，保證學籍檔案的完整、齊全，對工作步驟、分工、進度和各階段的工作目標進行具體、規范籌劃，并保質保量地做好該項工作。學籍學歷電子注冊網絡管理平臺是一個信息的收集、處理、控制、反饋的過程，該項工作是高校管理工作中難度較大的任務，高校各級主管領導應給予高度重視和大力支持。把它當做一個重要環節來抓，最大限度地減少錯誤，堵塞漏洞，努力做到對學生負責，對學校負責，對人民負責，為高等教育學籍學歷電子注冊提供準確、真實的數據信息。
在學校學籍學歷電子注冊制度下，高校學籍檔案必須進行規范化、科學化、標準化管理。學籍檔案管理工作對保證高校學歷電子注冊、新生學籍電子注冊、學年電子注冊工作的完成有不可替代的作用。
2.以資源求生存，以服務求支持，以創新求發展
高校檔案部門應注意學籍檔案材料的形成規律，規范學籍檔案制度，科學分類，合理組卷，加強檔案意識，從材料形成的源頭抓起，與學籍檔案材料形成部門溝通，遵循檔案歸檔立卷的原則，做好歸檔前的立卷檢查、指導工作，變被動配合為主動積累。日常工作中，要隨時將日常教學工作中產生的新類型學籍材料補充到歸檔范圍中，發現問題要及時與有關部門協商解決，明確檔案部門應行政的監督檢查、指導的雙重職能[4]，保證學籍檔案的完整性、準確性、真實性。
在檔案信息服務時代，高校檔案部門應積極借鑒社會服務部門的經驗，設計具有可操作性的服務流程、服務管理與服務評估體系，從根本上提升高校檔案服務質量。積極、充分利用高校內外，尤其是內部的技術與智力資源，摸索出一套適應高校特點的檔案信息服務體系。
近年來，國家非常重視高等學校教學評估工作，教學評估過程中，有相當一部分支撐資料來源于學籍檔案材料，在這種狀況下，高校必須充分利用現代信息管理技術，建立與之相適應的學籍檔案管理模式，進行有效管理;將學籍管理系統及檔案系統工程進行有機整合，建立一個富有效率的學籍檔案管理體系，使學籍檔案為日常教學管理提供高質量服務，能量得到最佳釋放，更好地體現學籍檔案的利用價值。
3.強化信息服務技術，做好學籍檔案信息的社會化服務
在學籍檔案管理過程中，各高校的學籍管理工作的執行者是學籍檔案管理人員。學籍檔案管理人員的素質直接關系到高校教學工作的運轉和教學質量的提高。應熟悉有關學生學籍管理的政策、條例、規章及辦法，并具備學籍資料收集、整理分類及分析鑒別的能力。加強高校學籍管理人員的計算機網絡技術知識的學習，提高業務管理水平。實行二級管理的學校，特別要加強一級學籍管理人員隊伍的建設，并提高其業務素質和責任心。
學籍管理的受眾是學校教學、學生和社會各界，檔案管理也由對象服務轉化為社會全方位服務，高校應做好學籍檔案的信息開發，變被動為主動，為學校教學、學生和社會各界提供服務。具體說來，可以借鑒中國高等教育學生信息網，從新生報到注冊、在校成績、學籍異動、學歷證書等全過程實行“跟蹤式”學籍檔案管理模式，做好學籍檔案網上檢索與服務工作，為用人單位提供便利的學籍、學歷、學位審查服務;建立畢業生就業與成長檔案，為大學社會聲譽評估和改進學生培養工作提供科學依據;分析各專業的畢業率和就業率，為高校改進教學方法、優化教學結構提供參考[5];做好學生信息的維護對接，準確地提供學籍異動、學生獎懲信息等，最大限度地滿足受眾對學籍信息查詢的需求，將學籍檔案資源共享。
4.建立和完善檔案信息管理平臺，實現學籍信息與檔案系統的對接
加強高校檔案信息化建設，借助計算機技術，研發、使用配套適用的管理軟件作為檔案管理平臺來實現學籍檔案信息化服務，建立學籍檔案的信息庫，實現信息查詢的實時互動。隨著信息處理速度和工作效率的提高，使學籍管理的現代化方法成為必然，學籍管理與檔案系統的對接是切實可行的。學籍檔案查詢面臨著許多難題，如：某位學生于2001年入校，休學兩次，2005年復學，按照4年制的學習過程，他應于2007年畢業，但是由于未按教學計劃修滿課程，延遲一年畢業。如果要反映該生的學習生涯，就要查詢：一是2001年的錄取名單;二是休學學籍異動檔案;三是復學學籍異動檔案;四是2007年畢業資格終審檔案;五是證書換發材料。查找到這5份紙質檔案材料，才串聯出該生的在校情況。
如果學籍信息與檔案系統實現對接，就不需要檔案管理人員手工查找紙質檔案，可以直接通過檔案管理平臺提供系統、完整的信息，將大大提高學籍檔案的查準率、查全率，減輕檔案工作人員的工作壓力，降低檔案工作人員的工作量。
三、結語
隨著互聯網與學習化社會的發展，學籍檔案管理信息化不僅可以為學籍檔案提供制度保障，也可以最大限度地滿足社會的進步與教育的發展對學籍管理工作的要求。各高校應以誠信為本，認真做好學籍檔案管理工作，為社會提供完整、準確、真實、可靠的檔案材料，發揮學籍檔案的作用，不斷促進高等教育的發展。
參考文獻：
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[2]唐偉元.學籍、學歷電子注冊與高校學籍檔案管理[J].宿州學院學報,2008,23(2)：129-130.
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[5]倪麗娟.信息化背景下高校檔案服務策略研究[J].檔案學通訊,2011，(5)：92-94.
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