高校印章檔案管理

　　高校印章檔案管理【1】

　　【摘要】印章，作為維護和體現社會誠信制度的一種手段和憑證，在我們國家的政治、經濟、文化和社會生活中發揮著及其重要的作用。

　　印章一旦被停止使用，其法律效力隨之消失，繼而轉化成一種具有特殊載體形態并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術鑒賞等方面有著特殊價值的印章檔案。

　　高校合并產生了大量廢止印章，做好高校印章檔案管理工作，具有普遍的現實意義。

　　【關鍵詞】高校;印章檔案;管理

　　一、印章檔案的收集

　　1.收集印章檔案應及時。

　　印章是機關、企事業單位行使職權、進行各種公務活動及對外聯絡的標記和憑證。

　　有了印章這個標志，各種文件、介紹信、合同、報表等文書才具有法律效力，才能被人們所承認和執行。

　　因此，印章具有特殊而重要的地位和作用，一旦印章被停用、廢止，應盡快交由檔案部門封存管理。

　　2.收集印章檔案應確保齊全、完整、真實。

　　印章檔案能夠真實地反映一個單位的機構設置與演變情況，具有重要的歷史憑證作用和參考價值。

　　對高校來說，一枚枚印章，是學校各個不同時期的烙印。

　　每一枚印章檔案都無可辯駁地證明學校的一段歷史，學校檔案部門要盡可能地保證學校每一歷史時期印章的齊全完整，使之體現學校變遷過程的系統性，完整地反映學校發展歷程的全貌。

　　另外，據說社會上一些不法分子利用計算機掃描等高科技手段能按照印章所蓋的印跡制作出真假難辨的印章。

　　所以，我們在收集印章檔案時一定要確保其真實性。

　　3.收集印章檔案應履行嚴格的交接手續。

　　檔案部門可根據自己學校實際，制定相應的廢止印章收集登記表，主要內容應包括印模圖樣、材質、啟用日期、廢止日期、移交單位、接收單位、移交人、接收人、移交日期等條項。

　　印章廢止單位填好廢止印章收集登記表，連同廢止印章一并移交給學校檔案部門封存管理。

　　由于廢止印章大小不同，材質不一，破損程度、保存價值也良莠不齊，檔案部門在接收時可作適當鑒定。

　　二、印章檔案的整理

　　總體來說，印章檔案整理應遵循利于管理、便于利用的原則，在印章的形成規律基礎上，保持其歷史原貌和有機聯系，集中進行整理分類。

　　需要注意的一點就是印章檔案的全宗處理。

　　印章檔案應按館藏集中，統一整理，不宜按來源原則劃分全宗，也就是說館藏印章檔案應作為全宗級檔案單獨整理編目，按進館順序編制流水號，不得與文書檔案混合編號。

　　其整理步驟如下：

　　1.清洗、臨時編號。

　　將印章印面朝下放入裝有清洗劑溶液的容器之中浸泡，待污垢松軟后，使用刷子刷洗印章。

　　刷洗干凈的印章放在通風處晾干。

　　清洗后的印章要確保完整、清潔、不變形，保持印面和邊款中字跡與圖案的完整、清晰。

　　將晾干后的印章貼上臨時標簽，標簽進行流水編號，按編號順序若干枚為一組集中存放。

　　2.制作卡片。

　　按照一印一卡的方式，將印章逐一在卡片上蓋制印模，對印模編制與印章相同的臨時流水編號，預留出檔號與考證內容。

　　3.鑒定考證、劃分保管期限。

　　通過查考印章啟用和機構變更等文書檔案及相關資料，研究印章邊款、印材，比較印章式樣和印文，對印章的文字和圖案內容、使用時間及真偽情況進行考證，填寫卡片上的考證內容。

　　4.分類排序。

　　一般可根據印章檔案的歷史時期、印章屬性、機構類型等特征組織分類。

　　高校印章檔案可按三級類目來分，一級類目：建國前印章代號為1，建國后印章代號為2;二級類目：機構印章代號為1，個人印章代號為2;三級類目：黨委印章代號為1，行政印章代號為2，鋼印代號為3，團委印章代號為4等等。

　　分類號使用阿拉伯數字加間隔符“.”編制，間隔符“.”用以區分分類層次。

　　如建國后黨政印章的分類號應為2.1.1。

　　印章檔案按保管期限――分類號――枚號順序逐盒組織排列。

　　5.分揀裝盒。

　　按照卡片分類排序的結果，對應臨時標簽流水號揀取印章，將相同保管期限、相同類別的印章，依印章排列順序逐一裝盒。

　　盒內印章一般按從左至右、從上至下的順序排放。

　　裝盒后要編制備考表，如實填寫本盒印章情況說明、整理人、整理時間等事項。

　　備考表平放在盒內印章上面。

　　6.制作印模。

　　蓋制印模時，印章要放準位置，均勻用力，一次成型。

　　蓋出的印模要求印模工整、印文清晰、圖形完整、排列美觀。

　　蓋制后的印模可經過掃描數字化處理后再用計算機編輯。

　　對有邊款和特殊紐式的印章，可分別采用拓片和照相的方式對其進行復制和取樣，作為印模的有機組成部分，一同編輯。

　　按照管理、利用印章檔案的需要，可同時蓋制若干份印模，其中，按盒內印章排放順序蓋制的印模單置于盒內，其余可根據需要編輯制作成各種專題印章檔案印模集或印譜。

　　放在盒內的印模單應放在備考表的上面，其中每個印模的下方應標注與之相對應的印章檔案的檔號。

　　7.編制檔號。

　　印章檔案整理完畢后應編制檔號，以固定排序位置。

　　檔號由印章檔案代號、保管期限代號、分類號和枚號組成。

　　印章檔案代號：字母“YZ”代表“印章檔案”，保管期限代號;字母“YJ”代表永久，“DQ”代表定期;分類號在第四步已闡述，枚號即阿拉伯數字流水編號。

　　如學校印章檔案保管期限為永久的建國后黨委第一枚印章的檔號為：YZ-YJ-2.1.1-1.制作檔號時，去掉印章上的臨時標簽，在印章執柄或外側貼上寫有檔號的新標簽，還要分別在盒內印模和卡片上編制檔號。

　　8.編制檢索工具。

　　印章檔案應同時編制手工和機檢兩種檢索工具。

　　依據印章檔案的檔號排列順序組織條目，通過將卡片上相關信息過錄到目錄上的方式，編制手工印章檔案保管目錄，主要設置檔號、印文(邊款)、使用起止時間、印材、備注等條項，根據保管期限的不同，分別打印后裝訂成冊。

　　機檢檢索工具除應有與紙質保管目錄同版本的電子目錄外，還要有掃描、編輯后的電子印模圖形。

　　9.編制整理說明。

　　每一批印章檔案整理完畢后，都應該編制整理說明。

　　記載印章檔案的來源、數量，介紹印章的內容、價值和完整情況，說明印章檔案的整理時間、整理人員和其他事項。

　　整理說明可與印章檔案保管目錄等手工檢索工具裝訂在一起。

　　三、印章檔案的利用

　　印章檔案是檔案的有機組成部分，即是檔案，就會有一個提供利用的問題。

　　在實際工作中，由于多種歷史原因和工作需要，部分印章檔案需要重新啟用。

　　但是鑒于印章的特殊功能，為防盜用、冒用、誤用，印章檔案的利用要嚴格控制。

　　1.制定嚴格的印章檔案利用審批制度。

　　提供印章檔案利用時，應查驗利用者有效證件，仔細詢問利用事由，請利用者填寫印章檔案利用審批表，主要內容應包括利用人、利用單位、利用事由、需蓋印章名稱、學校有關部門意見、領導批示、承辦人、辦理時間等條項，做好印章檔案的利用登記和利用效果登記。

　　檔案工作人員不得違反規定擅自提供利用，保證印章檔案的利用安全。

　　2.為便于查找利用，檔案部門除編制相應的紙質印模檢索工具外，還應對印模采用計算機掃描、存儲等數字化處理，形成系統的電子檢索目錄，以進一步提高利用效率。

　　總之，印章檔案以其獨有的特殊載體出現，見證了學校歷史發展的進程和機構設置的變遷，是重要的檔案資源。

　　高校要進一步加強對印章檔案的認識，重視印章檔案的收集和管理工作，使印章檔案的管理更加制度化、規范化、科學化。

　　參考文獻：

　　[1]劉加威.高校印章檔案管理的若干思考[J].齊齊哈爾醫學院學報，2008(22).

　　[2]康云霞，許院院，程媛.淺談合并高校失效印章的檔案管理[J].蘭臺世界，2008(9).

　　[3]封小平.談談印章檔案的整理[J].浙江檔案，2010(4).

　　高校檔案管理【2】

　　[提要]　在公共信息作為國家戰略性資源的今天，檔案信息也顯得尤為重要。

　　高校檔案信息來源于學校的各項活動，是全體教職員工及學生集體智慧的結晶。

　　高校檔案信息作為一種原生性信息，不僅對學校的發展有著積極的作用，同時還為國家經濟建設和社會發展做出重大貢獻。

　　關鍵詞：高校;檔案;管理

　　各高校依據《普通高等學校檔案管理辦法》規定了本高校檔案管理辦法，一般包括：檔案管理責任制、檔案立卷歸檔制度、庫房管理制度、查閱檔案資料制度、保密制度、鑒定與銷毀制度、登記與統計制度、檔案工作人員守則、檔案移交制度等規章制度。

　　從部分高校的《檔案實體分類方案》、《檔案歸檔范圍及保管期限》中可以看出，各高校基建檔案的歸檔范圍和保管期限都依據《基本建設項目資料管理暫行規定》，即規定了基本建設項目資料是指在整個建設項目從醞釀、決策到建成使用的全過程形成的、應當保存的文件，包括基本建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘探、設計、施工、竣工、改建、擴建等各階段形成的文字材料、圖表、計算材料、聲像材料等。

　　保管期限分為短期、長期、永久三種。

　　其中，長期保管的材料實際保管期限不得短于建設項目的實際壽命。

　　但在現實工作中，這種歸檔范圍和保管期限的設置并不完全適應高�；�建檔案管理。

　　一、高校檔案管理的重要性

　　高校檔案信息是整個檔案信息資源中的重要組成部分，是國家檔案全宗的重要組成部分，是黨和國家的寶貴財富，是推動社會文明進步的寶貴資源。

　　高等學校是傳播知識、培養人才的場所，高校檔案中的科學研究類檔案信息及博士、碩士學位論文中的很大一部分都代表了相關學科研究的最新動態。

　　這部分檔案信息對于指引社會進步及變知識為生產力有積極的作用。

　　高校檔案信息真實記載了學校的發展進程，高等學校要想在日益復雜的環境中爭創一流和更好地發展，就離不開高校檔案信息的支持。

　　隨著我國高校布局的變化，產生了許多新的學校。

　　新高校規模大、管理模式各異，這就給檔案管理工作增加了難度，提出了新問題。

　　此外，高校檔案信息來源于學校的日常管理活動，它廣泛存在于學校的各個部門。

　　如何將高校檔案信息互聯起來，形成一個集成的系統，以便最大限度地減少信息冗余，保持高校檔案信息的一致性和完整性，也是目前我們必須解決的問題。

　　二、高校檔案管理存在的問題

　　(一)制度不嚴，缺少保障制度或措施。

　　學校每年用于檔案的專項費用很少或沒有，保障制度的缺失還易造成人員配備的不足。

　　面對如此多且又復雜的材料，收集就需格外地細心和專業，但檔案部門由于任務重，收集材料的人員往往是新來的或是部門的文書人員，業務不熟悉，檔案管理業務也不熟悉，對整個材料構成不很了解，容易造成材料的缺失。

　　同時，高校檔案管理部門的人員一般較少，檔案專職人員往往一個人管好幾個類別，對業務和進程也不夠熟悉，很少會到部門去指導檔案管理工作。

　　以上種種現象都會影響高校檔案的規范歸檔。

　　再加上部門的兼職檔案管理員變動較為頻繁，更加重了這種現象。

　　檔案的電子文件的增多還牽涉到檔案館的計算機專業人員的配備問題，因為檔案信息化、數字化的建設離不開計算機人才，只有計算機專業人員的保證。

　　才能保證管理系統的運行正常和服務器的維護。

　　(二)檔案隊伍建設缺乏科學性和穩定性，人員整體素質低下。

　　知識經濟時代對檔案工作者的素質提出了較高的要求，而在現階段的高校檔案工作者中，還有相當一部分人達不到上述要求，他們中有的是在單位競聘上崗過程中的解聘人員被安置到檔案部門，有的是由于其他原因工作調動而被分配到檔案部門，有的是其他工作人員兼職做檔案工作，還有的是剛從大中專學校分配來的學生。

　　這支隊伍在數量上雖能充其數，但在質量上還不能適應當今檔案工作的開展，其整體綜合素質低下，嚴重影響檔案管理工作的水平，如在收集工作中不知該收什么，影響了歸檔齊全率;整理時顛倒卷內文件的先后順序;案卷標題擬寫不準確;案卷之間問題交叉，等等。

　　因此，這樣的檔案人員隊伍，必然存在著知識結構、職稱結構、年齡結構不甚合理現象，在知識結構方面，具備檔案專業知識的人員數量極少，且專職檔案工作者中也大都存在知識老化的現象，其理論水平、業務水平亦尚需提高，而適應當今知識經濟時代要求的復合型人才更是嚴重匱乏，如現今計算機的使用已深入到各行各業，檔案工作的國際間交流也日漸頻繁，但既精通軟件設計又深諳檔案業務的復合型人才卻并不多見，精通外語的檔案部門人才則更是鳳毛麟角。

　　在職稱結構方面，檔案工作者中高級職稱比率與其他部門相比明顯較少，比率偏低。

　　三、高校檔案管理對策

　　(一)進一步增強檔案部門的服務意識。

　　廣泛宣傳，創造良好的外部環境，除了在學校內部加強學習、提高認識，明確建檔重要性外，還需向相關部門宣傳建檔意義，在各部門間形成建檔共識，使建檔工作引起部門領導的足夠重視，僅靠部門是不夠的。

　　只有各部門明確了建檔的重要意義，才能真正確立檔案工作的重要地位，為建檔工作的順利展開，創造一個積極、和諧、良好的外部環境。

　　例如，J學院每年都召開全校檔案工作會議，參加的人員有學院領導、部門和分院領導和各部門學院的兼職檔案管理員。

　　會議得到了學校領導的大力支持，領導們每次都參加并加以指示。

　　校檔案工作會議的主要內容是宣傳檔案工作的重要性、向各部門了解是否有新的常規性材料、布置新一年的檔案歸檔工作任務和對歸檔工作的有關操作程序培訓等。

　　檔案的利用原理和其他的類別是一樣的，要加大宣傳力度，取得領導的支持，改變全校師生的觀念，使他們能主動配合工作，才能取得高校檔案管理的良性循環。

　　(二)推進高校檔案管理現代化。

　　在各種信息資源中，檔案以其獨具的與人類社會各種活動的伴生關系及所載信息的原始性、真實性等特殊性質，而占有獨特的地位。

　　其開發利用工作，包含了有別于其他信息資源開發利用的特殊意義。

　　具體到檔案工作來說，檔案開發利用是檔案工作的最終目的所在，是檔案工作存在和發展的立命之本。

　　只有通過大力開發檔案信息資源為用戶所用，才能實現檔案的價值，達成檔案工作的目的，溝通檔案工作系統與外部環境的聯系，因此應大力加強高校檔案信息資源的開發利用，實現高校工作的應有價值，推進高校的檔案管理工作和學術水平向現代化邁進。

　　(三)加強系統教育。

　　系統教育是一個人通過接受正規的或業余的高中等檔案專業教育，經過嚴格的系統的檔案專業知識和專業技能訓練提高素質的首要途徑，也是提高檔案工作者整體素質的基礎。

　　正規的學校教育，具有系統性、規范性。

　　有教師的系統指導，有豐富的圖書資料供學習參考，有管理、考核等嚴格訓練制度的制約和要求，學生無論在思想品德、業務知識、體制技能方面的長進，都是十分明顯的。

　　但學校應根據知識經濟時代的特點需要，轉變教育思想，更新教育觀念，優化專業結構，增加改革開放、現代化建設的任務和要求，從政治上、理論思想上、兩個文明建設上、高科技在檔案工作的應用上以及市場經濟等方面，增設必要的課程，為他們走上新時代的檔案工作崗位打下堅實的思想基礎和專業基礎。

　　總之，系統教育是全面提高檔案工作者素質的首要途徑，通過系統教育可以為高校檔案工作提供高素質的人才儲備，促進高校檔案部門的整體素質進一步提高。

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