高校實物檔案管理

時間：2022-10-08 22:57:02 檔案管理畢業論文我要投稿

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高校實物檔案管理

　　高校實物檔案管理，下面帶來的高校實物檔案管理相關論文范文，歡迎閱讀。

　　高校實物檔案管理【1】

　　摘要：實物檔案與其他門類檔案一樣，都能夠真實地記載和反映學校的各項工作和實踐活動，同時也為撰寫校史、大事記、年鑒等提供依據和憑證。

　　實物檔案內容豐富，來源廣泛，涉及面大，特殊性強，收集、整理和保存它們，具有現實意義和歷史意義。

　　高校實物檔案從某種程度上體現著學校的發展史和光榮史，有著不可替代的作用與地位。

　　關鍵詞：高校;實物檔案;管理

　　“實物檔案”即以實物為載體的檔案，檔案理論界對“實物檔案”是否屬于檔案這個問題存在著各種各樣的爭議。

　　筆者認為，實物檔案與其他門類檔案一樣，都能夠真實地記載和反映學校的各項工作和實踐活動，從某種程度上體現著學校的發展史和光榮史，有著不可替代的作用與地位，同時也為撰寫校史、大事記、年鑒等提供依據和憑證，實物檔案內容豐富、來源廣泛、涉及面大、特殊性強，對其收集、整理和保存，具有現實意義和歷史意義。

　　一、目前高校實物檔案的管理現狀

　　高等院校檔案部門過去的檔案藏品的主要形式是紙質的文書檔案。

　　隨著檔案事業的發展和科學技術的進步，許多新型材料也成為檔案的載體，使得高校檔案藏品的形式不斷有新的拓展，實物檔案便是高校檔案的延伸和補充形式。

　　在平時的走訪和參觀中，我們發現，在實物檔案的收集和管理工作中，許多單位對實物檔案的收集和管理工作未能像對其他門類檔案那樣給予足夠的重視，比如有的單位將歷年來所獲得的榮譽物品雜亂無序地堆放在檔案室或會議室的一角;有些隨便找個木柜擺放起來，任其長年累月地灰塵蒙面，對這些榮譽物品的有關情況不做記錄，致使其獲得的日期、出處無從查考;還有些榮譽物品則散放在個人手中，特別是有的科室以及職工個人獲得后，或存放于科室辦公室內或掛于墻上，或不當一回事丟棄一邊，長期無人過問，時過境遷，不是被污染了，就是遭到損毀或丟失。

　　有的基層單位或未升級達標的單位平時只注重管理幾份文件，因而使實物檔案這種形象、直觀的信息記錄得不到與其相輔相成的其他門類檔案的整理歸檔，造成了檔案管理工作的缺失。

　　二、高校實物檔案的管理方法

　　(一)確定實物檔案的收藏范圍

　　我們對檔案信息的管理通常是本著“藏以致用”的原則，因而對實物檔案的收藏也應以利用需求作為導向，這需要在涉及歸檔的有關規定中予以適當地明確，同時對實物檔案歸檔范圍的制定也要注意與已有室藏檔案相協調。

　　對于那些在高校辦學過程中重大的、有歷史影響的、有深遠意義的、有典型代表性的、有特殊個性的實物，方可列入收藏范圍，繼而形成實物檔案的收藏特色。

　　本著這一收藏原則，根據高校自身的特點和實物檔案工作實踐的具體做法，筆者認為高校實物檔案歸檔范圍應包括以下幾方面：一是獎品類，包括獎旗、獎牌、獎狀、獎杯、榮譽證書等;二是題名類，包括上級領導、知名人士來本單位檢查指導工作或參與重要活動時的簽名、留言、題詞等;三是禮品類，包括兄弟單位、國內外友人、校友贈送的禮品、禮物等各種有價值的物品，等等。

　　這些實物檔案具有惟一性和不可再生性，有著十分珍貴的無可替代的收藏價值。

　　因而，在接收、征集實物檔案時，要加大珍貴、微觀、典型實物的征、收集力度，用以充實高校實物檔案的內容，填補空白。

　　(二)注重實物檔案的整理和保管

　　目前，國家檔案局頒布的《高校檔案實體分類法》中沒有專門對實物檔案的分類整理進行統一地規范，多數高校對實物檔案的管理處于自發狀態。

　　筆者結合自身的實際情況，認為對實物檔案的管理應該著重做好以下幾個方面的工作：

　　1、實物檔案的保存

　　實物檔案因其載體、形態、體積等不同的特點，存放占地面積較大，如要長久、適宜的保存就必須配置專門的實物檔案陳列室。

　　2、實物檔案的收集

　　根據實物檔案的形成帶有一定的偶然性和隨意性等特點，可通過如下收集方法：(1)檔案工作者要眼觀六路、耳聽八方，每周、每月都要與辦公室主任溝通，總體把握學校每階段的工作動態，及時捕捉實物檔案信息，積極主動地收集實物檔案;(2)各部門每年年底應向檔案室送交本部門當年獲得的證書、獎狀等實物檔案。

　　個別部門希望多保留一段時間的，可在保存一段后再送交，但應在獲獎當年將所獲獎品的文字說明書送交檔案室以備查;(3)對個人或部門所送交的實物檔案，檔案管理部門應隨時接收;(4)凡屬校外贈送的物品，物品接收部門應將所收物品清單送交一份給檔案室，其中具有一般使用價值的物品，可由接收部門使用，而珍貴物品應交與檔案室保存;(5)無論個人還是部門所送交的實物檔案，均應附上相應的文字說明，并辦理交接手續。

　　如獎品、獎狀文字說明可包括獎品名稱、獎勵材料、獎品級別、授獎單位、授獎時間、送交單位、送交時間等。

　　3、實物檔案的分類整理

　　在對實物檔案進行整理歸檔時，首先應整體把握、熟悉本校實物檔案的種類，要對各類實物進行分析比較，從而劃分出具有代表性且能概括本校所有實物檔案的類別。

　　(1)應根據實物的收藏價值大小劃分收藏期限。

　　應將實物檔案的保管期限分為短期、長期、永久。

　　為了節省室藏空間，作為短期保存的則可酌情而定，部分實物檔案可由有關部門自行保管;(2)按實物的級別來源進行分類。

　　如各種獎勵證書可按國家級、省部級、地市級劃分;(3)按實物的形態分類。

　　即將形態一樣的實物檔案集中在一起，如獎狀類，由于各種獎狀是單位和個人榮譽及成就的直接反映，在個人鑒定、單位介紹、成就展覽、編史修志中的憑證作用一目了然，因而利用率較高。

　　所以歸檔時，應先制一封套，可用塑膜或硬質打孔裝訂成活頁，再將獎狀左邊貼在活頁上，并在扉頁處編上目錄，便于保管，不易丟失。

　　獎牌、獎杯類，可在實物上貼上標記，將其拍照，歸入照片檔案，同時將實物依次編目存放，便于隨時取用。

　　錦旗類，可將其作清潔處理后，放入一定規格的檔案盒內，編好檔號，標名實物名稱和時間，并在卷盒右上方貼上此實物的照片。

　　如有條件可將所有的實物檔案全部拍成照片，一式三份沖洗，其中兩份由檔案部門專門保存，一份留作備用。

　　三、實物檔案的開發利用

　　(一)利用實物檔案為學校的中心工作服務

　　實物檔案的收集、保管其目的在于利用，充分利用實物檔案更具有文化特色、直觀性強，具有無可辯駁的憑證作用等特點，多形式、多渠道、多層次、多方位的開展利用和服務工作。

　　如舉辦展覽、申報學士學位、申報學科、校慶、教學評估等都要大量利用實物檔案。

　　(二)加大信息開發力度，實現資源共享

　　建立實物檔案數據庫和檔案平臺，通過校園網和互聯網，使全體師生和海內外校友在自己辦公室就可以查找到所需的實物檔案信息，同時海內外校友也可把自己畢業后所取得的成果通過互聯網掃描到學校的服務器上，實現真正意義上的資源共享。

　　總之，實物檔案是高校檔案的重要組成部分，各高校應重視實物檔案的集中統一管理，加強收集工作，提高實物檔案的總體管理水平，改變被動式服務和重藏輕用的觀念，使實物檔案真正達到記載過去、服務現在、啟示未來的目的。

　　參考文獻：

　　[1]毛詩玉.獎品檔案的收集與管理[J].湖北檔案，1999，(6).

　　[2]江中蘭.加強“實物檔案”管理和利用[J].四川電力技術，2002，(5).

　　[3]崇州.整理榮譽類實物檔案一法[J].四川檔案，1999，(4).

　　高校財務檔案管理【2】

　　【摘要】財務檔案管理是學校財務管理工作的重要組成部分。

　　一個高校的財務管理水平常常可以從財務檔案中反映出來。

　　實現財務檔案管理的科學化、現代化，是擺在高校財務檔案管理人員面前的一項重要任務。

　　【關鍵詞】高校;會計檔案;檔案管理

　　科學規范的會計檔案管理有利于促進高校整體資金的運籌發揮最大效益。

　　目前高校普遍存在對財務檔案管理的重要性認識不夠，意識淡薄。

　　高校財務檔案借閱制度不完善，不規范，管理環節分散等問題，因此，加強高校會計檔案的規范化和科學化管理，對現階段高校的改革和發展具有極其重要的現實意義。

　　一、高校的財務會計檔案管理的內容

　　《會計檔案管理辦法》“會計檔案是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據”，具體包括：①會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證;②會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產帳、輔助帳、其他會計賬簿。

　　③財務報告類：月度、季度、年度、財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告;④其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊;⑤電算化會計檔案：是存儲會計憑證、賬簿、報告等的介質，包括磁盤、磁帶、紙質等，還包括：

　　①每年一次的數據庫備份，②財務軟件升級前的數據庫備份，③打印輸出的經過蓋章簽字的會計資料，④每年一次的經系統管理員簽字的系統管理維護記錄本，⑤所有版本的系統、網絡、數據庫、軟件，⑥其他應該存檔的有關資料或數據。

　　二、提高學校的財務檔案管理

　　1.增強財務檔案管理意識，建立高校財務檔案領導體制

　　財務檔案首先要得到學校領導的高度重視，把財務檔案工作列入學校工作的議事日程，深入組織學習好《檔案法》。

　　校領導、財務負責人帶頭學習，通過學習與廣泛宣傳，使教職工增強財務檔案意識，使教職工做貫徹落實《檔案法》的先鋒，形成每個人都重視財務檔案，支持財務檔案并自覺地維護學校財務檔案工作的氛圍。

　　并結合學校實際情況，建立可行的檔案工作與高校整體發展相適應的財務檔案管理體系。

　　2.強化業務，提高能力

　　加強財務檔案管理者自身業務素質，一方面積極參加財務檔案業務培訓，認真學習財務檔案專業知識理論，另一方面選拔熱愛檔案事業、默默奉獻財務檔案管理工作的人擔任學校專職檔案管理員。

　　3.加強財務檔案綜合服務功能

　　高校財務部門應改變傳統的檔案管理觀念，嚴格的做好檔案開發利用工作，力爭全面系統完善財務檔案工作職能范圍，這樣才能為領導決策服務服務。

　　目前檔案存在著大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被擱置，相當一文不值的廢紙，造成檔案浪費;領導不能及時全面地了解學校財務運行情況，不能有效地利用檔案;檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來，因此，健全檔案的各種檢索工具，匯編各種有利用價值的財務資料，使財務檔案管理方法科學、管理機構高效、檔案工作標準，不斷增強檔案部門的綜合服務功能，讓財務檔案信息資源更好地為學校領導決策服務。

　　4.加強檔案館的安全與保密工作是財務檔案管理的重中之重

　　要做還財務檔案的保密工作應建立健全檔案管理規章制度。

　　規章制度中應把檔案保密工作列入管理參與者的行為準則。

　　促使人人都重視檔案保密工作，在工作中堅持照章辦事。

　　再者，提高檔案人員的安全防范意識，對財務憑證利用者和查閱人，謹防偷撕或涂改，還要杜絕火災隱患。

　　增加必備手提式滅火栓，并定期檢查更換以確保長期有效利用。

　　定期檢查電氣設備線路安全使用情況，對有安全隱患的做到及時維修，確保電器設備安全運轉。

　　還要注意檔案的科學儲藏保護，做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化工作。

　　5.做好財務檔案的信息化建設

　　隨著經濟社會的不斷發展，高校財務檔案管理作為高校信息化建設重要的一部分，運用先進的管理知識和現代化技術設備，提高財務檔案管理水平，財務檔案信息網絡化是實現檔案信息利用效益最大化最佳途徑。

　　通過構建網上檔案服務平臺，把已有的檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統為更多的用戶提供服務。

　　利用校園網絡管理系統，實現檔案的索引、統計、編集、檢索，替代傳統的手工抄寫勞動，把部分紙質財務檔案轉化為數字檔案信息，建成各類財務檔案數據庫和多媒體數據庫。