高校檔案管理危機(jī)應(yīng)對(duì)

時(shí)間：2022-10-08 03:52:11 檔案管理畢業(yè)論文我要投稿

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　　高校檔案管理危機(jī)應(yīng)對(duì)是小編為大家?guī)?lái)的論文范文，歡迎閱讀。

　　[摘要]由于經(jīng)費(fèi)投入、檔案人員素質(zhì)、檔案管理方式等原因，高校檔案管理工作已不能適應(yīng)現(xiàn)代信息傳播和數(shù)字化管理的需要，危機(jī)重重。

　　高校應(yīng)該要正視危機(jī)，加大資金投入，制定相應(yīng)政策，更新檔案管理方式，加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，才能使檔案工作為高校的科研、教學(xué)、管理等各項(xiàng)工作更好地服務(wù)。

　　[關(guān)鍵詞]獨(dú)立學(xué)院;學(xué)生特點(diǎn);思想教育

　　近年來(lái)，頻發(fā)的各類(lèi)突發(fā)事件給社會(huì)造成了巨大的損失，檔案工作在社會(huì)突發(fā)事件的危機(jī)應(yīng)對(duì)處置過(guò)程中具有重要作用。

　　當(dāng)前檔案領(lǐng)域主要對(duì)社會(huì)突發(fā)事件中檔案工作需要和其他部門(mén)進(jìn)行應(yīng)急協(xié)同聯(lián)動(dòng)的工作內(nèi)容進(jìn)行了探討，諸如突發(fā)事件中檔案的收集、管理、服務(wù)利用工作等。

　　頁(yè)隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，高校檔案工作也開(kāi)始經(jīng)歷著巨大的變化，諸多嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)層出不窮，可謂危機(jī)四伏。

　　對(duì)于如何建立面向高校突發(fā)事件的檔案應(yīng)急聯(lián)動(dòng)工作機(jī)制，以系統(tǒng)全面地做好高校突發(fā)事件中的高校檔案應(yīng)急管理工作，需要多部門(mén)共同參與，其中既涉及理論認(rèn)知又關(guān)乎實(shí)踐操作，又需要加強(qiáng)對(duì)檔案工作信息化和自身隊(duì)伍等方面的建設(shè)，這樣才能更好地進(jìn)一步發(fā)揮高校檔案在我國(guó)教育現(xiàn)代化建設(shè)中的重要作用。

　　一、高校檔案管理的危機(jī)分類(lèi)

　　任何檔案在管理中都存在潛在的危機(jī)因素，而高校檔案管理中存在的危機(jī)因素則更突出。

　　1、從原因分析，高校檔案危機(jī)可分為自然因素和人為因素的危機(jī)兩類(lèi)。

　　自然因素危機(jī)是由于人力不可抗拒或難以支配和操縱的各類(lèi)自然災(zāi)害所引發(fā)造成的，如高溫高濕、地震、臺(tái)風(fēng)、水澇、火災(zāi)、蟲(chóng)害等;人為因素危機(jī)包含管理技術(shù)水平、手段落后，高校檔案管理人員業(yè)務(wù)操作不當(dāng)，檔案的形成、歸檔、鑒定、保管等工作不規(guī)范以及檔案遭到盜竊或破壞，高校檔案管理軟件維護(hù)性差、軟件質(zhì)量不過(guò)關(guān)等引起的檔案危機(jī)。

　　目前高校檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，更容易受自然和人為因素的影響出現(xiàn)危機(jī)。

　　2、從檔構(gòu)成分析，高校檔案危機(jī)可分為檔案實(shí)體安全危機(jī)和信息安全危機(jī)。

　　檔案實(shí)體安全危機(jī)即檔案載體的危機(jī)，包括檔案本身存在如紙張、光盤(pán)、磁帶的老化問(wèn)題;由于保管不當(dāng)造成，如光線強(qiáng)烈、高濕、高溫等。

　　檔案信息安全危機(jī)包括檔案的數(shù)字化信息安全隱患，以及所有檔案的信息安全隱患。

　　當(dāng)檔案信息與載體結(jié)合為一體時(shí)，載體的安全決定著信息的安全，載體的損壞也相應(yīng)使信息內(nèi)容丟失，如紙張褪色、磁帶斷裂、照片受霉菌的侵害等;當(dāng)檔案信息與載體分離時(shí)，檔案信息易被修改、盜竊或損毀，面臨著信息真實(shí)性、完整性、憑證性、保密性等危機(jī)。

　　作為高校管理的重要組成部分的檔案工作，信息化建設(shè)勢(shì)在必然。

　　否則，在電子檔案迅速崛起的情況下，人工管理為主的高校檔案遇到的管理技術(shù)危機(jī)會(huì)更突出，在諸多環(huán)節(jié)都存在危機(jī)因素以至于影響到自身的存在。

　　3、從工作流程分析，高校檔案危機(jī)可分為在收集、整理、鑒定、保管、利用、銷(xiāo)毀中的危機(jī)。

　　由于高校檔案管理人員業(yè)務(wù)水平良莠不齊，收集不齊全、保管不到位、在利用過(guò)程增加了對(duì)檔案的損害、沒(méi)有按文件價(jià)值進(jìn)行鑒定等現(xiàn)象，造成了高校檔案管理質(zhì)量不高、檔案容易受損等危機(jī)。

　　二、高校檔案危機(jī)的表現(xiàn)和成因分析

　　1、經(jīng)費(fèi)投入不足。

　　隨著數(shù)字化檔案建設(shè)步伐的加快，高校檔案管理各項(xiàng)軟硬件設(shè)施急需得到改善，目前檔案管理配備的設(shè)施、預(yù)算經(jīng)費(fèi)已不能滿足數(shù)字檔案建設(shè)的需要。

　　檔案信息資源化建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)難以得到切實(shí)有效的保障，造成檔案管理硬件設(shè)施相對(duì)落后，難以進(jìn)行更深層次檔案信息編研和服務(wù)創(chuàng)新，導(dǎo)致檔案工作危機(jī)頻發(fā)。

　　例如，檔案室建設(shè)方面。

　　檔案室是保管高校所有檔案的場(chǎng)所，是所有黨群行政檔案、人事檔案、教學(xué)檔案、科研檔案等各類(lèi)檔案的安身之處。

　　由于高校經(jīng)費(fèi)投入不足，導(dǎo)致檔案室建設(shè)滯后、基礎(chǔ)設(shè)施落后，是檔案實(shí)體保管中的重要危機(jī)。

　　2、檔案管理方式落后。

　　隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)校各項(xiàng)工作中的廣泛應(yīng)用，雖然一些高校檔案部門(mén)配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備，但多數(shù)高校的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，自動(dòng)化程度不高。

　　首先是立卷程序和方法仍采用傳統(tǒng)方法，即根據(jù)文件的主要特征或文件的類(lèi)型進(jìn)行區(qū)分和初步組合，然后調(diào)整、排列并編號(hào)，編制案卷封面并裝封，最后編制案卷目錄。

　　這種程序繁瑣，工作量大，而且因立卷人觀念的差異，往往是一卷相同的檔案出現(xiàn)不同的形式，導(dǎo)致利用上的重重困難。

　　檔案管理采用原分庫(kù)存方法已不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，這種傳統(tǒng)的檔案管理手段、方式已愈來(lái)愈滯后于高校工作的發(fā)展需要，難以適應(yīng)信息化的要求。

　　這種落后的管理方式必將影響檔案信息的利用。

　　其次，結(jié)構(gòu)不合理、門(mén)類(lèi)單一，缺乏特色館藏。

　　館藏檔案是開(kāi)展檔案利用服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)，沒(méi)有館藏，檔案服務(wù)是無(wú)水之源、無(wú)本之木。

　　受傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)的影響，檔案收集的主動(dòng)意識(shí)淡薄，館藏檔案資源量不足。

　　同時(shí)衡量館藏建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)也以檔案數(shù)量和排架長(zhǎng)度來(lái)衡量，許多學(xué)校只重視收集的數(shù)量，輕視收集的質(zhì)量。

　　大多數(shù)學(xué)校注重黨群類(lèi)、行政類(lèi)、教學(xué)、科研類(lèi)等常規(guī)檔案的收集，而對(duì)特色檔案、重點(diǎn)檔案、具有典型性、代表性的檔案收集較少。

　　再次，檔案資源開(kāi)發(fā)編研不合理，檔案信息的加工、編研缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不能形成完善的檔案信息資源體系，有些開(kāi)發(fā)編研產(chǎn)品不利于用戶(hù)檢索、利用。

　　3、現(xiàn)代信息數(shù)字化發(fā)展緩慢。

　　隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案工作的模式發(fā)生了根本性變化，檔案工作領(lǐng)域不斷拓寬，各大高校相繼啟動(dòng)館藏檔案數(shù)字化建設(shè)、數(shù)字化檔案館建設(shè)等。

　　但是大多數(shù)高校檔案館館藏檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐不快;檔案數(shù)字化建設(shè)沒(méi)有統(tǒng)一的時(shí)間限制和目標(biāo)規(guī)劃;館藏檔案掃描件沒(méi)有統(tǒng)一的分辨率設(shè)置標(biāo)準(zhǔn);電子文件存儲(chǔ)還存在較大的安全隱患;有些高校檔案信息網(wǎng)頁(yè)設(shè)置花哨而不實(shí)用，欄目設(shè)置不能完全體現(xiàn)用戶(hù)的需求，不合理現(xiàn)象仍然存在。

　　信息化時(shí)代對(duì)檔案管理者的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，而高素質(zhì)的檔案工作人員和完善的操作規(guī)則是檔案管理現(xiàn)代化健康發(fā)展的重要保證。

　　但是，目前高校檔案管理人員普遍缺乏現(xiàn)代技術(shù)，綜合素質(zhì)較低，既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才缺乏的現(xiàn)象較為突出。

　　這極大地制約了高校檔案現(xiàn)代化進(jìn)程。

　　但受傳統(tǒng)用人體制的制約，檔案工作人才缺乏競(jìng)爭(zhēng)，既懂檔案管理又熟悉計(jì)算機(jī)操作管理的復(fù)合型人才難以吸引進(jìn)來(lái)，致使檔案部門(mén)人員老面孔，觀念落后，技術(shù)缺乏，面對(duì)當(dāng)前飛速發(fā)展的社會(huì)科技有被淘汰的危險(xiǎn)。

　　三、應(yīng)對(duì)高校檔案管理危機(jī)策略

　　1、建立完善的服務(wù)危機(jī)管理法規(guī)制度。

　　完備的檔案危機(jī)管理法規(guī)是做好檔案危機(jī)管理的關(guān)鍵。

　　一套完善的檔案服務(wù)危機(jī)管理法規(guī)是采取有力措施減少或規(guī)避服務(wù)危機(jī)的發(fā)生的制度保障。

　　在檔案館各項(xiàng)規(guī)章制度建設(shè)中應(yīng)加入專(zhuān)門(mén)的檔案服務(wù)危機(jī)管理預(yù)防制度、危機(jī)反應(yīng)和彌補(bǔ)制度等，使服務(wù)危機(jī)管理有制度保證，增強(qiáng)服務(wù)危機(jī)管理能力。

　　在檔案館日常工作中，要對(duì)服務(wù)過(guò)程中存在的潛在危機(jī)因子進(jìn)行分析和預(yù)測(cè)，分析檔案資料、分析館員、裝備等，并落實(shí)到服務(wù)危機(jī)管理制度和運(yùn)行機(jī)制中，編制防范預(yù)案，優(yōu)化服務(wù)流程、有效控制，使服務(wù)危機(jī)管理科學(xué)化、法制化，預(yù)防危機(jī)的發(fā)生。

　　2、提高領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)。

　　學(xué)校各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要有檔案創(chuàng)新與危機(jī)意識(shí)，強(qiáng)化高校檔案危機(jī)意識(shí)和高校檔案信息系統(tǒng)的安全管理，實(shí)行高校檔案安全領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，成立高校檔案安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組，形成嚴(yán)密的醫(yī)院檔案安全工作網(wǎng)絡(luò)，將高校檔案安全工作落到實(shí)處。

　　3、加大檔案實(shí)體安全管理力度。

　　一是在檔案安全移交和接收管理上，對(duì)屬于歸檔范圍的文件材料做到及時(shí)、完整、齊全歸檔，做到無(wú)積存零散文件。

　　應(yīng)移交、接收的檔案能夠做到交接登記明確、責(zé)任到人，確保交接流轉(zhuǎn)過(guò)程中檔案不丟失、不損毀。

　　對(duì)新接收的檔案做到殺蟲(chóng)、殺菌、除塵后入庫(kù)上架。

　　二是在檔案實(shí)體相關(guān)保障上，對(duì)檔案實(shí)體安全狀況堅(jiān)持定期檢查，并對(duì)檢查情況進(jìn)行登記;做到定期清點(diǎn)核查。

　　三是在利用中的檔案實(shí)體安全上，堅(jiān)持專(zhuān)人負(fù)責(zé)利用工作，并堅(jiān)持利用登記制度。

　　對(duì)重要的、珍貴的、利用頻繁的檔案實(shí)行雙套或多套備份制，也可進(jìn)行復(fù)制，用復(fù)制件代替原件提供利用。

　　4、加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。

　　網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案信息網(wǎng)絡(luò)為高校檔案利用提供便捷的服務(wù)平臺(tái)，但是網(wǎng)絡(luò)發(fā)展和應(yīng)用也會(huì)受到病毒、木馬、物理故障、人為破壞、黑客入侵等各方面的威脅，往往造成大量數(shù)據(jù)的丟失，加大了檔案館服務(wù)危機(jī)的潛在性。

　　首先，加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，建立科學(xué)、規(guī)范、實(shí)用的檔案信息發(fā)布平臺(tái)，是有效應(yīng)對(duì)服務(wù)危機(jī)發(fā)生的關(guān)鍵。

　　其次，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，擴(kuò)大檔案數(shù)字化建設(shè)范圍，對(duì)館藏檔案實(shí)施有計(jì)劃、有步驟掃描、錄入，建立各類(lèi)專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，并于校園網(wǎng)絡(luò)實(shí)施對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

　　再次，加大經(jīng)費(fèi)投入，改善軟硬件設(shè)施條件，保障檔案數(shù)據(jù)安全，降低服務(wù)危機(jī)風(fēng)險(xiǎn)。

　　“數(shù)據(jù)是資產(chǎn)，備份最重要”，及時(shí)有效的備份是保證檔案數(shù)據(jù)安全的最佳策略。

　　目前，高校數(shù)字化檔案館建設(shè)正在如火如荼地開(kāi)展，由檔案數(shù)字化建設(shè)形成的各類(lèi)專(zhuān)題檔案數(shù)據(jù)要保存十年、數(shù)十年甚至永久保存，且數(shù)字資源量占有的空間越來(lái)越大，這些數(shù)據(jù)都是檔案館寶貴的資源，也是檔案館花大力氣長(zhǎng)時(shí)間掃描、錄入、編研的檔案成果，一旦保存不慎造成數(shù)據(jù)丟失將是檔案館乃至學(xué)校的重大損失，使檔案館服務(wù)危機(jī)突發(fā)的幾率大大提高。

　　因此加大經(jīng)費(fèi)投入，增加檔案信息儲(chǔ)存硬盤(pán)、光盤(pán)、磁帶、服務(wù)器等設(shè)備，保證檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的多套備份，能有效降低數(shù)據(jù)保存過(guò)程中可能造成的損失，從而有效規(guī)避服務(wù)危機(jī)的發(fā)生。

　　5、提高檔案工作人員危機(jī)意識(shí)。

　　各高校應(yīng)把服務(wù)危機(jī)管理納入日�；芾�，每一位工作人員要具備服務(wù)危機(jī)敏感意識(shí)。

　　檔案工作人員是提供服務(wù)的主體，其業(yè)務(wù)素質(zhì)、服務(wù)態(tài)度、服務(wù)方式直接影響服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)劣。

　　首先，檔案工作負(fù)責(zé)人檔案館建設(shè)的領(lǐng)軍人物，應(yīng)該敏銳地意識(shí)到哪些信息將是服務(wù)危機(jī)產(chǎn)生的征兆信息，及時(shí)做好危機(jī)預(yù)防工作;當(dāng)檔案工作發(fā)生服務(wù)危機(jī)時(shí)，負(fù)責(zé)人應(yīng)果斷采取措施，盡可能將危機(jī)解決在萌芽、個(gè)例狀態(tài)，防止積累、擴(kuò)大，減少負(fù)面影響。

　　其次，檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部要強(qiáng)化服務(wù)危機(jī)管理意識(shí)，做好工作人員危機(jī)教育，提高工作人員面對(duì)危機(jī)的心理承受能力、應(yīng)變能力和溝通合作能力。

　　再次，每位檔案工作人員要具備良好的憂患意識(shí)，對(duì)有可能發(fā)生的各種危機(jī)做好物質(zhì)和精神上的準(zhǔn)備，積極防御，樹(shù)立科學(xué)的危機(jī)觀。

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